GeCOTime: Zeiterfassungssystem für Österreich

Zeiterfassung in der heutigen Arbeitswelt

Ist eine Zeiterfassung für die Bedürfnisse der heutigen Arbeitswelt geeignet?

Hat „925“ in unserer Arbeitswelt noch Gültigkeit? Das klassische „nine to five“ Modell, arbeiten von neun Uhr morgens bis fünf Uhr nachmittags, wird mit den heutigen Anforderungen an die Arbeitsweilt und Möglichkeiten diese Arbeit umzusetzen immer mehr obsolet. Die Arbeitsgesellschaft verlangt nach flexiblen Dienstzeiten und Arbeitszeitmodellen. Das bringt neue Herausforderungen.

Das Thema Dienstzeit ist neben dem Gehalt das sicher heikelste Thema in der Arbeitswelt. Viele Dienstnehmer wissen zum Thema Arbeitszeit nicht über ihre Rechte und Pflichten Bescheid. Das Arbeitszeitgesetz (AZG) regelt u.a. wie lange Arbeitnehmer pro Tag und pro Woche arbeiten dürfen. Ergänzt wird die Regelung durch die Kollektivverträge (ca. 860 in Österreich) und Betriebsvereinbarungen. Ca. 95% aller Arbeitsverhältnisse unterliegen den Kollektivverträgen.

Die Arbeitszeitregelung ist ein unüberschaubarer Berg an Bestimmungen. Unterschiedliche Arbeitnehmer haben unterschiedliche Regelungen. Was für den einen gilt, gilt für den anderen noch lange nicht!

Welche Herausforderungen gibt es?

Erreichbarkeit: Ein Problem, die fast alle Arbeitnehmer betrifft, ist die dauernde Erreichbarkeit. Über Handy bzw. Email am Handy ist man permanent „online“. Schnell wird zu Hause eine Email beantwortet oder ein beruflicher Anruf entgegengenommen bevor man zum Arbeitsplatz fährt. Das stellt neue Anforderungen an die Arbeitszeitregelung: z.B. wann beginnt meine Arbeitszeit? Das Schreiben einer dienstlichen Email ist Arbeitszeit, ein berufliches Telefonat ist Dienstzeit. Beides muss in der Zeitaufzeichnung dokumentiert werden. Professionelle Zeiterfasser bieten eine APP, die mit dem Zeiterfassungssystem im Unternehmen gekoppelt ist. Damit ist die Aufzeichnung kein Problem. Anmerkung: Teilweise drehen Unternehmen ihre Mailserver zu bestimmten Zeiten ab, damit Mitarbeiter keine Emails erhalten und somit keine Arbeit im priv. Bereich anfällt

Vernetzung: Im privaten Bereich werden Arbeiten fürs Unternehmen erledigt. Wird umgekehrt im Unternehmen privates erledigt? Immer wieder tappen Dienstnehmer in die Falle. Das erledigen von privaten Angelegenheiten während der Arbeitszeit ist oft nur einen Mausklick entfernt. Selbst wenn das Benutzen des vom Unternehmen zur Verfügung gestellte Internets im Unternehmen erlaubt ist und ein private Email oder eine private Bestellung schnell erledigt ist, kann das fatale Folgen haben. Wird die private „Surf-Zeit“ nicht ausgestempelt also als Dienstzeit geschrieben, ist das rechtlich gesehen Betrug am Unternehmen und ein berechtigter Kündigungsgrund. Das bedeutet Arbeitszeit zu schreiben und dabei private Tätigkeiten zu verrichten. Experten raten, privates Surfen, Telefonate, etc. in der Pause durchzuführen.

Überstunden: Oft reicht die tägliche Dienstzeit für die Verrichtung des täglichen Arbeitsaufwandes nicht mehr aus. Ca. 30% der Dienstnehmer machen regelmäßig Überstunden. Je nach Dienstverhältnis müssen Überstunden in Österreich vom Dienstgeber angeordnet werden. Im EU Durchschnitt arbeiten Dienstnehmer 40,4 Std pro Woche. Österreichische Dienstnehmer liegen im Ranking hinter England und Portugal an dritter Stelle mit 41,5 Arbeitsstunden pro Woche. Österreichweit sind das ca. 250 Millionen Überstunden pro Jahr. Wichtig ist, dass diese Überstunden ordentlich dokumentiert werden. Diese Aufzeichnungen sind wichtig, wenn z.B. nach Beendigung eines Dienstverhältnisses noch Überstunden offen sind. Anmerkung: Im Streitfall hat der ehem. Dienstnehmer 3 Monate Zeit die Überstunden schriftlich geltend zu machen.

Homeoffice: Arbeiten von zuhause. Einige Unternehmen bieten Gleitzeit ohne Kernzeit an. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter arbeiten kann wann er will. Er muss die ihm gestellten Arbeiten erledigen. Das verlangt ein großes Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. der Begriff Dienstzeit bekommt eine neue Variante: neben der Arbeit kann auch gleichzeitig privates erledigt werden. Z.B. beim Telefonieren mit einem Kunden über Headset kann die Waschmaschine eingeschalten werden. Ist das nun Arbeitszeit oder Privatzeit?

Arbeitszeiten erfassen leicht gemacht

Fenstertage: Umsetzung in der GeCOTime Zeiterfassung

In unserem heutigen Beitrag sehen wir uns an wie „Fenstertage“ in der GeCOTime Software umgesetzt werden.

Wir haben drei unterschiedliche Varianten aufgezählt, wie ein Fenstertag behandelt werden kann, wenn an diesem Tag nicht gearbeitet wird:

  1. Fenstertag wird als Urlaubstag konsumiert
  2. Fenstertag wird als Zeitausgleich konsumiert
  3. Fenstertag wird nach bestimmten Kriterien eingearbeitet

 

Ad 1.: Urlaub

In der GeCOTime Zeiterfassung haben wir die Möglichkeit einen Urlaub im Vorhinein zu planen, so dass an diesem Tag das System automatisch die Abwesenheitsart Urlaub vorsieht und je nach Definition das Urlaubskonto um die entsprechende Zahl von Tagen, Halbtagen oder Stunden belastet.

Die Planung des Urlaubs erfolgt entweder direkt durch den Mitarbeiter oder berechtigten Benutzer im Jahreskalender des Mitarbeiters oder über das Modul „Workflow“ im Rahmen eines Genehmigungsprozesses.

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Ein Urlaub kann im Modul Workflow über die Funktion „Abw.Antrag stellen“ (wfl08) beantragt werden. Hierbei wird auf „neuer Antrag“ geklickt. Personalnummer und Name werden hier automatisch erkannt und eingetragen. Es muss also nur der Zeitraum des Urlaubes (Abw Art: URL/URLAUB) angegeben werden, ein Urlaub kann für einen oder mehrere Tage beantragt werden, in manchen Fällen wird sogar ein halber Tag Urlaub gestattet.

  • Danach nur noch Genehmigung beantragen nicht vergessen!

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Sobald ein Urlaubsantrag gestellt wurde, wird der nächste eingetragene Vorgesetzte per Mail verständigt. Der Vorgesetzte hat nun die Möglichkeit den Antrag zu bestätigen oder abzulehnen. Egal welche Entscheidung der Vorgesetzte trifft, der Mitarbeiter wird per Mail verständigt, sobald der Vorgesetzte den Antrag abgelehnt oder bestätigt hat.

Nachdem ein Urlaubsantrag vom Vorgesetzen bestätigt wurde, wird er automatisch in GeCOTime eingetragen und die Urlaubstage werden vom Urlaubskonto abgezogen.

 

Ad 2.: Zeitausgleich:

Wenn den Mitarbeitern erlaubt wird an einem Fenstertag Zeitausgleich zu nehmen erfolgt der Vorgang in der GeCOTime Zeiterfassung gleich, wie an jedem anderen Tag an dem ganztägig oder stundenweise Zeitausgleich genommen wird.

Damit in so einem Fall das System keine unerlaubte Abwesenheit oder ungeklärte Fehlzeit ausweist muss in der Planung, ähnlich einer Urlaubsplanung (siehe oben) die Abwesenheit „Zeitausgleich“ für den Fenstertag eingeplant werden. Dies kann, wie beim Urlaub über den Kalender oder über das Antragswesen im Modul Workflow gemacht werden. Voraussetzung ist, dass im System die Abwesenheitsart Zeitausgleich vorhanden ist und dass für den entsprechenden Mitarbeiter ein entsprechendes Zeit-Konto eingerichtet ist.

 

Ad 3.: Einarbeiten eines Fenstertages:

Während die Varianten 1 und 2 keine „Fenstertag-spezifischen“ Einstellungen im Programm GeCOTime erfordern, ist die Abbildung der Variante 3 nur dann möglich, wenn im System die notwendigen Einstellungen und Definitionen vorgenommen werden. Dies betrifft besondere Zeitarten, Tagesmodelle, Wochenmodelle, Abwesenheitsarten und Konten. Hier zeigt sich, wie vielfältig die flexible Gestaltung dieser Parameter in GeCOTime ist und dass GeCOTime auch komplexe Regelungen ohne Sonderprogrammierung abbilden kann.

Die an einem freien Fenstertag entfallende Arbeitszeit kann, gemäß §4(3) AZG auf andere Werktage verteilt werden. Diese Einarbeitung muss jedoch innerhalb von 13 Wochen erfolgen, wobei diese 13 Wochen den freien Fenstertag einschließen müssen.

Das bedeutet für die Abbildung im Zeiterfassungssystem, dass die fehlenden Soll-Stunden dieses freien Fenstertags auf ein eigenes Konto gebucht werden müssen. Die Abwesenheit am Fenstertag darf allfällige andere Zeitsalden nicht berühren.

Der Einarbeitungszeitraum muss explizit festgelegt werden, denn für diesen Zeitraum muss das System nun andere Sollzeiten vorgeben und an jedem Tag dieses Zeitraums ermitteln, wie viele der Einarbeitungs-Stunden verbraucht wurden.

 

Definition eines Fenstertags in der GeCOTime:

Zuerst muss eine neue Abwesenheitsart für einen Fenstertag hinterlegt werden. Dies kann im Tab „Abwesenheitsarten“ (zei01) ganz einfach erledigt werden.

Allerdings muss man bei dieser Abwesenheitsart darauf achten, dass kein Häkchen bei der Soll Zeit gesetzt ist, da ein Fenstertag wieder eingearbeitet werden muss und somit keine Soll Stunden generieren darf. Außerdem wird bei dieser Abwesenheitsart hinterlegt, dass die Zeiten auf das entsprechende „Einarbeitungs-Konto“ gebucht werden.

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Sobald die Abwesenheit „Fenstertag“ erstellt wurde, können die festgelegten Fenstertage mit Hilfe der „Planen“ Funktion im Jahres-Abw.Kalender (zei15) eingetragen werden.

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Wenn ein Fenstertag nicht nur einen Mitarbeiter, sondern gleich mehrere betrifft, besteht auch die Möglichkeit, mit Hilfe der Periodenplanung (zei17) den Fenstertag gleich für alle betroffenen Mitarbeiter zu planen.

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Für den vereinbarten Zeitraum der 13 Wochen muss nun das entsprechend vorbereitete Wochenmodell vorgesehen werden. Dieses Wochenmodell ist so definiert, dass damit die Zeitarten „Einarbeitungszeit“ automatisch dem Einarbeitungs-Konto gutgeschrieben werden.

Damit ist gewährleistet, dass zu jedem Zeitpunkt festgestellt werden kann wie viele Reststunden aus dem Fenstertag noch eingearbeitet werden müssen, bzw. – wenn der Zeitraum der 13 Wochen vor dem Fenstertag definiert wird- wie viele Stunden schon vorgearbeitet wurde.

AZG Recht

Zeitänderung in der GeCOTime Zeiterfassung: Wer darf was?

Zeiterfassung ist ein sehr sensibles Thema. Deswegen ist es umso wichtiger, dass die Daten der Zeiterfassung und die somit ermittelten Zeiten auch korrekt sind. Nachträgliche Änderungen oder Korrekturen errechneter Daten sind zwangsläufig notwendig (vergessene Stempelungen, Ende-Zeiten von Abwesenheiten, etc.). Dies darf aber nicht zu unkontrollierten Manipulationen führen. Im Falle der GeCOTime Zeiterfassungs-Software kann mit Hilfe von Berechtigungs- und Änderungsregeln die nachträgliche Änderung von Daten limitiert und kontrolliert werden.

 

Wer darf etwas ändern?

Die Anwendung GeCOTime erlaubt eine sehr selektive Vergabe von Benutzerberechtigungen. In der „Benutzerverwaltung“ können Regeln festgelegt werden, wer, wann welche Funktionen ausüben darf. Es kann durchaus sinnvoll sein den Mitarbeitern zu erlauben bestimmte Korrekturen, Ergänzungen von Zeit-Stempelungen oder Abwesenheitsdaten selbst im System einzugeben. Im Menü   „Benutzerverwaltung/Berechtigungsregeln“ können bestimmten Personen für unterschiedliche Funktionen Lese- und/oder Schreib-Rechte zugewiesen werden.

 

Was ist eine Änderungsregel?

Hier wird festgelegt welche Daten/Funktionen geändert werden können und bis zu welchem Zeitraum oder Zeitpunkt diese Änderungen eingegeben werden dürfen. So könnte ein Administrator festlegen dass die Zeiten nur für den aktuellen Monat bis maximal 2 Wochen zurück geändert werden können. Wenn ein Mitarbeiter vergisst seine Zeiten bis zum Ende eines Monats korrekt einzutragen, wird die Möglichkeit zur Bearbeitung des vorherigen Monats gesperrt und kann nur mehr von einem Benutzer mit „höheren“ Rechten vorgenommen werden.

 

Erstellen einer Änderungsregel in der GeCOTime:

Hierzu muss man unter „System -> Benutzerverwaltung“ in die Funktion „Änderungsregel“ (sys33) einsteigen und eine (neue) Änderungsregel anlegen.

Blog8.2.2017

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sobald man in diese Funktion eingestiegen ist, wird mit klicken in das Feld „ Änderungs Regel“ und der Taste „Neuen Satz erstellen“ eine neue Änderungsregel geöffnet.

Hat man eine neue Änderungsregel erstellt, ändert Sich die Ansicht in folgendes Layout.

blog2.8.2.2017

So kann von einem Administrator frei definiert werden, welche Funktionen in der GeCOTime von der Änderungsregel betroffen sein sollen. Die Anzahl der Änderungsregeln, die in GeCOTime angelegt werden können ist nicht beschränkt.

 

Konfiguration einer Änderungsregel:

Wie oben schön zu sehen ist, wird die Änderungsregel durch folgende Punkte konfiguriert:

 

  • Funktion: In diesem Feld wird ausgewählt welche Funktion die Änderungsregel betrifft. In unserem Beispiel bedeuten die Funktionen „zei13“ das Bearbeiten der täglichen Kommt- und Geht-Zeiten im Menü Tagesbetrachtung und „wfl01“ bzw. „wfl08“ z.B.: einen Zeitantrag bzw. Urlaubsantrag im Modul Workflow zu stellen.
  • Korrektur Periode: Hier verwaltet man die Perioden Dauer, solange die Funktion zur Bearbeitung freigegeben ist (Woche, Monat, Jahr).
  • Ganze Periode: Ein Häkchen bedeutet, dass jeweils in der ganzen Periode korrigiert werden darf.
  • Anzahl Vergangenheit: Definition der Perioden Anzahl die vergangen sein darf. Im obigen Beispiel „zei13“: Nur die aktuelle und die vorherige Woche können bearbeitet werden. Will ein Mitarbeiter dennoch „ältere“ Zeiten korrigieren ist dies nur über einen Zeitantrag (wfl01) bis maximal einen Monat zurück möglich.
  • Anzahl Zukunft: Hier wird definiert wie weit man etwas in der Zukunft planen kann. In der oberen Abbildung steht in der Zeile „wfl08 = Urlaubsantrag“ 12. Das bedeutet, dass Urlaube maximal bis 12 Monate im Vorhinein beantragt werden können.

Für wen gilt eine Änderungsregel?

Im Personalstamm wird festgelegt, welche Änderungsregel dem Mitarbeiter zugeordnet ist.

Die Zeit kann man nicht zurückdrehen

Ist eine Zeiterfassungssoftware für die Zeitaufzeichnungen notwendig?

Lesen Sie diesen Blog und entscheiden Sie selbst ob für die Komplexität der Arbeitszeitaufzeichnung ein A4-Schreibblock oder ein Excel ausreichend ist und wie die gesetzlichen Bestimmungen am besten abgedeckt werden.

Welche Aufzeichnungspflichten sieht die Arbeitszeitbestimmungen vor?

Die Aufzeichnungen über die tatsächliche Arbeitszeit ist wohl die wichtigste Dokumentation für die Aufzeichnungsplicht der Arbeitszeitbestimmungen. Neben dem Arbeitsbeginn und Arbeitsende sind vor allem die tatsächlichen Ruhepausen aufzuzeichnen. In der Regel erfolgt diese Aufzeichnung von der/dem ArbeitnehmerIn. Stellt der Arbeitgeber keine Möglichkeit zur Zeiterfassung/Zeitaufzeichnung zur Verfügung, ist es die Pflicht des Arbeitgebers eine entsprechende Arbeitszeitaufzeichnung zu führen.

Anmerkung 1: Bei „Homeworking“ oder bei Personen die Ihren Arbeitsort selbst festlegen können, wird nur die Dauer der täglichen Arbeitszeit, z.B. 8 Std 15 Min, aufgezeichnet. Anmerkung 2: Im saisonalen Hotel-/Gastgewerbe darf die Aufzeichnung der Arbeitszeiten nicht der/dem ArbeitgeberIn übertragen werden, wenn die Sonderregelung der Verkürzung der täglichen Ruhezeit vereinbart wurde. Anmerkung 3: Die Aufzeichnung der Pausen kann entfallen wenn eine Betriebsvereinbarung vorliegt, die die Ruhepausen genau regelt. Also entweder die Pausenzeit genau festgelegt ist, z.B. 12:00-12:30, oder innerhalb einer vorgegebenen Zeit, z.B. 11:30 – 13:30, die vorgegebene Pause konsumiert wird.

Unabhängig ob die/der MitarbeiterIn oder der Arbeitgeber die Aufzeichnungen führt, ist der/dem MitarbeiterIn die Einsicht in die Dokumentation zu gewähren.

Wer ist für das Führen der Zeiterfassung verantwortlich?

Die MitarbeiterInnen haben die Pflicht eine Zeiterfassung zu führen, wenn der Arbeitgeber diese Aufgabe übertragen hat. Der Arbeitgeber muss eine Möglichkeit zur Zeitaufzeichnung zur Verfügung stellen und er hat auch eine Kontrollpflicht über die vorschriftsgemäße Führung der Zeiterfassung sowie für das Einhalten der gesetzlichen Bestimmungen.

Kann die Aufzeichnungspflicht entfallen?

Bei genau geregelten Arbeitsbeginn-, Arbeitsende- und Pausenzeit kann die Aufzeichnung entfallen. Diese Arbeitszeitplanung gilt als Arbeitszeitaufzeichnung. Der/dem MitarbeiterIn muss diese Dokumentation frei und leicht zugänglich gemacht werden. Das kann ein Aushang oder z.B. eine Information über frei zugänglichen PC sein, in dem sich der Mitarbeiter mit Userid/PW oder durch vorhalten eines RFID Chips anmeldet und seine Informationen erhält. Jedenfalls muss die Information leicht zugänglich sein. Abweichungen des Dienstplans sind jedoch wieder Aufzeichnungspflichtig und müssen laufend gemacht werden. Die/dem MitarbeiterIn ist der Dienstplan vorzulegen und der Erhalt muss bestätigt werden.

Abweichungen von Ruhezeiten

Werden ArbeitnehmerInnen während der Wochenend-, Wochen-, Ersatz- oder Feiertagsruhe beschäftigt, sind Aufzeichnungen über Ort, Dauer und Art der Beschäftigung sowie der gewährten Ersatzruhe zu führen. Bei fixer Arbeitszeiteinteilung haben ArbeitgeberInnen die Einhaltung ebenfalls zu bestätigen, und es sind lediglich die Abweichungen laufend aufzuzeichnen. Störungen der Wochenendruhe, Wochenruhe, Feiertagsruhe und Ersatzruhe gelten jedenfalls als laufend aufzuzeichnende Abweichungen.