Zeiterfassunsgeräte Datafox-EVO4.3-01

Arbeitszeiterfassung – Leistungserfassung

Durch den Einsatz eines Zeiterfassungssystems alleine kann die Arbeitsleistung eines Mitarbeiters nicht gemessen werden. Wird in einer Dienstvereinbarung ein messbares Leistungsziel vereinbart kann dadurch aber nicht die gesetzlich vorgegebene Regelung betreffend Arbeitszeiten außer Kraft gesetzt werden.

„Sie werden hier nicht fürs Herumsitzen bezahlt“ ist eine oft zitierte Aussage eines Vorgesetzten, wenn er mit der Leistung eines Mitarbeiters nicht zufrieden ist.

Auf Basis dieses Zitats wehren sich viele Arbeitgeber gegen ein Zeiterfassungs-System. Bestärkt wird diese Einstellung oft dann, wenn es Mitarbeiter mit sogenannten All-In Verträgen betrifft, also Gehaltsvereinbarungen, die die Bezahlung allenfalls zu leistender Mehr- oder Überstunden inkludieren.

Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer sollten sich darüber im Klaren sein, dass eine Erfüllung der gegenseitigen Verpflichtungen durch Einsatz entsprechender Systeme dokumentiert werden soll. Gehaltszahlungen erfolgen durch Banküberweisungen. Damit ist zumindest für den Arbeitgeber die Erfüllung seiner Pflicht zur Leistung eines Entgelts dokumentiert. Ein Zeiterfassungssystem kann für den Arbeitnehmer eine Dokumentation seiner Pflichterfüllung sein. Aber was passiert, wenn ein entsprechend gefasster Dienstvertrag die Erfüllung klar gestellter Aufgaben und Ziele als Grundlage für eine Entlohnung vorsieht?

Ein gutes Zeiterfassungs-System kann mehr als nur Arbeitszeiten und Abwesenheiten erfassen und verwalten. Viele Systeme haben Module und Funktionen mit denen Arbeitszeiten auch um Qualitätsdaten ergänzt werden können. Wenn das Zeiterfassungsprogramm auch dafür eingesetzt wird um zu ermitteln für welches Projekt oder welche Kostenstelle oder Auftrag die Mitarbeiter wie lange gearbeitet haben können zusätzliche Informationen im System erfasst und ausgewertet werden. Z.B. kann in der Projektzeiterfassung die Anzahl weiter verrechneter Stunden eingegeben werden um die Produktivität eines Mitarbeiters bewerten zu können oder bei einer Auftragszeiterfassung können produzierte Mengen und verbrauchte Materialen im System verarbeitet werden.

Natürlich gibt es eine große Zahl von Berufen und Tätigkeiten bei denen ein erweitertes Zeiterfassungssystem nicht für die Messung der Arbeitsleistung oder -Qualität genutzt werden kann. Viele Ziele sind so definiert, dass die Definition und Kontrolle nicht mit Zeiterfassungs-Softwareprogrammen vorgenommen werden kann. In diesen Fällen sollten sich aber Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Klaren sein, dass die Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeiten im Arbeitszeitgesetz vorgeschrieben sind. Dienstverträge mit noch so gut formulierten Leistungs-Zielen können die Zeiterfassung nicht ersetzen.

Wird in einem Dienstvertrag das Leistungs-Ziel und die Entlohnung so formuliert, dass eine Zeiterfassung völlig überflüssig ist bedeutet das arbeits- und sozialrechtlich eigentlich einen Werkvertrag. Ein expliziter Verzicht auf die Zeiterfassung könnte hier im Streitfall als in Indiz für das Vorliegen eines Werksvertrages liefern.

Resümee: Auch leistungsorientierte Entlohnung sollte immer in Verbindung mit einer Arbeitszeiterfassung gesehen werden.

GeCOTime schützt Ihre Daten!

Datenschutz und Datensicherheit in der Zeiterfassung

Daten der Zeiterfassung sind personenbezogene Daten. Deshalb gelten diese als besonders sensibel und unterliegen auch rechtlichen strengen Vorgaben betreffend Schutz und Sicherheit.

Der Begriff Datenschutz ist streng genommen ein juristischer Begriff. Das österreichische Datenschutzgesetz (DSG) regelt auch konkret den Schutz von Personenbezogenen Daten. Das Gesetzt bezieht sich auf ein bürgerliches Grundrecht, das Jedermann zusichert, dass Daten seine Person betreffend geheim sind.

Datensicherheit ist ein technischer Begriff, der natürlich in Verbindung mit Datenschutz eine wesentliche Bedeutung hat. Jemand der Daten erfasst, speichert, verarbeitet und möglicherweise weiter gibt, kann Datenschutz nur dann garantieren, wenn die Daten eben sicher übermittelt, verarbeitet oder gespeichert werden. Dies ist nicht zwangsläufig mit der EDV-Verarbeitung von Daten verbunden, denn auch manuell erfasste, verarbeitete und gespeicherte Daten unterliegen – so es sich um personenbezogene Daten handelt – dem Datenschutzgesetz und somit der Notwendigkeit einer Datensicherheit. Denken Sie zum Beispiel an das Personalbüro eines Unternehmens. Dienstverträge, Lohnzettel, etc. können nicht in Räumen und Schränken gelagert werden, die jedermann zugängig sind. Ein Mitarbeiter könnte seinen Arbeitgeber unter Bezug auf das DSG belangen, wenn seine Daten auf diesem Wege Dritten zugängig gemacht werden.

Zweifelsohne handelt es sich bei einem modernen, elektronischen Zeiterfassungs-System um die Verarbeitung personenbezogener Daten die auch dem DSG unterliegen. Aus diesem Grund ist daher jedenfalls zu prüfen, ob das System ausreichend Sicherheit bietet.

Die Datensicherheit eines Zeiterfassungs-Systems wird aber nicht nur durch das Bedürfnis des Datenschutzes begründet. Sowohl Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben ein großes Interesse daran, dass die Daten der Zeiterfassung plausibel sind und vor Verlust, Manipulation und widerrechtlicher Weitergabe geschützt werden.

Gerade bei der Erfassung der Anwesenheitszeiten wird hier oft nach der Sicherheit gefragt:

  • Kann ein Identifikations-Medium das zum Erfassen der Zeiten genutzt wird (Ausweis, Chip) manipuliert oder kopiert werden?
  • Wie kann man sich vor einer unerlaubten Weitergabe eines Identifikations-Mediums schützen?
  • Können die Daten aus dem Zeiterfassungs-Gerät vor Verarbeitung in der Software manipuliert oder gelöscht werden?
  • Wie wird die Uhrzeit der Erfassungsgeräte vor Manipulation geschützt?

Aber natürlich müssen alle aus der Verarbeitung der erfassten Zeiten gewonnenen Daten unter dem Blickwinkel der Sicherheit und des Schutzes beleuchtet werden:

  • Steht eine standardisierte Datenbank hinter dem Zeiterfassungssystem, die entsprechend gesichert und vor unberechtigtem Zugriff geschützt ist?
  • Wer verwaltet und kontrolliert die Zugriffsberechtigungen zum Zeiterfassungs-Programm?
  • Wie erfolgt die Information der betroffenen Mitarbeiter über die aktuellen Werte der Zeiterfasung (Monatsjournale, Salden der Zeiterfassungs-Konten, etc.)?

Als Anbieter von Zeiterfassungssystemen müssen wir auf diese Fragen sehr oft antworten. Auch wenn wir wissen, dass die Technologien eines modernen Zeiterfassungssystems in der Regel den gesetzlichen Anforderungen entsprechen können wir nie eine Garantie für 100%ige Sicherheit geben.

Ein modernes Zeiterfassungssystem wird selten völlig autonom und isoliert eingesetzt. Die meisten Anwender bedienen sich der Möglichkeiten von Schnittstellen zu externen Systemen (Lohnverrechnung, oder anderen HR-Systemen) und der Nutzung von Standard Office- und E-Mail-Programmen für die Kommunikation persönlicher Daten.

Gerade deshalb ist eine verbindliche Aussage betreffend Datenschutz und Datensicherheit einer Zeiterfassung nur in Verbindung mit einer praktikablen Regelung für die Handhabung des gesamten Systems und der zusätzlich genutzten Programme möglich.

 

Infografik Vorteile Zeiterfassung

Welche Methoden gibt es für den Betrieb einer Zeiterfassung?

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten eine Vielfalt an Lösungsmöglichkeiten: Buchungen über Zeiterfassungsterminals und/oder über PC Bildschirm, Buchungen über mobile Endgeräte oder automatische Tagessaldoberechnungen für z.B. All-In Mitarbeiter. Wo aber soll das System Installiert werden? Oder kann ich es ganz einfach in der Cloud nutzen?

 

Welche Methode ist für mich die Richtige?

 

Um diese Frage beantworten zu können müssen wir die „Betriebsmethoden“ einer Zeiterfassungslösung definieren. Diese Methoden definieren auch das dahinter stehende Geschäftsmodell. Wir unterscheiden drei Varianten:

 

1, Variante Kauf:

Mit der „klassischen“ Variante kaufen Sie die Lizenzen und das System wird auf Ihrem Server installiert. Damit ist eine einmalige Investition in Lizenzen, allfälliger Hardware (Terminals, Ausweise) und Dienstleistung verbunden, denn der Großteil der Kosten entsteht bei der Installation des Projekts. Damit sind Sie nach der Installation „unabhängig“ uns haben alles selbst in der Hand.

 

2, Variante Hosting: Zum Unterschied der Variante 1, wird die gekaufte Lizenz auf einem externen, „gehosteten“ Server installiert. Damit ersparen Sie sich die Serveranschaffungskosten, wie auch die Lizenzkosten für Betriebssystem, Datenbank, etc., und dessen Betrieb. Die Instandhaltung der Server-Hardware, das Upgrade der Serversysteme aber auch die Verantwortung für Sicherheit, Datenbackup, etc. wird ausgelagert. Würden Sie sich nach einiger Zeit entschließen doch einen eigenen Server anzuschaffen, kann das Zeiterfassungssystem mühelos auf den eigenen Rechner transferiert werden. Der Hosting-Betrieb erfordert neben den Investitionen in Software, Erfassungsterminals und Dienstleistung die Bezahlung einer monatlichen Hosting-Gebühr.

 

3, Variante Nutzung; Sämtliche Komponenten für eine Zeiterfassung wie Lizenzen, Zeiterfassungsterminals, RFID-Medien (Schlüsselanhänger oder Ausweise), Serverplatz und -Betrieb, SW-Wartung werden vom Zeiterfassungsanbieter angeschafft und auf Basis eines Rechenzentrum-Betriebes zur Verfügung gestellt. Die Verrechnung erfolgt pro aktiven Zeiterfassungsnutzern und pro Zeiteinheit.

 

Die Varianten zwei und drei gehen in der Regel mit Laufzeitbindungen einher.

 

Welche Variante für Sie passt bedarf Recherche und Berücksichtigung der individuellen Strukturen, Wünsche und Vorgaben sowohl technischer aber auch kaufmännischer Natur. Wie z.B.:

  • Ist im Unternehmen Windows-Server und entsprechendes IT-Knowhow über das Betriebssystem und Netzwerktechnik vorhanden?
    • Dann steht einer Installation der Zeiterfassung auf dem eigenen Rechner nichts im Wege
  • Wollen Sie IT-Kompetenz lieber extern zukaufen?
    • Dann ist der Betrieb einer gehosteten Zeiterfassung der richtige Weg
  • Ist das lokale Netzwerk durch Firewalls so abgesichert, dass Zugriff von außen nur schwer möglich ist.
    • Dann ist der Betrieb auf einem gehosteten Server u.U. technisch sehr aufwendig
  • Sieht die Unternehmenspolitik eine Minimierung gebundener Mittel und Investments in Anlagevermögen vor?
    • Dann ist der Betrieb der Zeiterfassung auf Basis einer Nutzungsvereinbarung der richtige Ansatz.

 

Professionelle Zeiterfassungsanbieter helfen in Beratungsgesprächen die für Sie passende Lösung zu finden um für Sie ein möglichst effizientes Bedarf-Preis-Leistung Verhältnis zu erlangen.

Zeiterfassung GeCOTime über Web-Terminal

Zeiterfassung über Web-Terminal

Ein Web-Terminal kann in bestimmten Fällen nicht nur den Einsatz eines Hardware-Terminals (Zeiterfassungs-Terminal) ersetzen sondern bietet auch eine Reihe zusätzlicher Features.

Für ein Zeiterfassungs-System sind die Zeitereignisse die Grundlage jeder Berechnung und Auswertung. Zeitereignisse sind die Zeitpunkte an denen die betroffenen Personen, also in der Regel die Mitarbeiter eines Unternehmens ihre tägliche Arbeit beginnen, unterbrechen oder beenden. Diese Zeitereignisse können über unterschiedliche Methoden ermittelt werden.

Seit der Einführung Web-basierter Zeiterfassungsprogramme besteht die Möglichkeit Zeitereignisse auch über ein sogenanntes Web-Terminal zu erfassen. Unter Web-Terminal wird eine Browser-Anwendung verstanden, die es dem Benutzer erlaubt bestimmte Daten an das Zeiterfassungsprogramm meist online zu übermitteln.

Das Web-Terminal wurde ursprünglich als Ersatz herkömmlicher Hardware-Terminals konzipiert. Dies setzt natürlich voraus, dass jeder Mitarbeiter, der seine Zeiten über das Web-Terminal erfassen soll Zugang zu einem PC mit Internetverbindung hat. Also jede Person bucht auf seinem „eigenen“ Terminal.

Funktion und Design der Oberfläche der ersten Web-Terminals wurden den Hardware-Geräten angepasst (siehe Beispiel einer Web-Terminal Maske für Betriebsdatenerfassung der Software GeCOTime):

h

Der Haupt Unterschied zu den Hardware Terminals ist die Personen-Identifikation. Während Hardware Terminals in der Regel über einen Kartenleser (Ausweisleser) oder eine biometrische Leseeinheit (z.B. Fingerprintleser) verfügen, erfolgt die Personen Identifikation am Web-Terminal über Eingabe einer ID-Nummer (+ Passwort).  Das Web-Terminal ist Teil einer Zeiterfassungs-Software. Wer berechtigt ist auf diese Software zuzugreifen – also die Anwendung Web-Terminal startet – muss sich daher mit seinen Zugangsdaten anmelden.

Natürlich lässt sich ein Web-Terminal auch so konfigurieren, dass bei jeder Buchung / Stempelung eine Personenidentifikation erfolgen muss. Dies gibt dann Sinn, wenn einige Personen über den gleichen Rechner Zeiten erfassen. In diesem Fall kann auch ein „Ausweisleser“ an den Rechner angeschlossen werden und die Mitarbeiter identifizieren sich, wie bei einem Hardware-Terminal mit ihrem Ausweis oder Chip.

Als Anbieter von Zeiterfassungs-Lösungen werden wir oft gefragt, ob es nicht einfacher und preiswerter ist anstelle eines Hardware Terminals (z.B. im Eingangsbereich eines Gebäudes) einen PC aufzustellen auf dem ständig eine Anwendung Web-Terminal läuft. Diese Option ist mittelfristig jedenfalls nicht zu empfehlen: Die Anschaffungskosten für einen stabilen PC mit Touchscreen-Bildschirm und Ausweisleser liegen in ähnlicher Größenordnung eines Terminals. Außerdem ist die Wartung eines PCs für allgemeine Nutzung wesentlich aufwendiger als die eines Hardware-Zeiterfassungsterminals. Auch darf man die Datensicherheit nicht unterschätzen.

Web-Terminals eines modernen Zeiterfassungsprogramms bieten heute neben der reinen Erfassung der Arbeitszeiten auch eine Vielzahl zusätzlicher Funktionen. Wenn das Zeiterfassungsprogramm auch die Funktion eines elektronischen Genehmigungsverfahrens bietet (Workflow) ist der Einsatz eines Web-Terminals meist Voraussetzung für die Nutzung dieser Funktion. Über ein Web-Terminal können auch bestimmte Daten aus der Zeiterfassungs-Anwendung für Mitarbeiter zur Ansicht oder Ausdruck bereitgestellt werden (siehe Beispiel einer Maske Web-Terminal GeCOTime mit Optionen Workflow).

i