Handschlag Meeting

Altersteilzeit in Verbindung mit Zeiterfassung


Sowohl für staatliche Förderstellen, als auch für Arbeitgeber und Arbeitnehmer wird Altersteilzeit in Verbindung mit Zeiterfassung eine Voraussetzung sein.

Viel ist in diversen Medien über die Altersteilzeit zu lesen. Vor allem die stark steigende Zahl von Personen und Unternehmen, die dieses Förderpaket des Staates in Anspruch nehmen veranlassen uns das Thema Altersteilzeit in Verbindung mit Zeiterfassung zu beleuchten. Die rechtlichen Rahmenbedingungen und die unterschiedlichen Modelle – kontinuierliche Reduktion oder Blockzeitmodell – werden u.a. in diversen Plattformen der Interessensvertretungen (WKO / Arbeiterkammer / Gewerkschaft) ausführlich beschrieben. Außerdem bietet ein kürzlich erschienener Artikel in der Tageszeitung Kurier einen guten Überblick über das Thema.

Das aktuelle Regierungsprogramm sieht zwar gewisse Einschränkungen für dieses Förderprogramm vor (stufenweise Erhöhung des Antrittsalters um 2 Jahre), aber es ist davon auszugehen, dass dennoch die Zahl der Teilnehmer an diesem Programm steigen wird. Antrags- und auszahlende Stelle der Förderung für die betroffenen Unternehmer und Dienstnehmer ist das Arbeitsmarktservice (AMS). Auch die jüngst geführten Diskussionen über geplante Budgetkürzungen für das AMS werden dazu führen, dass das AMS eine lückenlose Dokumentation der tatsächlichen Arbeitszeiten der betroffenen Mitarbeiter einfordern wird.
Unter lückenloser Dokumentation sind v.a. die Auswertungen der Zeiterfassung zu verstehen. Dies betrifft nicht nur den Zeitraum nach Antritt der Altersteilzeit sondern auch den Zeitraum vor Antritt der Altersteilzeit. Der Arbeitgeber muss u.a. nachweisen, dass der/die betroffenen Mitarbeiter innerhalb der letzten 12 Monate vor Antritt der Altersteilzeit zumindest 60% der kollektivvertraglich festgelegten Normalarbeitszeit gearbeitet haben.

Unabhängig vom gewählten Modell der Altersteilzeit wird das AMS auch eine vollständige Dokumentation der tatsächlichen Arbeitszeiten aller betroffenen Mitarbeiter in der Altersteilzeit-Periode (bis zu 5 Jahre) einfordern.
Altersteilzeit in Verbindung mit Zeiterfassung wird daher zu einer Grundvoraussetzung.
Unabhängig davon, ob die Teilzeitvereinbarung für bestimmte Mitarbeiter auf Basis einer Altersteilzeit oder aus anderen Gründen geschlossen wird erfordert das Teilzeitmodell immer eine besondere Beachtung in Bezug auf die Zeiterfassung. Nur mit Hilfe eines Zeiterfassungs-Systems wird es für Arbeitgeber und Arbeitnehmer möglich sein einen Nachweis über die tatsächliche Einhaltung der vereinbarten wöchentlichen Arbeitszeiten zu liefern.
Natürlich muss man auch davon ausgehen, dass Teilzeitmitarbeiter vermehrt an Gleitzeitmodellen teilnehmen werden. Gleitzeitmodell bedingen, dass für betroffene Mitarbeiter Zeitkonten geführt werden und somit jeweils aktuelle Zeitsalden abrufbar sind. Die Berechnung und Bewertung von Zeitsalden erfordert für Teilzeitmodelle besondere Aufmerksamkeit.

Personaleinsatzplanung leicht und übersichtlich

Ruhezeiten und Zeiterfassung

Das Thema Ruhezeiten und Zeiterfassung betrifft nicht nur Unternehmer im Güter- und Personentransport. Ruhezeiten und Zeiterfassung sind in jedem Betrieb untrennbar miteinander verbunden.

Aktuell gibt es in diversen Medien wieder vermehrt Meldungen über massive Verletzungen und Nichteinhaltung der vorgeschriebenen Ruhezeiten für LKW Fahrer. EU-weit müssen Fahrzeuge für Güter- und Personenbeförderung über 3,5 Tonnen einen Fahrtenschreiber installiert haben. Die Protokolle dieser Fahrtenschreiber können bei Kontrollen durch die Polizei ausgewertet werden.

In Österreich werden die Arbeits- und Ruhezeiten für Fahrer dieser Fahrzeuge im Abschnitt 4, §13ff des Arbeitszeitgesetzes (AZG) geregelt. Das AZG nimmt in diesem Abschnitt auch Bezug auf die Straßenverkehrsordnung. Dadurch ist der Polizei möglich Fahrer an der Weiterfahrt zu hindern, wenn sich aus den Protokollen ergibt, dass die höchstzulässige Arbeitszeit (Fahrtzeit) überschritten wurde und die vorgeschriebenen Ruhezeiten nicht eingehalten wurden.

Das AZG (Arbeitszeitgesetz) sieht auch strenge Strafen für Arbeitgeber vor, wenn Arbeitnehmer die höchstzulässige Arbeitszeit überschreiten und vorgesehene Ruhepausen nicht eingehalten werden. Dennoch kommt es bei Kontrollen der Polizei von Fahrzeugen mit Fahrtenschreibern und Feststellung der Überschreitung der Arbeits- bzw. Fahrzeiten nur selten zu Anzeigen beim Arbeitsinspektorat. Grund dafür ist, dass die Polizei zwar den Zulassungsbesitzer des Fahrzeuges feststellen kann, aber dieser nicht zwangsläufig auch Arbeitgeber des betroffenen Fahrers sein muss. Außerdem ist die Rechtslage nicht eindeutig, wenn es sich um einen ausländischen Arbeitgeber handelt und die Arbeitszeitverletzung im grenzüberschreitenden Verkehr stattgefunden hat.

Natürlich ist die Aufzeichnung der Arbeitszeiten von Arbeitnehmern für jeden Österreichischen Betrieb gesetzlich vorgeschrieben. Der Fahrtenschreiber ist nur eine spezielle Form einer Zeiterfassung für eine bestimmte Personengruppe, wobei eben hier die Besonderheit auch in der Dokumentation der Ruhezeiten besteht, da diese auch Inhalt der Straßenverkehrsordnung sind.

Viel zu selten wird bei der Bewertung von Zeiterfassungs-Systemen auf die Dokumentationen und Auswertungen der vorgeschriebenen Ruhezeiten Wert gelegt. Im „normalen“ Geschäftsbetrieb eines  Betriebes mit üblichen Arbeitszeit-Vereinbarungen wird es auch bei Installation einer Gleitzeitvereinbarung nur selten zu Verletzungen der Ruhepausenregelungen kommen. Aber sobald es Schichtbetrieb mit Nacht- und Wochenendarbeit gibt, wird das Thema Ruhezeit sehr bald zu einem beliebten Thema für das Arbeitsinspektorat.

Ruhezeiten und Zeiterfassung sind untrennbar miteinander verbunden. Im Zeiterfassungsprogramm müssen geplante Arbeitszeiten durch Definition der Tages- und Wochen- und Schichtpläne festgelegt werden. Nicht alle Systeme sind in der Lage Verletzungen der Ruhzeiten bei Anlage der Tages- und Wochen- und Schichtmodelle zu erkennen. Daher kommen Arbeitgeber oft unfreiwillig zum Handkuss, wenn erst die Auswertung der Zeiterfassung durch den Arbeitsinspektor eine Verletzung der Ruhzeitregelungen aufdeckt.

 

 

 

Bergpanorama an einem Sonnentag

Sommerzeit und Zeiterfassung

Sommerzeit und Zeiterfassung betrifft nicht nur die Zeitumstellung. Immer häufiger wechseln auch die angewendeten Zeitmodelle zwischen Winter- und Sommerzeit.

Die Sommerzeit-Umstellung war noch vor gar nicht allzu langer Zeit ein Thema, das jeden Betreiber eines Zeiterfassungs-Systems gewisse Sorgen bereitet hat.  Vor allem hat dies bei Systemlieferanten regelmäßig zu Sonderschichten geführt wenn Kunden am Tag nach der Zeitumstellung einen Systemmangel erkannt haben. Heute laufen praktisch alle Systeme für Zeiterfassung auf einem Server oder einem entsprechenden Rechner der seine Uhrzeit über einen Internetdienst synchronisiert und somit für die automatische richtige Zeitumstellung sorgt.

Es gibt aber dennoch, gerade im Bereich der Arbeitszeiterfassung Situationen, die einen „manuellen“ Eingriff erfordern, wenn der Wechsel von Sommer- auf Winterzeit, oder umgekehrt stattfindet. Die zwei häufigsten Problemfälle sind:

  1. Verwendung von Zeiterfassungs-Terminals, die nicht mit dem Zeiterfassungs-Server synchronisiert werden.
    Das passiert meist dann, wenn der Anwender eine neue Software mit „alten“ Terminals einsetzt die von der neuen Software nicht synchronisiert werden oder wenn die Terminals diesen Dienst gar nicht erlauben. Jedes Zeiterfassungs-Terminal verfügt über eine autonome Uhr, die auch meist sehr genau geht. Deshalb erkennen viele Anwender gar nicht, dass die Uhrzeit des oder der Terminals nicht 100% mit der Zeit des Rechners/Servers übereinstimmt. Dieses Manko wird daher oft erst nach dem ersten Wechsel von Sommer- auf Winterzeit oder umgekehrt erkannt. Danach müssen entsprechende Maßnahmen gesetzt werden. Manuelle Zeitkorrektur der Terminals oder Update der Terminals oder Software um wieder die notwendige Zeitsynchronisierung herzustellen. Zusätzlich müssen natürlich alle Buchungen mit „falscher Terminalzeit“ im System korrigiert werden.
  2. Arbeitszeiten während der Umstellungsphase. Da die Zeitumstellung immer an einem Wochenende erfolgt (Sonntag 02:00 bzw. 03:00 Uhr) betrifft dies nur Schicht- und Nachtarbeitszeiten. Aber gerade diese Zeitmodelle erfordern für jede Zeiterfassung eine besondere Beachtung. Nicht jedes Zeiterfassungs-Programm ist in der Lage automatisch zu erkennen, ob eine Wochenendschicht am Tag der Zeitumstellung erfolgt und daher in der Bewertung eine Korrektur um 1 Stunde plus oder minus auslöst. Beginn und Endzeiten einer Arbeitsschicht werden in der Regel zu den jeweiligen Zeitpunkten am Terminal oder am Buchungsrechner erfasst. Wenn also während der Schicht die Zeitumstellung erfolgt muss das Programm die Berechnung der tatsächlichen Arbeitszeit entsprechend korrigieren.

Sommerzeit und Zeiterfassung bezieht sich aber nicht nur auf das Phänomen der Zeitumstellung sondern auch auf eine immer häufiger vorkommende Änderung der Arbeitsgewohnheiten. Bei Gleitzeitvereinbarungen werden die meisten Unternehmen feststellen, dass die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit in den Sommermonaten deutlich geringer ist als in den Wintermonaten.

Für die Zeiterfassung bedeutet das einerseits, dass in den Sommermonaten mit einem Abbau allfälliger Mehrstunden aus der Winter-Saison zu rechnen ist und andererseits dass die Arbeitszeiten meist deutlich früher beginnen. Gleitzeitvereinbarungen sollten ja bestimmte Parameter beinhalten. Dazu gehören die frühesten und spätesten Beginn- und Endzeiten, die Kernzeit und die Gleitzeitperiode. Wenn es die betrieblichen Umstände erlauben könnten also während der „Sommerzeit“ andere Gleitzeitmodelle gelten als in der „Winterzeit“. In diesem Zusammenhang ist zu prüfen, ob die Zeiterfassungs-Software eine automatische Verwaltung solcher Vereinbarungen erlaubt. Ebenso sollte geprüft werden ob die dienstlichen Vereinbarungen und das System eine Gleitzeitperiode ermöglichen, die den Aufbau und Abbau von Plus- und Minusstunden über die Dauer der Winter- und Sommerzeit hinaus zulässt. Nicht alle Anwendungen erlauben eine entsprechende Einstellung und eine automatische Zuordnung von Zeitmodellen in Abhängigkeit der gültigen Zeitperiode.