Zeiterfassung Cloud Lösung

Zeiterfassung als Cloud-Lösung

Eine Cloud-Lösung für die Zeiterfassung ist nicht mit anderen Cloud-Lösungen kaufmännischer Software vergleichbar. Die Entscheidung für eine Cloud-Lösung bei der Zeiterfassung sollte daher gewissenhaft geprüft werden.

Unter „Cloud-Lösung“ verstehen wir eine Anwendung, für die der Nutzer kein eigenes Programm auf einem seiner Rechner installiert haben muss. Der Zugriff auf eine Cloud-Anwendung erfolgt über einen Internet-Browser oder eine entsprechende APP und erfolgt Standort unabhängig. Der tatsächliche Standort des Rechners, auf dem die Anwendung läuft ist für den Nutzer irrelevant.

Fast alle gängigen Internetanwendungen, wie Suchmaschinen, Online-Shops oder diverse Portale für Flug- und Hotelreservierungen sind klassische Cloud-Lösungen.

Auch Programme für Zeiterfassung eignen sich als Cloud-Lösung. Als Interessent für eine Zeiterfassung sollte man aber neben den kaufmännischen Überlegungen auch einige funktionale und praktikable Aspekte berücksichtigen bevor man sich für eine Cloud-Lösung entscheidet.

Bei der Zeiterfassung geht es, wie der Name schon sagt um die Erfassung der Arbeits- bzw. Anwesenheitszeiten von Mitarbeitern. Die Methode der Erfassung, also die Frage, ob Zeiterfassungs-Terminals zum Einsatz kommen ist bei der Beurteilung eines Cloud-Angebots sehr genau zu prüfen. Zeiterfassungs-Terminals werden heute meist als Geräte mit Netzwerkanschluss, also direkte Einbindung in das lokale Netzwerk des Anwenders angeboten. Moderne Zeiterfassungs-Systeme sollten Online-Realtime arbeiten, so dass jede Buchung an einem der Terminals unmittelbar in der Datenbank verarbeitet werden kann. Dafür ist es notwendig, dass zwischen dem Terminal und dem Zeiterfassungsprogramm eine dauerhafte Datenverbindung besteht. Das Terminal muss jederzeit Daten an die Anwendung senden können und Antworten des Programms empfangen können. Das System (Zeiterfassung + Zeiterfassungs-Terminals) muss daher auch in der Lage sein Datenverbindungen außerhalb einer Browseranwendung zu gewährleisten und Firewalls im Netzt des Anbieters und Anwenders berücksichtigen. Hier besteht Bedarf einer Abstimmung zwischen dem Netzwerkverantwortlichen des Nutzers und dem Lösungsanbieter.

Für die Erfassung von Arbeitszeiten ohne Nutzung expliziter Zeiterfassungs-Terminals muss das Zeiterfassungs-Programm daher eine sogenannten WEB-Erfassung (über einen Browser) oder eine APP für Smartphones und Tablett oder eine Erfassungs-APP für Desktop PCs anbieten.

Problematisch kann eine Zeiterfassung als Cloud-Lösung auch dann werden, wenn es Schnittstellen zu anderen Systemen gibt. Typisch für eine anspruchsvolle Zeiterfassung ist die Nutzung von Schnittstellen zu Lohnverrechnungsprogrammen (die z.B. selbst wieder als Cloud-Lösung genutzt werden) für einen automatischen Abgleich der Personalstammdaten und Überleitung von Ergebnissen der Zeiterfassung in die periodische Lohn- und Gehaltsabrechnung. Hier ist zu prüfen, ob beide Cloud-Anwendungen miteinander kommunizieren können.

Viele Anbieter von Cloud-Lösungen haben keinen persönlichen Support für Implementierung und Schulung der Anwender.

Gerade eine Zeiterfassung muss auf den jeweiligen Betrieb abgestimmt sein. Ein leistungsfähiges Programm für Zeiterfassung in Österreich kann nicht so ausgeliefert werden, dass jeder Anwender das Programm sofort nutzen kann. Personalstammdaten, Arbeitszeitmodelle, Gleitzeit- oder Überstundenregelungen müssen individuell für den Nutzer implementiert werden.

Last but not least sollte der Aspekt der Datensicherheit mit in eine Entscheidung für einen Cloud-Anbieter einbezogen werden. Zeiterfassung ist die Verarbeitung personenbezogener Daten und unterliegt daher dem Datenschutzgesetz. Es ist daher zu prüfen, ob der Anbieter einer Zeiterfassung die Anwendungen der Kunden/Nutzer auf jeweils dezidiert zugeordneten und gegen Missbrauch geschützten Datenbanken führen kann.

Arbeitszeitgesetzt und Zeiterfassungssysteme

Arbeitszeiterfassung – Anwesenheitszeiterfassung

Während Stech- und Stempeluhren nur die Anwesenheitszeiten erfassen können sind moderne Zeiterfassungssysteme in der Lage neben der reinen Anwesenheit auch die tatsächliche Arbeitszeit zu erfassen, auch wenn diese z.B. nicht am Dienstort erbracht wird.

Die Arbeitszeit wird im Rahmen des Österreichischen Arbeitsrechts sehr klar definiert (Arbeitszeitgesetz-AZG §2). Auch die Aufzeichnungspflicht des Arbeitgebers über die geleisteten „Arbeitsstunden“ der Mitarbeiter ist gesetzlich verankert (AZG §26).

Dennoch kommt es immer wieder zu Missverständnissen bei der Bedeutung der Begriffe „Arbeitszeit“ und „Anwesenheitszeit“. Dies rührt auch daher, dass oft Geräte oder Systeme, die zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten eingesetzt werden als „Anwesenheitszeiterfassung“ bezeichnet werden. Ursache dafür liegt auch in der Historie dieser Systeme, die mit dem Einsatz von mechanischen Stech- und Stempeluhren begonnen hat. Mechanische Zeiterfassungs-Systeme sind zwangsläufig auf die Erfassung der Anwesenheitszeiten beschränkt.

Ein modernes Zeiterfassungs-System darf natürlich nicht auf die Erfassung der Anwesenheitszeiten beschränkt sein. Um den komplexen Anforderungen des Österreichischen Arbeitsrechts zu entsprechen muss eine Zeiterfassung in der Lage sein alle Arten der Arbeitszeit erfassen und auswerten zu können.

Im AZG wird explizit angeführt, dass Arbeitszeit nicht an die Anwesenheit am Dienstort gebunden ist. Auch die Verrichtung von dienstlicher Arbeit z.B. am Wohnort des Dienstnehmers zählt zur Arbeitszeit (AZG §2.2). Darüber hinaus beschreib das AZG auch Zeitarten wie Reisezeiten oder Bereitschaftszeiten, die per Definition keine Anwesenheitszeiten sein können. Umgekehrt ist aber auch der Begriff der Pause so definiert, dass dieser zwar die Arbeitszeit unterbricht, aber nicht notwendigerweise mit der Unterbrechung der Anwesenheitszeit in Verbindung steht.

Im Zeitalter der WEB-Technologien, Rundumvernetzung und Smartphones können mit einem entsprechenden System heute alle Arten der Arbeitszeit, auch außerhalb des Dienstortes erfasst und ausgewertet werden.

Eine leistungsfähige Zeiterfassung muss natürlich auch in Lage sein betrieblich relevante Abwesenheiten wie Urlaub, Arztbesuche, Dienstwege, etc. zu erfassen. Das Zeiterfassungssystem muss planbare Abwesenheiten (z.B. Urlaub) auch für Zeiträume in der Zukunft erfassen auf Plausibilität prüfen können.

Der richtige Begriff eines modernen Zeiterfassungs-Systems sollte daher nicht Anwesenheitszeiterfassung sondern eigentlich Arbeits- und Abwesenheitszeiterfassung lauten.

Einfache Urlaubsplanung mit Hilfe der Zeiterfassung von Gecosoft

Urlaub und Arbeitszeiterfassung

Die Planung, Berechnung und Erfassung von Urlaubszeiten ist in einem Zeiterfassungs-System mindestens genauso wichtig, wie die Verwaltung von Arbeitszeit-Modellen.

In einem Arbeitszeiterfassungs-System werden, wie der Name schon sagt „Arbeits-Zeiten“ erfasst. In erster Linie denkt man beim Begriff Zeiterfassung daher daran, dass mit diesem System die Anwesenheitszeiten von Mitarbeitern erfasst und dokumentiert werden. Diese Annahme ist auch richtig, wenn man an die Zeit denkt, als für die Zeiterfassung noch mechanische Systeme eingesetzt wurden (Stempeluhren, Stechuhren). Auf der Stempelkarte sind nur jene Zeiten ersichtlich, an denen Mitarbeiter tatsächlich am Arbeitsort waren.
Stempelkarten müssen daher regelmäßig, meist nach Monatsende manuell ausgewertet bzw. nachbearbeitet werden. Dabei geht es nicht nur um die Berechnung der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeiten, sondern auch um die Nacherfassung allfälliger fehlender Stempelungen. Dies gilt insbesondere für Tage an denen Mitarbeiter aus bestimmten Gründen nicht anwesend sein konnten (Krankheit, Dienstreise, etc.), oder an denen eine geplante Abwesenheit (Urlaub) der Grund für eine fehlende Stempelung ist.
Ein Softwareprogramm für Zeiterfassung muss selbstverständlich die „Nachbearbeitung einer Stempelkarte“ auf das notwendigste Minimum reduzieren. Eine unvorhergesehene Abwesenheit, wie z.B. eine Krankheit muss auch in einer Zeiterfassungs-Software durch eine dazu berechtigte Person nachträglich eingetragen werden. Aber für planbare Abwesenheiten sollte das Zeiterfassungsprogramm so ausgestattet sein, dass diese Abwesenheiten im Vorhinein in das System eingepflegt werden und Tage, an denen ein Mitarbeiter seinen Urlaub konsumiert nicht als „Fehlzeit“ aufscheinen.
URLAUB ist jene Abwesenheit, die jeden Mitarbeiter betrifft und für die auch eine gesetzliche Aufzeichnungspflicht besteht. Deshalb sollte ein Zeiterfassungs-System immer auch für die Planung aller planbaren Abwesenheiten genutzt werden. Für Organisationen, bei denen Mitarbeiter Zugang zu betrieblich nutzbaren Computern oder mobilen Geräten (Tabletts, Smartphones) haben, bietet sich deshalb auch das Zeiterfassungs-System als Instrument für die koordinierte Abwesenheitsplanung und ein papierloses Genehmigung Verfahren (Workflow) an.
Gerade in Österreich gibt es betreffend Anspruch und Vereinbarung eines Urlaubs eine Vielzahl arbeitsrechtlicher Vorschriften. Sowohl das Urlaubsgesetz (UrlG), als auch diverse Kollektivverträge oder Betriebsvereinbarungen sehen teilweise komplizierte Regeln vor, wie ein Urlaub zu vereinbaren ist und wie hoch der Anspruch auf Urlaub für den einzelnen Mitarbeiter ist.
Hier unterscheiden sich Zeiterfassungs-Programme sehr stark. Die Berechnung und Verwaltung zustehender Urlaubstage (in Österreich gilt meistens das Eintrittsdatum als Stichtag für Urlaubsansprüche) sollte von der Zeiterfassung abgedeckt werden. Eine Besonderheit ist die Berechnung aliquoter Urlaubsansprüche zu bestimmten Stichtagen.
Sowohl das Österreichische Arbeitsrecht als auch das Steuerrecht und viele interne Controlling Vorschriften sehen hier unterschiedliche, teils komplizierte Berechnungen vor. Mit einem guten Zeiterfassungsprogramm können daher Urlaubsansprüche jederzeit zu jedem beliebigen Stichtag ermittelt werden.

Zeiterfassumg mit GeCOTime leicht gemacht

Zeiterfassung für Dienstnehmer mit All-In Verträgen

Ein All-In Vertrag bedeutet nicht, dass auf eine Zeiterfassung verzichtet werden kann.

Im Juli 2017 wurde für alle Dienstnehmer des Handels für ganz Österreich ein neuer Kollektivvertrag zwischen Gewerkschaft und Wirtschaftskammer ausverhandelt. Neben vielen Änderungen, die v.a. die Berechnung der Entlohnung betreffen wurde auch das Thema „All-In Verträge“ explizit in den Kollektivvertrag aufgenommen.

Dies ist unter anderem ein Anlass dafür das Thema All-In Verträge in Zusammenhang mit der Zeiterfassung zu behandeln. Unter All-In Vertrag wird allgemein ein Dienstvertrag verstanden, in dem vereinbart wird, dass Dienstnehmern durch Zahlung des vereinbarten Bruttogehalts alle allfälligen Entlohnungen für Mehr- und Überstunden abgegolten werden. Auch wenn das Arbeitszeitgesetzt (AZG) Bestimmungen enthält, die eine legitime All-In Vereinbarung rechtlich in Frage stellen, wird in der Praxis der All-In Vertrag akzeptiert und geduldet.

Einer der Vorteile für Arbeitgeber ist der Ausschluss von Zusatzzahlungen für Mehr- oder Überstunden. Vielfach gehen Arbeitgeber auch davon aus, dass Mitarbeiter mit All-In Verträgen nicht am Zeiterfassungssystem teilnehmen müssen. Dies ist jedoch ein Trugschluss. Einerseits aus arbeitsrechtlicher, aber auch aus kaufmännischer Sicht sollten Mitarbeiter mit All-In Verträgen genauso ihre An- und Abwesenheitszeiten im Zeiterfassungssystem erfassen.

Gemäß AZG sind ausschließlich Führungskräfte mit Handelsrechtlicher Verantwortung, also Geschäftsführer, Vorstände und leitende Angestellte mit erweiterten Befugnissen (z.B. Prokuristen) von den Bestimmungen des AZG ausgeschlossen. Für alle anderen Beschäftigten hat der Arbeitgeber Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten zu führen, egal, ob im Dienstvertrag Überstundenpauschalen oder All-In Klauseln vereinbart wurden.

Dienstnehmer mit All-In Verträgen haben zwar keinen Anspruch auf Auszahlung von Mehr- oder Überstunden, wenn sie die kollektivvertraglich vereinbarte Tages- oder Wochenarbeitszeitgrenze überschreiten, aber sie haben die Verpflichtung zur Leistung der vereinbarten Mindestarbeitszeit. Alleine dafür sollte der Dienstgeber auf das Instrument der Zeiterfassung nicht verzichten.

Bekanntlich werden im Zeiterfassungssystem nicht nur die Anwesenheitszeiten oder Arbeitszeiten erfasst sondern auch Abwesenheiten, wie Krankenstände, Urlaube, Arzt-, Behördenwege und ähnliches. Auch elektronische Anträge und Genehmigungen von Abwesenheiten (Urlaub, Dienstreisen, etc.) werden sehr oft über das Zeiterfassungsprogramm als Workflow abgewickelt. Davon sollten All-In Mitarbeiter nicht ausgeschlossen werden.

Der eingangs erwähnte neue Kollektivvertrag für Beschäftigte im Handel sieht vor, dass das Entgelt für Mitarbeiter mit All-In Verträgen in ein Basiseinkommen und einen Betrag für Abgeltung allenfalls zu leistender Überstunden in einem bezifferten Ausmaß aufzuteilen ist. Also wird auch hier ein Nachweis erforderlich sein, dass die tatsächliche Arbeitszeit nicht über die im All-In Vertrag vereinbarte Anzahl von Überstunden hinausgeht.

Arbeitszeitgesetz Paragraph

Kollektivverträge und Zeiterfassung

Nur, wer die Bedeutung und das Wesen der Kollektivverträge kennt, kann verstehen, dass in Österreich Zeiterfassungs-Systeme bei manchen Branchen an ihre Grenzen stoßen.

Das Österreichische Arbeitsrecht besteht aus knapp 40 unterschiedlichen Gesetzen. Gesetze wie z.B. das Arbeitszeitgesetz (AZG), das Urlaubsgesetz (UrlG) oder das Angestelltengesetz (AngG) regeln das individuelle Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Kernstück des Österreichischen Arbeitsrechtes ist aber das Arbeitsverfassungsgesetz (ArbVG), das die kollektiven Beziehungen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern behandelt. Im sogenannten 1. Hauptstück des ArbVG §2 wird das Instrument des Kollektivvertrages definiert. Daraus ergibt sich, dass viele, jedermann bekannte Pflichten der Arbeitgeber und Rechte der Arbeitnehmer nicht auf Gesetzen des Arbeitsrechts beruhen, sondern nur Gültigkeit auf Basis des jeweils anzuwendenden Kollektivvertrages haben. Zum Beispiel ist das sogenannte Urlaubs- und Weihnachtsgeld (13. Und 14. Monatsgehalt)  ein Arbeitnehmerrecht, das nicht auf einem Gesetz, sondern ausschließlich auf Inhalten der Kollektivverträge beruht.

Kollektivverträge werden zwischen Arbeitgeber- und Arbeitnehmervertretungen geschlossen und gelten für bestimmte Berufsgruppen, Branchen und Regionen. In der Regel werden Kollektivverträge zwischen den Gewerkschaften, als Arbeitnehmervertreter und den Organisationen der gesetzlichen Arbeitgebervertreter, den Sektionen der Wirtschaftskammer, also den sogenannten Sozialpartnern geschlossen. Es gibt in Österreich rund 800 unterschiedliche Kollektivverträge von denen mehr als die Hälfte jährlich neu verhandelt und abgeschlossen werden.

Das Thema Arbeitszeit ist in jedem Kollektivvertrag ein zentraler Punkt. Nur dadurch ist es möglich, dass in Österreich die wöchentliche Normal-Arbeitszeit branchenabhängig zwischen 38 und 40 Stunden liegt. In den einzelnen Kollektivverträgen werden neben der wöchentlichen Normalarbeitszeit sehr viele weitere Regelungen betreffend Arbeitszeit sehr unterschiedlich behandelt. Vor allem im Bereich der Umsetzung flexibler Arbeitszeitmodelle und Gleitzeit gibt es eine große Bandbreite. Dazu zählen u.a. die Grenzen der Durchrechnungszeiträume oder die Bewertung von Arbeitszeiten die außerhalb der Normalarbeitszeit liegen.

Bei der Behandlung von Reisezeiten findet man in den Kollektivverträgen sehr viele Varianten, die teilweise für Zeiterfassungssysteme große Herausforderungen darstellen.

Eine besondere Bedeutung betreffend Zeiterfassung haben die unterschiedlichen Regeln für Ruhezeiten. Hier sind v.a. die Kollektivverträge der Beschäftigten im Handel ein Beispiel dafür, dass „einfache“ Zeiterfassungssysteme die Arbeitszeitmodelle eines Einzelhandelsbetriebes mit Öffnungszeiten am 8. Dezember nicht abbilden können.

Wer sich für ein Zeiterfassungssystem interessiert sollte daher dem Anbieter unbedingt den oder die anzuwendenden Kollektivverträge nennen.