Zeiterfassung im Wandel der Zeit

Zeiterfassung ohne zu stempeln

Wenn das Zeiterfassungs-System eine Zeiterfassung ohne zu stempeln ermöglicht, kann damit, unter bestimmten Voraussetzungen die gesetzliche Aufzeichnungspflicht erfüllt werden.

Es gibt sehr viele unterschiedliche Arten der Zeiterfassung. Ursprünglich war es die Stechuhr oder Stempeluhr, heute sind es vorwiegend EDV gestützte Systeme basierend auf einer Software für Zeiterfassung.

Einer der vielen Beweggründe für die Installation einer Zeiterfassung ist gerade in Österreich die gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers die Arbeitszeiten der Mitarbeiter aufzuzeichnen (§26 AZG) und im Falle einer Kontrolle dem Arbeitsinspektor vorzulegen. Dafür genügen grundsätzlich auch Papierlisten oder andere vereinfachte Formen der Dokumentation (z.B. Excel Liste). Dem Arbeitsinspektor ist aber bekannt zu geben, ob die Aufzeichnungen mittels EDV Programm erfolgen und allenfalls Listen aus diesem System vorzulegen.

Die meisten Softwarelösungen für Zeiterfassung bieten dem Nutzer unterschiedliche Formen der Erfassung der täglichen Kommt- und Geht Zeiten an. Meistens werden dafür eigene Geräte – Zeiterfassungs-Terminals – verwendet, oder die Daten werden von den betroffenen Personen online über PC-Erfassung oder entsprechende APPs auf mobilen Geräten eingegeben. In Ausnahmefällen erlauben die Systeme auch die nachträgliche Eingabe der täglichen Arbeitszeiten durch den Mitarbeiter selbst in entsprechende Masken des Systems.

Einige Systeme sind in der Lage Arbeitszeit Modelle zu verwalten bei denen die vorgegeben täglichen Arbeitszeiten und die Berücksichtigung allfälliger Pausen (z.B. 30 Minuten Pause nach 6 Stunden durchgehender Arbeitszeit) automatisch in das Zeitprotokoll übernommen werden, solange der Mitarbeiter nicht wegen eines bestimmten Grundes (z.B. Urlaub, Krankheit) als Abwesend geführt wird. Das ist also eine Form der Zeiterfassung ohne zu stempeln. Vielfach werden solche Modelle für Führungskräfte (die eigentlich von der Verpflichtung der Arbeitszeit Aufzeichnung ausgenommen sind) oder für Mitarbeiter mit fixen Arbeitszeiten eingesetzt. Diese Form der Arbeitszeiterfassung wird auch als Negativ-Zeiterfassung bezeichnet.

Grundsätzlich hat zwar der Verwaltungsgerichtshof in einer Entscheidung festgehalten, dass das Führen von Dienstplänen alleine keine Zeiterfassung ersetzt. Die Negativzeiterfassung wird aber seitens des Arbeitsinspektors akzeptiert, wenn es dazu entsprechende Betriebsvereinbarungen gibt und es sich um fixe Arbeitszeiten für lange Zeiträume handelt und solange es plausibel ist, dass durch diese Mitarbeiter keine Verletzungen des Arbeitszeitgesetzes (AZG) erfolgen, Insbesondere keine Überstunden anfallen und die Einhaltung der gesetzlichen Pausen nachvollziehbar ist. Ratsam ist daher in jedem Fall, dass jegliche Abweichung der tatsächlichen Arbeitszeit vom Arbeitszeit Modell des Zeiterfassungssystems dokumentiert wird.

Zeiterfassung mit Terminal GeCOTime-WEGA

Während früher oft die Frage gestellt wurde, ob ein PC die Zeiterfassung mit Terminal ersetzen kann, bietet heute das Terminal GeCOTime-WEGA die Chance einen PC zu ersetzen.

Das Thema Zeiterfassungs-Terminal wurde in diesem Blog bereits mehrfach behandelt. Es gibt bekanntlich viele Argumente für die Nutzung eines Terminals, aber es sprechen auch viele Gründe dafür, die Zeiterfassung nur mit virtuellen Terminals oder APPs über PCs oder mobile Geräte zu bedienen.

Tatsache ist aber, dass auch heute noch bei einem Großteil der Zeiterfassungs-Systeme Terminals für die Erfassung der Kommt- und Geht-Zeiten  eingesetzt werden. Die drei meist genannten Argumente für den Einsatz spezieller Hardware, also Terminals sind:

  • Die Arbeitszeit soll für alle Mitarbeiter an einer zentralen Stelle erfolgen (Eingangshalle).
  • Mit der Zeiterfassung soll auch eine Zugangskontrolle verbunden sein.
  • Viele Mitarbeiter haben keinen eigenen PC

Gerade das Argument, dass nicht jeder Mitarbeiter Zugang zu einem PC hat –  also vor allem in Fertigungsbetrieben und Betrieben mit vielen Arbeitern – bedeutet, dass das Zeiterfassungs-Terminal auch andere Funktionen außer den Kommt- und Geht-Stempelungen wahrnehmen soll. Hier gibt es natürlich bereits seit vielen Jahren Standardfunktionen, wie die Anzeige von Resturlaubstagen, Überstunden oder anderen Salden aus der Zeitwirtschaft, die die meisten Terminals erfüllen können.

GeCOSOFT ist bei der Entwicklung eines eigenen Zeiterfassungs-Terminals aber einen Schritt weiter gegangen und hat eine moderne Technologie dazu verwendet, um dem Benutzer des Terminals auch eine viel breitere Palette von Funktionen der GeCOTime Zeiterfassung zu ermöglichen.

Das GeCOTime-WEGA Terminal selbst besteht aus einem robusten Gehäuse mit einem 7“ Touch-Screen, optionalen Anschlüssen für den Datenaustausch inklusive PoE Stromversorgung und kann mit unterschiedlichen Identifikationssystemen von Fingerprint bis RFID ausgestattet werden.

 

 

GeCOTime Zeiterfassungsterminal

 

Kern des Terminals ist jedoch ein Mikroprozessor, der auch die Verwendung als WEB-Client der GeCOTime Zeiterfassungslösung erlaubt. Dadurch kann die Anwendung völlig individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. GeCOTime-WEGA ist somit nicht nur ein Zeiterfassungs-Terminal, sondern kann als zentrales Info-Terminal oder Gerät für viele der GeCOTime Employee-Self-Service Funktionen genutzt werden.

GeCOTime ist eine Web-basierte Software. Das heißt, dass jede Anwendung dieser Software über einen Browser eines PCs erfolgt, der über Inter- oder Intranet mit dem GeCOTime Server verbunden ist. GeCOTime bietet auch mit der Funktion WEB-Terminal die Möglichkeit, dass jeder berechtigte User umfangreiche Informationen aus dem System abfragen kann. Auch die Anwendungen des papierlosen Antragswesens (Workflow) und Abfragen, wie Monatsjournale, Zeitnachweise, (auch als pdf Dokument) können über das WEB-Terminal getätigt werden.

Das Terminal GeCOTime-WEGA kann somit einen PC mit der Funktion WEB-Terminal ersetzen. Die Identifikation des Benutzers erfolgt über seinen RFID Ausweis oder den Fingerprint. Es ist dadurch nicht notwendig jeden Zeiterfassungs-Benutzer auch in das IT-Berechtigungssystem (z.B. als Windows-User) aufzunehmen.

Das Terminal besteht, wie jeder PC aus Hard- und Softwarekomponenten, wie Betriebssystem und Anwendung. Die Anwendungssoftware des GeCOTime-WEGA Terminals ist natürlich Teil der Gesamtlösung GeCOTime. Somit kann das Terminal mit jedem Upgrade und Update der Anwendung „mitwachsen“.

 

Arbeitszeit und Zeiterfassung in der EU

In einem EU-Mitgliedsland Land ist die gesetzliche Regelung von Arbeitszeit und Zeiterfassung nicht ausschließlich Sache der regionalen Gesetzgebung. Eine EU Richtlinie legt hier bindende Grenzen fest.

Auch die aktuell geführten Diskussionen zum Thema Ausweitung der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeiten bestätigen, dass gerade in Österreich das Thema Arbeitszeit und Arbeitszeiterfassung auf einer sehr komplexen Rechtsgrundlage basiert. Nicht nur das Arbeitszeitgesetz (AZG) sondern eine Unzahl anderer Gesetze und Kollektivverträge regeln so ziemlich alles, was es hier zu regeln gibt.

In der Öffentlichkeit bislang wenig beachtet wurde aber, dass das Thema Arbeitszeit nicht ausschließlich Angelegenheit der Gesetzgeber einzelner Staaten ist, sondern dass für alle EU-Mitgliedsstaaten eine EU-Richtlinie gilt. Die Richtlinie 2003/88/EG sieht vor, dass die zulässige Höhe von täglichen und wöchentlichen Arbeitszeiten und die Mindestzeit für Ruhepausen und Urlaube in den regionalen Gesetzen bestimmte  Grenzen nicht über- oder unterschreiten darf. Im konkreten Fall darf z.B. die durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit nur in Ausnahmefällen 48 Stunden übersteigen.

Die auch für Österreich bindende Richtlinie würde somit der kolportierten Einführung einer 60stunden Woche einen Riegel vorschieben. Das Thema Zeiterfassung bzw. Aufzeichnung der Arbeitszeiten wird nur in wenigen Ländern, so wie in Österreich durch §26 AZG zwingend vorgeschrieben. Dennoch lässt sich aber aus der EU Richtlinie ableiten, dass für die Einhaltung der Grenzen höchstzulässiger Arbeitszeiten und Mindestzeiten für Pausen und Unterbrechungen eine Notwendigkeit der Aufzeichnung besteht.

In vielen Beiträgen dieser Plattform wurde bereits darauf Bezug genommen, dass Arbeitszeit-Modelle mit der Option flexibler Arbeitszeiten und v.a. Arbeitszeit-Modelle, die bereits bestehende Grenzen der höchstzulässigen täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit zulassen nur mit Hilfe einer IT-basierten Zeiterfassung umgesetzt werden können.

Die genannte EU-Richtlinie ist strenggenommen eine Grundlage dafür, dass in allen EU-Mitgliedsländern Gesetze für die Umsetzung flexibler Arbeitszeitmodelle möglich sind. Gemäß einer nicht wissenschaftlich durchgeführten Recherche werden auch in allen EU-Mitgliedsstaaten tatsächlich flexible Arbeitszeiten durch die regionalen Gesetze ermöglicht und daher umgesetzt. Dies ist wahrscheinlich auch ein Grund dafür, dass immer mehr Systemanbieter für Zeiterfassung ihre Produkte nicht nur im Heimatland der Entwicklung vertreiben.

Dennoch ist das Österreichische Arbeits- und Steuerrecht vor allem betreffend der Regelungen für Arbeitszeiten und der Entlohnung von Mehr- und Überstunden so komplex, dass es fast keinem ausländischen Anbieter möglich ist sein System in Österreich einzusetzen, ohne entsprechende Anpassungen vorzunehmen. Dies gilt insbesondere für Anbieter die ihre Lösungen ausschließlich für die Nutzung als Internetservice anbieten und keinen persönlichen, lokalen Support bereitstellen können.

 

 

 

Frau mit vielen Ordnern am Schreibtisch, wirkt überfordert

Die richtige Zeiterfassung auswählen

Die richtige Zeiterfassung auswählen ist kein einfacher Prozess. Leider werden immer noch viel zu oft leichtfertig Entscheidungen für Systeme getroffen, die ein Unternehmen oder eine Organisation langfristig sehr teuer zu stehen kommen kann.

Die Auswahl der richtigen Zeiterfassung ist für jeden Betrieb und jede Organisation ein Prozess, der nachhaltige Auswirkungen mit sich bringt. Dies gilt für jede Unternehmensgröße, jede Branche und sowohl für Betriebe, die sich erstmals für ein IT-basierendes Zeiterfassungs-System entscheiden als auch für Betriebe, oder Organisationen, die ein neues System einsetzen wollen oder müssen.

Wir wollen hier eine Reihe von Kriterien anführen, die jedenfalls berücksichtigt werden sollten. Darüber hinaus kann natürlich jedes Unternehmen individuelle Bedürfnisse und Anforderungen haben, die sich in keinem Standard Katalog auflisten lassen.

Die Kriterien, die jede Organisation betreffen beziehen sich auf drei Themenkreise:

  1. Ziele und Funktionen
  2. IT und Technik
  3. Kaufmännische Belange

Ad 1. Ziele und Funktionen:
Natürlich muss zuerst einmal geklärt werden, welche Ziele mit der Einführung eines (neuen) Systems erreicht werden sollen. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist dieser Punkt sicher der wichtigste. Hier können wir die meist genannten Ziele, als Themenübersicht nennen:

  • Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht (§ 26 Arbeitszeitgesetz-AZG)
  • Unterstützung für die Abwicklung gleitender oder flexibler Arbeitszeitmodelle
  • Kontrolle der Anwesenheit
  • Grundlage für Lohn- und Gehaltsabrechnung
    • Mehr- und Überstundenabrechnung
    • Erfassung tatsächlicher Arbeitsstunden bei variablen Arbeitszeiten
    • Erfassung und Verwaltung der Abwesenheiten (Urlaub, Dienstreisen, Krankenstände, etc.)
    • Ermittlung arbeitszeit-abhängiger Zulagen und Zuschläge
  • Erfassung und Bewertung von Arbeitszeiten für bestimmte Tätigkeiten, Kostenstellen, Projekte, Aufträge, Kunden, etc. (= Betriebsdatenerfassung)

Meist lassen sich aus der Definition der Ziele auch die Funktionen ableiten, die das System erfüllen muss. So wird z.B. die Bereitstellung von Schnittstellen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Möglichkeit bestimmte Zeitarten den jeweiligen Lohnarten für das Verrechnungssystem zuordnen zu können ein KO-Kriterium sein, wenn das Ziel der Zeiterfassung damit verbunden ist. Ebenso kann die Auswertung der Arbeitszeiten bezogen auf bestimmte Kostenstellen, Projekte, etc. nur möglich sein, wenn das Zeiterfassungs-System auch ein entsprechendes Modul der Projektzeiterfassung und Betriebsdatenerfassung anbietet. Eine immer häufiger gewünschte Funktion ist ein elektronisches Genehmigungsverfahren (Workflow), wenn als Ziel auch die Erfassung und Verwaltung von Abwesenheiten (Urlaub, Dienstwege, etc.) definiert wird.

Bei größeren Betrieben mit hoher Fluktuation wird die Funktion von Schnittstellen zur Integration in das führende Personalsystem bzw. ERP-Software ein wichtiges Kriterium sein um allfällige Redundanzen in der Administration zu vermeiden.

Es gibt sehr viele Anwendungen, die als Komplementärfunktion einer Zeiterfassung verstanden werden. Dies ist z.B. die Zutrittskontrolle und Besucherverwaltung, die Dienst- oder Personaleinsatzplanung, die Reisekostenabrechnung oder eine Kantinenabrechnung. Man sollte daher bei der Auswahl überlegen, ob eine dieser Anwendungen aktuell oder in Zukunft benötigt wird.

 

Ad 2. IT und Technik:
Natürlich muss bei der Entscheidung für eine Zeiterfassung berücksichtigt werden, ob die vorhandene IT-Infrastruktur den Einsatz des Systems erlaubt. Dies betrifft sowohl die Computersysteme, die im Unternehmen eingesetzt werden (z.B. IBM e-Serie, Apple-iOS Betriebssysteme, Spezielle Datenbanksysteme, etc.) oder Netzwerk, Internet, Firewall und andere IT-Security Elemente, die mit der Zeiterfassung kompatibel sein müssen. Gerade bei Organisationen, mit überregional vernetzter IT-Infrastruktur wird die Kompatibilität der Zeiterfassung ein wichtiges Kriterium sein.

Die Frage über die Methode der Erfassung der Arbeitszeiten fällt auch in diesen Bereich. Bei manchen Betrieben ist der Einsatz von Hardware-Terminals mit bestimmten RFID-Medien (Ausweisen, Chips) zwingende Voraussetzung und bei manchen Organisationen besteht die Notwendigkeit Arbeitszeiten ausschließlich auf den vorhanden PCs, Workstations oder mobilen Geräten zu erfassen. Man sollte daher unbedingt die Optionen des Zeiterfassungs-Systems für die Erfassung der Arbeitszeiten in der Bewertung berücksichtigen. Systeme, die hier möglichst viele Optionen bieten und nicht auf einen Hardwaretyp eingeschränkt sind bieten dem Nutzer auch in der Zukunft höhere Flexibilität.

 

Ad 3. Kaufmännische Belange
Natürlich ist es für jeden, der eine Entscheidung für eine Zeiterfassung treffen muss entscheidend, wieviel das System kostet. Wir können hier leider keine Formel anbieten, mit der die Kosten eines Systems nach Eingabe einiger Parameter ermittelt werden. Es gibt sehr viele Anbieter, die sich auch preislich in völlig unterschiedlichen Bereichen befinden und es werden auch über Internet kostenlose Systeme angeboten.

5 für 12, Zeit für Neues

Neues Jahr – Neue Zeiterfassung

Nicht nur die geplanten Änderungen der Regierung im Bereich Arbeitsrecht und Arbeitszeiten sollten Anlass für eine Evaluierung des bestehenden Zeiterfassungs-Systems geben. Eine neue Zeiterfassung kann auch durch technologische, funktionale und kaufmännische Rahmenbedingungen erforderlich werden.

Zeiterfassungs-Systeme gibt es bereits seit über hundert Jahren. Beginnend mit der ersten Stechuhr Ende des 19. Jahrhunderts über diverse Modelle von Stempeluhren bis zum Einzug der EDV basierten Systeme Ende der 1970er Jahre hat die Zeiterfassung in Unternehmen heute einen festen Stellenwert in der IT-Welt und im HR-Management.
Österreich hat ein sehr komplexes Arbeitsrecht mit einem Arbeitszeitgesetzt (AZG), das mit sehr hohen Pönalen die Aufzeichnung der Arbeitszeiten und die Einhaltung der höchst zulässigen Arbeitszeiten und Pausenregelungen einfordert. Dadurch ist Österreich ein Land mit besonders hoher Dichte an Zeiterfassungs-Systemen. Eine Untersuchung hat gezeigt, dass bereits im Jahr 2009 93% aller Österreichischen Betriebe mit mehr als 250 Beschäftigten ein IT-basiertes Zeiterfassungs-System einsetzen. Heute ist wahrscheinlich der %-Satz noch höher und es betrifft nicht nur größere Unternehmen sondern immer mehr auch Klein- und Mittelbetriebe mit teilweise weniger als 10 Mitarbeitern.
Warum sollte ein Unternehmen oder eine Organisation daher überlegen ein bereits etabliertes System der Zeiterfassung zu ersetzen und eine neue Zeiterfassung anschaffen?
Dazu eine kurze Auflistung von Themen, die für die Bewertung einer Zeiterfassung von Bedeutung sind:

  • Technologische Aspekt
    • Aktuelle IT-Landschaft
    • Server-Technologien
    • Betriebssysteme
    • PC- und Workstations
    • Betriebssysteme / Browser
    • Eigene Server – versus – Outsourcing/Hostin
    • ERP-Systeme und andere Programme mit entsprechenden Schnittstelle
    • Vernetzung / Mobilität
    • IT-Sicherheit (Firewalls, Domains, etc.)
    • Hardware-Terminals der Zeiterfassung
    • Optionen für mobile Erfassung
  • Funktionale Aspekte
    • Können aktuelle Anforderungen der Zeiterfassung vom System erfüllt werden?
      • Zeitmodelle
        (vor allem in Hinblick auf bevorstehende Änderungen im Arbeitsrecht)
      • Zeit-Konten
      • Auswertungen (Monatsjournale, etc.)
      • Abwesenheitsverwaltung (Urlaubsplanung)
      • Workflow (Genehmigungsverfahren)
      • Etc.
    • Bietet das System Komplementäre Anwendungen?
      • Zugangskontrolle
      • Dienstplanung
      • Betriebsdatenerfassung
      • Etc.
    • Kann das System mit anderen HR-Anwendungen (Lohnverrechnung) kommunizieren?
    • Bedienungsfreundlichkeit / Benutzeroberfläche
  • Kaufmännische Aspekte
    • Kosten und Inhalt der laufenden für Wartung
    • Ressourcen Aufwand und Kosten für Support / Schulung
    • Gewährleistung laufender und kompetenter Betreuung
    • Kosten für Upgrades und Erweiterungen (Hardware/Terminals und Software)

Die ersten Wochen eines neuen Kalenderjahres werden oft dafür genutzt bestehende Systeme auf ihre Tauglichkeit für die geplanten Veränderungen zu überprüfen. Deshalb lohnt es sich auch die bestehende Form und Technologie der Zeiterfassung etwas genauer zu hinterfragen.