Zehn wichtige Fragen vor der Anschaffung eines Zeiterfassungssystems

Bereitschaftszeit und Zeiterfassung

Ein EuGH-Urteil bestätigt, dass in besonderen Fällen auch die sogenannte „Rufbereitschaft“ Arbeitszeit im Sinne der Bestimmungen der nationalen Arbeitszeitgesetze ist. Nicht nur deshalb muss die Bereitschaftszeit und Zeiterfassung zusammen spielen.

Der Fall des EuGH (Europäischer Gerichtshof) zeigt sehr schön, dass eine EU-Richtlinie in nationale Gesetze übernommen werden muss und dass ein EU-Bürger auch Anspruch auf entsprechende Entschädigung hat, wenn eine nationale Gesetzgebung wider der EU-Richtlinie entscheidet.

Im konkreten Fall ging es um den Begriff der Rufbereitschaft, die auch in der österreichischen Gesetzgebung im § 20a des Arbeitszeitgesetzes (AZG) ihren Niederschlag findet. Rufbereitschaft zählt lt. AZG nicht zur Arbeitszeit, aber die Zeiten der Rufbereitschaft unterliegen bestimmten Grenzen. Lt. AZG darf z.B. Rufbereitschaft außerhalb der Arbeitszeit nur an maximal 10 Tagen pro Monat vereinbart werden. Schon alleine diese Bestimmung macht es notwendig, dass auch Rufbereitschaft im System der Arbeitszeiterfassung erfasst und dokumentiert wird.

Neben dem Begriff der Rufbereitschaft haben sich in der österreichischen Judikatur des AZG auch die Begriffe „Arbeitsbereitschaft“ und „Bereitschaftsdienst“ etabliert und diese Zeiten werden daher zur Arbeitszeit im Sinne des § 2 AZG gezählt. Eine gute Zeiterfassung sollte daher jedenfalls diese Formen der Arbeitszeit als eigene Zeitart ermöglichen.

Was war nun der Auslöser für den EuGH Zeiten der Rufbereitschaft auch als Arbeitszeit zu werten?

In diesem Urteil ging es um einen belgischen Feuerwehrmann. Aufgrund der vereinbarten Reaktionszeit (8 Minuten) entschied der EuGH, dass diese Reaktionszeit eine erhebliche Einschränkung der Privatsphäre ist und eine Person in der Ausübung anderer Tätigkeiten beschränkt wird.

Umgesetzt auf die österreichische Judikatur und Gesetzgebung müsste daher der Begriff der Rufbereitschaft neu definiert werden und als Teil der Arbeitszeit im Sinne einer Arbeitsbereitschaft gewertet werden, wenn die Reaktionszeiten so kurz sind, so dass die betroffene Person während dieser Zeit keiner anderen Tätigkeit nachgehen kann.

Dies muss auch für jeden Arbeitgeber ein Grund mehr sein dafür zu sorgen, dass in der Arbeitszeiterfassung auch Zeitarten wie Arbeitsbereitschaft, Bereitschaft und Rufbereitschaft gesondert definiert, erfasst  und ausgewertet werden.

 

Daumen hoch

Wie die Zeiterfassung zur Routine wird

Damit eine Zeiterfassung zur Routine wird, muss das betroffene Unternehmen entsprechende Ressourcen bereit stellen und  die Zeiterfassungs-Software alle funktonalen Anforderungen erfüllen.

Zeiterfassung ist, wie auch in diesem Blog bereits mehrfach erwähnt ist, vor allem in Österreich, ein sehr komplexes Thema. Auch mit Hilfe einer modernen, EDV-gestützten Anwendung müssen für das Thema Zeiterfassung sowohl seitens der betroffenen Mitarbeiter aber vor allem auf Seiten der Betreiber ausreichende Ressourcen bereitgestellt werden.

Hier nur einige der wichtigsten Themen, an die im Zusammenhang mit der Nutzung eines EDV basierten Zeiterfassungs-Systems gedacht werden muss:

  • Dienstvereinbarungen
    • Die jeweiligen Arbeitszeit-Regelungen für die betroffenen Mitarbeiter müssen klar und eindeutig, schriftlich festgehalten werden
    • Je nach Konstellation des Unternehmens ist bei Einführung einer EDV-gestützten Zeiterfassung
      • die Zustimmung des Betriebsrates erforderlich, oder
      • es muss eine entsprechende Dienstanweisung für alle Mitarbeiter geben, oder
      • das Thema Zeiterfassung muss in Einzelverträgen geregelt werden.
    • Die Handhabung des Systems (Bedienungsanleitung) sollte für die Mitarbeiter schriftlich festgelegt werden
    • Die Zuständigkeiten
      • wer darf bzw. wer muss bestimmte Funktionen ausüben
      • wer hat Zugang zu welchen Informationen (Berechtigungsvergabe)
      • was ist in „Ausnahmefällen“ zu tun
      • etc.
  • Technische Voraussetzungen:
    • Ausreichend Kapazität der Rechner- und Netzwerkleistungen
    • Ausreichende Anzahl und Funktion der Erfassungs-Systeme
      • Terminal
      • Identifikations-Medium (Ausweis/Chip)
      • Web-Browser
      • APP
      • etc.
    • Informationen aus dem Zeiterfassungs-System
      • Zeitaufzeichnungen / Monatsjournale für jeden betroffenen Mitarbeiter
      • Aktuelle Übersicht über persönliche Konten der Zeiterfassung
      • Urlaubsanspruch / Resturlaub
      • Gleitzeitsaldo
      • Überstunden-Saldo
      • etc.
    • Zusatz-Nutzen Zusatz-Funktionen der Zeiterfassung
      • Workflow (elektronisches Genehmigungsverfahren)
      • Zutrittskontrolle
      • Dienstplanung
      • etc.

Und „last but not least“:

  • Bereitstellung entsprechender Ressourcen und Kompetenzen für die Verwaltung des Systems

Leider erkennen wir immer wieder, dass auf einige (und meist sogar viele) der oben genannten Themen bei der Installation eines Zeiterfassungs-Systems vergessen wird. Aber auch, wenn an alle diese Voraussetzungen gedacht wird, scheitern viele Zeiterfassungs-Projekte an einem grundlegenden Problem:

Die Zeiterfassung-Software erfüllt die funktionalen Anforderungen nicht und erfordert für einen reibungslosen Betrieb zu viele interne (und externe) Ressourcen.

Eine Zeiterfassung wird für alle betroffenen nur dann zur Routine, wenn das Unternehmen sowohl die oben genannten Voraussetzungen erfüllt und entsprechende Ressourcen bereit stellt und wenn das System die funktionalen Anforderungen auch erfüllt.

8 Gründe für Arbeitszeiterfassung via Software statt Excel

Obwohl Excel ein unwahrscheinlich mächtiges und ausgereiftes Programm ist, kann damit keine professionelle Standardsoftware für Arbeitszeiterfassung ersetzt werden.

Gerade Unternehmen oder Organisationen, die ein erfahrenes Team von Mitarbeitern haben, die sich mit Office-Anwendungen – und hier vor allem Excel –  sehr gut auskennen sind verleitet das Thema Arbeitszeiterfassung durch eine Eigenentwicklung abzudecken.

Grundsätzlich reicht für die Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten auch eine Excel-Tabelle. Es gibt auch, teilweise sogar kostenfreie Excel-Vorlagen für Arbeitszeiterfassung. Diese Vorlagen bestehen aber aus einer Vielzahl von Tabellenblättern, die natürlich jeweils für eine Person ausgelegt sind. Solche Vorlagen bieten tatsächlich eine einfache und übersichtliche Erfassung und Aufzeichnung einfacher Zeitmodelle und reichen wahrscheinlich sehr gut aus um bei Kleinst-Unternehmen den erforderlichen Nachweis gegenüber dem Arbeitsinspektorat zu erbringen. Excel bietet  eine Vielzahl von einfach anzuwendenden Rechenfunktionen für die Ermittlung von Zeiteinheiten, Anzahl von Tagen, Stunden und Minuten, etc. Mit entsprechender Excel-Erfahrung lassen sich solche Vorlagen oder Eigenentwicklungen auch für eine Anzahl mehrerer Mitarbeitern ausweiten. Die vielen Funktionen, die Excel für grafische Darstellungen und Gestaltung von Ausdrucken einzelner Tabellen ermöglicht führt auch relativ schnell zu guter Akzeptanz bei den betroffenen Mitarbeitern, denn Excel wird ja heute von fast jedem Computer-Anwender als vertrauenswürdige Anwendung akzeptiert.

Sehr schnell werden aber die Grenzen einer Excel Anwendung für Arbeitszeiterfassung erreicht. Hier wollen wir nur die wichtigsten Argumente in einer einfachen tabellarischen Darstellung auflisten. Wer sich mit dem Thema Arbeitszeiterfassung, als Verantwortlicher in einem Unternehmen oder einer Organisation ernsthaft auseinander gesetzt hat und vor allem wer den komplexen arbeitsrechtlichen Vorgaben für eine korrekte Arbeitszeiterfassung gerecht werden will erkennt sehr schnell, dass dafür eine Excel Anwendung nur schwer geeignet sein kann:

 

  1. Excel kann keine Relationale-Datenbank-Funktion ersetzen
    • Gerade die Arbeitszeiterfassung ist eine Anwendung, die eine Nutzung einer Relationalen-Datenbank erfordert.
  2. Die Zeiterfassung selbst kann nur mit Hilfe von Eingabe von Zeitwerten erfolgen
    • „Stempeln“ geht mit Excel nicht
  3. Die Anbindung von externen Erfassungsgeräten (Terminals) erfordert auch das Knowhow der Datenkommunikation dieser Terminals.
    • uns ist keine Excel Anwendung bekannt, die Online Daten aus Terminals importieren kann
  4. Excel ist keine Multitasking Anwendung, die den gleichzeitigen Zugang mehrerer User zu einer Tabelle erlaubt.
  5. Eine professionelle Arbeitszeiterfassung muss eine skalierbare Berechtigungsverwaltung erlauben
    • Manche Personen müssen auch Zugang zu den Zeitdaten (= entsprechende Tabellenblätter) bestimmter Personen haben
  6. Excel erlaubt keine Dokumentation geänderter Daten
    • Wer hat wann, welche Daten eingegeben oder korrigiert?
    • Welche Werte wurden überschrieben?
  7. Arbeitszeiterfassung ist eine Anwendung, die laufende Anpassungen an betriebliche Veränderungen (neue Arbeitszeitvereinbarungen, Urlaubsregelungen, etc.) und gesetzliche Vorgaben erfordert.
    • Bei der Anlage neuer Arbeitszeitmodelle müssen in der Regel Excel-Funktionen adaptiert werden.
    • Dazu ist der Eingriff des „Programmierers“ erforderlich
  8. Schnittstellen zu anderen Systemen (Personalverwaltung, Lohnverrechnung, etc.) sind schwer zu realisieren
    • Moderne Zeiterfassungs-Systeme haben dafür Standard-Schnittstellen
Mobile Zeiterfassung für Smarphones und Tablets

10 Gründe für eine Zeiterfassung mit APP

Zeiterfassung mit APP ist nicht nur ein Schlagwort. Dahinter stehen eine Reihe von Vorteilen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Fast täglich lesen oder hören wir etwas in diversen Medien über die steigende Anzahl von Anwendungen auf Smartphones oder Tabletts mittels APP. Natürlich sind davon Anwendungen betrieblicher Software, wie z.B. die Zeiterfassung nicht ausgenommen.

Davor aber noch einmal kurz eine Definition was unter „Zeiterfassung mit APP“ zu verstehen ist:

Jede Zeiterfassungs-Software benötigt Informationen darüber wann, wer, wo seine Arbeitszeit beginnt, unterbricht (Pause) und beendet. Dafür können unterschiedliche Systeme, wie z.B. eine Zeiterfassungs-Terminal, ein PC oder eben eine entsprechende APP auf einem mobilen Gerät genutzt werden. Es gibt auch APPs (oft kostenlos), die einer Einzelperson hilft ihre tägliche Arbeitszeit zu dokumentieren. Unter APP auf die sich dieser Beitrag bezieht verstehen wir aber eine Anwendung, die Teil einer Zeitwirtschafts-Lösung ist. Also eine APP, die vom Anbieter der Zeiterfassungs-Software bereitgestellt wird und auf jeweils einem Gerät der Mitarbeiter installiert ist, die in dieser Anwendung „stempeln“. Unter „APP statt Stechuhr“ ist zu verstehen, dass eine APP viele Formen der herkömmlichen Erfassung, nicht nur die Stechuhr ersetzen kann.

Die 10 Vorteile sind:

  1. Keine Investition in spezielle Hardware (Terminal) erforderlich
  2. Ortsunabhängige Zeiterfassung
  3. Einfache Möglichkeit für Zeiterfassung von Außendienst Mitarbeitern
  4. Motivation für technik-affine Mitarbeiter
  5. Realtime-Online Zeiterfassung
  6. Option der Datenspeicherung, wenn keine Internetverbindung besteht
  7. APP kann auch als Informationssystem für Mitarbeiter genutzt werden
  8. Mobile Geräte mit GPS-Funktion können auch Geo-Daten erfassen
  9. Sicherheit bei Nutzung von zusätzlichem PIN für Identifikation
  10. Schutz vor Missbrauch, da die Berechtigung zur Nutzung der APP vom System Administrator jederzeit entzogen werden kann.