Zeiterfassung Cloud Lösung

Zeiterfassung-Online

Unter Zeiterfassung-Online wird heute die Nutzung einer Software verstanden, die  im Internet als Cloud Service bereitgestellt wird. Zeiterfassung-Online gibt es in einfachster Form auch kostenlos.  

Der Begriff „Zeiterfassung-Online“ kommt eigentlich aus den 90er Jahren des vorigen Jahrhunderts und bedeutet ursprünglich etwas ganz anderes, als heute damit gemeint ist.

Bis Anfang der 90er Jahre waren praktisch alle EDV gestützten Zeiterfassungssysteme sogenannte „Offline-Systeme“. Die Erfassung der Zeiten erfolgte ausschließlich über Zeiterfassungs-Terminals. Die Terminals wurden meist via RS485 Bus-Leitungen über serielle Schnittstellen mit dem jeweiligen Rechner des Zeiterfassungsprogramms verbunden. Das Auslesen der Daten aus den Terminals für die Zeiterfassungssoftware erfolgte über ein Abfrageprogramm, das als Batch-Job meist nur 1x täglich gestartet wurde. Berechnungen und Auswertungen der Zeiterfassungssoftware waren meist komplexe Prozesse, die in nächtlichen Jobs ausgeführt wurden. Erst danach war das Programm in der Lage allfällige Informationen (z.B. Zeitsalden, Urlaubsstand oder neue Stammdaten) dem oder den Terminals mittels Batch-Datendownload zu übermitteln.

Erst die Nutzung vernetzter Systeme und entsprechender Server-Software, egal ob proprietär (z.B. IBM-Twinax) oder offen (z.B. Novell) führe dazu, dass Zeiterfassungsprogramme und die zugehörigen Zeiterfassungsterminals auch Online kommunizieren konnten. Bis zum Zeitpunkt der Nutzung des Internets bedeutet daher die Online Zeiterfassung lediglich die Fähigkeit einer Software Zeitereignisse (Stempeldaten) in Echtzeit in der Datenbank des Zeiterfassungsprogramms zu speichern und zu verarbeiten.

Wer heute in einer Suchmaschine den Suchbegriff „Zeiterfassung-Online“ eingibt erhält eine breite Auswahl kostenloser oder kostenpflichtiger Anbieter von Cloud-Services. Also Applikationen, die nur im Netzt genutzt werden können und von jedem internetfähigen Gerät, egal ob Desktop Computer, Tablett oder Smartphone bedient werden können.

Zeiterfassung-Online bedeutet heute also die Nutzung eines Cloud Services so, dass der Nutzer keinerlei Installation und Wartung eines Anwendungsprogramms durchführen muss und daher auch keine Möglichkeiten spezifischer Konfigurationen und Parametrierungen der Software vornehmen kann.

Diese Anwendungen sind durchaus dafür geeignet für wenige Personen Aufzeichnungen zu führen aus denen die Summe geleisteter Arbeitszeit ermittelt wird. Viele Zeiterfassung-Online-Anbieter erlauben auch die Erfassung bzw. Zuordnung der Arbeitszeit zu Projekten, Aufträgen und Tätigkeiten als Grundlage für Kalkulationen und Abrechnungen, also eine kleine BDE (Betriebsdatenerfassung).

Zeiterfasung-Online unterscheidet sich von herkömmlichen Modellen vor allem dadurch, dass Anbieter herkömmlicher Zeiterfassungslösungen meist in persönlichem Kontakt zum Anwender stehen und ihre Lösungen, egal auf welchem Rechner und wo die Anwendung installiert ist für die individuellen Bedürfnisse des Anwenders konfigurieren können. Das Geschäftsmodell, das hinter einer herkömmlichen Lösung steht ist davon unabhängig. Die meisten Lösungsanbieter stellen es dem Kunden frei, ob er die Software kauft (lizensiert), auf einem seiner eigenen Rechner im lokalen Netzwerk installiert, oder das Hosting Service des Anbieters in Anspruch nimmt und nur einen zeitlich limitierten Nutzungsvertrag abschließt.

Wer sich eines Zeiterfassung-Online Angebots bedient, sollte sich rechtzeitig über alle Bedingungen informieren, die mit der Nutzung der Software verbunden sind. Auch wenn es meist kostenlose Testversionen für einen beschränkten Zeitraum gibt, kann der Spaß sehr bald sehr teuer werden.

Eine aktuelle Recherche – die keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt – zeigt, dass die Kosten für eine Online-Zeiterfassung im Bereich von € 2,50 bis zu € 10,00 pro Person und Monat betragen können. Hier lohnt sich der Vergleich mit herkömmlichen Lösungen vor allem auch dann, wenn es um das „Eingemachte“ einer Zeiterfassung geht. Gerade das Österreichische Arbeitsrecht ist betreffend Arbeitszeit sehr komplex und anspruchsvoll. Auch für kleiner Betriebe gelten neben der Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten der Dienstnehmer alle Sonderheiten des Arbeitszeitgesetzes und der daraus abzuleitenden Entlohnung und Einhaltung der Grenzen täglicher und wöchentlicher Arbeitszeit. Eine arbeitsrechtlich korrekt durchgeführte Gleitzeitabrechnung oder eine korrekte Behandlung und Abrechnung eines Mehrschichtbetriebes wird die Möglichkeiten einer „einfachen“ Online-Zeiterfassung sehr bald sprengen.

Homeworking Homeoffice remote Zeiterfassung

Was bedeutet Gleitzeitperiode und Durchrechnungszeitraum in der Zeiterfassung?

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden Durchrechnungszeitraum und Gleitzeitperiode oft verwechselt. Unabhängig von der Begriffswahl muss eine Zeiterfassung aber sehr wohl exakt zwischen diesen Zeiträumen differenzieren können.

Gerade in Zeiten der  jährlichen Kollektivvertrags Verhandlungen fallen im Zusammenhang mit flexibler Arbeitszeit immer wieder die Begriffe der sogenannten Durchrechnungszeiträume und der Gleitzeitperioden.

Wir wollen in diesem Blog keine arbeitsrechtlichen Kommentare zum Arbeitszeitgesetz (AZG) abgeben, aber wir stellen fest, dass diese Begriffe in der Praxis bei unseren Kunden immer wieder zu Missverständnissen führen. Deshalb hier eine kurze Darstellung, was diese Begriffe für Anwender einer Softwarelösung für Zeiterfassung bedeuten.

„Durchrechnungszeitraum“ hat laut  AZG §4 (2), (3), (4) eigentlich nichts mit Gleitzeit zu tun, sondern betrifft nur jenen Zeitraum in dem  arbeitsfreie Tage (Fenstertage) eingearbeitet werden dürfen. In der Regel sind dies 13 Wochen in denen die tägliche Normalarbeitszeit so erhöht werden darf, dass die Summe der  zusätzlich gearbeiteten Stunden der Normalarbeitszeit des eingearbeiteten „Fenstertages“ entspricht. Für Nutzer einer Zeiterfassungssoftware bedeutet dies, dass für die betroffenen Mitarbeiter für diesen Zeitraum ein spezielles Arbeitszeitmodell (Wochenmodell)  eingeplant werden muss.

Im allgemeinen Sprachgebrauch wird aber unter Durchrechnungszeitraum meistens jene Zeitspanne verstanden, die im AZG §4b als „Gleitzeitperiode“ definiert ist. Damit ist jener Zeitraum zu verstehen in dem die tägliche und wöchentliche durchschnittliche Normalarbeitszeit 10 bzw. 40 Stunden betragen muss. Das heißt, dass an einzelnen Tagen und Wochen innerhalb der Gleitzeitperiode über das gesetzliche Höchstmaß der Normalarbeitszeit hinaus gearbeitet werden darf, ohne dass dafür Überstunden bezahlt werden müssen. Das AZG sieht hier vor, dass erst am Ende einer Gleitzeitperiode ermittelt wird, ob im Fall von Zeitguthaben Überstunden bezahlt werden müssen oder im Fall von Minusstunden Gehaltsreduktionen vorzunehmen sind. In diesem Zusammenhang ist jeweils auch die in der Gleitzeitvereinbarung zwingend vorgesehene Definition der „Übertragungsmöglichkeit“ von Zeitsalden in die nächste Gleitzeitperiode von großer Bedeutung.

In der Zeiterfassung sind die Dauer der Gleitzeitperiode und die Höhe der zulässigen Übertragungsmöglichkeit vor allem für die Definition der entsprechenden Zeitkonten relevant. Hier können leistungsfähige Zeiterfassungsprogramme in Verbindung mit einer Schnittstelle zur Lohn- und Gehaltsabrechnung dem Unternehmen und v.a. der Personalverwaltung und -abrechnung große Dienste erweisen. Je nach betrieblicher Regelung ist in diesem Zusammenhang auch die Nutzung eines Workflows des Zeiterfassungssystems von großem Nutzen, wenn es für die Genehmigung allfälliger Überstundenzahlungen oder Konsum von Zeitausgleich genutzt werden kann.

AZG Arbeitszeitgesetz und Zeiterfassung

Konten der Zeiterfassung bei einem Austritt

Gerade bei der Beendigung eines Dienstverhältnisses, also bei einem Austritt, kann die Zeiterfassung sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer wichtige Grundlagen für die korrekte Abwicklung und Abrechnung liefern.

In den meisten Zeiterfassungssystemen werden sogenannte „Konten“ geführt. Typische Konten sind Zeit-Konten, also Konten in denen die täglichen Plus- oder Minusstunden, Überstunden, etc. verwaltet werden. Meist werden auch Abwesenheitskonten, wie z.B. das Urlaubskonto oder das Konto für Krankenstand oder Pflegeurlaub in der Zeiterfassung geführt.

Leistungsfähige Systeme können so eingestellt werden, dass diese Konten zu bestimmten Zeitpunkten oder täglich (nach dem Tagesabschluss) aktualisiert werden, so dass der jeweilige Mitarbeiter oder zuständige Systembetreuer oder Vorgesetzte tagesaktuell den jeweiligen Saldo der relevanten Konten aus der Zeiterfassung ablesen kann.

Im Fall einer Gleitzeitvereinbarung kommt dem Zeiterfassungssystem naturgemäß eine besondere Bedeutung zu. Für die arbeitsrechtlich korrekte Abbildung einer Gleitzeit ist die Führung einer Zeiterfassung unerlässlich. Je nach Gleitzeitvereinbarung ist es daher notwendig, dass Salden der Zeiterfassungskonten auch nach bestimmten Regeln umgebucht werden können. Das Arbeitszeitgesetz (AZG) zwingt den Arbeitgeber dazu, dass auf Basis der täglichen und wöchentlichen Höchstarbeitszeit der Saldo eines Gleitzeitkontos bei Erreichung bestimmter Maximalwerte mit den jeweiligen Faktoren (25%, 50% oder 100%) auf ein entsprechendes Überstundenkonto umgebucht werden muss. Salden von Zeitkonten können aber natürlich auch negative Werte haben.

Der sogenannte Zeitausgleich stellt in diesem Zusammenhang ebenfalls eine Herausforderung an das Zeiterfassungssystem dar, da ja damit eine Abwesenheit erfasst werden muss, die auch in einem entsprechenden Konto geführt werden sollte. Denken Sie an einen Mitarbeiter, der auf Basis der Gleitzeitvereinbarung eine bestimmte Zeit „frei nimmt“ ohne seinen Urlaub konsumieren zu müssen. Hier müssen allfällige Salden der Zeitkonten mit dem Zeitausgleichs-Konto ausgeglichen (saldiert) werden.

Die Salden der Zeiterfassungs-Konten haben für das Unternehmen natürlich auch kaufmännische Relevanz. Auf Basis der Zeiterfassung und der Lohn- und Gehaltsverrechnung können Werte für Rückstellungen zum Monats- oder Jahresabschluss „auf Knopfdruck“ berechnet werden.

Eine Besonderheit kommt den Konten der Zeiterfassung bei der Beendigung eines Dienstverhältnisses, also bei einem Austritt – aus welchem Grund auch immer – zu. Hier spielen natürlich auch die arbeitsrechtlichen Vorgaben eine wichtige Rolle. Positive Salden von Zeit- oder Abwesenheitskonten sind die Grundlage für die Berechnung und allfällige Auszahlung von Überstunden oder Entschädigungen.

Was passiert aber mit negativen Salden der Zeiterfassungs-Konten bei einem Austritt?

Hier müssen vor allem arbeitsrechtliche Aspekt berücksichtigt werden. Nur bei gerechtfertigter Entlassung oder bei einem ungerechtfertigten Austritt eines Arbeitnehmers ist es in Österreich zulässig negative Salden der Zeiterfassung in der Endabrechnung des Arbeitnehmers als Geldwert in Abzug zu bringen. Bei einvernehmlicher Lösung oder Kündigung durch Arbeitgeber oder Arbeitnehmer dürfen dem Arbeitnehmer nur dann allfällige negative Salden von Zeit- oder Abwesenheitskonten bei der Endabrechnung in Abzug gebracht werden, wenn dies im Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung explizit vereinbart wurde.

Gehen Stempeldaten mit einem System für Zeiterfassung verloren?

Zeiterfassung – Betriebsdatenerfassung

Während in der theoretischen Wissenschaft die Zeiterfassung ein Teil und Unterbegriff der Betriebsdatenerfassung (BDE) ist, wird umgekehrt in der Praxis die BDE als Zusatzfunktion und somit Teil oder Ergänzung der Zeiterfassung gesehen.

In der Betriebswirtschaftslehre wird die Betriebsdatenerfassung (BDE) als Überbegriff für jede Form der elektronischen Erfassung und Auswertung betrieblicher Daten verstanden. Die wissenschaftliche Definition inkludiert in der BDE die Erfassung von Personal Anwesenheitszeit und Arbeitszeit ebenso, wie die Erfassung von Maschinendaten (Maschinen-Nutzungszeiten, -Rüstzeiten, -Auslastung, etc.) und die Erfassung von Ressourcenverbrauch für die Bearbeitung von Fertigungsprozessen, oder die Erfassung von Qualitätsdaten (Gutmengen-Schlechtmengen) und Daten der Lagerhaltung (z.B. Lagerumschlag).

In der Praxis wird im deutschsprachigen Raum unter BDE immer die Erfassung von Arbeitszeiten bezogen auf betriebliche Wertschöpfungsprozesse verstanden. Also wieviel Arbeitszeit wird für die Bearbeitung eines Kunden- oder betriebsinternen Auftrags oder einer Teilmenge eines Fertigungsschrittes (Tätigkeit, Arbeitsgang, etc.) verstanden. Natürlich sind qualifizierte BDE Systeme in der Lage darüber hinaus Maschinendaten, Qualitätsdaten (Mengenverbrauch) und weitere betrieblich relevante Daten zu erfassen und vor allem auszuwerten.

BDE Systeme werden daher vorwiegend für Betriebe und Organisationen entwickelt, die sich mit der Herstellung, Wartung oder Verarbeitung von Sachgütern beschäftigen. Interessanterweise werden BDE Systeme immer häufiger auch von Dienstleistern eingesetzt (z.B.: Gebäudereinigung, Gesundheitswesen, Rechtsanwälte, etc.).

BDE Systeme benötigen Personendaten, die fast immer auf den Stammdaten der Anwesenheitszeiterfassung beruhen, also Namen, Personalnummer, ID-Nummer des Ausweises/Chips, etc. Für den Einsatz in einem BDE-System müssen die Stammdaten jedenfalls um einige Merkmale, wie z.B. die Qualifikation, Kostenstelle, etc. ergänzt werden und wenn es sich um ein Kalkulationssystem handelt (siehe unten) auch um Werte oder Kennzeichen der Stundensätze.

Die entscheidend bei der Auswahl eines richtigen Systems ist natürlich das Ziel, das mit der Nutzung eines BDE Systems verbunden ist. Im Wesentlichen lassen sich die Ziele in zwei Kategorien teilen: Rückmeldesysteme oder Kalkulationssysteme.

Unter Rückmeldesystem wird ein Subsystem zum Auftrags- bzw. Produktionsplanungssystem (PPS) verstanden. Das BDE System dient hier der Überwachung des Auftragsfortschritts, also des Soll-Ist Vergleichs von Arbeits- und Produktionszeiten und des Ressourcenverbrauchs als Mittel für die Feinplanung und Kontrolle im Fertigungsprozess.

Die BDE als Kalkulationssystem wird dann eingesetzt, wenn es gilt die tatsächlichen Kosten eines Auftrags oder eines Projektes zu ermitteln oder im Rahmen einer Serienproduktion aktuelle Nachkalkulationen vorzunehmen. Typisches Ergebnis eines BDE-Kalkulationssystems ist die Abrechnung einer Reparatur oder Services eines KFZ. Hier finden Sie meist neben der Auflistung der verwendeten Materialien auch Zeitwerte für die jeweiligen Tätigkeiten, also wie lange, wie viele Personen dafür eingesetzt waren.

Die Verknüpfung der Anwesenheitszeiterfassung mit der BDE ist auch darin begründet, dass ein gutes BDE System in der Lage ist die Produktivität einzelner Mitarbeiter auszuwerten. Darunter versteht man die Auswertung wie viele Stunden der Anwesenheit, also bezahlter Arbeitszeit einzelnen Aufträgen, Projekten zugeordnet werden kann und wieviel Stunden für „unproduktive“ Tätigkeiten verbucht werden. BDE auf Basis der Zeiterfassung bedeutet auch, dass aus dem Arbeitszeitmodell errechnete Zuschläge oder Zulagen (z.B. Überstunden, Nachtarbeitszuschläge, etc.) 1:1 in die Kalkulation eingehen können.

Gerade bei Rückmeldesystemen ist der Einsatz von Online-Terminals oder Industrie PCs erforderlich um zeitnahe einen Auftragsfortschritt oder den allfälligen Bedarf zusätzlicher Ressourcen zu erkennen.

In einzelnen Fällen kann die Anwesenheitszeiterfassung ein Nebenprodukt des BDE Systems sein. Nämlich dann, wenn Mitarbeiter im Produktionsprozess ausschließlich Zeiten in der BDE erfassen und somit die Anmeldung zum ersten Auftrag eines Tages bzw. die Abmeldung vom letzten Auftrag eines Tages gleichzeitig als Kommen und Geht-Buchung für die Anwesenheitszeiterfassung genutzt wird.

Wenn das BDE System nur für die Nachkalkulation eingesetzt wird, ist eine Online-Realtime Erfassung nicht zwingend notwendig. Viele BDE Systeme basieren dann darauf, dass Zeitwerte aus der Anwesenheitszeiterfassung nachträglich bestimmten Tätigkeiten, Aufträgen oder Projekten zugeordnet werden.

Summary dieser Kurzanalyse:

BDE in der Praxis bedeutet, dass betriebliche Daten auf Basis der tatsächlichen Anwesenheits- und Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst bzw. ermittelt werden und dass dafür die Grundfunktionen einer Zeiterfassung Voraussetzung sind.