Was versteht man unter dem Arbeitszeitmodell und wie wirkt es sich auf die Zeiterfassung aus?

Arbeitszeitmodell im System der Zeiterfassung

Unter Arbeitszeitmodell im System der Zeiterfassung wird meist etwas gänzlich anderes verstanden, als der Begriff „ARBEITSZEITMODELL“ im allgemeinen Sprachgebrauch vermuten lässt.

Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter werden sowohl von kollektiv- als auch von individualrechtlichen Bestimmungen geregelt. Im Rahmen des Dienstvertrages wird mit jedem Mitarbeiter  klar vereinbart zu welchen Zeiten er seine Arbeitsleistung erbringen muss. Diese Vereinbarung wird als die vertragliche Arbeitszeit bzw. Arbeitszeitregelung bezeichnet. Mit der Arbeitszeitregelung werden Sollzeiten bzw. die Rahmenzeiten festgelegt (Sollzeiten gelten für fixe Arbeitszeiten, Rahmenzeiten für Gleitzeitvereinbarung). Dies betrifft  Mitarbeiter mit Vollzeit- und/oder Teilzeitverträgen. Im Zuge der vertraglichen Arbeitszeitregelung wird festgehalten an welchen Wochentagen gearbeitet werden muss und ob für jeden Tag die gleichen Zeitregeln gelten.

Die  Behandlung der Über- oder Unterschreitung von täglicher, wöchentlicher oder monatlicher vereinbarter Arbeitszeit wird durch die vertragliche Arbeitszeitregelung (Individualvertrag, Betriebsvereinbarung) und die gesetzlichen Vorgaben (Arbeitszeitgesetz, Kollektivverträge, etc.) geregelt.

Je nach Art, Branche und Größe des Unternehmens fallen Arbeitszeitregelungen unterschiedlich aus. Wenn z.B. die Betriebszeiten des Arbeitgebers über den gesetzlichen Höchstgrenzen täglicher oder wöchentlicher Arbeitszeiten für Arbeitnehmer liegen, müssen die individuellen Arbeitszeitregelungen klar definiert werden und allfällige Regelungen über Schichtarbeit inkludiert sein.

Eine Mehrzahl österreichischer Unternehmen setzt EDV-gestützte Zeiterfassungssysteme ein mit deren Hilfe nicht nur die Einhaltung der vertraglichen und gesetzlichen Arbeitszeiten kontrolliert und dokumentiert werden sondern auch die Verarbeitung von Abweichungen möglichst automatisiert abgewickelt wird.

Dazu werden im Zeiterfassungssystem Rechenregeln definiert mit deren Hilfe die geforderten Ergebnisse auf Basis der erfassten Daten (Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Art und Dauer von Abwesenheiten, etc.) ermittelt werden. Dies erfordert die Definition von ARBEITSZEITMODELLEN.

Das Arbeitszeitmodell im System der Zeiterfassung erfordert die Definition folgender Elemente/Parameter:

  • Wöchentliche Sollarbeitszeit
  • Wochentage an denen gearbeitet werden muss
  • Tägliche Sollarbeitszeit entweder in Stunden oder in Zeitpunkten (von – bis)
  • Zeitarten (Normalarbeitszeit, Mehrarbeitszeit, Überstunden, etc.)
  • Abwesenheitsarten (Urlaub, Krankheit, Arzt, Amtswege, Dienstwege, etc.)
  • Pausenregelungen
  • Zuschläge (als Geldwerte oder %-Sätze)
  • Schichtplan

In den Personal-Stammdaten des Zeiterfassungssystems wird dem Mitarbeiter dieses Arbeitszeitmodell zugeordnet. Die Struktur des Unternehmens bestimmt die Anzahl erforderlicher unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle. Selten reicht ein einziges Modell aus um die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter zu erfassen und auszuwerten. Oft müssen eine Vielzahl von Modellen definiert werden, in manchen Fällen muss nahezu für jeden Mitarbeiter ein eigenes Modell definiert werden.

Wieweit Arbeitszeitmodelle aus der Kombination von „Untermodellen“, wie z.B. Tagesmodell, Wochenmodell, Schichtmodell gebildet werden hängt von der Flexibilität und Komplexität des Zeiterfassungssystems ab.

 

Zusammenfassung / Summary

Das Arbeitszeitmodell im Sinne der Zeiterfassungslösung ist ein Rechen- und Regelwerk das die vertragliche Arbeitszeitregelung in Verbindung mit gesetzlichen Vorgaben abbildet und Grundlage für die individuelle Auswertung und Bewertung erfasster Arbeits- und Abwesenheitszeiten darstellt.

Einfache Urlaubsplanung mit Hilfe der Zeiterfassung von Gecosoft

Zeiterfassung als System für Planung und Genehmigung von Urlaub

Viele Arbeitnehmer bewerten faire und großzügige Behandlung der Urlaubsansprüche und -regelungen höher als geldwerte Komponenten des Arbeitsvertrages. Planung und Genehmigung von Urlauben ist somit ein wichtiges Thema. Daher ist es auch naheliegend eine bestehende Zeiterfassung als System für Planung und Genehmigung von Urlaub einzusetzen.

Das österreichische Arbeitsrecht besteht aus gut 40 einzelnen Gesetzen, > 850 Kollektivverträgen und unzähligen Betriebsvereinbarungen und Einzelverträgen. In nahezu jedem Gesetz, Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung oder Einzelvertrag finden sich Bestimmungen oder Regelungen die das Thema Urlaub betreffen.

Natürlich werden die meisten Punkte betreffend Urlaub im Urlaubsgesetz(UrlG) behandelt. Dennoch gibt es in vielen Einzelverträgen und Kollektivverträgen Bestimmungen, die für die jeweiligen Arbeitnehmer Besserstellungen oder Konkretisierungen bedeuten können (z.B. Anspruchsberechnung auf Basis Kalender-, oder Wirtschaftsjahr statt Arbeitsjahr).
Was hat ein Zeiterfassungssystem damit zu tun?

Das Urlaubsgesetzt sieht nicht nur die Pflicht des Arbeitgebers vor für jeden Dienstnehmer Aufzeichnungen über den genauen Zeitraum des konsumierten Urlaubs zu führen, sondern auch darüber wann und wieviel jedem Dienstnehmer Urlaub zusteht und wie es zur Vereinbarung über den Zeitpunkt und Dauer des Urlaubs kommt. Ohne hier in Details des sehr komplexen Regelwerks zu gehen, sei darauf hingewiesen, dass für eine korrekte Berechnung der stichtagsbezogenen Urlaubsansprüche für die Dienstnehmer zumindest folgende Parameter herangezogen werden müssen.

  • Regelmäßig Arbeitszeit in Stunden pro Woche
  • Vereinbarte Arbeitstage pro Woche bei Teilzeitvereinbarungen
  • Arbeitsjahr-Beginn (Eintrittsdatum, Kalenderjahr, Wirtschaftsjahr)
  • Urlaubsanspruch in Tagen/Stunden pro Arbeitsjahr
    • Beginn/Dauer des Dienstverhältnisses
  • Konsumierte Urlaubstage /-Stunden im laufenden Arbeitsjahr und Vorjahren
    • Beginn und Ende jedes einzelnen Urlaubs mit Datum und Zeiten
  • Urlaubsanspruch aus nicht konsumierten Ansprüchen vorhergehender Arbeitsjahre
  • Arbeitszeiten, die allfällige Sonderurlaube, wie z.B. Pflegefreistellung, Nachtschwerarbeit, oder Ruhezeiten begründen
  • Guthaben oder Fehlzeiten im Rahmen von Gleitzeitvereinbarungen
  • v.m.

Wenn der Arbeitgeber eine Kapitalgesellschaft oder ein  Bilanzierungspflichtiger Einzelunternehmer oder Personengesellschaft ist, müssen zum Bilanzierungsstichtag Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube gebildet werden. Viele Unternehmen bewerten diese Ansprüche auch in ihren monatlichen oder quartalsmäßigen Berichten. Auch für die Berechnung dieser Abgrenzungen ist die Verarbeitung der oben angeführten Daten und Parameter notwendig. Zeiterfassungssysteme sind auch in der Lage Stichtags bezogene Aliquotierungen von Ansprüchen entsprechend der jeweils anzuwendenden Vorschriften (steuerrechtlich, arbeitsrechtlich, handelsrechtlich) zu ermitteln.

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten für die Ermittlung dieser Werte die geeignete Basis. Ein Zeiterfassungssystem dokumentiert zwangsläufig nicht nur die Zeiten der Arbeitstage und Anwesenheiten sondern eben auch die Abwesenheiten, wie z.B. Krankentage, Ausbildung, Pflegefreistellung und Urlaub oder Zeitausgleich.

Es ist daher naheliegend, dass bei Vorhandensein eines modernen Zeiterfassungssystems diese Daten nicht doppelt und redundant geführt oder erfasst werden.

Da mit modernen Zeiterfassungssystemen Arbeitszeiten und Abwesenheitszeiten nicht nur erfasst sondern auch geplant werden steht den Vorgesetzten hier auch ein System zu Verfügung das auf geplante Werte zugreifen kann (ein kurzfristiger Urlaubsantrag wird anders bewertet, wenn der bestehende Resturlaub bereits verplant ist).

Natürlich sind für die Bewertung von Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube  oder die Berechnung von Abfindungen nicht konsumierter Urlaube im Rahmen der Beendigung eines Dienstverhältnisses Werte aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlich, aber in der Regel werden die laufenden An- und Abwesenheiten nicht im Abrechnungssystem geführt sondern erfordern die Ergebnisse der Zeiterfassung.

Eine besondere Erleichterung für die Erfüllung der Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers im Sinne des UrlG und für die allgemeine Verwaltung bringen Workflow Module als Ergänzung zur Zeiterfassung. Viele Anbieter moderner Zeiterfassungssoftware verfügen über die Option Anträge, papierlos zu stellen und zu genehmigen.

 

Zeiterfassung und Betriebsrat

Zustimmung der Belegschaftsvertretung zur Zeiterfassung

Die klassische Arbeitszeit-Aufzeichnung durch mechanische Geräte oder Listen erfordert sicher keine explizite Zustimmung der Belegschaftsvertretung. Für die Einführung eines EDV gestützten Systems  mit Chip-Karten oder Bildschirmerfassung durch den Mitarbeiter ist die Zustimmung der Belegschaftsvertretung zur Zeiterfassung nicht zwingend, aber sinnvoll.

Die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung bedeutet  nicht, dass es sich dabei um eine Maßnahme handelt, die ausschließlich dem Arbeitgeber nutzt. Immer öfter wird sogar seitens der Belegschaftsvertretung die Einführung einer modernen Zeiterfassung eingefordert.

Ein EDV gestütztes Zeiterfassungssystem dient nicht nur der Kontrolle der Anwesenheit der Mitarbeiter, sondern erlaubt die Verarbeitung einer Vielzahl von zusätzlichen Informationen. Aus diesem Grund wird sich der Betriebsrat wahrscheinlich auf den §96(1) Pkt.3. des Arbeitsverfassungsgesetzes-ArbVG beziehen (Zustimmungspflicht) um sicherzustellen, dass das System die Menschenwürde nicht verletzt. Die meisten Systeme werden keine Verletzung der Menschenwürde darstellen und können aus diesem Grund nicht von einem Betriebsrat verhindert werden. Dennoch ist es auch im Sinne des Arbeitgebers sinnvoll, wenn die Einführung eines nicht zustimmungspflichtigen Systems mit dem Betriebsrat abgestimmt wird und darüber eine Betriebsvereinbarung geschlossen wird.

In vielen Betriebsvereinbarungen betreffend Zeiterfassung wird auch geregelt welche Auswertungen aus dem System der Zeiterfassung den Mitarbeitern und den Vorgesetzen zu Verfügung stehen. V.a. wenn es um manuelle Korrektur von automatisch erfassten oder berechneten Arbeitszeiten oder Abwesenheiten geht kann seitens Betriebsvereinbarung Einsicht in die entsprechenden Protokolle durch die Belegschaftsvertretung verlangt werden.

Wir befinden uns aber schon lange nicht mehr in Zeiten des Klassenkampfs am Arbeitsplatz zu denen die Stechuhr als Symbol der Kontrolle durch den Arbeitgeber gezählt hat. Eine moderne Zeiterfassung bietet neben der „Kontrolle“ der Arbeitszeiten vor allem Vereinfachungen und Transparenz in der Planung und Dokumentation von Nicht-Arbeitszeiten, also Urlaub, Dienstreisen, Amtswege, Pflegeurlaub, etc.

Gerade bei Unternehmen, die vor allem Dienstleistungen erbringen wie z.B. Banken, Versicherungen, IT-Anbieter, Beratung und Wirtschafts-Prüfung oder im Bereich Gesundheit und Pflege wird die Einführung eines modernen, EDV gestützten Zeiterfassungssystems  immer öfter von der Belegschaftsvertretung angestrebt.

Der Betriebsrat kann den Arbeitgeber nicht zur Einführung eines bestimmten Systems zwingen, aber er kann auf die gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten hinweisen.

Ein Sonderfall ist sicher die Erfassung von Arbeitszeiten mittels biometrischer Systeme. Hier geht es im Wesentlichen um Punkte des Datenschutzes. Viele Betriebsräte vermuten bei der Planung biometrischer Erfassungssysteme einen Missbrauch persönlicher Mitarbeiter-Daten. Obwohl heute Systeme verfügbar sind, die es erlauben biometrische Daten der Mitarbeiter (also z. Fingerabdruck) völlig anonym und verschlüsselt zu speichern, erfordert die Einführung eines Systems mit biometrischen Daten der Mitarbeiter jedenfalls die Zustimmung des Betriebsrates. (siehe dazu auch: Ist die Zeiterfassung und/oder Zutrittskontrolle Fingerprint in Unternehmen erlaubt?