Arbeitszeitgesetzt und Zeiterfassungssysteme

Das neue Arbeitszeitgesetz erhöht die Anforderungen an die Zeiterfassung

Ein Zwölfstundentag wird auch in Zukunft nicht die Regel sein. Längere Arbeitszeiten bleiben die Ausnahme und müssen jedenfalls gut dokumentiert werden. Das neue Arbeitszeitgesetz erhöht die Anforderungen an die Zeiterfassung.

Bereits kurz nach der ersten Ankündigung des geplanten Zwölfstundentages haben wir in diesem Blog die möglichen Auswirkungen auf die Zeiterfassung in einem Beitrag behandelt.

Zum damaligen Zeitpunkt war nicht klar, ob dies durch Anpassung der Normalarbeitszeit oder durch Ausdehnung der höchstzulässigen Tagesarbeitszeit umgesetzt wird.
Der Entwurf des neuen Arbeitszeitgesetzes (AZG) sagt nun, dass der Zwölfstundentag durch die Erhöhung der höchstzulässigen Tages- und Wochenarbeitszeit von 10 bzw. 50 auf 12 bzw. 60 Stunden ermöglicht werden soll. Dies erfolgt im Wesentlichen durch die Änderung des §9 Abs. 1 AZG. Die Normalarbeitszeit mit 8 Stunden pro Arbeitstag und die 40 Stunden pro Woche bleiben unverändert. Der Entwurf der AZG-Novelle beinhaltet noch einige zusätzliche Änderungen, die nicht unmittelbar mit der Arbeitszeit zu tun haben. Darauf wollen wir aber hier nicht im Detail eingehen.
Jedenfalls hat die Vorlage der AZG-Novelle zu einer ausführlichen Diskussion und Debatte in allen Medien geführt.

Wie auch vielen Medienberichten zu entnehmen ist, wird es einen Zwölfstundentag auf Basis der AZG-Novelle nur dann geben, wenn in einem Betrieb flexible bzw. gleitende Arbeitszeit vereinbart wurde. Dementsprechend wurden auch alle Paragraphen des AZG, die diese Arbeitszeitmodelle regeln angepasst. In der laufenden Diskussion wird eher selten davon berichtet, dass das Österreichische Arbeitsrecht auch heute schon einen Zwölfstundentag erlaubt. Unter bestimmten Voraussetzungen können Betriebsvereinbarungen oder Kollektivverträge auch jetzt Tagesarbeitszeiten von 12 Stunden – ohne Überstundenzuschlag – zulassen. Denken Sie hier z.B. an die Schichtdienste des Pflegepersonals in einem Krankenhaus.
Verständlicherweise muss bei dieser Diskussion geklärt werden zu welchem Nutzen diese AZG-Novelle führen soll. Laut Ankündigung der Regierung soll es hier v.a. um eine Legalisierung flexibler Arbeitszeiten kommen, die durch zeitlich begrenzten Bedarf entstehen. Der Gesetzesentwurf sieht keine Erhöhung der täglichen und wöchentlichen Normalarbeitszeit vor. Daher können Arbeitstage an denen zwölf Stunden gearbeitet wird nur eine Ausnahme sein und die Mehrstunden dieser Arbeitstage müssen über zusätzliche Zeitguthaben ausgeglichen werden. Eine einfache Auszahlung der Mehrarbeit wird nicht möglich sein.

Wir sprechen bei diesem Thema, wie eingangs erwähnt nicht nur um den Zwölfstundentag sondern auch um die „neue“ Sechzigstundenwoche. Auch wenn es in bestimmten Fällen dazu kommt, dass ein betroffener Mitarbeiter in einer Arbeitswoche 60 Arbeitsstunden leistet, wird er dafür Zeitguthaben bekommen müssen. Interessant ist bei der ganzen Diskussion auch, dass es seitens der EU eine Richtlinie gibt, wie „erhöhter Arbeitsbedarf“ über einen bestimmten Zeitraum (17! Wochen) geregelt werden soll. Die geplante AZG-Novelle wird hier eben diese Regelung im neu gefassten §7 Abs.1 des AZG übernehmen. Auch diese EU-Richtlinie ermöglicht unter diesen Bedingungen einen Zwölfstundentag.

Ohne jetzt weitere Konstellationen anzuführen, die in Zukunft einen Zwölfstundentag erlauben ist für alle betroffenen klar, dass für die Abwicklung neuer Arbeitszeitmodelle mit einem Zwölfstundentag jedenfalls ein kompetentes Zeiterfassungssystem erforderlich ist. Das war natürlich auch schon jetzt bei flexiblen Arbeitszeitmodellen der Fall. Aber das neue AZG macht aber die Sache der Zeitaufzeichnung für den Arbeitgeber sicher nicht einfacher. Das neue Arbeitszeitgesetz erhöht die Anforderungen an die Zeiterfassung. Belegschafts-Vertreter, Arbeitsinspektorat und Gewerkschaften werden bei Kontrollen der neuen Arbeitszeit Regelungen jedenfalls ein besonderes Augenmerk auf die Aufzeichnungen legen.

Es ist daher jeder Unternehmer, der einen Zwölfstundentag einführen möchte gut beraten, wenn er sich davor die Leistungsfähigkeit seiner Zeiterfassung gut ansieht.

Zeiterfassung im Wandel der Zeit

IT-basierte Zeiterfassung oder Stempeluhr

Auch heute noch werden mit Recht Überlegungen angestellt, ob eine IT-basierte Zeiterfassung oder Stempeluhr für das Unternehmen der richtige Lösungsansatz ist.

Zeiterfasung gibt es seit weit über 100 Jahren. Die ersten „Stechuhren“ wurden bereits im 19. Jahrhunderts nicht nur in der Industrie sondern auch im Dienstleistungsbereich und in den Staatsdiensten (Beamte) eingesetzt.

Erst im Laufe des 20. Jahrhunderts setzte sich die Stempeluhr als DAS Zeiterfassungsinstrument in allen Branchen durch. Mit Hilfe dieser Geräte (Stempeluhren) und zugehöriger Stempelkarten konnten nicht nur die Zeiten für Beginn und Ende der Arbeit erfasst und dokumentiert werden. Speziell für Produktionsbetriebe und Werkstätten wurden erste BDE-(Betriebsdatenerfassung) Geräte entwickelt, die es erlaubten auch die Arbeitszeiten für bestimmte Aufträge und Tätigkeiten auf Stempelkarten festzuhalten.

Auch heute gibt es noch eine größere Anzahl von Herstellern mechanischer Stempeluhren und zugehöriger Papier- oder Kartonkarten. Dadurch ist es auch Kleinstunternehmen möglich mit einem relativ geringen Kostenaufwand Arbeits- und Anwesenheitszeiten zu erfassen. Somit kann damit auch der in Österreich gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten der Mitarbeiter entsprochen werden.

Natürlich überlegt heute jeder Betrieb oder jede Organisation vor dem Kauf einer mechanischen Zeiterfassung ob nicht doch die Investition in eine IT-basierte Zeiterfasung vernünftiger ist. Jede IT-basierte Zeiterfassung wird auch die Funktionen von Stempeluhren- und -karten erfüllen. Deshalb wollen wir hier ein paar Gedankenanstöße geben, die bei einer Entscheidung für IT-basierte Zeiterfassung oder Stempeluhr hilfreich sein können.

Als erste und wichtigste Überlegung gilt es das Ziel bzw. den Nutzen einer Zeiterfassung für den Unternehmer zu definieren.

  1. Kontrolle der täglichen Anwesenheit und Arbeitszeit
  2. Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht
  3. Grundlage für Entlohnung (Bezahlung nach tatsächlich erbrachter Arbeitszeit)
  4. Ermittlung von Mehr- und Überstunden
  5. Grundlage für Einführung bzw. Durchführung von Gleitzeitvereinbarungen
  6. Grundlage für Berechnung von Zuschlägen und Zulagen (z.B. Nachtarbeit)
  7. Planung und Dokumentation von Abwesenheiten (Urlaub, Dienstreisen, Krankheit, etc.)
  8. Unterstützung bzw. Integration in Dienst- und Personaleinsatzplanung
  9. etc.

Von den oben angeführten Zielen wird eine rein mechanische Zeiterfassung mit Stempeluhren wahrscheinlich nur Punkt a) und b)- wenn auch die Pausen und Unterbrechungen gestempelt werden zu 100% erfüllen. Bei allen anderen Punkten ist zu berücksichtigen dass diese Ziele durch Einsatz mechanischer Stempeluhren nur erreicht werden können, wenn am Periodenende (meist das Monatsende) eine manuelle Auswertung und Berechnung der gestempelten Zeiten erfolgt. Dafür wurden früher bei größeren Betrieben eigene Sachbearbeiter beschäftigt. Außerdem ist zu bedenken, dass bei herkömmlichen Stempelsystemen die Stempelkarten aller Mitarbeiter meist in dafür vorgesehenen Vorrichtungen (Kartenkästen), die für Jedermann zugängig sind verwahrt wurden. Das verleitet natürlich zum Missbrauch – Stempeln für jemand anderen!

Wann lohnt sich nun eine Stempeluhr als Zeiterfassung?
Eine mechanische Zeiterfassung sollte unserer Erfahrung nach nur dann eingesetzt werden, wenn

  • Für alle Mitarbeiter fixe Arbeitszeiten und fixe Pausenzeiten vereinbart sind
  • Alle Mitarbeiter an einer zentralen Stelle den Betrieb betreten und verlassen
  • Die Mitarbeiter Anzahl so gering ist, dass allfälliger Missbrauch augenscheinlich wird.

Umgekehrt sollten die Verantwortlichen für Anschaffung und Betrieb einer Zeiterfassung berücksichtigen, dass eine IT-basierte Zeiterfassung ausreichend Ressourcen für die Einführung und den laufenden Betrieb erfordert. Die wirkliche Plug & Play Zeiterfassung auf Basis einer IT-Lösung gibt es nicht!

Mann mit Arbeit überfordert, Chaos am Schreibtisch

Zeiterfassung oder Leistungserfassung

Die Frage ob Zeiterfassung oder Leistungserfassung stellt sich bei Dienstnehmern im Sinne des Österreichischen Arbeitszeitgesetzes (AZG) eigentlich gar nicht. Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet die Arbeitsstunden seiner Arbeitnehmer aufzuzeichnen (§26 AZG).

„Wir benötigen keine Zeiterfassung, unsere Mitarbeiter werden nach Leistung und nicht nach ihrer Anwesenheitszeit bezahlt“

Das ist ein oft verwendetes Argument, weshalb manche Betriebe oder Organisationen auf den Einsatz eines Zeiterfassungs-Systems verzichten oder dieses ablehnen. Leider wird dabei sehr oft übersehen, dass die Frage Zeiterfassung oder Leistungserfassung keine Entweder-oder Frage ist.

Zeiterfassung schließt eine Leistungserfassung in keiner Weise aus. Fast alle modernen Systeme für Zeiterfassung bieten Zusatzfunktionen für die Erfassung und Dokumentation von Leistungen an. Dabei muss es sich nicht zwangsläufig um eine echte Betriebsdatenerfassung handeln.

Bevor wir aber dieses Thema noch etwas ausführlicher analysieren, sollten wir versuchen den Begriff der Leistung im Sinne des zu Beginn angeführten Satzes zu definieren bzw. zu verstehen. Unter Leistung verstehen die meisten Unternehmer und Arbeitgeber Ergebnisse in Relation zu einer erfolgten Zielsetzung. Oft geht es dabei um  materiell messbare Geldwerte wie Umsatz oder Deckungsbeitrag oder um eine quantitative Größe, wie Anzahl von Kunden, Aufträgen, Neukontakten oder Ähnliches. Natürlich können auch qualitative Werte wie Kundenzufriedenheit in die Leistungsdefinition fließen.

Wenn der Satz am Beginn dieses Beitrags Gültigkeit haben soll und die betroffen Personen/Mitarbeiter ausschließlich nach Leistungskriterien entlohnt werden, dann stoßen wir dabei auf ein Grundsatzproblem des Österreichischen Arbeitsrechts. Wenn „Mitarbeiter“ ausschließlich nach erbrachter Leistung entlohnt werden und diese Leistung zeitlich und örtlich frei und selbständig erbringen können werden wir es höchstwahrscheinlich mit einem Werkvertrag oder einem sogenannten freien Dienstnehmer zu tun haben.

Für echte Dienstverhältnisse im Sinne des AZG (§1) muss der Arbeitgeber aber auch die Arbeitszeiten im Sinne dieses Gesetzes aufzeichnen und, je nach Zugehörigkeit des Dienstnehmers (Arbeiter, Angestellter und Kollektivvertrag) auch auf Basis einer regelmäßigen täglichen oder wöchentlichen Arbeitszeit in Stunden vereinbaren.

Natürlich schließt die Tatsache, dass es sich um ein Arbeitsverhältnis im Sinne des §1 AZG handelt nicht aus, dass Mitarbeiter neben einem Grundentgelt auch Leistungsbezogene Entlohnung beziehen. Je nach Definition dieser Entlohnung, die oft auch als Leistungslohn, Erfolgsprämie oder Provision bezeichnet wird, kann ein Zeiterfassungssystem dafür nützlicher Dienste leisten.

Moderne Zeiterfassungs-Systeme bieten umfangreiche Möglichkeiten um neben den täglichen Beginn- und Endzeiten der Arbeit bzw. Anwesenheit auch Zusatzdaten zu erfassen. Dabei kann es sich um rein quantitative, numerische Werte handeln, wie z.B. eine Auftragsnummer, eine Kostenstelle oder eine Kunden- oder Projektnummer.

Je nach Ausprägung und Definition der Leistungsziele können über ein Zeiterfassungssystem auch qualitative Daten erfasst und bewertet werden. Im Rahmen einer Zeit- und Betriebsdatenerfassung spricht man bei Qualitätsdaten z.B. von Gutmengen, Ausschuss, Stand- oder Stillzeiten oder Auslastungswerten. In gleichem Maße können über entsprechend konfigurierte Systeme auch nicht quantitative Qualitätswerte, wie Zufriedenheiten oder Ähnliches erfasst werden. Denken Sie dabei an Telefongespräche oder Internet-Kontakte zu Unternehmen, bei denen Sie aufgefordert werden am Ende Fragen zu beantworten. Diese Daten werden in der Regel auch für die Leistungsbewertung bestimmter Mitarbeiter herangezogen und mit dem Zeiterfassungs- oder Betriebsdatenerfassungs-System dokumentiert und ausgewertet.

Zeiterfassung oder Leistungserfassung ist daher kein Widerspruch sondern eine logische Ergänzung.

 

 

 

 

Infografik Vorteile Zeiterfassung

WEB basierte Zeiterfassung

Eine WEB basierte Zeiterfassung bedeutet nicht automatisch, dass es sich dabei um eine sogenannte Online- oder Cloud-Lösung handelt.

So, wie bei vielen anderen betrieblichen Software Anwendungen nutzen immer mehr Anbieter von Zeiterfassungs-Software eine WEB basierte Technologie. Unter WEB basierte Zeiterfassung ist also primär eine Programmier- und Anwendungstechnik zu verstehen.

Das Anwendungsprogramm einer WEB basierten Lösung wird auf einem Rechner installiert, der über eine WEB Server Funktion verfügen muss. Das heißt, dass der Zugriff auf diese Anwendung über den WEB Browser eines Rechners erfolgt. Dadurch ist eine Multi-User Funktion möglich, ohne dass dafür eigene Software (Client-Software) auf den Rechnern der Benutzer installiert werden muss.

Eine WEB basierte Zeiterfassung bedeutet nicht zwangsläufig, dass die Anwendung im Internet von „Jedermann“ erreicht werden kann. WEB basierte Anwendungen können auch so installiert und konfiguriert werden, dass ein Zugriff nur innerhalb eines lokalen Netzes (Intranet) möglich ist.

Voraussetzung für diese Technologie ist aber, die Verfügbarkeit eines WEB Server Programms für das jeweilige Betriebssystem, wie z.B. Microsoft IIS (Internet Information Server) oder PWS (Personal Web Server).

Hier unterscheiden sich viele Zeiterfassungsanbieter. Manche Anwendungen setzen die Installation und Nutzung solcher Programme von dritten Anbietern voraus. Das heißt, dass der Anwender über entsprechende Lizenzen und Knowhow verfügen muss um die WEB basierte Zeiterfassung in die WEB Server Programme einzubinden.

Eine Anwender freundlichere Variante ist die, dass das Zeiterfassungsprogramm die WEB Server Funktion so integriert hat, dass keine Installation zusätzlicher Software nötig ist.

Unabhängig davon, ob das WEB Service Teil der Zeiterfassungssoftware ist oder ob WEB Dienste anderer Hersteller genutzt werden kann eine WEB basierte Zeiterfassung als sogenannte Online- oder Cloud-Lösung eingesetzt werden. In diesem Fall braucht sich der Anwender ohnehin nicht darum kümmern, welche Hardware, Betriebssystem oder WEB Service Technologie dahinter steckt.

Nur die Bedienung und Nutzung der Zeiterfassung erfolgt über einen lokalen Browser eines Rechners mit Internetzugang. Hier ist jedenfalls zu prüfen, ob der jeweilige Browser auch mit der WEB basierte Zeiterfassung kompatibel ist.