Mobile Zeiterfassung für Smarphones und Tablets

Methoden der Zeiterfassung – vom Notizblock bis zum Zeiterfassungs-Programm

Auch das Notieren der Arbeitszeiten auf Papier wird als Zeiterfasung anerkannt.

Es ist weitläufig bekannt, dass das österreichische Arbeitszeitgesetz (AZG) dem Arbeitgeber vorschreibt die täglichen Arbeitszeiten und Ruhepausen seiner Mitarbeiter aufzuzeichnen. Das AZG selbst schreibt jedoch keine Methoden der Aufzeichnung vor. Es gibt  aber berufsspezifische Regelungen (Gesetze, Kollektivverträge, Betriebsvereinbarungen), die auch die Methoden der Aufzeichnung spezifizieren. Für Bundesbedienstete (Beamte) gilt zum Beispiel seit 2001 die Verpflichtung einer „elektronischen Aufzeichnung“.

Welche Formen und Methoden der Aufzeichnung von Arbeitszeiten, die dem AZG genüge leisten gibt es in der Praxis?

  • Mechanische Aufzeichnung:
    • Handschriftliche Aufzeichnungen (Zetteln, Formulare, etc.)
    • Mechanische Stechuhren / Stempeluhren
  • Elektronische Aufzeichnung:
    • EDV gefertigte Tabellen und Listen (Excel-Tabellen)
    • Selbstrechnende Stempeluhren
    • Zeiterfassungs-Software für nachträgliche Eingabe der Arbeitszeiten
    • Real-Time Zeiterfassungs-Software mit elektronischen Erfassungsgeräten (Terminals)
    • Real-Time Zeiterfassungs-Software mit Erfassung über Bildschirm oder Endgeräte mit Internetanbindung an das System (WEB-Systeme).

Einer Studie zufolge wurden bereits im Jahr 2009 in Österreich bei über 90% der Betriebe mit mehr als 250 Mitarbeitern spezielle Software Systeme für die Zeiterfassung eingesetzt. Das sind zwar weniger als 1% aller österreichischen Arbeitgeber, aber diese beschäftigen mehr als 30% aller österreichischen Arbeitnehmer in Österreich. Deutlich geringer ist die Verbreitung von professionellen Zeiterfassungs-Systemen bei der typisch österreichischen Betriebsgröße von 50 bis 150 Mitarbeitern. Hier gibt es noch sehr viele Arbeitgeber, die keine Systeme einsetzen oder auf manuelle Aufzeichnungen oder selbst erstellte Listen und Tabellen vertrauen.

Sehr oft wird bei der Entscheidung über das richtige System der Arbeitszeitaufzeichnung vergessen, dass es hier nicht nur um das Erfassen der täglichen Kommen- und Gehen-Zeiten geht sondern dass auch die Dokumentation der Abwesenheitsarten, wie Krankenstand, Urlaub, Behördenwege, etc. von der Pflicht der Aufzeichnung betroffen ist.

Sobald die vereinbarten täglichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter einer gewissen Flexibilität unterliegen (Gleitzeit) wird das Verwalten der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden ohne Einsatz entsprechender Systeme sehr schwierig und aufwendig.

Die jahrelange Erfahrung bei der Unterstützung von Betrieben im Rahmen der Einführung von professionellen Zeiterfassungs-Systemen zeigt, dass die Auseinandersetzung mit einem Zeiterfassungs-System sehr oft dazu führt, dass fehlende Vereinbarung mit den Mitarbeitern über die täglich zu erbringenden Arbeitszeiten nachgeholt werden. Dadurch kommt es in vielen Fällen auch zu einem Optimierungsprozess für die Planung und Einsatz der Ressource Arbeitskraft zum Nutzen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Bei allen Betrieben und Organisationen mit Betriebs- und Öffnungszeiten über 40 Stunden pro Woche  ist es unumgänglich die Arbeitszeiten auf die Mitarbeiter so zu verteilen, dass unterschiedliche, tägliche Arbeitszeitmodelle zur Anwendung kommen und Mitarbeiter unter Umständen in bestimmten Abständen unterschiedliche Soll Arbeitszeiten haben. Hier wird auch die Planungskomponente zu einem wichtigen Bestandteil des Systems.

Wenn Arbeitgeber im Falle einer Kontrolle des Arbeitsinspektorates nur manuell geführte Listen mit den Angaben der täglichen Beginn- und Endzeiten der Arbeitnehmer vorlegen wird es mit Sicherheit zu Beanstandungen kommen. Das AZG sieht auch die Einhaltung und Aufzeichnung von Pausen vor. Auch wenn der Arbeitsvertrag und die tägliche Praxis die Einhaltung von Pausen berücksichtigt, müssen bei manuell geführten Listen die Beginn- und Endzeiten der Unterbrechungen und somit die Einhaltung der Maximalgrenzen ununterbrochener Arbeit dokumentiert werden. Software Programme für Zeiterfassung sind in der Lage in Abhängigkeit bestimmter Parameter die vereinbarten Pausen und Unterbrechungen der Arbeitszeiten automatisch einzufügen. Der Einsatz solcher Systeme, in Verbindung mit entsprechenden Vereinbarungen (z.B. auch nach Kollektivvertrag) erfüllt die gesetzlichen Vorgaben und wird bei Kontrolle des Arbeitsinspektorates akzeptiert.

 

 

 

 

 

Geplante Abwesenheiten in der Zeiterfassung

Geplante Abwesenheiten in der Zeiterfassung

 

Ein wichtiges Informationselement der Zeiterfassung ist der Ausblick in die Zukunft wie z.B. der Urlaubsstand zu einem zukünftigen Stichtag oder die geplanten Abwesenheiten.

Geplante Abwesenheiten – ZEI70
Im GeCOTime Menü „zei70 – Geplante Abwesenheiten“, steht dem Anwender eine nützliche Funktion zur Verfügung. Über eine gewählte Periode (Tag/Woche/Monat) kann für verschiedene Suchkriterien (Personalnummer/Zeitpunkt/Abwesenheitsart) sehr schnell und unkompliziert Informationen am GeCOTime Schirm gezeigt werden. Über die Excel-Export-Funktionstaste steht dem Anwender der rasche Export der Informationen nach Excel zur Verfügung.
Die Maske „ZEI70 – Geplante Abwesenheiten“ kann, wie in allen GeCOTime Abfragemasken, über die Filterfunktion mit Inhalten gefüllt werden. Durch die vielfältigen Selektionsmöglichkeiten können individuell und gezielt Informationen aus der Zeiterfassung angezeigt und exportiert werden.
Beispiel einer ZEI70 Auswertung über Filterfunktion:geplante-abwesenheiten-liste

So sieht die ZEI70 Filterfunktion aus:geplante-abwesenheiten-filter

Zusammenfassung:
Ohne großen Aufwand werden nach gewünschten Selektionskriterien zukünftige Abwesenheiten kompakt dargestellt. Der selektierte Informationsinhalt kann mittels Excel-Export-Taste für weitere Bearbeitungen aus dem Zeiterfassungssystem exportiert werden.

BRAUCHT MAN TERMINALS FÜR ZEITERFASSUNG?

PROJEKT- ZEITERFASSUNG

PROJEKT- ZEITERFASSUNG Mehr als nur die Anwesenheit erfassen?

 

Mit einer guten, EDV gestützten Zeiterfassung können auf einfache Weise viele, für das Unternehmen wertvolle Zusatzinformationen ermittelt und ausgewertet werden.

„Zeiterfassung“ wird oft auch als Personalzeiterfassung oder Anwesenheitszeiterfassung bezeichnet. Diese Begriffe gehen auf das ursprüngliche Wesen der Stechuhr zurück, denn es geht um die Erfassung und Auswertung der An- und Abwesenheiten von Mitarbeitern. Viele Unternehmen wollen aber die vorhandenen Systeme auch zur Auswertung weiterer Informationen nutzen.

Natürlich ist für Industrie- und Fertigungsunternehmen unter der Bezeichnung BDE – Betriebsdatenerfassung die Zuordnung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern zu Prozessen im Herstellungsablauf ein zentrales Thema. Hier geht es vor allem darum den tatsächlichen Arbeitszeitaufwand für einzelne Vorgänge im Fertigungsprozess zu erfassen und um Qualitätsdaten wie z.B. Produktionsmengen, Ausschussmengen, Maschinenzeiten, Rüstzeiten etc. zu ergänzen. Diese Information wir für die Qualitätskontrolle, Nachkalkulation und für die Kontrolle des Fortschritts von Fertigungsprozessen (Rückmeldesystem) benötigt. BDE-Systeme sind sinnvollerweise mit der „Anwesenheitszeiterfassung“ verknüpft um unnötige Redundanzen oder Schnittstellen zu vermeiden. Entsprechende Softwareprogramme erfordern eine sehr komplexe und flexibel skalierbare Funktion, die weit über das Erfassen der reine Kommen- und Gehen-Zeiten hinausgeht.

Auch Unternehmen, oder Abteilungen, die nichts mit der Fertigung oder Herstellung von Gütern zu tun haben können aus einem Zeiterfassungssystem zusätzliche Informationen kaufmännisch nutzen. Egal, ob es sich um Grundlagen für die Verrechnung von Arbeitszeiten oder um Kontroll- oder Kalkulationszwecke handelt.

Moderne Zeiterfassungssysteme sollten die Möglichkeit bieten die Zeitdaten um variable Qualitätsdaten, wie z.B. Kostenstellen, Projektnummern oder Auftragsnummern oder ähnliches zu ergänzen. Im betriebswirtschaftlichen Sinn bezeichnet man solche Zusatzinformationen als Kontierung von Anwesenheitszeiten. Ob es sich dabei um interne Projekte, Kundenprojekte, Aufträge oder sonst etwas handelt ist für das System unerheblich.

Bei dieser Form der Zeiterfassung gibt es zwei grundsätzlich unterschiedliche Arten der Erfassung:

  • online Erfassung der Uhrzeiten (Anfang, Ende) über Terminal oder Bildschirm
  • nachträgliche Erfassung der Zeitdauer (Stunden, Minuten) über entsprechende Masken im Zeiterfassungsprogramm.

Diese Erweiterung der Funktion eines Zeiterfassungssystems unterscheidet sich von einer BDE-Lösung v.a. dadurch, dass die „Kontierung“ der Zeiten auf eine Ebene beschränkt ist. Also kann ein Mitarbeiter seine Anwesenheits- bzw. Arbeitszeit mit keiner oder maximal einer Zusatzinformation kontieren. Die Grenze zu einem BDE System ist somit nicht fließend sondern klar damit definiert.

Natürlich muss das Zeiterfassungsprogramm in der Lage sein diese Zusatzinformationen in der benötigten Form und Skalierung auszuwerten und auch als Schnittstelle für andere Systeme bereitstellen können. Damit können mit einfachen Mitteln wichtige Betriebsdaten ermittelt werden.

ABWESENHEITEN PLANEN UND ERFASSEN in der Zeiterfassung oder in der Lohnverrechnung?

Integration der Zeiterfassung in Unternehmensanwendungen

Braucht eine Zeiterfassung Schnittstellen zu anderen Anwendungen?

Unternehmen streben integrierte Lösungen an ohne dabei auf individuelle Bedürfnisse verzichten zu müssen – Standardlösungen sollen so viel wie möglich abdecken. Sind in einem Unternehmen mehrere Anwendungen unterschiedlicher Hersteller installiert sollen Daten über Schnittstellen ausgetauscht werden können. Zu welchen bzw. von welchen Anwendungen soll ein Zeiterfassungsprogramm Daten senden bzw. empfangen?

Zeiterfassung und Lohn

Jedes Unternehmen rechnet seine Mitarbeiter über ein Lohnprogramm ab oder übergibt die Zeitdaten einem externen Steuerberater um über dessen Lohnprogramm abzurechnen. Dazu braucht das Lohnprogramm die von der Zeiterfassungsanwendung berechneten Zeiten sowie Abwesenheiten, Zulagen, etc.. Deshalb stellt das Zeiterfassungsprogramm dem Lohnprogramm die Daten in Form von Lohnarten in einer vordefinierten Schnittstelle zur Verfügung.

Auch das Zeiterfassungsprogramm benötigt vom Lohnprogramm Daten. In der Regel werden die Personalstammdaten im Lohnprogramm gepflegt und der Zeiterfassung zur Verfügung gestellt. Der Personalstammimport wir regelmäßig zwischen Lohn- und Zeiterfassungsprogramm ausgeführt oder sofort wenn Personalstammdaten im Lohn verändert wurden.

Zeiterfassung und Lohn haben den gleichen Datenstand, eine Datendivergenz oder eine doppelte Datenpflege wird vermieden.

Auftragszeiterfassung und Produktionsplanung

Neben den Standardzeiterfassungsbuchungen (Kommen, Gehen, Pause, Dienstgang, Arztweg, Kranktage, etc.) werden in einigen Unternehmen darüber hinaus die Anwesenheitszeiten auf Projekte oder Aufträge gebucht sowie die im Auftrag/Projekt geleisteten Tätigkeiten. Für Unternehmen, die die Auftragsplanung nicht direkt im Auftragszeiterfassungsprogramm pflegen sondern in einem z.B. Produktionsplanungsprogramm, ist der geregelte Datenaustausch zwischen beiden Systemen ein relevantes Element. So werden im Auftragszeiterfassungsprogramm nur die Aufträge bebuchbar sein, die vom Produktionsplanungsprogramm als offene Aufträge übergeben werden. Eine Zubuchung von Tätigkeiten auf einen geschlossenen Auftrag ist daher nicht möglich.

Für die im Produktionsplanungssystem notwendigen Kalkulationen, Planungen, Berechnungen, etc. ist es wichtig, die dafür relevanten Daten aus dem Auftragszeiterfassungsprogramm in elektronisch lesbarer Form zu erhalten. Professionelle Auftragszeiterfassungssysteme stellen diese Daten in gewünschter Form zur Verfügung.

Kommunikation über dem Standard hinaus

Parallel zu Standardschnittstellen werden von einem Auftrags-/Zeiterfassungssystem Schnittstellen gefordert die nicht an eine Standardapplikation ankoppeln. Damit werden die in einem Unternehmen gewachsene Individuallösungen benötigen Daten zur Verfügung gestellt und eine Integration der Zeitwirtschaft ermöglicht.
Zusammenfassung:

Die Kommunikation in und aus einem Zeiterfassungsprogramm zu anderen Systemen hat in Unternehmen einen großen Stellenwert. Sowohl mit Standardschnittstellen als auch mit individuell angepassten Schnittstellen ist die Integration der Zeiterfassung zu bestehenden Systemen üblich.