Zeiterfassung GeCOTime am Laptop

Zeiterfassung im Web

Zeiterfassungs-Systeme werden zunehmend als WEB-Lösung angeboten. Nicht jeder Hersteller versteht aber unter einer WEB-Anwendung das gleiche. Im Folgenden geben wir einen kurzen Überblick.

Gerade bei einer Anwendersoftware wie ein Zeiterfassungssystem gibt es viele Gründe weshalb eine WEB-Technologie Vorteile bietet, aber dazu ist es notwendig zu wissen, was unter WEB-Anwendung zu verstehen ist.

Während früher Netzwerke meistens den Verbund von Computern und peripheren Geräten innerhalb eines geschlossenen Systems betroffen haben (LAN= Local Area Network), sind Netzwerke heute meist Teil des Internets bzw. World Wide Web, kurz WEB. Das bedeutet, dass ein Verbund von Computern, Druckern, Eingabegeräten, etc. nicht zwangsläufig nur über das lokale Netz oder WLAN (WiFi) miteinander verbunden sein müssen, sondern dass die vorhandene Infrastruktur des Internets für die Vernetzung bestimmter Geräte genutzt wird. Ein wesentlicher Grund dafür sind Programme, Treiber und andere Module, die bereits als Standard mit Betriebssystemen und Internet tauglichen Geräten ausgeliefert werden. Ein Beispiel dafür ist der Internet-Browser.

Vereinfacht kann man auch WEB-Lösungen so spezifizieren, dass zur Bedienung der Anwendung über einen PC kein lokales Programm (Client) installiert werden muss, sondern dass dafür ein Standard Internet Browser genutzt werden kann.

Vielfach werden aber auch Lösungen, die über einen sogenannten Remote-Desktop bedient werden können als „WEB-Lösung“ bezeichnet. In diesem Fall ist es zwar richtig, dass auf dem PC des Benutzers keine Client-Software installiert werden muss, aber der Aufruf eines Programms über den Remote-Desktop bedeutet, dass der User Teilnehmer eines „geschlossenen“ Netzwerks sein muss. Natürlich können heute Verbindungen in ein geschlossenes Netz auch über das Internet aufgebaut werden, aber geschlossene Netze sind in der Regel über entsprechende Firewalls geschützt, so dass ein Zugriff auf eine Applikation mittels Remote-Desktop über das Internet nur mit Hilfe einer Sicherheitssoftware, die meist als VPN-Tunnel bezeichnet wird möglich ist.

So gesehen fallen viele Systeme, die sich als „WEB-Lösung“ präsentieren eigentlich nicht in diese Kategorie.

WEB-Lösungen sind somit Applikationen, bei denen der Zugriff, also und somit die Anwendung über jedes Gerät, das sich im Internet befindet und über einen entsprechenden Browser verfügt möglich ist. Die bekanntesten und meist genutzten WEB-Applikationen sind daher Suchmaschinen, oder ähnliche Plattformen und Portale, wie WEB- oder Online-Shops.

Für den Bereich Zeiterfassung gilt das gleiche. Natürlich handelt es sich dabei um eine Applikation, auf die nicht von jeder Internet-Nutzer zugreifen kann und die auch gegen unberechtigten Zugriff entsprechend geschützt werden muss (Benutzer, Passwort, Schlüssel, etc.).

Eine Besonderheit bei einer Zeiterfassungs-WEB-Applikation ist der Anschluss von Erfassungsgeräten (Terminals). Eine echte WEB-Applikation muss daher in der Lage sein Daten von Erfassungsgeräten (Terminals) zu verarbeiten, die ebenso über eine Internetverbindung mit dem Applikations-Server verbunden sind.

Die Zeit kann man nicht zurückdrehen

Zeiterfassung in Stunden/Minuten versus Industrie-Minuten

Da wir den Umgang mit Dezimalzahlen gewohnt sind, fällt es uns schwer mit Zeitendaten in nicht dezimalen Werten wie Stunden, Minuten und Sekunden zu rechnen.

Seit Beginn der Erfassung und Aufzeichnung von Arbeitszeiten in Betrieben und Fabriken Ende des 19. Jahrhunderts gibt es eine Diskussion darüber, mit welchem Zahlenformat die Berechnung von Arbeitszeiten, Pausen, Abwesenheiten und ähnlichen Werten aus dem Thema Zeiterfassung erfolgen soll.

Naheliegend ist natürlich der gewohnte Umgang mit Zeiteinheiten im Format Stunden, Minuten, Sekunden (hh:mm:ss).

Wann beginnt die Arbeit und wie lange dauert ein Arbeitstag? Natürlich sprechen wir hier von gewohnten Formen wie, „Halb Acht“ (07:30) oder 8 Stunden und 20 Minuten (08:20). Nur wenige Menschen würden hier von „Sieben Komma fünf Uhr“ (7,5) oder „Acht Stunden Komma 33“) sprechen. Wir sind eben gewohnt Zeiten im Format „hh:mm:ss“ zu lesen. Dafür gibt es auch nationale und internationale Standards und Normen (DIN/ISO).

Problematisch wird das gewohnte Zeit-Format erst, wenn wir damit rechnen müssen, denn unser gewohntes Dezimalsystem funktioniert hier nicht mehr. Bekanntlich hat eine Stunde 60 und nicht 100 Minuten und ein Tag besteht aus 12 und nicht aus 10 Stunden!

Bereits zur Zeit der Stech- und Stempeluhren wurde daher für das Ausrechnen von Arbeits- und Abwesenheitszeiten die „Industrie-Zeit“ eingeführt. Unter Industriezeit versteht man die Darstellung von Zeitpunkten und Zeitspannen im Dezimalformat. Somit entspricht z.B. 10:25 als (hh:mm) der Dezimalzeit von 10,416666 Stunden!

Hier zeigt sich bereits die Problematik, die entsteht, wenn man anstelle hh:mm Formate Dezimalformate verwendet: Bei Berechnung von Sekunden, Minuten als Dezimalzahl ist es notwendig durch 0,60 zu dividieren. Dabei kann es logischerweise zu vielen Werten mit periodischen Dezimalen (25 Minuten sind eben 0,416666… Stunden) kommen. Es ist üblich periodische Dezimalzahlen auf zwei Kommastellen zu runden, also in unserem Beispiel entspricht der Wert 10:25 (hh:mm) dann 10,42 Stunden. Viele der auch heute noch eingesetzten mechanischen Systeme (Stempeluhren) drucken daher auf die Stempelkarte Dezimalwerte. Hier entsteht aber z.B. ein Rundungsfehler von 0,3333 Minuten.

Für die Berechnung von Zeitsummen oder Differenzen ist es wesentlich einfacher mit Dezimalwerten zu rechnen, vor allem wenn man Bedenkt, dass es in Zeiten der Stempeluhren noch keine Computer oder Rechenmaschinen gab, die in hh.mm.ss – Werten rechnen konnten. Stempelkarten wurde früher durch entsprechendes Personal mechanisch, manuell ausgewertet.

Moderne Zeiterfassungssysteme rechnen Zeiten im hh:mm – Format, denn für die Programme ist das Addieren oder Subtrahieren von hh:mm – Werten genauso wenig Aufwand wie das Rechnen mit Dezimalwerten. ABER! Es gibt einen großen Vorteil bei der Berechnung von Zeitspannen im hh:mm Format: Es gibt keine Rundungsfehler!

Unter der Annahme, dass ein durchschnittlicher Nutzer eines Zeiterfassungs-Systems 4-6 Buchungen (Stempelungen) pro Tag tätigt lässt sich leicht die Größenordnung der Summierung von Rundungsfehlern nachvollziehen. 4-6 Buchungen bedeutet, dass täglich ~ 3 Zeitspannen berechnet werden. Dabei können jeweils 0,3333 Minuten Rundungsfehler – also ca 1 Minute/Tag – entstehen. Bei durchschnittlich 20 Arbeitstagen pro Monat sprechen wir hier bereits von einem Fehlerpotenzial von 20 Minuten! Ein gutes Zeiterfassungsprogramm sollte deshalb immer in hh:mm rechnen.

Dennoch ist die Umwandlung von hh:mm Formaten in Industrieminuten bzw. die Option Zeitwerte in beiden Formaten anzuzeigen ein wichtiges Feature eines Zeiterfassungs-Systems. Für die automatische Überleitung von Ergebnissen der Zeiterfassung in das Lohnverrechnungsprogramm werden fast immer Dezimale Werte gefordert.

Titelbild - Zutrittskontrolle

Zeiterfassung International, Mehrsprachig

Die gesetzlichen Rahmenbedingungen betreffend der Arbeitszeiten von Dienstnehmern unterliegen nationalen Gesetzen und sind deshalb auch innerhalb der EU stark unterschiedlich ausgeprägt. Dennoch suchen viele Unternehmen mit überregionaler Tätigkeit nach einheitlichen Lösungen zum Thema Zeiterfassung.

Bereits mehrfach wurde im Rahmen dieses Blogs das Thema der Österreich-spezifischen, komplexen Regelungen der betrieblichen Arbeitszeiten behandelt. Viele Systeme, auch namhafter Hersteller, die in manchen EU-Ländern oder sogar im US-Markt große Bedeutung haben können in Österreich nicht fußfassen. Die lokalen Anforderungen v.a. im Bereich der Grenzen höchstzulässiger Arbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten, Urlaubsansprüchen, Überstundenregelungen und die steuerliche Behandlung von Zuschlägen für zusätzliche Arbeitszeiten sprengen die Grenzen mancher Zeiterfassungs-Systeme.

Umgekehrt lässt sich aber daraus schließen, dass Anbieter von Zeiterfassungs-Systemen, die den Österreichische Anforderungen gerecht werden mit großer Wahrscheinlichkeit auch für den Einsatz in anderen Ländern geeignet sind. Dies wird auch durch die Erfahrung bestätigt, die die Firma Gecosoft, als Anbieter von Standardsoftware für Zeiterfassung mit international tätigen Kunden in Österreich gemacht hat.

In den meisten Fällen stellt die Abbildung unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle für Standorte in anderen Ländern keine Herausforderung des Systems dar. Die Tauglichkeit für den Einsatz eines zentralen Systems mit Standorten in unterschiedlichen Ländern bestimmt sich eher dadurch, ob folgende Kriterien abgedeckt werden können:

  • Mehrsprachigkeit
    • Kann das zentrale System in Abhängigkeit von Merkmalen (z.B. Kennzeichen im Mitarbeiter-Stammsatz) automatisch die richtige Sprache für die Bedienung des Systems oder die Anzeige am Zeiterfassungs-Terminal generieren?
    • Kann das System so konfiguriert werden, dass bestimmte Nutzer die Anwendung in mehreren Sprachen bedienen bzw. auswerten können?
    • Können unterschiedliche Zeichensätze (z.B. Kyrillische Schrift) angezeigt werden und auch an den Erfassungsgeräten aus einer zentralen Datenbank genutzt werden?
  • Zeitzonen
    • Ist das System in der Lage unterschiedliche Zeitzonen zu bedienen?
    • Können Mitarbeiter, die an mehreren Standorten eines Unternehmens in unterschiedlichen Zeitzonen tätig sind ihre Arbeits- und Reisezeiten im System abbilden?
  • Auswertungen
    • Ist das System in der Lage betriebswirtschaftlich relevante Auswertungen (z.B. Überstunden, Urlaubsansprüche für Rückstellungen, Krankenstände, etc.) sowohl in den regionalen Zonen als auch übergreifend über alle Standorte zu ermöglichen?
  • Support/Betreuung
    • Kann das System aus der Zentrale so konfiguriert und bedient werden, dass lokale Supports und Schulungen von Anwendern ohne Inanspruchnahme lokaler Systemberater durchgeführt werden können?

 

Ideal für den mehrsprachigen Einsatz sind daher Systeme, die so konzipiert sind, dass Texte und sprachabhängige Maskenanzeigen in Tabellen verwaltet werden, die es einem Nutzer erlauben selbständig Übersetzungen bzw. sprachliche Sonderwünsche umzusetzen.

Besucher mit Zeiterfassung und Zutritt einfach verwalten

Jobsharing in der Zeiterfassung

Jobsharing wird aktuell viel diskutiert, aber was bedeutet diese Arbeitsform eigentlich genau und wie ist dies umsetzbar? Kann eine Zeiterfassung dieses Arbeitsmodell überhaupt abbilden?

Genau genommen werden unter Jobsharing 3 unterschiedliche Modelle verstanden. Top Sharing bzw. Job-Pairing bezeichnet die Aufteilung unternehmerische Aufgaben auf mehrere Personen. Job-Splitting hingegen bedeutet, dass ein Arbeitsplatz (in der Regel eine Vollzeitposition) von unterschiedlichen Personen besetzt wird.

Job-Pairing oder Top-Sharing stellt für ein Zeiterfassungs-System keine spezielle Herausforderung dar, da dieses Modell nicht die Anwesenheitszeiten der einzelnen Mitarbeiter kennzeichnet sondern nur ihre jeweiligen Aufgaben oder Funktionen. Beim Job-Splitting liegt die Sache aber ganz anders:

Job-Splitting in der Zeiterfassung

Job-Splitting setzt voraus, dass die betroffenen Mitarbeiter in einem Teilzeit-Dienstverhältnis beschäftigt sind. Da somit gewisse Regeln einzuhalten sind, hat jeder Mitarbeiter eine gewisse Mindest-Sollzeit zu erfüllen. Diese Sollzeit kann auf alle Wochentage (z.B. jeden Tag 2 Std.) oder nur auf bestimmte Tage verteilt werden.

Je nach Vereinbarung erfolgt die Entlohnung nach den tatsächlich erbrachten Arbeitszeiten, soweit bestimmte, vereinbarte Grenzen nicht unterschritten oder überschritten werden. Genau dafür ist die Nutzung eines Zeiterfassungs-Systems sinnvoll und hilfreich.

Das System erfasst nun die tatsächlichen Zeiten und diese können, sobald die Mindest-Zeit überschritten wird als Mehrstunden am Periodenende (meistens Monatsende) für die Gehaltsabrechnung herangezogen werden.

Geht einer der Mitarbeiter in den Urlaub oder wird krank, haben die anderen Mitarbeiter die Wochenstunden zu erfüllen. Die Abwesenheit Urlaub oder Krank darf im Zeiterfassungssystem keine Minus-Stunden erzeugen. Deshalb ist es notwendig auch für diese Tage im System eine fiktive Sollzeit, die der Mindestwochenstundenzahl entspricht zu hinterlegen.

Dadurch ermöglicht dieses Beschäftigungsmodell dem Arbeitgeber die Gewissheit, dass die Funktionen an allen Arbeitstagen von einem der Job-Splitting Mitarbeiter wahrgenommen werden, jedoch in Summe der Personalaufwand einem Vollzeit-Mitarbeiter (FTE = full time equivalent) entspricht.

Maxerl - Zeit und Kosten

Buchen auf Kostenstellen in der Zeiterfassung

Was ist eine Kostenstelle?

„Kostenstelle“ ist ein Begriff aus der Betriebswirtschaftslehre und Teil der Kostenrechnung. Im Zeiterfassungsprogramm GeCOTime können die Arbeitszeiten einzelner Mitarbeiter bestimmten Kostenstellen zugewiesen werden und stehen daher für Auswertungen im Rechnungswesen zu Verfügung. Mitarbeiter können über den Personalstamm einer fixen Kostenstelle zugewiesen werden (Stamm-Kostenstelle). Das ermöglicht auch Zuordnungen von Mitarbeitern zu bestimmten Gruppen, die nicht für die reine Kostenrechnung relevant sind. (z.B.: Leiharbeiter, Externe Mitarbeiter). Über die Funktion Kostenstellen-Wechsel können dann bestimmte Arbeitszeiten  verschiedenen Kostenstellen zugeordnet werden.

Definition einer Kostenstelle in GeCOTime:

Kostenstellen werden angelegt unter Personal-Zeiterfassung -> Gruppen -> Kostenstellen

1Nach Befolgen der oberen Reihenfolge, gelangt man in folgende Maske der GeCOTime.

2Nun Kann man hier frei eine Kostenstelle Bezeichnen und definieren. Durch die Häkchen an der rechten Seite wird angegeben wo die Kostenstelle aufscheint.

Hat man eine Kostenstelle nach den eigenen Wünschen definiert so kann diese nun im Personalstamm(Per01) für jeden Mitarbeiter hinterlegt werden.

3Im Personalstamm kann nun auch unterschieden werden, zwischen Stamm Kostenstelle und

aktueller Kostenstelle.

Hierzu eine kurze Erklärung:
Stamm Kst. Nr: Damit legt man fest, für welche Kostenstelle ein Mitarbeiter generell arbeiten soll.

Aktuelle Kst. Nr: Bezeichnet jene Kostenstelle auf der die zuletzt erfasste Arbeitszeit (über Terminal oder Webterminal) gebucht wurde.

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Die Kostenstellen sind auch in der Tagesbetrachtung eines jeden Mitarbeiters einsehbar, dadurch ist es einem Unternehmen möglich, ohne viel Aufwand festzustellen für welche Kostenstelle ein Mitarbeiter gerade tätig ist.

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