Frau mit vielen Ordnern am Schreibtisch, wirkt überfordert

Die Nachbearbeitung in der Zeiterfassungs-Software optimieren

Jedes Software-System, das für den operativen Betrieb in einem Unternehmen genutzt wird – und somit auch die Zeiterfassungs-Software – erfordert laufende Betreuung.  Leistungsfähe Software, die auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt ist kann den Aufwand für laufende und nachträgliche Systembearbeitung erheblich reduzieren.

Wer ein EDV-gestütztes System für die Zeiterfassung nutzt oder den Einsatz eines Zeiterfassungs-Systems plant wird sich mit dem Thema der Nachbearbeitung und laufenden Betreuung des Systems auseinandersetzen müssen. Viele Anwender unterschätzen den Aufwand für die laufende Betreuung und allfällige Nachbearbeitungsarbeiten.

Wie hoch der Aufwand für die Nachbetreuung ist hängt von einigen Faktoren ab, wie z.B.:

  • Welche Ziele werden mit der Nutzung der Zeiterfassung verbunden?
  • Welche Methoden der Erfassung werden genutzt? (Terminals, PC-Buchung, mobile Erfassung, etc.)
  • Welche Software wird eingesetzt?

Je intensiver das System genutzt wird und je Umfangreicher die Zielsetzungen sind, umso mehr Betreuungsaufwand wird notwendig sein und umso qualifizierter müssen die Betreuer des Systems sein.

Dient das System nur der Anwesenheitskontrolle und der Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht und erlaubt das Unternehmen nur eine kleine Zahl unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle mit fixen Arbeitszeiten, kann eine geeignete Software einen großen Teil aller Routinearbeiten übernehmen. Eine der häufigsten Nachbearbeitungstätigkeiten ist das Nachtragen vergessener Buchungen oder das Nacherfassen ungeplanter Abwesenheiten, wie Krankheit, Pflegeurlaub und ähnliches. Hier kann die Kombination aus leistungsfähiger Software und entsprechender Organisation des Unternehmens den Aufwand für eine Nachbetreuung sehr gering halten. Vergessene Buchungen können z.B. durch die im jeweiligen Arbeitszeitmodell vorgesehenen Beginn- und Endzeiten automatisch „ersetzt“ werden. Nur im Fall eines Krankenstandes oder einer anderen ungeplanten Abwesenheit muss eine manuelle Nachbearbeitung erfolgen. Aber auch hier kann eine leistungsfähige und richtig eingestellte Zeiterfassungs-Software dem Nutzer das Leben leicht machen. Eine einmal eigetragene Abwesenheit (wie z.B. ein Krankenstand) wird im System automatisch solange fortgeschrieben, bis der betroffene Mitarbeiter wieder eine Kommt-Buchung im System absetzt.

Je mehr Informationen aus der Verarbeitung der Zeiterfassung für das betriebliche Berichtswesen, das Controlling, das Personalmanagement und die Lohn- und Gehaltsabrechnung genutzt werden umso wichtiger ist es  naturgemäß, dass die Daten des Zeiterfassungssystems auch im Falle ungeplanter Änderungen oder Abweichungen laufend gepflegt und Nachbearbeitet werden. Die Praxis zeigt, dass hier nicht nur Abweichungen der geplanten Arbeits- und Anwesenheitszeiten von Mitarbeitern Ursache für Nachbearbeitungen sind. Bekanntlich ist das Österreichische Arbeitsrecht betreffend flexibler oder gleitender Arbeitszeit sehr komplex und je nach Kollektivvertrag oder Betriebsvereinbarung können sich völlig unterschiedliche Bewertungen von Mehrarbeitszeit, Zeitunterschreitungen oder Überstunden ergeben. Gerade in Fällen längerer Durchrechnungszeiten für ein Gleitzeitmodell erkennt der Arbeitgeber und Arbeitnehmer erst am Ende einer Abrechnungsperiode, dass das im System hinterlegte Modell für Berechnung der  Zeitkonten nicht den rechtlichen und betrieblichen Vorgaben entspricht. In diesen und ähnlichen Fällen kann ein leistungsfähiges System mit flexibler „Rückrechnungs-Funktion“ dem Unternehmen hohe Kosten und Mühen ersparen. Unter „Rückrechnung“ ist hier zu verstehen, dass das System erlaubt alle erfassten Zeitereignisse bestimmter Personen (Kommen, Gehen, Abwesenheiten, etc.) über beliebig lange Zeiträume  mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen und Systemeinstellungen (z.B.: Konten-Parametern) auszuwerten.

Rückrechnungen sind auch dann erforderlich, wenn Abwesenheitsarten nachträglich geändert werden. Z.B.: Urlaub auf Zeitausgleich oder umgekehrt.

Oben genannte Beispiele haben auch Auswirkungen auf eine allfällige Schnittstelle zwischen Zeiterfassungsprogramm und der Lohn- und Gehaltsverrechnung. Deshalb muss bei der Bewertung eines Zeiterfassungssystems geprüft werden, ob durchgeführte Rückrechnungen auch eine entsprechende Aufbereitung der Lohnschnittstelle für eine Aufrollung in der Abrechnung erlaubt.

Anwesenheitsübersicht - Mitarbeiter

Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle.

Die Anwesenheitsliste einer Zeiterfassung erfüllt in der Regel nicht die Voraussetzungen einer betrieblich notwendigen Feuerwehr- oder Evakuierungsliste.

Zeiterfassung wird oft auch als Anwesenheitszeiterfassung bezeichnet. Dies vor allem dann, wenn das System bzw. die Software auch für andere Applikationen, wie z.B. Dienstplanung, Betriebsdatenerfassung oder Zutrittskontrolle eingesetzt wird und dadurch eine begriffliche Abgrenzung zu anderen Anwendungen erfolgt.

Natürlich zählt die Anwesenheitskontrolle zu einem der Ziele, für den Einsatz eines Zeiterfassungs-Systems. Aber auch hier muss man hinterfragen welchen Zweck eine Anwesenheitskontrolle erfüllen soll. Anwesenheitslisten oder Anwesenheitsanzeigen, die aus dem Zeiterfassungsprogramm erstellt werden liefern Anhaltspunkte aber keine 100% verlässlichen Daten bezüglich der Anwesenheit von Personen in einem bestimmten Gebäude oder einem bestimmten Bereich.

Anwesenheitskontrolle als Ergebnis der Zeiterfassung kann nur auf der Grundlage der Buchungen der „Kommt- und Geht-Zeiten“ basieren. Wer also vergisst seine Zeiten zu buchen, wer seinen Chip bzw. Ausweis vergessen hat oder wer aufgrund seiner Stellung im Unternehmen gar nicht am Zeiterfassungs-System teilnimmt (z.B. Geschäftsführung) kann auch nicht in der Anwesenheitsliste korrekt angeführt werden. Dies gilt insbesondere natürlich für Personen, die nicht im Unternehmen beschäftigt sind, wie z.B. Besucher, Lieferanten oder Kunden.

Für viele Unternehmen ist aber trotzdem die Funktion einer Anwesenheitsübersicht aus der Zeiterfassung ein wesentlicher Nutzen (z.B. Telefonzentrale), da eine gute Zeiterfassungs-Anwesenheitsliste auch Gründe für Abwesenheiten anzeigen kann (Urlaub, Dienstreise, Krankenstand, etc.).

Es gibt aber Unternehmen und Organisationen bei denen eine verlässliche Übersicht über die Anwesenheit von Personen in Gebäuden oder Betriebs-Bereichen aus anderen Gründen wichtig und notwendig ist. Neben typischen Hochsicherheitsarealen (Notenbanken, Atomkraftwerke, Justizanstalten) zählen dazu auch Industrie- und Gewerbebetriebe die leicht brennbare Substanzen verarbeiten oder herstellen und daher einem erhöhten Brandrisiko ausgesetzt sind. In solchen Betrieben ist die Verfügbarkeit von sogenannten Feuerwehr- oder Evakuierungslisten Teil einer rechtlichen Verpflichtung.

Aus zuerst genannten Gründen wird ein Zeiterfassungs-System keine seriöse Grundlage einer Feuerwehr- oder Evakuationsliste sein. Eine 100% verlässliche Anwesenheitsliste erfordert die Installation von Zutrittskontroll-Einrichtungen, die sowohl den Eingang als auch den Ausgang aus Räumen und Bereichen kontrollieren. Unter „kontrollieren“ ist hier zu verstehen, dass Personen nur mittels Identifikationsmedium (Chip, Ausweis oder biometrischem Merkmal) bestimmte Zugänge und Ausgänge benutzen können und dass diese Zu- und Ausgänge mit Vereinzelungsanlagen (Drehkreuz, Drehsperre, Schleuse) gesichert sind. Leistungsfähige Systeme der Zutrittskontrolle müssen daher in der Lage sein neben der Verwaltung und Überwachung von zeitlichen und räumlichen Zugangsberechtigungen auch sogenannte Raumverfolgung bzw. Raumüberwachung zu erlauben. Nur damit können zu jedem beliebigen Zeitpunkt Aussagen darüber getroffen werden wie viele und welche Personen sich in bestimmten Gebäuden oder Betriebsarealen befinden.

 

Lehrlinge und Zeiterfassung

Schichtplanung und Zeiterfassung

Eine leistungsfähige Zeiterfassung kann die Aufgaben einer Schichtplanung übernehmen, während viele Schicht- und Dienstplanungsprogramme die Kriterien der gesetzlichen Arbeitszeit Aufzeichnungspflicht nicht erfüllen.

Bei Betrieben mit Schichtbetrieb stellt sich immer die Frage, ob der Einsatz einer Zeiterfassung bzw. eines Zeiterfassungs-Systems notwendig ist, wenn für die Einteilung der Schichten ein elektronisches Planungs-System genutzt wird.

Zu diesem Thema gibt es in Österreich auch eine höchstgerichtliche Entscheidung, die besagt, dass die Vorlage der Schichtpläne gegenüber dem Arbeitsinspektorat die Aufzeichnungspflicht der täglichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter nicht ersetzt.

Wer also in Österreich ein Unternehmen leitet und für die Planung und Einteilung der Schichten ein EDV-gestütztes System nutzt, sollte unbedingt darauf achten, dass dieses System auch die tatsächlichen Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter erfasst, aufzeichnet und auswertet. Viele der am Markt erhältlichen Systeme tun dies nicht und stellen daher für die Unternehmensverantwortlichen ein Risiko dar, wenn es keine zusätzlichen Aufzeichnungen gibt.

Dies ist ein Grund, weshalb immer mehr Betriebe sowohl im Dienstleistungsbereich als auch in der Industrie und Gewerbe eine leistungsfähige Zeiterfassung einsetzen, die auch als Planungs-System für Schichten, Dienste oder den gesamten HR-Ressourcen Bereich genutzt werden kann.

Der Kern jedes Zeiterfassungsprogramms ist die Definition der Tagesmodelle mit denen unterschiedlichen Zeitarten ermittelt werden, die sich aufgrund der jeweiligen Beginn- und Endzeiten der täglichen Arbeit ergeben. Meist führt die Zusammensetzung einzelner Tagesmodelle zu einem Wochenmodell. Für Betriebe, bei denen die Arbeitsleistung in unterschiedlichen Schichten erfolgt, werden diese Wochenmodelle auch als Schichtmodelle bezeichnet, wobei es hier auch unterschiedliche Modelle, je nach der wöchentlichen Soll-Arbeitszeit geben kann (z.B. „Frühschicht mit Teilzeit 20 Std.-Woche, etc.).

Verfügt das Zeiterfassungsprogramm über entsprechende Planungsmodule und entsprechende Selektions- und Filterfunktionen so können dadurch alle notwendigen Kriterien für eine effiziente Planung der Schichten und Ressourcen erfüllt werden.

Neben der Erfüllung der Aufzeichnungsplicht gemäß Arbeitszeitgesetz erlaubt der Einsatz einer entsprechenden Zeiterfassungs-Software für Schichtbetriebe auch die automatische Ermittlung der anfallenden Zulagen und Zuschläge für die Lohn- und Gehaltsabrechnung.

5 für 12, Zeit für Neues

Austritt in der Zeiterfassung

Was ist bei einem Austritt im Zeiterfassungs-System zu berücksichtigen?

Für Unternehmen mit vielen befristeten Dienstverhältnissen oder mit hoher Fluktuation ist ein leistungsfähiges Zeiterfassungs-System eine wertvolle Hilfe in der Personalverwaltung.

Wie bereits in vielen dieser Blogbeiträge ausgiebig behandelt sollten Zeiterfassungs-Systeme auch für die Verwaltung und Aufzeichnung von Abwesenheiten wie z.B. Urlaub, Krankheit, etc. genutzt werden. Darüber hinaus werden Zeiterfassungs-Systeme sehr oft für die Verwaltung der Zugangskontrolle und für die Abwicklung elektronischer Genehmigungsverfahren genutzt. Aus diesen Gründen kann eine Zeiterfassung bei der Berechnung allfälliger Ansprüche des Dienstnehmers bei einem Austritt ein hilfreiches Instrument sein. Andererseits ist im Fall eines Austritts dadurch auch darauf zu achten, dass dem ausgetretenen Dienstnehmer Rechte und Zugang zum Zeiterfassungsprogramm genommen werden um möglichen Schaden für das Unternehmen zu verhindern.

Die Berechnung von Ansprüchen eines Dienstnehmers bei Beendigung des Dienstverhältnisses betrifft nicht nur das vereinbarte laufende und variable Entgelt sondern meist auch die Ersatzleistung für offene Urlaubsansprüche.

Grundsätzlich sieht das Urlaubsgesetz (UrlG) vor, dass der Urlaubsanspruch bei einem Austritt nur der aliquoten Dauer des jeweiligen Urlaubsjahres entspricht. Urlaubsjahre müssen nicht dem Kalenderjahr oder dem Geschäftsjahr des Unternehmens entsprechen sondern sind in Österreich in der Regel ab dem Eintrittsdatum des Dienstnehmers zu rechnen. Ein Dienstnehmer mit Eintrittsdatum 1. Juni hat daher bei einer vereinbarten Beendigung des Dienstverhältnisses per 31. August nur Anspruch auf 3/12tel des ihm zustehenden Jahresurlaubs (= aliquoter Urlaubsanspruch). Dennoch hat der Dienstnehmer das Recht seinen gesamten jährlichen Urlaub bereits zu Beginn seines Urlaubsjahres zu konsumieren, soweit dies mit dem Dienstgeber vereinbart wird. Dadurch ist es auch möglich und legitim, dass sich zum Austrittsdatum ein negativer Urlaubsanspruch ergibt, der allerdings nur im Falle einer fristlosen Entlassung vom Arbeitgeber gegengerechnet werden kann.

Oft wird auch übersehen, dass Urlaubsansprüche verjähren können und dass die Konsumation eines Urlaubs nicht vom Arbeitgeber verordnet werden kann (ausgenommen Betriebsvereinbarungen betreffend Werksurlaub). Der Arbeitgeber kann daher den Dienstnehmer nicht zwingen seinen Urlaub innerhalb der gesetzlichen oder vereinbarten Kündigungsfrist zu konsumieren. Wenn der Arbeitgeber dennoch auf die Arbeitsleistung währen der Kündigungszeit verzichtet, so ist dies in der Zeiterfassung als eigene Abwesenheitsart (Dienstfreistellung) zu führen und darf das Urlaubskonto nicht belasten.

Aus einem intelligenten und gut geführten Zeiterfassungssystem sollte daher zu jedem beliebigen Zeitpunkt, auch in der Zukunft der aliquote Urlaubsanspruch eines Dienstnehmers berechnet werden können. Gerade im Fall eines Austritts muss daher auch ein geplanter (und genehmigter) zukünftiger Urlaub für die Berechnung des aliquoten Anspruchs zum Austrittsdatum berücksichtigt werden.

Ein leistungsfähiges Zeiterfassungssystem sollte dem Nutzer die Möglichkeit bieten Austritte in der Zukunft zu planen, so dass zum jeweiligen Stichtag auch alle Berechnungen abgeschlossen sind und allfällige Berechtigungen (Zutrittsberechtigung, Systemzugang, etc.) automatisch erlöschen.