ABWESENHEITEN PLANEN UND ERFASSEN in der Zeiterfassung oder in der Lohnverrechnung?

Dienstplan ersetzt Zeiterfassung

Wenn ein System für Erstellung von Dienst- und Einsatzplänen auf der Grundlage einer leistungsfähigen Zeiterfassungs-Software basiert ist es nicht erforderlich zwei Systeme zu führen.

Das Arbeitszeitgesetzt (AZG §26) sieht vor, dass der Arbeitgeber über die tatsächlich geleisteten, täglichen Arbeitsstunden Aufzeichnungen führen muss. Art und Form der Aufzeichnung wird im AZG nicht geregelt. Die Aufzeichnung mit Hilfe eines Zeiterfassungssystems wird im §26(2) in Verbindung mit Gleitzeitvereinbarungen explizit als mögliche Form der Aufzeichnungsplicht angeführt. Ebenso wird in diesem Absatz geregelt, dass der Arbeitgeber die Aufzeichnung im Rahmen entsprechender Vereinbarungen dem Arbeitnehmer überlassen kann. Der Arbeitgeber muss die Korrektheit überprüfen und die Aufzeichnungen bei allfällige Kontrollen dem Arbeitsinspektorat vorlegen.

Eine besondere Herausforderung für die Zeiterfassung sind Betriebe und Organisationen bei denen die tatsächlichen Arbeitszeiten der Abreitnehmer auf Basis laufend zu erstellender Dienst- und Einsatzpläne stark variieren. Dies gilt sowohl für Schichtarbeiten in der Industrie als auch in Dienstleistungsorganisationen im Gesundheitswesen, im Tourismus oder in Serviceorganisationen, die auch über die üblichen Bürozeiten hinaus Mitarbeiter beschäftigen müssen.

Gerade diese Organisationen haben vor allem das Bedürfnis ihre Personalressourcen kurz und mittelfristig zu planen und zu managen. Hier gibt es eine Vielzahl von Anbietern geeigneter Systeme, die von der konventionellen Plantafel bis zu komplexen EDV-Programmen reichen. Hauptaugenmerk dieser Systeme ist es auf Basis der vorhandenen Ressourcen eine optimale Verteilung der Aufgaben auf die zu Verfügung stehenden Mitarbeiter zu gewährleisten. Dafür werden wichtige Parameter wie die Qualifikationen, örtliche Zuständigkeiten, bisherige Einsatzzeiten, geplante Abwesenheiten (Urlaub), etc. verarbeitet so dass im Idealfall auf Basis geeigneter Algorithmen ein optimaler Dienst- oder Einsatzplan ermittelt wird.

Wenn diese Dienst- oder Einsatzpläne ohne dahinterliegende Zeitmodelle geführt und nur als Planwerte dokumentiert werden, wird (auch gemäß höchstgerichtlicher Entscheidungen) dadurch die Aufzeichnungspflicht (§26 AZG) nicht erfüllt. Dienstpläne sollen daher immer auf Basis von Arbeitszeitmodellen erstellt werden, so dass dadurch neben den Beginn- und Ende-Zeiten auch Pausenzeiten und entsprechende Zeitarten, wie z.B. Normalarbeitszeit, Mehrarbeit, Überstunde, etc. ersichtlich sind. So gesehen darf die „Zeiterfassung“ nicht von der „Dienstplanung“ getrennt werden. Ein integriertes System erlaubt auch Planwerte in die Ist-Erfassung überzuleiten. Für die Erfüllung der Aufzeichnungspflicht nach AZG ist es jedoch notwendig, dass Überleitung der Planwerte durch die betroffenen Personen bestätigt wird und dass Abweichungen vom Plan (auch wenn es nur geänderte Beginn- und Ende-Zeiten sind) ausreichend dokumentiert werden. Dadurch können auch Zeitsalden aus Gleitzeitvereinbarungen mit längeren Durchrechnungszeiträumen über den Dienstplan bedient werden.

Die oft gestellte Frage, ob es bei Nutzung eines Zeiterfassungs-Programms mit der Zusatzfunktion einer Dienstplanung notwendig ist Arbeitszeiten über Zeiterfassungs-Terminals zusätzlich zu erfassen kann man somit wie folgt beantworten:

Wenn die Dienstplanung alle Abrechnungs- und Bewertungsfunktionen einer Zeiterfassungs-Software erfüllt und dem Nutzer entsprechende Dokumentationen über die Erfüllung bzw. allfällige Abweichungen der Planung liefert, ist der Einsatz zusätzlicher Erfassungs-Geräte nicht erforderlich.

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Zeitkorrekturen in der Zeiterfassung

Auch das beste Zeiterfassungs-System der Welt kann nicht alle Daten selbst generieren. Eine gute Zeiterfassungs-Software kann aber viele Fehler rechtzeitig erkennen, korrigieren und betroffene Mitarbeiter oder Vorgesetze über Abweichungen vom Plan oder der Norm informieren.

Ein Zeiterfassungs-System soll, wie auch der Name sagt die Arbeitszeiten bzw. die An- und Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter eines Unternehmens erfassen und auswerten.

In der Regel werden für die Datenerfassung Geräte (Zeiterfassungs-Terminals) oder Erfassungsmasken am PC oder auf einem mobilen Gerät (APP) genutzt. Es ist Aufgabe der Mitarbeiter über diese Datenerfassung (Stempelungen) zumindest Beginn und Ende (oder Kommen und Gehen) der täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren. Darüber hinaus gibt es natürlich noch eine Vielzahl zusätzlicher Informationen, die durch Mitarbeiter im Zeiterfassungs-Programm erfasst und verarbeitet werden können (z.B. Unterbrechungen, Pausen oder bezahlte und unbezahlte Abwesenheiten, Kostenstellen- oder Arbeitsplatz-Daten, etc.).

Was passiert, wenn nun ein Mitarbeiter einmal vergisst oder verhindert ist eine Information einzugeben. In der Praxis sprechen wir hier von einer „vergessenen Buchung oder Stempelung“.

In einer modernen Zeiterfassungs-Software werden „vergessene Buchungen“ oder nicht plausible Eingaben erkannt und es können bestimmte Regeln festgelegt werden, was passieren soll.

Im Folgenden wollen wir an einigen Beispielen die häufigsten Fälle von „vergessenen Buchungen“ analysieren.

Zuerst muss aber geklärt werden, wie das System konfiguriert ist bzw. wie die Dienstanweisungen für das Erfassen der Arbeitszeiten lautet. Hier gibt es unterschiedliche Varianten:

  1. Erfassen der Arbeitszeiten am Zeiterfassungs-Terminal oder am mobilen Gerät bzw. über Buchungsmasken (z.B. WEB-Terminal) am PC-Arbeitsplatz
    1. Auf dem Erfassungs-Gerät wird explizit eine Kommt- oder Geht-Buchung oder eine Buchung mit der Zusatzinformation Kommen- oder Gehen mit Abwesenheitsgrund erfasst. Dies kann durch die Aufforderung zum Drücken der entsprechenden Taste (Kommen/Gehen, ..) oder durch automatische Voreinstellungen (z.B.: 05:00 bis 13:00 Uhr: Kommen, 13:00 bis 21:00 Uhr: Gehen) erfolgen.
    2. Das System erlaubt, dass jede Buchung (ohne Drücken einer bestimmten Taste) in der Zeiterfassung verarbeitet wird und in der Software die jeweils erste Buchung am Tag als Kommen-Buchung erkannt wird. Danach erfolgte Buchungen werden dann automatisch als Gehen- bzw. erneute Kommen-/Gehen-Buchungen gewertet. Ein korrekt erfasster Arbeitstag muss daher eine gerade Anzahl an Buchungen haben.
  2. Die täglichen Arbeitszeiten werden auf Basis einer Planung (Dienstplan, Schichtplan, Personaleinsatzplanung) oder fixen Voreinstellung für die Mitarbeiter festgelegt und nur allfällige Abweichungen oder Abwesenheiten werden explizit im System erfasst.

Wenn wir über Konsequenzen „fehlender“ oder „vergessener Buchungen“ sprechen, kann dies zwangsläufig nur die Varianten 1.a oder 1.b betreffen. Was passiert also, wenn an einem Arbeitstag eine Buchung fehlt?

Bei Variante 1.a kann einfach erkannt werden ob an einem Tag vergessen wurde „Kommt“ oder „Geht“ zu buchen. Das Programm ist also aufgefordert eine „fehlende Buchung“ entweder durch voreingestellte Parameter zu ersetzen oder Mitarbeiter und/oder Vorgesetzte über das „Fehlen“ einer Buchung zu informieren. Das automatische Ersetzen einer fehlenden Buchung könnte z.B. auf Basis des Tagesmodells für den Mitarbeiter erfolgen, wenn darin tägliche Soll- oder Planwerte für Beginn und Ende der Arbeitszeiten definiert sind. In jedem Fall sollte aber das System eine Meldung über das „Fehlen“ einer Buchung generieren. Dies hat den großen Vorteil, dass jeder Fehler zeitnah erkannt wird und durch entsprechenden Nachtrag manuell korrigiert wird. Alternativ würde die fehlende Buchung erst bei der Erstellung einer Auswertung (in der Regel das Monatsjournal am Monatsende) erkannt werden und ein korrekter Nachtrag unter Umständen schwierig sein. Natürlich muss das Zeiterfassungs-System jede automatisch oder manuell erstellte Ersatz-Buchung dokumentieren und in diversen Auswertungen entsprechend ausweisen.

Etwas diffiziler ist der Korrektur-Prozess im Fall der Variante 1.b. Da das System so eingestellt, dass die jeweils erste Buchung am Tag als „Kommen-Zeit“ verarbeitet wird, besteht ein aufwendiger Korrektur-Prozess, wenn einmal eine Buchung am Beginn des Arbeitstages vergessen wird. Das System nimmt in diesem Fall die als erste erkannte Buchung als „Kommen-Zeit, obwohl der Mitarbeiter damit das Ende des Arbeitstages oder eine Unterbrechung der Arbeitszeit dokumentieren wollte. Hier wird es für ein Softwareprogramm schwierig selbständig zu erkennen, welche Buchung (Kommen- oder Gehen) nun tatsächlich zu ersetzen ist. Das System wird lediglich erkennen, dass an einem Arbeitstag eine ungerade Anzahl an Zeit-Buchungen vorhanden ist. Natürlich wird auch hier das Programm eine entsprechende Nachricht an betroffene Personen (Mitarbeiter, Vorgesetze, Administrator) senden um über eine Abweichung der Norm zu informieren. Wenn nun die erste Kommt-Buchung vergessen wurde müssen zwangsläufig alle anderen Buchungen dieses Tages geändert werden, da ja eine vermeintliche Geht-Buchung vom System als erste Buchung des Tages mit der Funktion „kommen“ gewertet wird. Im Worst-case müssen daher alle Zeitdaten dieses Tages in der entsprechenden Erfassungsmaske geändert werden, wobei das System die tatsächlichen Buchungszeiten, auch wenn Kommen- oder Gehen falsch gesetzt wurde zumindest in einem Logfile abspeichern muss.

Generell ist darauf zu achten, dass das Zeiterfassungs-System frei definierbare Optionen für die Erkennung und Behandlung von Abweichungen erlaubt. Auch wenn das „Vergessen einer Buchung“ der verbreitetste und wahrscheinlichste Grund für eine Abweichung ist, gibt es viele andere Fakten, die ein gutes System zu Aktionen und Nachrichten veranlassen sollte. Das können sowohl eingetretene oder bevorstehende Verletzungen der Grenzen zulässiger täglicher Arbeitszeiten sein, oder unentschuldigte Abwesenheit (es gibt keine Zeitbuchung und keine Abwesenheitsplanung). Umgekehrt muss auch der Grund einer Zeitbuchung an Tagen, die im System nicht als Arbeitstage vorgesehen sind (Feiertag, Wochenende, Urlaub, etc.) geklärt werden und vom System als „Normabweichung“ ausgewiesen werden.

 

Fragen zur Zeiterfassung

Welche Informationen kann eine Zeiterfassung noch liefern?

Wer nur die Kommen- und Gehen Zeiten aus seinem Zeiterfassungs-System auswertet nutz wahrscheinlich nur 1% der Möglichkeiten der Zeiterfassungs-Software. Hier werden einige Funktionen beschrieben, die eine moderne Zeiterfassungs-Lösung darüber hinaus liefern sollte.

Für viele Unternehmen wird das Zeiterfassungs-System nur zur Aufzeichnung der täglichen Kommen- und Gehen Zeiten, also der Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter genutzt. Hier liegt der Verdacht nahe, dass es sich dabei vorwiegend um ein Kontroll-System handelt.

Die Aufzeichnungspflicht des Arbeitgebers wird auch dadurch nur teilweise erfüllt. Wenn das Arbeitsinspektorat nach den Arbeitszeit Aufzeichnungen fragt, wird mit Sicherheit auch die Einhaltung der gesetzlichen Pausenzeiten kontrolliert. Wer sich also mit dem täglichen Kommt- und Geht-Aufzeichnungen begnügt, wird spätestens bei der Vorlage der Aufzeichnungen beim Arbeitsinspektor eines besseren belehrt.

Natürlich sind moderne Zeiterfassungssysteme in der Lage bei der Berechnung der täglichen Anwesenheitszeit, also der Zeitspann zwischen der Kommt- und Geht-Stempelung auch eine Pause zu berechnen, wenn die Zeitspanne mehr als 6 Stunden beträgt. Aber hier können sich Zeiterfassungs-Programme in ihren Möglichkeiten bereits stark unterscheiden. Wenn das System für die Berechnung der täglichen Arbeitszeit nur die gesetzlichen 30 Minuten abzieht, wird zwar der Wert der Arbeitszeit richtig ermittelt, aber dem Arbeitsinspektorat wird dadurch nicht genüge geleistet. Aus den Aufzeichnungen muss hervorgehen, wann genau Mitarbeiter ihre Pause nehmen. Also sollte das System in der Lage sein die Pause mit genauen Beginn- und Ende-Zeiten einzufügen und zwar so, dass die maximale durchgängige Arbeitszeit 6 Stunden nicht überschritten wird.

Aber nur die Pausenzeiten richtig zu berechnen und darzustellen macht noch nicht das Gelbe vom Ei eines Zeiterfassungs-Systems aus. Im Folgenden möchten wir eine Liste von Funktionen und Möglichkeiten aufzeigen, die eine moderne Zeiterfassungs-Software bieten kann bzw. bieten sollte:

 

Abwesenheiten planen, genehmigen, erfassen und auswerten:

Oft wird nicht daran gedacht, dass eine Zeiterfassung nicht nur die Arbeitszeiten dokumentieren soll, sondern dass es notwendig ist auch Abwesenheiten im System planen, auswerten und abbilden zu können. Dazu zählen vor allem die Urlaube, Pflegeurlaube und Krankenstände, die ja auch zur Aufzeichnungspflicht des Arbeitgebers zählen. Gerade die Berechnung der Urlaubsansprüche und allfällige Bewertung offener Urlaubsansprüche zu Stichtagen stellt für Österreichische Unternehmen eine gewisse Herausforderung dar. Zusätzlich kann ein Zeiterfassungs-Programm auch Hilfe für die Planung und Genehmigung von Urlauben leisten, wenn die Option eines „Workflows“ angeboten wird.

Für viele Betriebe gibt es darüber hinaus noch eine Vielzahl weiterer Abwesenheitsgründe, die auch Einfluss auf die Berechnung der Arbeitszeiten und in Folge auf Lohn- und Entgeltbestandteile haben. Dazu zählen z.B. aktive und passive Reisezeiten, Arztbesuche und Behördenwege, Ausbildungszeiten oder Besuch der Berufsschule bei Lehrlingen. Für Mitarbeiter, die ihre Arbeit auch außerhalb des Büros erledigen zählen natürlich Dienstwege, Kundenbesuche oder Arbeit auf Messen und Ausstellungen oder Home-Office zur Arbeitszeit. In diesem Fall sollte man bei der Beurteilung eines Zeiterfassungs-Systems auch darauf achten, ob es möglich ist für Arbeiten im Außendienst Qualitätsdaten mit zu erfassen. Also welcher Kunde wurde besucht, welches Projekt wurde bearbeitet oder welche Tätigkeit wurde erfüllt.

 

Mehrstunden, Überstunden, Zuschläge mit und ohne Steuerbefreiung:

Das Österreichische Arbeits- und Steuerrecht stellt durchaus anspruchsvolle Herausforderungen für Zeiterfassungssysteme dar. Oft wird erst bei einer Prüfung der Lohn- und Sozialabgaben erkannt, welche Versäumnisse bei der Berechnung und Auszahlung von Löhnen und Gehältern für Mehr- und Überstunden gemacht wurden. Die sogenannte „Blockzeit Regelung“ gemäß Österreichischem Einkommensteuergesetz sei hier nur als ein spezielles Beispiel genannt: Wer mehr als 3 zusammenhängende Überstunden im Zeitraum zwischen 19:00 und 07:00 Uhr leistet kommt in den Genuss der Auszahlung steuerbefreiter Zuschläge. Hier kann ein leistungsfähiges Zeiterfassungs-System mühsame, manuelle Arbeit der Lohn- und Gehaltsabrechnung sparen.

Wer mit seinen Mitarbeitern sogenannte „Gleitzeit“ vereinbart, wird sehr bald erkennen, dass die Verwaltung der angefallenen Mehr- oder Weniger-Stunden ohne Zeiterfassungs-System nur schwer möglich ist. Aber auch hier liefert das Österreichische Arbeitsrecht ausreichend Stoff als Herausforderung für Zeiterfassungs-Software. Bei Gleitzeitvereinbarungen ist es notwendig die tägliche Differenz der vereinbarten Soll-Zeit in zumindest einem Konto zu führen (+/-Stunden). Sobald das sogenannte Gleitzeitkonto einen Plus-Stand ausweist, stellt sich die Frage, ob und mit welchem Faktor diese Plus-Stunden zu bewerten sind, wie lange sie fortgeschrieben werden können oder wann und wie sie ausbezahlt werden. Natürlich spielen hier für die richtige Abbildung in der Zeiterfassung auch die Einzelvereinbarungen der Unternehmen mit den Mitarbeitern eine große Rolle. Aber sowohl das Arbeitszeitgesetz (AZG) als auch die unzähligen Kollektivverträge geben klare Regelungen vor, die ohne entsprechende Software nur mit sehr mühseliger Nacharbeit richtig bearbeitet werden können und für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gerechte Behandlung gewähren.

Eine vollständige Auflistung aller Spezialitäten, die eine Gesetzes- und Vertragskonforme Abwicklung eines Gleitzeitsystems mit sich bringen kann würde den Rahmen diese Blogs bei weitem sprengen.

 

Mitarbeiter Informations-System:

Das AZG sieht auch vor, dass der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Zugang zu den Aufzeichnungen ihrer Arbeitszeiten gewähren muss. In der Praxis wird es aber nicht nur bei der Information der Arbeitszeiten bleiben, sondern die Mitarbeiter werden regelmäßig Bedarf an Informationen über ihre Urlaubsansprüche, Zeitsalden, Überstunden, etc. haben. Wer es sich ersparen will, dass die Mitarbeiter laufend mit entsprechenden Anfragen die Personalabteilung oder Gehaltverrechnung belästigen, sollte die Möglichkeiten des Zeiterfassungssystems nutzen und zumindest am Monatsende eine der vielzähligen, möglichen Auswertungen, die meist als Monatsjournal bezeichnet werden den Mitarbeitern zu Verfügung stellen. Dies hilft auch allfällige Missverständnisse, vergessene Buchungen oder Abwesenheitsmeldungen rechtzeitig zu erkennen.

 

Anwesenheitslisten:

Eigentlich selbstverständlich bei einem Zeiterfassungs-System sollte die Verfügbarkeit einer Anwesenheitsübersicht sein. Aber auch hier scheiden sich die Geister. Eine wirklich aktuelle Anwesenheitsübersicht erfordert eine Realtime-Online Zeiterfassung. Außerdem ist es für ein gutes Informationssystem wichtig, dass im Falle einer Abwesenheit auch allfällige Abwesenheitsgründe mit zu erwartendem Ende angezeigt werden können und dass die Anwesenheitsübersicht nach diversen Kriterien (z.B. Abteilung, Kostenstelle, etc..) selektierbar ist. So ist dieses Feature des Zeiterfassungssystems ein hilfreiches Instrument für Empfang, Telefonzentralen oder Abteilungs-Sekretariate.

Auch für Ernstfälle wie Feueralarm oder anderen Evakuierungsbedarf kann eine Anwesenheitsliste in einem Betrieb oder Gebäude eine nützliche Funktion sein.

Sicherheit in der Zeiterfassung? Wie schützt man seine Daten?

Wie sensibel sind Zeiterfassungs-Daten?

Die Erfahrung zeigt, dass sehr viele Arbeitgeber und fast alle Arbeitnehmervertreter die Daten eines Zeiterfassungs-Systems als höchst sensibel sehen.

Als vor über 100 Jahren die ersten Stechuhren und später Stempeluhren eingeführt wurden, war es selbstverständlich, dass die Stechkarten oder Stempelkarten aller Mitarbeiter in dafür vorgesehenen Behältnissen an zentralen Stellen (meist im Eingangsbereich) verwahrt wurden und somit für Jedermann ersichtlich waren. Ein Nebeneffekt der Verwendung von „Kartenkästen“ für die Stempelkarten war, dass auch die An- oder Abwesenheit einzelner Mitarbeiter aufgrund der Position der Stempelkarte (im Kasten Anwesend oder im Kasten Abwesend) ersichtlich war.

Bloggie

Offensichtlich wurden wir erst durch die EDV gestützte Verarbeitung von Daten betreffend Datenschutz und Datensicherheit sensibilisiert. Der Schutz und die Sicherheit von Daten, die in EDV Systemen verarbeitet werden unterliegen heute sowohl gesetzlichen als auch kaufmännischen Regulativen.

Daten der Zeiterfassung sind ex Definitionen personenbezogene Daten und müssen daher gemäß Datenschutzgesetz in einem Unternehmen so verarbeitet und gespeichert werden, dass der Zugriff und die Bearbeitung nur berechtigten Personen möglich ist. Darüber hinaus unterliegen die Daten für die Vorlage bei Arbeitsinspektorat und Finanzamt einer 7-jährigen Aufbewahrungspflicht.

Heute erfolgt bei nahezu 100% aller Dienstnehmer die Lohn- und Gehaltsabrechnung über eine entsprechende Software. Interessanterweise ist es für viele Unternehmen selbstverständlich, dass die Abrechnung bei externen Dienstleistern (Steuerberater oder Serviceunternehmen für Gehaltsabrechnung) durchgeführt wird. Hochsensible Daten, wie z.B. variable Entgeltansprüche, Krankenstände, Überstundenauszahlungen oder gar Stammdaten mit Informationen über Gehälter und Löhne werden dafür oft über unverschlüsselte E-Mail Korrespondenz oder andere unsichere Kommunikationswege übermittelt.

Obwohl in einem Zeiterfassungssystem keine geldwerten Informationen, also EURO-Beträge verarbeitet werden zeigt sich, dass die Bereitschaft für die Auslagerung einer Zeiterfassungs-Software noch sehr verhalten ist.

Selbstverständlich sollte bei einem modernen Zeiterfassungs-System die Datenübertragung auch über Internet (WEB-Lösung) gesichert und verschlüsselt sein. Ebenso muss eine Berechtigungsverwaltung des Systems dafür Sorge leisten, dass Daten des Systems nur autorisierten Personen zugängig sind. Dadurch, dass in der Regel jeder Mitarbeiter in einem Unternehmen mit Zeiterfassungs-System aktiv am System teilnimmt (Stempeln am Terminal oder PC, etc.) ist der Manipulationsschutz ebenso ein Teil der „sensiblen Datenverarbeitung“.

Resümee ist, dass Zeiterfassungs-Daten sehr wohl zu den hoch sensiblen Daten eines Unternehmens gehören, aber dass moderne EDV-gestützte Systeme in der Lage sind diese Daten wesentlich sicherer zu verarbeiten als herkömmliche mechanische Methoden.