Einfache Urlaubsplanung mit Hilfe der Zeiterfassung von Gecosoft

Arten der Urlaubsplanung in der Zeiterfassung

In der Zeiterfassung unverzichtbar ist die Planung der Abwesenheiten, vor allem des Urlaubes. Dieser Blog beschäftigt sich mit den Möglichkeiten der Urlaubsplanung in der Zeiterfassung.

Variante 1: Urlaub/Abwesenheit wird händisch eingegeben.

Die einfachste Art Urlaube oder andere Abwesenheiten, wie. z.B. Kranktage, Kur, Sonderurlaub, Dienstreise, etc., dem Zeiterfassungssystem bekanntzugeben, ist die direkte Eingabe der Abwesenheit vom Mitarbeiter und/oder vom Vorgesetzen und/oder von der Personalabteilung/Administrator. Durch Ansicht einer einzelnen Abteilung bzw. einzelner Bereiche bis hin zum gesamten Unternehmen, kann via Bildschirm festgestellt werden ob es ungewollte Überlappungen von Urlauben gibt. Korrekturen sind manuell im Zeiterfassungssystem zu machen. Dabei werden wir vom Jahresabwesenheitskalender unterstützt.

Diese Methode der Urlaubsplanung ist für Kleinstunternehmen sinnvoll oder für Unternehmen, in denen Mitarbeiter keinen Zugang zu PCs/Tablets, etc. haben. Ab einer gewissen Betriebsgröße (unserer Erfahrung nach ab 10 Personen) ist eine Planung über ein Genehmigungsverfahren bereits wertvoll:

 

Variante 2: Urlaub/Abwesenheit über Genehmigungsverfahren.

Das erweiterte Verfahren zur Urlaubsplanung ist ein Genehmigungsverfahren. (siehe dazu Blog-Beitrag „Elektronisches Genehmigungsverfahren (Personalmanagement)“ vom 8. Juni 2015). Die Vorteile des Genehmigungsverfahren gegenüber der manuellen Planung liegen auf der Hand: Vorzeitige Erkennung von Urlaubsüberschneidung; klare Genehmigungsstrukturen samt Stellvertreterregeln; automatischer Eintrag in die Jahresplanung, usw.

Zusammenfassung:

Eine Urlaubsplanung über den Jahresabwesenheitskalender ist möglich, bzw. in einigen Fällen auch sinnvoll. Zweckmäßiger ist die Planung über ein Genehmigungsverfahren.

BRAUCHT MAN TERMINALS FÜR ZEITERFASSUNG?

ZEITERFASSUNG IN KRANKENANSTALTEN

Für Dienstnehmer, die in einem Spital, Pflegeheim, Sanatorium oder ähnlichem Betrieb beschäftigt sind gelten besondere Arbeitszeit Vorschriften, die im Krankenanstalten-Arbeitszeitgesetz (KA-AZG) geregelt sind.

Die meisten öffentlichen Spitals Erhalter haben darüber hinaus eigene Vereinbarungen mit ihren Dienstnehmern geschlossen, die aber nicht die Bestimmungen des KA-AZG ersetzen sondern lediglich spezifizieren. Wie z.B. die zuletzt oft diskutierten Regelungen des Wiener Krankenanstalten Verbundes (KAV).

Die Unterschiede des KG-AZG zum allgemeinen Arbeitszeitgesetz (AZG) betreffen v.a. die höheren zulässigen täglichen, wöchentlichen und monatlichen Arbeitszeiten. Aber auch das KG-AZG sieht vor, dass der Arbeitgeber die tatsächlichen Arbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten aufzeichnen muss und dass Verletzungen der höchst zulässigen Arbeitszeiten mit Strafen sanktioniert werden. Betroffen vom KA-AZG sind nicht nur Dienstnehmer im Pflegedienst sondern explizit auch Ärzte.

Es liegt in der Natur der Sache, dass in einem Spital jeden Tag, rund um die Uhr Personal Dienst verrichten muss und dass es für sehr viele Dienstnehmer Schichtdienste gibt, die auch Wochenendzeiten inkludieren. Dadurch wird eine entsprechende Planung unerlässlich und sehr oft über EDV gestützte Systeme geführt. Nur in Ausnahmefällen wird seitens der Kontrollbehörde (Arbeitsinspektorat) die elektronische Dienstplanung auch als Nachweis der Arbeitszeitaufzeichnung anerkannt. Wie bereits in anderen Blog Beiträgen angesprochen, erfüllt ein professionelles Zeiterfassungs-System wesentlich mehr Funktionen als nur die Dokumentation von Beginn- und Endzeiten der Dienste.

Ebenfalls in der Natur der Sache liegt es, dass Dienstplanungen immer mit Abweichungen und kurzfristigen Änderungen verbunden sind und dass es auch in Spitälern flexible Arbeitszeitmodelle gibt, die es erfordern Zeitkonten pro Mitarbeiter über definierte Durchrechnungszeiträume zu führen. Dafür sind Planungssysteme meist nicht ausgelegt.

Die Einführung einer betriebswirtschaftlichen, leistungsbezogenen Kostenrechnung wird zunehmend auch in Spitälern, Sanatorien oder Pflegeanstalten gefordert und einigen Anstalten auch umgesetzt. Da der Faktor Arbeit in den meisten Spitälern zu den wichtigsten Kosten Verursachern zählt wird es immer wichtiger die Arbeitszeiten der Mitarbeiter auch den jeweiligen Tätigkeiten und Funktionen eines Spitals richtig zuzuordnen. Welcher Spitals Erhalter kennt heute die tatsächlichen Kosten die eine bestimmte Leistung (z.B. eine Blindarmoperation) verursacht?

Moderne Zeiterfassungs-Systeme sind in der Lage zusätzliche Merkmale der Anwesenheitszeiten zu erfassen und zu verarbeiten. In der Betriebswirtschaft wird dies als Betriebsdaten-Erfassung bezeichnet und zählt zu den selbstverständlichen Instrumenten eines industriellen Controlling Systems. Es erfordert keinen unermesslichen Aufwand die Anwesenheits-Zeiterfassung in einem Spital um die Funktion Betriebsdatenerfassung oder Leistungserfassung zu erweitern.

Ein weiterer Zusatznutzen den die meisten Zeiterfassungs-Systeme bieten ist die Integration eines Zutritts-Kontrollsystems. In jedem Spital gibt es unzählige Bereiche, die nur von bestimmten Personen betreten werden dürfen. Insbesondere Qualitätsmanagement Anforderungen erfordern die Dokumentation darüber, wer sich wann und wie lange in bestimmten Bereichen aufgehalten hat. Gerade dafür eignen sich Lösungen, die die Zutritte mittels elektronischer Systeme und Mitarbeiter Identifikation (Ausweise/Chips) in Ergänzung zur Zeiterfassung regeln und dokumentieren.

 

Arbeitszeiten erfassen leicht gemacht

FEXIBLE ARBEITSZEIT – GLEITZEIT

Die österreichische Bundesregierung sucht nach Lösungen für Ausweitung der Flexiblen Arbeitszeit.

Die Flexibilisierung der Arbeitszeit ist ein Dauerbrenner in den politischen Diskussionen und führt leider sehr rasch zu unsachlichen Aussagen von beiden Seiten der Interessensvertretungen, die uns an die Zeiten des Klassenkampfes erinnern lassen.

Das österreichische Arbeitsrecht sieht bereits seit vielen Jahren Möglichkeiten der Gestaltung flexibler Arbeitszeitmodelle vor. Die Rahmenbedingungen dazu werden im Arbeitszeitgesetzt (AZG) geregelt. In sehr vielen Branchen und Betrieben wurden auch deshalb Vereinbarungen im Rahmen von Kollektivverträgen oder Betriebsvereinbarungen getroffen, die es den Arbeitgebern und Arbeitnehmern erlauben Arbeitszeiten flexibel zu gestalten. Im Allgemeinen sprechen wir hier von „Gleitzeitmodellen“. Gleitzeit bedeutet, dass die Mitarbeiter im Rahmen vereinbarter Grenzen ihre Arbeitszeiten selbst bestimmen können und die jeweils tatsächlichen Arbeitszeiten pro Tag den Sollzeiten gegenüber gestellt werden. Allfällige Zeitguthaben oder „Minus-Stunden“ werden dann in definierten Zeiträumen durch Mehr- oder Weniger Arbeit kompensiert.

Durch die Verwendung geeigneter Zeiterfassungs-Systeme ist es sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer möglich über ein sogenanntes Gleitzeit-Konto täglich den Status der Mehr- oder Weniger-Stunden abzufragen.

Gleitzeit bedeutet also, dass v.a. Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten nach individuellen Bedürfnissen flexible gestalten können. Je nach Art der Vereinbarung und Definition der Rahmenbedingungen profitieren auch Arbeitgeber von diesen Modellen, denn es müssen für Tage an denen Mitarbeiter freiwillig die Sollzeiten überschreiten nicht zwangsläufig Überstunden Zuschläge bezahlt werden.

In der Praxis sprechen Arbeitgeber von Flexibler Arbeitszeit aber dann, wenn das Unternehmen in Abhängigkeit der Auftragslage Arbeitszeiten vorgeben kann. Auch das ist bereits heute auf Basis bestehender arbeitsrechtlicher Regelungen möglich.

Hier gibt es aber Grenzen, die das AZG vorsieht. Die Grenzen betreffen v.a. den Begriff der Normalarbeitszeit  und die damit verbundene maximale tägliche Arbeitszeit (dzt. 10 Stunden) und die maximale wöchentliche Arbeitszeit (dzt. 40 Stunden). Das AZG und viele Kollektivverträge sehen hier auch schon heute höhere Grenzen vor, wenn bestimmte Kriterien eintreten, aber Grenzen existieren natürlich.

Die laufenden Diskussionen betreffen daher im Wesentlichen die Ausweitung der derzeit festgelegten Höchstgrenzen. Für die Arbeitgeber ist dies v.a. deshalb wichtig, da heute Überschreitungen der Arbeitszeitgrenzen mit sehr hohen Strafen für die verantwortlichen Personen geahndet werden und weil Überschreitungen der Normalarbeitszeiten immer die Bezahlung von Überstundenzuschlägen von 50% bis 100% bedeuten.

Den Vertretern der Arbeitnehmer geht es hier natürlich v.a. darum zu verhindern, dass höhere Arbeitszeiten ohne entsprechende Vergütungen geleistet werden müssen.

In der Öffentlichkeit sollte daher die Diskussion nicht über „Flexiblere Arbeitszeit“ geführt werden, denn die gibt es ja bereits, sondern über die Änderung der Höchstgrenzen zulässiger täglicher und wöchentlicher Normalarbeitszeiten.

Homeworking Homeoffice remote Zeiterfassung

SMARTPHONE- UND TABLETT-ARBEIT IN DER ZEITERFASSUNG

Aktuelle Diskussionen über geplante Gesetzesänderungen in Frankreich führen auch in Österreich zu neuen Diskussionen über die Arbeit mit vernetzten, mobilen Geräten außerhalb des Büros und nach Dienstschluss.

Grundsätzlich ist die arbeitsrechtliche Grundlage in Österreich offensichtlich eine andere als in vielen anderen Ländern, denn das österreichische Arbeitszeitgesetz (AZG) definiert und regelt die Arbeitszeit von Arbeitnehmern ziemlich klar.

Natürlich ist es auch in Österreich verbreitet, dass Arbeitnehmer über ihr Smartphone oder Tablett auch nach Dienstschluss Emails lesen und beantworten. Vor allem wenn das mobile Endgerät vom Arbeitgeber zu Verfügung gestellt wird. Ein Anruf vom Kollegen oder Chef kommt auch vor wenn der Dienstgeber nicht mehr (oder noch nicht) am Arbeitsplatz ist. Ob der Arbeitgeber seine Mitarbeiter zwingen kann über diese Medien auch in der Freizeit erreichbar zu sein ist gemäß österreichischem Arbeitsrecht eher zu bezweifeln, denn das Arbeitszeitgesetz, Urlaubsgesetz, Arbeitsruhegesetz und Feiertagsruhegesetz setzen hier klare Regeln. Jedenfalls sind das Beantworten geschäftlicher Emails oder ähnliche Tätigkeiten als Arbeitszeit im Sinne des AZG zu werten.

Wer auch außerhalb der „Geschäftszeiten“ Leistungen für seinen Arbeitgeber erbringt hat ein Anrecht dafür entlohnt zu werden. Dafür ist es natürlich notwendig diese Arbeitszeiten mittels Zeiterfassung zu dokumentieren.

Moderne Zeiterfassungssysteme haben viele Möglichkeiten Beginn- und Ende der Arbeitszeiten zu erfassen. Mit den Standard-Methoden (z.B. APP oder Webterminal) ist natürlich auch die Erfassung der Arbeit am Smartphone außerhalb der normalen Arbeitszeit möglich.

Es ist auch denkbar die „Online-Zeiten“ eines mobilen Gerätes auszuwerten und über entsprechende Schnittstellen direkt in das Zeiterfassungssystem zu übertragen. Eine Herausforderung wird es dabei sein zu unterscheiden, ob die Online-Zeiten auch immer Arbeitszeiten im Sinne des AZG sind und ob die Onlinezeiten in einem Zeitraum liegen, die über andere Methoden (z.B. Zeiterfassungsterminal) bereits als Arbeitszeit erfasst wurden.

Wer sich als Arbeitgeber oder Arbeitnehmer in einem Österreichischen Unternehmen mit einem modernen Zeiterfassungssystem den jüngst aufgekommenen Diskussionen zu stellen hat wird wahrscheinlich auch ohne Gesetzesänderungen einen Weg zur gerechten Lösung der gestellten Fragen finden.