Was versteht man unter dem Arbeitszeitmodell und wie wirkt es sich auf die Zeiterfassung aus?

Was eine Zeiterfassung zumindest können muss

Viel zu oft werden Kaufentscheidungen für Zeiterfassungs-Systeme getroffen, ohne dass zuvor überlegt wird was eine Zeiterfassung zumindest können muss.

Unter Zeiterfassung muss man nicht zwangsläufig ein elektronisches System bestehend aus spezifischer Standard-Software und Hardware (Terminals) verstehen. Grundsätzlich erfüllt ja auch eine mechanische Stempeluhr oder eine händisch geführte Liste über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter die Anforderungen der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht. Außerdem gibt es immer noch einige Unternehmen, die eigens entwickelte Softwarelösungen für die alle betriebswirtschaftlichen Anwendungen nutzen.

Wenn wir aber hier darüber berichten, was eine Zeiterfassung können muss, sprechen wir von Standard Software für Zeiterfassung, so wie sie in Österreich von einer Vielzahl von Systemhäusern angeboten wird.

Natürlich gibt es viele unterschiedliche Gründe, weshalb sich Unternehmen oder  Organisationen für die Installation einer Standard Software für Zeiterfassung entscheiden. Immer noch zählt neben der Kontrollfunktion die Verwaltung der Gleitzeit oder anderer Modelle der flexiblen Arbeitszeit zu den meist genannten Gründen für die Anschaffung eines Zeiterfassungs-Systems.

Aus der Praxis wissen wir auch, dass gerade bei Unternehmen, die sich erstmals für eine Softwarelösung der Zeiterfassung entscheiden innerhalb der ersten 12 Monate nach Einführung eines Systems die Anforderungen an die Softwarelösungen massiv erhöhen. Ist es zu Beginn nur die Auflistung der entstandenen Zeitsalden (also wieviel Plus- oder Minus-Stunden habend die Mitarbeiter am Monatsende gesammelt), so erkennen die meisten Verantwortlichen, dass man mit einer EDV gestützten Zeiterfassung wesentlich mehr Funktionen abdecken kann und dadurch Effizienz in der Personalverwaltung erreichen kann.

Im Folgenden möchten wir in Form einer kompakten Liste – die keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit erhebt –  jene Punkte anführen, die aus unserer Sicht zumindest von einer Zeiterfasung für ein Österreichisches Unternehmen erfüllt werden müssen.

  • Nutzung unterschiedlicher Erfassungsmethoden
    • Terminals mit geeigneter Technologie (RFID, Fingerprint, etc.)
    • Bildschirmerfassung
    • Web-Terminal
    • APP für Smartphones und Tabletts
  • Einfache Anlage beliebig vieler Zeitmodelle, wie z.B.:
    • Gleitzeit mit beliebiger Wochenstunden Vorgabe (38,5, 40, Teilzeit, etc.)
    • Fixe Arbeitszeit mit beliebiger Wochenstunden Vorgabe (38,5, 40, Teilzeit, etc.)
    • Schichtmodelle
  • Nutzung frei parametrierbarer
    • Zeitarten (Normalarbeitszeit, Mehrstunden, Überstunden, Pause, etc..)
    • Abwesenheitsarten (Urlaub, Krankheit, etc.)
    • Tagesmodelle (z.B.: 8-Stundentag, Feiertag, etc.)
    • Zeit- und Abwesenheits-Konten (z.B. Gleitzeit-Saldo, Urlaubskonto)
  • Automatische Berechnung jährlicher Urlaubsansprüche wahlweise auf Basis des Eintrittsdatums und der Betriebszugehörigkeit oder Kalenderjahr

 

  • Automatische Berechnung von Pausen auf Basis gesetzlicher Vorgaben
  • Planungsfunktionen
    • Urlaube und andere Abwesenheiten
    • Änderungen der Zeitmodelle in der Zukunft
    • Schichtplanung
  • Rückrechnungsfunktionen
    • Neu-Berechnung auf Basis bestehender Zeit-Buchungen mit geänderten Zeitmodellen

 

  • Ausreichende Verfügbarkeit regelmäßiger Standard-Auswertungen (Monatsjournale, Urlaubslisten, etc..)
  • Option individuell gestalteter Auswertungen
  • Datenexport von Auswertungen in Microsoft Office Programme (Excel)
  • Import- und Export-Standard-Schnittstellen zu anderen Systemen, wie Lohnabrechnung oder Personalverwaltung
Header - Kalender

Der Workflow in der Zeiterfassung

Der Workflow in der Zeiterfassung ist ein elektronisches Genehmigungsverfahren zur Planung/Kontrolle von Urlauben, Dienstreisen und anderer Abwesenheiten sowie von Überstundenleistungen, Überstundenauszahlungen, etc..


Die Aufzeichnung, Planung und Auswertung von „Abwesenheiten“ ist ein wesentliches Merkmal eines EDV gestützten Zeiterfassungssystems und geht weit über die einfache Zeitaufzeichnung hinaus.

Zeiterfassungssysteme mit einem elektronischen Genehmigungsverfahren, dem Workflow  unterstützen und helfen Mitarbeitern und Vorgesetzen nicht nur beim Planen und Genehmigen von Abwesenheiten. Papierformulare gehören der Vergangenheit an und werden eingespart. Anträge und Genehmigungen von Urlauben, Dienstreisen, Zeitausgleiche, etc. werden über  den  Workflow des Zeiterfassungssystems abgewickelt. Die Genehmigungshierarchie und Verantwortlichkeiten eines Unternehmens, wie z.B. der/die Vorgesetzte(n) eines/r Mitarbeiters und deren Stellvertreter müssen in  der Software Anwendung abgebildet werden.

Möchte ein Mitarbeiter seinen Urlaub planen und genehmigen lassen, wird die Funktion „Workflow“ des elektronischen Zeiterfassungssystems genutzt. In einer entsprechenden Maske werden geplante bzw. gewünschte Abwesenheiten, z.B. ein Urlaub, eingetragen und automatisch zur Genehmigung an den/die Vorgesetzten via E-Mail verschickt. Da der Urlaub noch genehmigt werden muss, wird er vorerst als „beantragt“ im System angezeigt und farblich gekennzeichnet.

Der Vorgesetze klickt in der E-Mail einen Link an und wird automatisch zur entsprechenden Seite des Zeiterfassungssystems geführt. Alle Informationen die für die Genehmigung benötigt werden, wie z.B. freier Urlaubsanspruch des Mitarbeiters, geplante Urlaube oder Abwesenheiten anderer Mitarbeiter der Abteilung, etc. sind sofort verfügbar. Das gleiche gilt natürlich für andere Arten planbarer Abwesenheiten, wie Dienstreisen oder Behördenwege.

Sobald der/die Vorgesetze den Antrag bearbeitet und abschließt erhält der Mitarbeiter den entsprechenden Bescheid als E-Mail. Damit werden automatisch die geplanten und genehmigten Abwesenheiten in den Kalendern der betroffenen Mitarbeiter eingetragen. Diese Funktion erfordert daher keine Eingriffe oder Korrekturen im System.

Neben der Planung und Genehmigung von Abwesenheiten wird der Workflow eines Zeiterfassungssystems noch für weitere Arten genehmigungspflichtiger Anträge genutzt. Bei Unternehmen mit Gleitzeitvereinbarungen dient der Workflow auch der Kontrolle und Widmung entstandener Zeitsalden am Ende einer Abrechnungs- oder Durchrechnungsperiode. Je nach betrieblicher Regelung können Mitarbeiter so Ihre Wünsche betreffend Übertrag, oder Auszahlung allfälliger Plus-Salden äußern.

Die Genehmigung von Überstundenleistungen oder die Genehmigung zur Überstundenauszahlung ist ein weiteres wichtiges Element des Workflows als Teil eines elektronischen Zeiterfassungssystems.

 

Bergpanorama an einem Sonnentag

Mit der Zeiterfassung Urlaube planen, aufzeichnen und Rückstellungen berechnen

Urlaub ist ein Teil der Arbeitswelt. Nicht nur die gesetzliche Pflicht sondern vor allem der Erholungsbedarf jedes Menschen erfordern eine sorgfältige Planung und Aufteilung der zu Verfügung stehenden arbeitsfreien Tage. Mit der Zeiterfassung Urlaube planen, aufzeichnen und Rückstellungen berechnen ist daher sinnvoll.

Die Höhe des jährlichen Urlaubsanspruchs ist in Österreich im Urlaubsgesetz (UrlG) und in unzähligen Kollektivverträgen, Betriebsvereinbarungen und Einzelverträgen geregelt. Allen diesen Regeln ist gemeinsam, dass der Zeitpunkt und die Dauer eines Urlaubs immer im Einvernehmen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart werden muss. Auch sogenannte Werksferien können nur im Rahmen einer Betriebsvereinbarung oder durch Einzelzustimmung aller Arbeitnehmer beschlossen werden.

Das Urlaubsgesetzt sieht die Pflicht des Arbeitgebers vor für jeden Dienstnehmer Aufzeichnungen über den genauen Zeitraum des konsumierten Urlaubs zu führen. Ebenso ist der Arbeitgeber verpflichtet den Arbeitnehmer jederzeit darüber zu informieren wieviel Urlaub ihm in der laufenden Periode noch zusteht. Ohne hier in Details des sehr komplexen Regelwerks zu gehen, sei darauf hingewiesen, dass für eine korrekte Berechnung der stichtagsbezogenen Urlaubsansprüche für die Dienstnehmer zumindest folgende Parameter herangezogen werden müssen.

  • Regelmäßig Arbeitszeit in Stunden pro Woche
  • Vereinbarte Arbeitstage pro Woche bei Teilzeitvereinbarungen
  • Arbeitsjahr-Beginn (Eintrittsdatum, Kalenderjahr, Wirtschaftsjahr)
  • Urlaubsanspruch in Tagen/Stunden pro Arbeitsjahr
    • Beginn/Dauer des Dienstverhältnisses
  • Konsumierte Urlaubstage /-Stunden im laufenden Arbeitsjahr und Vorjahren
    • Beginn und Ende jedes einzelnen Urlaubs mit Datum und Zeiten
  • Urlaubsanspruch aus nicht konsumierten Ansprüchen vorhergehender Arbeitsjahre
  • Arbeitszeiten, die allfällige Sonderurlaube, wie z.B. Pflegefreistellung, Nachtschwerarbeit, oder Ruhezeiten begründen
  • Guthaben oder Fehlzeiten im Rahmen von Gleitzeitvereinbarungen
  • v.m.

Wenn der Arbeitgeber eine Kapitalgesellschaft oder ein  Bilanzierungspflichtiger Einzelunternehmer oder Personengesellschaft ist, müssen zum Bilanzierungsstichtag Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube gebildet werden. Viele Unternehmen bewerten diese Ansprüche auch in ihren monatlichen oder quartalsmäßigen Berichten. Auch für die Berechnung dieser Abgrenzungen ist die Verarbeitung der oben angeführten Daten und Parameter notwendig. Zeiterfassungssysteme sind auch in der Lage Stichtags bezogene Aliquotierungen von Ansprüchen entsprechend der jeweils anzuwendenden Vorschriften (steuerrechtlich, arbeitsrechtlich, handelsrechtlich) zu ermitteln.

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten für die Ermittlung dieser Werte die geeignete Basis. Ein Zeiterfassungssystem dokumentiert zwangsläufig nicht nur die Zeiten der Arbeitstage und Anwesenheiten sondern eben auch die Abwesenheiten, wie z.B. Krankentage, Ausbildung, Pflegefreistellung und Urlaub oder Zeitausgleich.

Es ist daher naheliegend, dass bei Vorhandensein eines modernen Zeiterfassungssystems diese Daten nicht doppelt und redundant geführt oder erfasst werden.

Da mit modernen Zeiterfassungssystemen Arbeitszeiten und Abwesenheitszeiten nicht nur erfasst sondern auch geplant werden steht den Vorgesetzten hier auch ein System zu Verfügung das auf geplante Werte zugreifen kann (ein kurzfristiger Urlaubsantrag wird anders bewertet, wenn der bestehende Resturlaub bereits verplant ist).

Natürlich sind für die Bewertung von Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube  oder die Berechnung von Abfindungen nicht konsumierter Urlaube im Rahmen der Beendigung eines Dienstverhältnisses Werte aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlich, aber in der Regel werden die laufenden An- und Abwesenheiten nicht im Abrechnungssystem geführt sondern erfordern die Ergebnisse der Zeiterfassung.

Eine besondere Erleichterung für die Erfüllung der Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers im Sinne des UrlG und für die allgemeine Verwaltung bringen Workflow Module als Ergänzung zur Zeiterfassung. Viele Anbieter moderner Zeiterfassungssoftware verfügen über die Option Anträge, papierlos zu stellen und zu genehmige.

Auftragsdatenerfassung und Betriebsdatenerfassung (BDE)

Welche Funktionen muss eine Zeiterfassung erfüllen?

Der Frage „ Welche Funktionen muss eine Zeiterfassung erfüllen “ wird sich jeder stellen müssen, der in einer Organisation für Anschaffung und Betrieb eines Zeiterfassungssystems zuständig ist.

Wir haben in diesem Blog bereits mehrfach Themen behandelt, die sich mit den Funktionen und auch dem Nutzen einer Zeiterfassung beschäftigen.

Viele Unternehmer bzw. Arbeitgeber haben aber unterschiedliche Gründe weshalb sie sich für die Implementierung einer Zeiterfassung in seiner Organisation entscheiden. Wir wollen hier beispielhaft jene Funktionen anführen, die aus unserer Erfahrung die häufigsten Gründe für den Einsatz einer Zeiterfassung sind. Unter Zeiterfassung verstehen wir hier ein IT-basiertes System. Ob dafür Terminals, mobile Geräte oder ein WEB-Applikation für die Erfassung der Zeiten eingesetzt werden ist unerheblich.

Aufzeichnungspflicht:
Durch Einsatz einer Zeiterfassung erfüllt der Arbeitgeber seine gesetzliche Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitsstunden seiner Mitarbeiter. Grundsätzlich sieht das Gesetz (Arbeitszeitgesetz – AZG § 26) nur die Aufzeichnung vor, aber nicht die Methode. Die Praxis zeigt aber, dass Unternehmer, die eine IT-basierte Zeiterfassung einsetzen jedenfalls die gesetzliche Vorgabe erfüllen.
Gleitzeit:
Das ist mit Sicherheit jene Funktion, die am häufigsten zur Entscheidung für den Einsatz einer Zeiterfassung führt. Je höher die Anzahl von Mitarbeitern mit Gleitzeitvereinbarungen ist, umso mehr ist der Einsatz einer Zeiterfassung auch aus kaufmännischer Sicht für den Unternehmer sinnvoll. Darüber hinaus wird auch die Komplexität einer Gleitzeitvereinbarung ein wesentlicher Entscheidungsgrund für eine leistungsfähige Zeiterfassung sein. Je länger die Gleitzeitperiode, der Durchrechnungszeitraum und der tägliche Gleitzeitrahmen sind umso schwieriger wird es für den Arbeitgeber (und auch den Arbeitnehmer) die relevanten Daten (Seitsalden) zu verwalten und richtig zu verarbeiten.

Mehr- und Überstunden:
Unabhängig davon, ob der Dienstvertrag eine fixe Arbeitszeit vorsieht oder ob es sich um Gleitzeit handelt ist die richtige Ermittlung von Mehr- und Überstunden im österreichischen Arbeits- und Steuerrecht eine sehr komplizierte Angelegenheit. Wir wollen hier nicht die einzelnen Bestimmungen der Gesetze analysieren aber wir wissen, dass der Einsatz einer leistungsfähigen Zeiterfassung für Arbeitgeber, Lohnverrechner und Steuerberater ein unverzichtbare Hilfe ist, wenn es um effiziente Abrechnung von Mehr- und Überstunden geht.

Zuschlagsermittlung:
Nicht nur Überstunden begründen die Auszahlung von Zuschlägen. Im AZG und v.a. in unzähligen Kollektivverträgen und Betriebsvereinbarungen sind teilweise hochkomplexe Algorithmen vorgegeben um die geleistete Arbeit von Arbeitnehmern richtig abzurechnen. Sowohl die  arbeitsrechtlich vorgesehenen Zuschläge für Nacht- und Schichtarbeit  als auch die in Österreich gültige Regel für Auszahlung steuerfreier Zuschläge (z.B.: Blockzeitregelung) erfordern für die effiziente und richtige Abrechnung eine leistungsfähige Software für Zeiterfassung.
Abwesenheitsverwaltung:
Obwohl der häufig verwendete Begriff der Arbeitszeiterfassung es nicht vermuten lässt, ist die Planung, Erfassung und Verwaltung sogenannter Abwesenheitszeiten eine der wichtigsten Funktionen einer Zeiterfassung. Dies ist leicht zu erkennen, wenn man an Abwesenheitsarten, wie Urlaub und Krankenstand denkt. Gerade der aktuelle offene Urlaubsanspruch ist auch für jeden Mitarbeiter eine wichtige Information, die er bei einem guten Zeiterfassungssystem täglich aus dem Terminal oder der Web-Applikation ablesen kann. Auch die Verwaltung und Abrechnung von Reisezeiten zählt hier dazu. Je nach Kollektivvertrag kann die Berechnung und Bewertung von Arbeitszeiten im Zuge von Dienstreisen ein hoch komplexes Thema werden. Hier kann eine leistungsfähige Zeiterfassung für alle Beteiligten eine große Hilfe sein.

Anwesenheitsübersicht:
Nicht umsonst wird eine Zeiterfassung oft auch als Anwesenheitszeiterfassung bezeichnet. Es ist dies auch noch immer eines der Hauptargumente für viele Arbeitgeber für die Einführung einer Zeiterfassung. Mit einer guten Zeiterfassung haben verantwortliche Personen im Unternehmen jederzeit einen aktuellen Überblick über die tatsächliche Anwesenheit ihrer Mitarbeiter. Auch Telefonzentralen oder Portiere können aus dem Zeiterfassungssystem erkennen ob ein Mitarbeiter gerade anwesend ist oder nicht.

Die Liste ließe sich noch um viele Punkte erweitern, aber dieser Beitrag soll nur einen Überblick über die in der Praxis meist genannten Funktionen einer Zeiterfassung liefern.