Controlling Meeting am Laptop

Zeiterfassung und Zutrittskontrolle

Obwohl viele Unternehmen die Zuständigkeiten zwischen Zeiterfassung und Zutrittskontrolle strikt trennen gibt es dennoch viele Gründe die beiden Anwendungen in einem System zu führen

Je größer eine Organisation und je höher der Sicherheitsanspruch ist umso eher liegen die Zuständigkeiten für die Bereiche Zeiterfassung und Zutrittskontrolle bei getrennten Personen und Abteilungen. Naturgemäß wird das Thema Zeiterfassung dem Personalwesen zugeordnet und die Zutrittskontrolle dem Facility Management bzw. dem Sicherheitsbeauftragten.
Diese Trennung macht natürlich Sinn, wenn es dafür eigene Verantwortliche bzw. entsprechende Organisationseinheiten gibt. Die Vergabe von Zugangsberechtigungen hat vor allem dann mit dem Personalwesen nichts zu tun, wenn sich im Gelände oder in bestimmten Gebäudeteilen des Unternehmens häufig Personen aufhalten, die nicht Mitarbeiter des Unternehmens sind, also z.B.: Lieferanten, Kunden, etc.
Dennoch sollte bei der Entscheidung für die jeweilige Systemauswahl berücksichtigt werden, dass Zeiterfassung und Zutrittskontrolle viel mehr Gemeinsamkeit haben oder benötigen als im ersten Augenblick vermutet wird.
Die wichtigsten Gemeinsamkeiten:
 Beide Systeme basieren auf Software und müssen in die IT-Landschaft des Unternehmens passen
 Die Benutzung beider Systeme erfolgt in der Regel mit einem gemeinsamen Medium (Ausweis, Chip)
 Die Mitarbeiter-Stammdaten sind identisch (auch wenn in der Zutrittskontrolle oft zusätzlich viele „Fremd-Mitarbeiter“ oder „Besucher“ verwaltet werden müssen).
 Erfassungs- und Lesegeräte müssen zueinander passen
 In vielen Bereichen kann die Funktion Zutritt und Zeiterfassung über das gleiche Gerät bewerkstelligt werden
 Wer aufgrund einer Personalentscheidung nicht mehr Mitarbeiter des Unternehmens ist, sollte auch keine Zutrittsberechtigung haben

Was spricht für Trennung der Systeme:
 Das Unternehmen/die Organisation ist in einem Gebäude untergebracht, das bauseits über ein Zutrittssystem verfügt
 Hochsicherheitsansprüche, die vom gemeinsamen System Zeit und Zutritt nicht erfüllt werden können
 Wenn in einzelnen Gebäude- oder Geländeabschnitten sowohl Zutritt als auch Austritt kontrolliert wird (=Raumverfolgung) generiert das Zutrittssystem sensible Daten.
Oft führt dies zu Einwänden der Belegschaftsvertretung und fordert deshalb die Trennung der Systeme

 Zutrittskontrolle erfordert zusätzliche Datensicherheit und Ausfallschutz des Systems um zu gewährleisten, dass der Zugang zum Unternehmen jederzeit möglich ist. Daher sollte sowohl die Verfügbarkeit des Rechners/Servers auf dem die Zutrittskontrollsoftware installiert ist, das Netzwerk und die dezentrale Hardware (Zutritts-Steuerungen) durch zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen, wie z.B. und Unterbrechungsfreier Stromversorgung und Datenspiegelung abgesichert sein.
 Systembetreuung muss auch außerhalb der üblichen Betriebszeiten möglich sein.

Die Argumente für die Trennung der Systeme betreffen naturgemäß eine relativ kleine Teilmenge des Gesamtmarktes, da diese vor allem Unternehmen und Organisationen sind, die überdurchschnittlich hohe Sicherheitsanforderungen haben.
Die meisten Anbieter von Systemen, die Zeiterfassung und Zutrittskontrolle als gemeinsame Installation anbieten erlauben auch eine Trennungen in der Verwaltungsberechtigung (wer darf welche Daten bearbeiten und einsehen) und eine Trennung der Hardware-Peripherie (Zeiterfassungsterminals – Zutritts-Steuerungen und Leser).
Die Erfahrungen zeigen, dass gerade für die typisch österreichische Unternehmenslandschaft die Argumente für die Verwaltung der Zeiterfassung und der Zutrittskontrolle in einem System mit wesentlich mehr Vorteilen als Nachteilen verbunden ist.
Summary:
Bei der Auswahl eines Zeiterfassungs-Systems sollte man unbedingt den Aspekt einer möglichen Erweiterung oder Ergänzung um die Funktion der Zutrittskontrolle berücksichtigen.

Zeiterfassungsterminal GeCOTime

Zeiterfassungs-Terminal als Teil der Zeiterfassungs-Software

Die Verwendung moderner Technologien erlaubt eine völlige Integration eines Zeiterfassungs-Terminal in die Zeiterfassungs-Anwendung.

Zeiterfassung bedeutet – wie der Name auch sagt -, dass „Zeiten erfasst“ werden müssen. Gemeint sind Arbeitszeiten, Anwesenheitszeiten, Abwesenheitszeiten, etc. von Mitarbeitern eines Unternehmens oder einer Organisation.
Für das „Erfassen“ gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten. Die herkömmlichste und auch heute noch am meisten genutzte Form ist die Verwendung eines Zeiterfassungs-Terminals. Natürlich bietet eine moderne Zeiterfassungs-Software auch eine Reihe alternativer Formen des Erfassens, wie z.B. die PC-Erfassung bzw. WEB-Erfassung über einen Browser oder die Zeiterfassung über eine APP auf einem mobilen Gerät.
Zeiterfassungs-Terminals sind in der Regel Geräte, die über ein Identifikationsmedium (Ausweis / Chip) oder ein biometrisches Merkmal (Fingerprint) bedient werden und so die Zuordnung zu einer Person ermöglichen. Die Daten, die mit einem Zeiterfassungs-Terminal erfasst werden müssen in irgendeiner Form an die Zeiterfassungs-Software übermittelt werden. Dafür werden heute meist Anschlüsse an das lokale Netzwerk (Ethernet oder WLAN) oder die Einbindung über eine Internetverbindung mittels mobiler Datenübertragung (SIM-Karte eines Mobilfunkanbieters) genutzt. Jedenfalls bieten moderne Systeme dadurch die Möglichkeit online Daten mit der Zeiterfassungs-Software auszutauschen.
Die meisten Zeiterfassungs-Terminals sind so konzipiert, dass sie die Verwendung von parametrierbaren Standard Funktionen erlauben und über Schnittstellenprogramme an Lösungen unterschiedlichster Anbieter von Zeiterfassungs-Software angebunden werden können. Die Einschränkung auf „Standardfunktionen“ bedeutet, dass die Datenerfassung meist eine Oneway Kommunikation ist, also am Terminal erfasste Daten an die Zeiterfassungs-Software übertragen werden und allenfalls Standard-Antworten, oder Salden aus Konten des Zeiterfassungs-Programms angezeigt werden.
WEB basierte Zeiterfassungs-Lösungen bieten hier mit der Funktion eines WEB-Terminals viel mehr Optionen für den Erfassungsdialog. Ein WEB-Terminal dient meistens nicht nur der Zeiterfassung sondern erlaubt eine umfangreichere Nutzung von Funktionen einer Zeiterfassungs-Software, wie z.B. Workflow, für Genehmigungsprozesse oder Einsicht in Auswertungen des Programms (Monatsjournale, etc.).
Der Einsatz spezieller Zeiterfassungs-Terminals hat aber dennoch seine Berechtigung, da die Basisfunktionen, also das Erfassen der täglichen Beginn- und Endzeiten der Arbeit mittels Ausweis oder Chip an zentralen Stellen des Unternehmen wesentlich rascher und effizienter erfolgen kann und so auch Mitarbeiter ohne eigenem PC-Arbeitsplatz am Zeiterfassungssystem teilhaben können.
Oftmals wurde der Einsatz von Standard-PCs anstelle eines Zeiterfassungs-Terminal bereits diskutiert, aber eine Vielzahl von Gründen spricht noch immer dagegen: Gefahr von Manipulation oder Sabotage, Wartung, Störungsanfälligkeit, und vieles mehr.
GeCOSOFT geht mit der Produktion einer modernen Terminalgeneration hier einen neuen Weg. Das Zeiterfassungs-Terminal GeCOTime-WEGA ist kein Standard-Gerät mit fixen Funktionen sondern eine speziell entwickelte Hard- und Softwarelösung, die integrierter Bestandteil der Gesamtlösung GeCOTime ist.

WEGA neu sld

Das Terminal besteht aus einem robusten Gehäuse mit einem 7“ Touch-Screen, optionalen Anschlüssen für den Datenaustausch inklusive PoE Stromversorgung und kann mit unterschiedlichen Identifikationssystemen von Fingerprint bis RFID ausgestattet werden. Kern des Terminals ist ein Mikroprozessor, der die Verwendung dieses Terminals als WEB-Client der GeCOTime Zeiterfassungslösung erlaubt. Dadurch kann die Anwendung völlig individuell an die Bedürfnisse des Nutzers angepasst werden oder mit der mitgelieferten Standardfunktion als parametrierbares Erfassungsterminal eingesetzt werden. GeCOTime-WEGA ist somit nicht nur ein Zeiterfassungs-Terminal, sondern kann als zentrales Info-Terminal oder Gerät für viele der GeCOTime Employee-Self-Service Funktionen, wie das Anzeigen oder Drucken bestimmter Auswertungen genutzt werden.

 

Zeiterfassung von Überstunden

Zeiterfassung für kleine Betriebe

Menschen treffen sich am Flur für ein Meeting

Zeiterfassungs-Software: Wer ist zuständig?

Gerade im Bereich der Zeiterfassung ist die Entscheidung für die richtige Zeiterfassungs-Software sehr stark von den individuellen, betrieblichen Bedürfnissen und den rechtlichen Rahmenbedingungen geprägt. Deshalb sollte der Softwareanbieter primär nach funktionalen Kriterien und nicht primär nach den IT-Vorgaben ausgewählt werden.

In vielen Unternehmen und Organisationen ist die Zuständigkeit für die Auswahl und Betreuung einer Anwendungssoftware ein strittiges Thema. Je größer eine Organisation ist und je strukturierter die Verantwortungen verteilt sind umso mehr Diskussionen entstehen, wenn es um die Anschaffung, Auswahl und Implementierung von betrieblicher Software geht.

Controlling, HR, Finanz, Produktion, Beschaffung, Vertrieb, Marketing, etc., jede Organisationseinheit hat eigene Ansprüche und Anforderungen an Funktion und Anwendung der Softwarelösung, die für die Bewältigung der täglichen Arbeit eingesetzt wird oder eingesetzt werden soll.

ERP (Enterprise Ressource Planning) ist das häufig genannte Kürzel, wenn es um die Bezeichnung einer sogenannten integrierten Softwarelösung für ein Unternehmen geht. Jeder IT-Verantwortliche einer entsprechenden Organisation wird danach streben die Anzahl der Software-Lieferanten zu minimieren und möglichst viele Anwendungen mit einer „ERP-Lösung“ abzudecken. Daher streben IT-Verantwortliche meist nach jener Softwarelösung, die möglichst viele Anwendungen abdeckt.

Interessanter Weise gibt es nur sehr wenige ERP-Software Anbieter, die auch das komplette HR-Programm inklusive Lohnverrechnung und Zeiterfassung abdecken. Softwarelösungen für das Personalwesen und hier v.a. die Abrechnung und die Zeiterfassung sind immer stark vom regionalen Regelwerk und der regionalen Rechtslage abhängig und werden deshalb nur von ganz wenig international tätigen ERP-Software Anbietern in Österreich angeboten.

Wer soll nun entscheiden, welche Softwarelösung im Bereich Zeitwirtschaft für das Unternehmen die beste Lösung ist? Die IT-Abteilung, die HR-Abteilung, Finanz- und Rechnungswesen, oder… ?

Unsere Erfahrungen zeigen, dass gerade im Bereich der Personalwirtschaft die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit Lösungen, die von der IT-Abteilung „auf´s Aug“ gedrückt werden sehr gering ist. Die Funktionen und Aufgabenstellungen für eine Zeiterfassungs-Software sind nicht nur stark von der regionalen Rechtslage bestimmt, sondern werden auch von den Unternehmensspezifischen Bedürfnissen und den Betriebsvereinbarungen geprägt.

Nicht selten finden Sie Unternehmen, die ihre Betriebsvereinbarungen betreffend Zeitwirtschaft adaptieren müssen, weil das Zeiterfassungsmodul der ERP-Software bestimmte Funktionen, Berechnungen oder Auswertungen nicht bereitstellen kann.

Ebenso zeigen unsere Erfahrungen, dass viele global agierende Betriebe für ihre Österreich-Niederlassungen und Tochtergesellschaften den Bereich Zeitwirtschaft aus der sonst global eingesetzten ERP-Lösung ausklammern.

Aber nicht nur in Großbetrieben, die sich für einen der großen ERP-Anbieter entscheiden stellt sich die Frage, wer die Auswahl für das  richtige Zeiterfassungs-Programm treffen soll. Gerade in Österreich ist die Anzahl von Betrieben mit Mitarbeiterzahlen < 100 Personen ein wesentlicher Teil der Unternehmenslandschaft. Die meisten ERP-Anbieter, die diese Unternehmensgröße im Fokus haben können keine Zeitwirtschaftslösung anbieten. Viele Unternehmen dieser Größenordnungen bedienen sich externer IT-Dienstleister, die auch am Entscheidungsprozess für HR-Software und somit für die Zeiterfassung beteiligt sind.

In Österreich gibt es eine Reihe von Anbietern, die sich ausschließlich auf den Bereich Zeitwirtschaft und damit verbundenen Anwendungen, wie Betriebsdatenerfassung oder Zutrittskontrolle spezialisiert haben. Die meisten dieser Lösungen bieten auch Standard-Schnittstellen zu anderen betrieblichen Anwendungen oder den Programmen der ERP-Anbieter an, so dass der Einsatz einer speziellen Zeitwirtschaft nicht zwangsläufig eine Insellösung sein muss. Es lohnt sich daher immer den Markt nach Spezialisten abzufragen und die Entscheidung für eine Zeiterfassungs-Software nicht ausschließlich nach IT-Technischen Kriterien zu treffen.