Zeiterfassung bei Ärzten

Arztbesuch in der Zeiterfassung

Wenn der Arztbesuch in der Zeiterfassung als Buchungsart für Mitarbeiter vorgesehen ist, bedeutet das nicht automatisch, dass diese Zeiten der normalen Arbeitszeit zugeordnet werden müssen.

In jedem vernünftigen Zeiterfassungs-System müssen bestimmte Zeitarten definiert werden. Dazu zählen typischer Weise die Normalarbeitszeit, Mehrarbeit und Überstunden – meist unterteilt in die Arten der Zuschlagspflicht, also 50%ige oder 100%ige. Für ein vollständiges Zeiterfassungs-System ist aber auch die Definition und Erfassung der unterschiedlichen Abwesenheitsarten erforderlich. Das sind v.a. Urlaub, Krankheit, Dienstwege, Amtswege und Arztbesuche.

Obwohl im Arbeitszeitgesetz (AZG) nicht explizit angeführt, zählt auch die Erfassung der Zeiten in denen Mitarbeiter während der vereinbarten Normalarbeitszeit beim Arzt sind zur Aufzeichnungspflicht des Arbeitgebers (§26 AZG). In Österreich wird auch bei der Mehrzahl der Betriebe, die ein IT basiertes Zeiterfassungs-System nutzen der Arztbesuch als eine typische Abwesenheitsart definiert, die von den Mitarbeitern am Terminal, oder einem anderen Erfassungsmedium direkt gebucht werden können.

Zeiterfassung bei ÄrztenAuf einer völlig anderen rechtlichen Basis steht jedoch die Frage, ob diese Zeiten den Arbeitgeber auch zur Fortzahlung des Entgelts verpflichten, also ob der Arztbesuch Teil der Arbeitszeit ist. Hier kommen einzelne Paragraphen des Angestellten Gesetzes (AngG), Entgeltfortzahlungsgesetzes (EFZG) oder des Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuches (AGBG) zum Tragen.

Sinngemäß sind daher Termine für einen Arztbesuch vom Arbeitnehmer so zu planen, dass sie außerhalb der normalen Arbeitszeiten liegen. Da jedoch auch die freie Arztwahl das Recht jeden Arbeitnehmers ist, ist es manchmal schwer abzuwägen, wie weit es dem Arbeitnehmer zumutbar ist eine Arztpraxis aufzusuchen, die über eine Öffnungszeit verfügt, die nicht in der normalen Arbeitszeit liegt.

Eine anspruchsvolle Zeiterfassung sollte daher in der Lage sein, einen Arztbesuch in der Zeiterfassung nicht automatisch der Normalarbeitszeit zuzurechnen. Solange diese Abwesenheitszeit nicht durch ein entsprechendes Genehmigungsverfahren als Arbeitszeit genehmigt wird, sollten diese Zeiten einem Konto für ungeklärte Abwesenheiten zugewiesen werden. Eine Zuordnung zur Arbeitszeit dürfte erst dann erfolgen, wenn es eine plausible Erklärung für den Arztbesuch während der Arbeitszeit gibt und wenn der Arztbesuch durch Bestätigung des Arztes dokumentiert wurde.

Auch ein entsprechendes Genehmigungsverfahren sollte Teil eines anspruchsvollen Zeiterfassungs-System sein.

Der Umstand, dass vor allem im urbanen Raum die Zahl von Ärztezentren und Gemeinschaftspraxen mit sehr langen Öffnungszeiten stetig steigt sollte auch den Arbeitgebern entgegenkommen. Ein gebuchter Arztbesuch in der Zeiterfassung ist nicht zwingend entgeltpflichtig.

 

GeCOTime: Zeiterfassungssystem für Österreich

Zeiterfassung bei Geringfügiger Beschäftigung

Eine Zeiterfassung bei Geringfügiger Beschäftigung schützt Arbeitgeber und Arbeitnehmer vor unliebsamen Überraschungen nach allfälligen Prüfungen der Lohn- und Sozialabgaben.

Die Form der Geringfügigen Beschäftigung wurde in Österreich in den 1990er Jahren eingeführt. Zweck dieser Form der Beschäftigung ist es, dass Arbeitgeber (AG) und Arbeitnehmer (AN) von der Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen entlastet werden, wenn das Beschäftigungsverhältnis regelmäßig nur wenige Wochenstunden umfasst. Der Begriff der Geringfügigen Beschäftigung findet daher v.a. im Sozialversicherungsrecht seinen Niederschlag.

Definiert wird dieses Beschäftigungsverhältnis aber nicht durch die Arbeitszeit sondern durch die Höhe des Entgelts. Derzeit (2018) beträgt die Höchstgrenze dafür € 438,05 pro Monat. Für jedes Beschäftigungsverhältnis dessen Entgelt maximal € 485, 05 brutto pro Monat beträgt müssen keine AN- und AG-Beiträge für Kranken-. Pensions- und Arbeitslosenversicherung entrichtet werden. Der AG ist lediglich zur Zahlung des Unfalls Versicherungsbeitrags (derzeit 1,3%) verpflichtet. Der geringfügig Beschäftigte AN muss keine Beiträge zur Sozialversicherung leisten. Es besteht aber die Möglichkeit einer freiwilligen Kranken- und Pensionsversicherung bei der Zuständigen Kasse.

Geringfügig Beschäftigte sind daher in der Regel nicht Kranken-, Pensions- und Arbeitslosen versichert. Das ergibt eine Ersparnis der Sozialabgaben (AG und AN) in Höhe von deutlich über 30%. Das Geringfügig Beschäftigte Einkommen kürzt auch nicht die Zahlungen vorzeitiger Pensionen, Arbeitslosen- und Karenzgelder. Lohn- und Einkommensteuer ist vom Einkommen der Geringfügigen Beschäftigung nur dann zu bezahlen, wenn die Summe aller steuerpflichtigen Einkünfte € 11.000,00 pro Jahr übersteigt.

Seit Einführung dieser Beschäftigungsform steigt die Zahl der Betroffenen stetig und rasant. Daher legen auch Prüfer der Lohnsteuer und Sozialabgaben ein besonderes Augenmerk auf Geringfügig Beschäftigte. Und hier kommt das Thema der Zeiterfassung für Geringfüge Beschäftigung zum Tragen. Geringfügig Beschäftigte unterliegen Arbeitsrechtlich keinen Ausnahme- und Sonderbestimmungen. Urlaubsanspruch, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Pflegeurlaub, Sonderzahlungen, so wie Gründe und Fristen für Kündigungen seitens AG und AN gelten gleich, wie für alle anderen Beschäftigungsformen. Somit sind auch Arbeitgeber zur Aufzeichnung der Arbeitsstunden verpflichtet.

Selbstverständlich müssen Geringfügig Beschäftigte bei der zuständigen Sozialversicherungsanstalt gemeldet werden. Neben dem vereinbarten Entgelt sind bei der Sozialversicherung auch die Einstufung der Tätigkeit und die Zahl der Wochen-Arbeitsstunden anzugeben. Der so errechnete Brutto-Stundenlohn/-Gehalt darf die kollektivvertragliche Mindestgrenze nicht unterschreiten. Leider wird auf diesen Aspekt seitens der AG sehr oft vergessen. Wenn nun der AG den oder die Geringfügig Beschäftigten nicht am Zeiterfassungssystem teilnehmen lässt besteht große Gefahr, dass im Rahmen einer Prüfung die tatsächliche, durchschnittliche Wochenarbeitszeit – oft auch auf Basis der Aussagen betroffener AN – so angesetzt wird, dass bei Einhaltung der kollektivvertraglichen Mindestentgelte die Geringfügigkeitsgrenze überschritten wird. In diesen Fällen kommt es zu Nachforderungen der Sozialabgaben. In der Regel bedeutet dies, dass der AG deutlich über 30% des Entgelts plus allfällige Pönalen nachträglich abliefern muss und die AN-Anteile vom AN nachfordern kann.

Zeiterfassung für Geringfügig Beschäftigte ist daher sowohl für AG als auch für AN ein Schutz vor unangenehmen und teuren Überraschungen.

Reisezeit in der Zeiterfassung einfach verwalten

Zeiterfassung in unterschiedlichen Zeitzonen

Das Globalisierungs-Thema ist nicht nur Gegenstand politischer Diskussionen. Global agierende Organisationen und Unternehmen müssen sich auch mit dem Thema der Zeiterfassung in unterschiedlichen Zeitzonen auseinandersetzen.

Viele internationale Organisationen und Unternehmen haben Betriebsstandorte in Ländern mit unterschiedlichen Zeitzonen. Zeiterfassung in unterschiedlichen Zeitzonen kann eine Herausforderung für Organisation und Systemanbieter werden. Hier geht es vor allem darum, dass zentral eingesetzte Systeme die lokalen Uhrzeiten der unterschiedlichen Standorte verarbeiten müssen. Oft müssen auch unterschiedliche Sprachen und Zeichensätze vom System unterstützt werden.

Egal, ob die eingesetzte Zeiterfassung eine konventionelle Client Server Lösung oder eine Web basierte Anwendung ist muss das System in der Lage sein über den Client oder den Browser die jeweilige lokale Zeitzone zu erkennen. Viele Systeme haben damit große Probleme. Aus Schutz vor Manipulation wird bei den meisten Anwendungen für die Erfassung der Arbeitszeiten (egal ob Client, Web, APP oder Terminal) immer die Uhrzeit des Anwendungs-Servers herangezogen.

Werden für die Zeiterfassung Hardware Terminals eingesetzt so werden diese heute von praktisch allen am Markt erhältlichen Zeiterfassungssystemen durch den Server der Anwendung mit der Uhrzeit synchronisiert. Die Uhrzeit des Servers wird in der Regel über einen Internetdienst gesteuert. Natürlich erlauben praktisch alle Server Betriebssysteme eine freie Wahl der Uhrzeitquelle, so dass unabhängig vom physischen Standort des Rechners die für die Nutzung relevante, lokale Uhrzeit des Servers eingestellt wird. Das bedeutet für den Nutzer von Systemen mit mehreren Terminals innerhalb einer Zeitzone, dass er sich nicht darum kümmern muss, ob alle Geräte immer die gleiche Uhrzeit haben und ob die Umstellung von Sommer- auf Winterzeit (und umgekehrt) synchron durchgeführt wird. Aber dadurch haben alle im System angelegten Geräte die exakt gleiche Uhrzeit und Datum.

Was muss passieren, damit ein System in der Lage ist überregionale Zeiterfassung in unterschiedlichen Zeitzonen zu bewältigen?

Die einfachste Lösung ist natürlich pro Zeitzone ein lokales System einzusetzen. Aber gerade das wird von vielen internationalen Unternehmen und Organisationen nicht gewünscht. Gründe dafür sind meist nicht nur die Vorgaben einer zentralen HR-Anwendung sondern sehr oft sind es die vielen Reisen, die Mitarbeiter innerhalb der Organisation tätigen müssen. Deshalb muss bei einer Systemauswahl einer Zeiterfasung das Thema explizit analysiert werden.
Für eine sichere Lösung des Problems muss die Anwendung in der Lage sein jeden Client, Browser und jedes Hardware Terminals in einer entsprechenden Tabelle der jeweils gültigen Zeitzone zuzuordnen. Entsprechende Algorithmen müssen dann die Umrechnung der Uhrzeit(en) gewährleisten. Über den Nutzer alleine wird es problematisch, denn gerade bei häufiger Reisetätigkeit wird sich ein Mitarbeiter oft aus unterschiedlichen Regionen in unterschiedlichen Zeitzonen im System einloggen. Über die Nutzer-ID sollte aber in einer guten Anwendung aus Gründen der richtigen Darstellung auch die Sprach- und Zeichensatz-Kennung definiert werden.

In diesem Beitrag können wir keine Programmieranleitung für eine global nutzbare Zeiterfassung bereitstellen. Wir möchten nur potenzielle Anwender und Nutzer darauf hinweisen, dass diesem Thema bei der Systemauswahl ein besonderes Augenmerk zu widmen ist.

Mann springt ins Meer

Urlaubsplanung mit der Zeiterfassung

Durch eine Urlaubsplanung mit der Zeiterfassung können sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer den Planungsprozess transparenter und effizienter gestalten.
Gerade jetzt werden viele Urlaube geplant.

Jeder Arbeitnehmer hat in Österreich einen gesetzlichen Anspruch auf zumindest 5 Wochen Urlaub im Jahr – §2(1) Urlaubsgesetz (UrlG). Ebenso sieht aber das UrlG im §4 vor, dass der Zeitpunkt des Verbrauchs der Urlaubstage zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart werden muss. Eine Urlaubsplanung ist daher sowohl für Arbeitgeber und Arbeitnehmer Voraussetzung für die gesetzeskonforme Abhandlung des Themas Urlaub.

Der Gesetzgeber weist ausdrücklich darauf hin, dass bei der Festlegung der Urlaubstage sowohl betriebliche Erfordernisse als auch die Erholungsbedürfnisse der Arbeitnehmer zu berücksichtigen sind. Auch sogenannte Werksferien oder Betriebsurlaube können nur beschlossen werden, wenn dies mit der Arbeitnehmervertretung (Betriebsrat) im Zuge einer Betriebsvereinbarung abgestimmt wurde. Je größer das Unternehmen umso komplexer wird der Prozess der Urlaubsplanung. Daher werden heute verbreitet EDV gestützte Systeme für die Planung und den Genehmigungsprozess von Urlauben eingesetzt.

Urlaubsplanung mit Zeiterfassung ?
Beim ersten Hinsehen lässt der Name „Arbeitszeiterfassung“ nicht vermuten, dass man das dafür eingesetzte System auch für die Planung, Koordination und den Genehmigungsprozess von Urlauben nutzen kann. Nicht jede Zeiterfassung bietet diese Funktion, aber ein zeitgemäßes, modernes Zeiterfassungsprogramm sollte auch über einen sogenannten Workflow verfügen.

Der Workflow einer Zeiterfassung basiert darauf, dass jeder Teilnehmer am System – also alle Arbeitnehmer und alle Vorgesetzten – über eine im System definierte Emailadresse verfügen. Der Workflow der Zeiterfassung ist Teil der Anwendung und wird meist über eine Browser-Anwendung (Web-Terminal) bedient. Dem Mitarbeiter kann bei Nutzung des Workflows für einen Urlaubsantrag eine Reihe nützlicher Informationen aus dem Zeiterfassungssystem angezeigt werden. Zumindest der Saldo des Urlaubskontos, also die Anzahl noch verfügbarer Urlaubstage in der laufenden Periode. Je nach Systemeinstellung und -Möglichkeit können auch bereits geplante und genehmigte Urlaube relevanter Kollegen und der entsprechende Jahreskalender angezeigt werden. Sobald der Antragssteller seinen Urlaubsplan im System eingegeben hat und den Antrag erstellt hat wird der oder die Vorgesetzte(n) per E-Mail über das Vorliegen eines neuen Antrages informiert. Dieses E-Mail bietet einen Link zur Anwendung Zeiterfassung/Antragswesen. Der Vorgesetze bekommt alle Informationen aus dem System, die für die Genehmigung oder Ablehnung wichtig sind übersichtlich dargestellt (Geplante, genehmigte Urlaube seiner Abteilung, Urlaubskonten der Antragssteller, etc.). Sobald der Antrag im Rahmen des Workflows vom Vorgesetzten bearbeitet wurde (Genehmigung oder Ablehnung) erhält der Antragssteller automatisch eine entsprechende E-Mail Nachricht.

Wesentlich für den Prozess der Zeiterfassung ist natürlich, dass durch die Nutzung des Workflows keine weiteren Eingaben in der Anwendung Zeiterfassung erforderlich sind. Ein genehmigter Antrag führt automatisch zur entsprechenden Systemplanung und zur Aktualisierung der relevanten Konten in der Zeiterfassung.

Zeiterfassumg mit GeCOTime leicht gemacht

Überstunden ohne Zeiterfasung ?

Es wird immer Diskussionen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geben, wenn die Auszahlung oder Gutschrift von Überstunden ohne Zeiterfassung eingefordert wird.

Der Begriff der Überstunde ist sehr oft Gegenstand in Diskussionen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Meist geht es dabei um drei Themenkreise:
1. Wann wird eine Arbeitszeit als Überstunde bezeichnet?
2. Wurde die betreffende Arbeitszeit dokumentiert?
3. Wurde die Überstunde angeordnet oder vom Arbeitgeber stillschweigend zur Kenntnis genommen?

Zu 1. Sollte man glauben, dass das Österreichische Arbeitszeitgesetz (AZG) bzw. die vielen Kollektivverträge klare Definitionen geben. Aber ein kurzer Blick auf den entsprechenden Paragrafen (§6 Abs.1) im AZG lässt erkennen, dass hier sehr viel Spielraum für Interpretation möglich ist.

Die Punkte 2. und 3. treffen genau den Kern dieses Themas. Das AZG verpflichtet den Arbeitgeber zur Aufzeichnung der Arbeitsstunden aller Arbeitnehmer im Sinne des AZG. In der Praxis wird aber eine vom Arbeitgeber oder Arbeitnehmer manuell geführte Liste nicht als Nachweis für die tatsächlich geleistete Arbeitszeit ausreichen, wenn diese nicht regelmäßig (zumindest einmal pro Monat) dem Arbeitnehmer bzw. Arbeitgeber zur Feststellung und Genehmigung vorgelegt wird.

Bereits aus den oben genannten Punkten lässt sich erkennen, dass ein Zeiterfassungs-System die beste Möglichkeit ist um eine objektive Erkenntnis über das Vorliegen einer Überstunden-Arbeitszeit zu erlangen. Überstunden ohne Zeiterfassung werden immer zu Diskussionen führen. Dennoch ist bei diesem Thema Vorsicht geboten. Eine Zeiterfassung, die lediglich die Beginn- und Endzeiten der täglichen Arbeitszeiten erfasst, also z.B. eine einfache Stempeluhr ist nur die halbe Miete. Mit Hilfe einer einfachen Zeiterfassung können unter Umständen Arbeitszeiten leicht als Überstunden erkannt werden, wenn es sich dabei um Arbeitszeiten handelt, an denen vereinbarungsgemäß nicht gearbeitet werden muss. Also z.B. Nacht- und Wochenendarbeit. Die Definition von Überstunden hängt aber in den meisten Fällen auch davon ab, wieviel in einem „Durchrechnungszeitraum“ durchschnittlich gearbeitet wurde.

Das Wesen einer modernen Zeiterfassung besteht darin, dass jedem Mitarbeiter ein Arbeitszeitmodell zugeordnet werden kann. Das Arbeitszeitmodell kann individuell, gemäß der vertraglich festgelegten Regeln definiert werden. Es ist daher bei der Bewertung eines Zeiterfassungs-Systems darauf zu achten, ob die Zeiterfassungs-Software in der Lage ist die vereinbarten Arbeitszeit Regelungen abzubilden. Das AZG, Kollektivverträge, Betriebsvereinbarungen oder Einzelvereinbarungen können hier sehr komplexe Regelwerke entwickeln.

Für die automatische Bewertung der Arbeitszeiten innerhalb festgelegter Perioden muss das Zeiterfassungs-Programm in der Lage sein unterschiedliche Zeitkonten für die betroffenen Mitarbeiter zu führen. Das in der Software definierte Arbeitszeitmodell muss dafür sorgen, dass auf Grund der erfassten Zeitereignisse (tägliche Beginn- und Endzeiten, Pausen und Abwesenheiten) Die Arbeitszeiten den entsprechenden Konten zugeordnet werden. Dann kann am Perioden Ende automatisch die Zahl der Überstunden ermittelt werden. Je nach arbeitsrechtlicher Grundlage werden Überstunden mit unterschiedlichen Zuschlägen (z.B. 50%) bewertet. Auch diese Bewertung sollte automatisch aus der Zeiterfassung erfolgen. Für die materielle Bewertung der Überstunden im Sinne der Netto-Lohnabrechnung ist es auch wichtig, dass aus der Zeiterfassung allfällige steuerfreie Zuschläge (z.B. Blockzeitregelung) ausgewiesen werden.

Wenn in einem Unternehmen die Arbeitszeiten mit einer entsprechend leistungsfähigen Zeiterfassung dokumentiert werden, wird es auch keine Diskussionen darüber geben, ob die angefallenen Überstunden mit Zustimmung des Arbeitgebers geleistet wurden. Das Zeiterfassungs-System ist ja in der Regel ein System, das vom Arbeitgeber bereitgestellt und betrieben wird.