31. Dezember

Zeiterfassung zum Jahreswechsel

Auch wenn die meisten, qualifizierten Zeiterfassungsprogramme zum Jahreswechsel keine expliziten Eingaben erfordern, lohnt es sich einige der im Folgenden angeführte Themen im Zusammenhang mit der Zeiterfassung zu prüfen.

Das bevorstehende Ende des Kalenderjahres erfordert in vielen Unternehmen bzw. Unternehmens-Bereichen ein besonderes Augenmerk auf einzelne Systeme. Insbesondere ist dies der Fall, wenn das Wirtschaftsjahr eines bilanzierenden Unternehmens mit dem Kalenderjahr ident ist. Wenn die Zeiterfassung des Unternehmens auf einem leistungsfähigen System basiert und alle Einstellungen und Parameter entsprechend vorgenommen und gepflegt wurden, sollte das Ende des Kalenderjahres keinen aber expliziten Eingriff in das System erfordern. Das Monatsende Dezember sollte sich nicht von anderen Monaten unterscheiden.
Die Erfahrung zeigt aber, dass bei sehr vielen Organisationen und Unternehmen systemunabhängige Rahmenbedingungen vorliegen, die trotzdem einige „Handgriffe“ im Programm der Zeiterfassung notwendig machen. Bei vielen Gleitzeitvereinbarungen endet die Gleitzeitperiode am 31. Dezember.

Je nach Gleitzeitvereinbarung sind somit einige „Eingriffe“ erforderlich. Hier geht es vor allem darum allfällige Überschreitungen oder Unterschreitungen der vereinbarten maximalen Übertragungszeiten aus dem Saldo des Gleitzeitkontos im System nachzuziehen. Also die Umbuchung von Zeitguthaben oder Zeitschuld auf andere Konten der Zeiterfassung (Überstunden, Urlaub, etc.) und gegebenen Falls die entsprechende Aufbereitung für die Überleitung in die Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Für die Erstellung des Jahresabschlusses gibt es in Österreich sowohl handelsrechtlich als auch steuerrechtlich Vorgaben für die Bewertung von Rückstellungen für noch nicht konsumierte Urlaube. Hier sind viele Systeme der Zeiterfassung gefordert, denn in Österreich wird der Urlaubsanspruch sehr oft nicht per Stichtag Kalenderjahr berechnet sondern per Eintrittsdatum. Außerdem können zumindest steuerrechtlich Rückstellungen für nicht konsumierte Urlaube nur in der Höhe des sogenannten aliquoten Anspruchs gebildet werden. Für einen Mitarbeiter mit Eintrittsdatum 1. Juli, der im laufenden Jahr noch keinen Urlaub konsumiert hat, also den üblichen Urlaubsanspruch von 25 Arbeitstagen oder 5 Wochen noch in voller Höhe hat, darf die Rückstellung nicht dem Entgeltwert von 5 Wochen entsprechen, sondern nur dem aliquoten Wert bezogen auf das Urlaubsjahr – in diesem Fall also nur 50%- . Hier kann eine Zeiterfassung nützliche Dienste leisten und den Controllern und Geschäftsführern die notwendigen Daten per Knopfdruck liefern.
Das Ende eines Kalenderjahres bzw. der Anfang eines neuen Jahres führt oft auch zu Veränderungen der Arbeitszeitvereinbarungen. Mitarbeiter wechseln z. B. von Vollzeit in die Teilzeit oder wechseln von fixen Arbeitszeiten zu flexiblen Modellen. Diese Änderungen können natürlich im Laufe eines Arbeitsjahres jederzeit passieren und müssen im Zeiterfassungssystem entsprechend umgesetzt werden, aber auch hier zeigt die Erfahrung, dass der Jahreswechsel sehr oft Anlass für entsprechende Veränderungen ist. In diesem Zusammenhang sei nochmals darauf hingewiesen, dass die meisten Zeiterfassungsprogramme auch eine Rückrechnung erlauben, also dass die Berechnung von Zeitarten, Zeitkonten bei nachträglicher Änderung von Parametern (z.B. das zugewiesene Zeitmodell) rückwirkend neu berechnet werden können. Nehmen Sie die Änderungen daher niemals im bestehenden Arbeitszeitmodell eines Mitarbeiters vor, wenn sich die Arbeitszeiten ändern, sondern weisen Sie dem Mitarbeiter einfach per Stichtage ein neues/anders Modell zu (bei GeCOTime ist das im Zuge der Planung einfach möglich und erlaubt auch eine rückwirkende Auswertung).

Der Feiertagskalender ist ein wichtiger Parameter für eine korrekte Zeiterfassung. Viele gesetzliche Feiertage, wie Ostern, Pfingsten, etc. sind nicht an ein fixes Datum gebunden sondern richten sich nach einem anderen, teilweise komplizierten Algorithmus. Ein gutes System sollte damit keine Probleme haben und keinen periodischen Eingriff erfordern. Prüfen Sie aber denn zur Sicherheit, ob alle gesetzlichen, religiösen oder betriebsinternen Feiertage vom System auch für das nächste Kalenderjahr richtig berechnet werden

Der Weihnachtsmann grüßt vom Nordpol

Braucht der Weihnachtsmann eine Zeiterfassung?

Auch für Weihnachtsmänner und Christkinder ist der Arbeitgeber verpflichtet Zeitaufzeichnungen zu führen. Vor allem die Aufzeichnungen über Pausen so wie passive und aktive Reisezeiten von Außendienstmitarbeitern aus der Zeiterfassung werden bei Besuchen des Arbeitsinspektors gerne verlangt.

Dieser Beitrag soll nicht dazu beitragen die Diskussion anzuheizen, ob bei uns der Weihnachtsmann oder das Christkind die Geschenke bringt. Wir haben den Weihnachtsmann aus aktuellem Anlass als Beispiel für einen umtriebigen Außendienstmitarbeiter gewählt. Wir gehen jedoch davon aus, dass der Weihnachtsmann (oder das Christkind) einem unselbständigen Dienstverhältnis nach österreichischem Arbeitsrecht unterliegt.

Wer seine Arbeitszeit vorwiegend im Außendienst verbringt unterliegt auch arbeitsrechtlich einigen gesonderten Regelungen, die je nach Kollektivvertrag sehr unterschiedlich sind. Außendienstmitarbeiter können sich in der Regel ihre Arbeitszeiten selbst einteilen und unterliegen somit meist keinen fixen täglichen Beginn und Endzeiten. In vielen Fällen sieht der Kollektivvertrag sogar die Möglichkeit vor, dass bei Außendienstmitarbeitern mit Provisionsanspruch allfällige Überstunden durch Grundgehalt und laufende Provision abgedeckt sind, wenn die Summe der Entlohnung über dem kollektivvertraglichem Minimum liegt.

Das lässt vermuten, dass der Weihnachtsmann keine Zeiterfassung braucht. Der Schein trügt aber. Grundsätzlich ist der Arbeitgeber verpflichtet auch für Außendienstmitarbeiter Zeitaufzeichnungen zu führen, auch wenn das Arbeitszeitgesetz hier Sonderregelungen erlaubt. Insbesondere die Erfassung und Abrechnung der Reisezeiten erfordert eine genaue Dokumentation. Es ist arbeitsrechtlich nicht egal, ob der Weihnachtsmann mit Bahn oder Flugzeug reist, ob er seinen Schlitten selbst steuert oder ob die Rentiere die Führung des Schlittens übernehmen. Hier unterscheidet das Arbeitsrecht zwischen passiver und aktiver Reisezeit. Vor allem, wenn eine hohe Reisetätigkeit dazu führt, dass die höchstzulässige tägliche Arbeitszeit (in der Regel 10 Std) überschritten wird.

Die elektronische Erfassung und Auswertung der Arbeitszeiten ist gerade für Angestellte im Außendienst ein sehr nützliches Instrument. Wer schon einmal im Außendienst gearbeitet hat, kann ein (Weinachts-)Lied davon singen, wie mühselig es ist den regelmäßigen Reisebericht und damit verbundene Spesenabrechnung auszufüllen und rechtzeitig abzugeben.

Seit es leistungsfähige Laptops bzw. Tabletts und Smartphones gibt bieten viele Anbieter auch spezielle Lösungen für die Zeiterfassung im Außendienst an. Dies geht soweit, dass über die Buchung am Smartphone auch GPS Daten verarbeitet werden können um KM-Leistungen zu errechnen oder Plausibilitätsprüfungen zu erlauben. Auch im Bereich der Reisekostenabrechnung gibt es viele Anbieter von Standardsoftware, mit der auch Arbeitszeiten (Beginn- Ende) erfasst werden können. Diese Programme bieten meist Schnittstellen zu einer Zeitwirtschaftssoftware an.

 

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Zwölfstundentag – nur mit Zeiterfassung

Wie auch immer die neue Regelung für einen Zwölfstundentag im Detail aussehen wird, wird die Handhabung für jeden Arbeitgeber die Notwendigkeit der Nutzung einer leistungsfähigen EDV-gestützten Zeiterfassung erhöhen.

Die Koalitions-Verhandler einer neuen Österreichischen Bundesregierung haben angekündigt den Zwölfstundentag generell erlauben zu wollen. Das hat natürlich ein gewaltiges mediales Echo ausgelöst. Von der Ausbeutung der Arbeitnehmer bis zum Handlanger der Großindustrie wurden diese Pläne seitens der Arbeitnehmervertretungen (Gewerkschaft, Arbeiterkammer) verteufelt.

Obwohl natürlich zu diesem Zeitpunkt noch kein konkreter Entwurf eines Gesetzestextes vorliegt haben aber Vertreter der verhandelnden Parteien erklärt, dass diese Ausweitung nicht durch Erhöhung der regelmäßigen höchstzulässigen Normalarbeitszeiten (dzt. täglich 8 Stunden, wöchentlich 40 Stunden) erfolgen soll. Ebenso wurde verlautbart, dass die neue Regelung nichts an der Praxis der Handhabung von Überstundenbezahlungen ändern soll. Das Österreichische Arbeitszeitgesetz (AZG) sieht ja derzeit neben der Grenzen für die Normalarbeitszeit auch Grenzen für die tägliche und wöchentliche Höchstarbeitszeit (dzt. 10 Stunden bzw. 50 Stunden) vor. Also es darf auch jetzt über die Normalarbeitszeit hinaus gearbeitet werden. Überschreitungen der Normalarbeitszeit müssen aber in Form von Überstunden mit mindestens 50% Zuschlag bezahlt werden.  Nur im Rahmen von Gleitzeitvereinbarungen dürfen Grenzen der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit, ohne Auszahlung von Überstunden überschritten werden, wenn  innerhalb einer Gleitzeitperiode im Durchschnitt nicht mehr als die Normalarbeitszeit gearbeitet wird.

Man muss davon ausgehen, dass die neue Regierung mit der geplanten Maßnahme vor allem den Arbeitgebern mehr Chancen einräumen möchte Arbeitszeiten so flexible zu gestalten, dass in auftragsstarken Zeiten mehr gearbeitet werden darf als bisher, aber dafür in Zeiten geringerer Beschäftigung Mitarbeiter mehr Freizeit genießen dürfen. Das bedeutet in jedem Fall, dass nicht nur die Grenzen der höchstzulässigen Arbeitszeiten angehoben werden, sondern dass auch die Gleitzeitperioden länger werden.

Wie auch immer diese neue Arbeitszeitregelung im Detail aussehen wird, kann man aber bereits jetzt davon ausgehen, dass Hauptgewinner jene Unternehmen sein werden, die schon jetzt ein vernünftiges EDV-gestütztes Zeiterfassungssystem haben. Je länger eine Gleitzeitperiode dauert umso schwieriger wird es eine korrekte Abrechnung der geleisteten Arbeitszeiten vorzunehmen und Überschreitungen oder Unterschreitungen der Normalarbeitszeiten zu ermitteln. Je länger die zulässige tägliche und/oder wöchentliche Arbeitszeit ist umso wichtiger ist auch, diese exakt zu ermitteln. Das AZG sieht ja neben der bereits erwähnten Höchstgrenzen für Arbeitszeiten auch Regelungen für die Einhaltung von Pausen vor. Pausen sind Unterbrechungen der bezahlten und angerechneten Arbeits- oder Anwesenheitszeit. Es liegt nahe, dass im Zuge einer Novelle des AZG auch das Thema Pausen neu geregelt wird, so dass ein Zwölfstundentag wahrscheinlich mit deutlich längerer Anwesenheitszeit verbunden sein wird. Von der reinen Anwesenheitszeit (also der Zeitspanne zwischen der Kommt- und Geht-Buchung) müssen die einzuhaltenden Pausen (derzeit mindestens 30 Minuten nach 6 Arbeitsstunden) abgezogen, oder über die Zeiterfassung „gestempelt“  werden um die tatsächliche Arbeitszeit zu ermitteln. Auch dafür ist ein leistungsfähiges Zeiterfassungsprogramm unerlässlich.