NFC / RFID

NFC / RFID was ist der Unterschied?

NFC ist kein Widerspruch zu RFID sondern, ganz im Gegenteil. NFC ist eine standardisierte Form der berührungslosen Datenübertragung auf Basis RFID.

 

In der Zeiterfassung, Zutrittskontrolle und ähnlichen gewerblichen und kommerziellen Anwendungen werden berührungslose Chips/Ausweise basierend auf RFID Technologie (Radio-Frequency IDentification) als Identifikationsmedium seit vielen Jahren verwendet. RFID Lesegeräte können durch Verwendung entsprechender Antennen und Verstärker auch für größere Lesedistanzen (>1m) eingesetzt werden (z.B. Zutritt zum Skilift).

NFC Basics: Für RFID Anwendungen bei denen es ausschließlich um kurze Lesedistanzen und nicht nur um berührungslose Identifikation sondern auch um Datenaustausch geht wurde der Begriff NFC (“Near Field Communication“) etabliert. Einige führende Technologie-Anbieter und Institutionen (Sony, Nokia, Philips, etc.) haben sich zu Beginn des 21. Jahrhunderts auf entsprechende Standrads geeinigt. Die Basistechnologie von NFC ist RFID wofür es eine Vielzahl an Normen (z.B. ISO 14443, 18092, etc.) gibt. Fälschlicherweise werden manchmal auch Bluetooth und WLAN als NFC Technologie bezeichnet, aber das Wesen von NFC ist die berührungslose Datenübertragung über sehr kurze Distanzen (<< 10cm) mit den Aspekten der Datensicherheit (keine Daten gehen verloren) und des Datenschutzes (Abhörschutz).

Für NFC zertifizierte Geräte wurde ein eigenes Logoentwickelt.

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Daneben haben sich viele weitere Symbole durchgesetzt wie z.B.:
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Verwendung:

NFC Systeme werden v.a. für Anwendungen im persönlichen und öffentlichen Bereich, wie z.B. bargeldlose Bezahlung kleiner Beträge (Bankomat-, Kreditkarte), Ticketing (berührungslos lesbare Eintritts- und Fahrkarten) eingesetzt. Bereits 2006 wurde das erste NFC-fähige Mobiltelefon (Nokia) am Markt vorgestellt. Heute finden wir NFC Technologie bereits bei sehr vielen Smartphones die bei Nutzung entsprechender APPs in vielen Bereichen des Alltags, wie z.B.: bei bargeldloser Zahlung, Tickets für öffentliche Verkehrsmittel, Eintrittskarten, aber auch für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle eingesetzt werden können.

Die Zeit kann man nicht zurückdrehen

Gleitzeit in der Zeiterfassung abbilden

Seit 1969 ist „Gleitzeit“ durch das Arbeitszeitgesetz (AZG) in Österreich gesetzlich verankert und wird darüber hinaus in den meisten Kollektivverträgen Branchen-spezifisch geregelt. Dadurch gibt es eine sehr große Zahl unterschiedlichster Gleitzeit-Vereinbarungen. Die Abbildung der Vielfalt unterschiedlicher Parameter solcher Vereinbarungen stellt für viele Zeiterfassungs-Systeme eine große Herausforderung dar.

Der manuelle Aufwand für eine exakte Aufzeichnung der tatsächlichen Arbeitszeiten und die Ermittlung der daraus abzuleitenden Zeitguthaben oder Minusstunden erfordert erfahrungsgemäß erhebliche Ressourcen im Verwaltungsbereich der Arbeitgeber. Deshalb ist Gleitzeit auch heute noch einer der Hauptgründe für Arbeitgeber ein EDV-gestütztes System der Zeiterfassung einzusetzen. Im Folgenden wollen wir die wichtigsten Punkte beleuchten, die zu beachten sind, wenn eine Gleitzeitvereinbarung in einem Zeiterfassungs-Programm abgebildet werden soll.

Vorausgesetzt wird, dass hier die Bedeutung von Gleitzeit und Flexibler-Arbeitszeit gleichgesetzt wird. Im arbeitsrechtlichen Sinn wird aber unterschieden, ob die Verteilung der Arbeitszeit durch die Arbeitnehmer selbst festgelegt werden kann (allgemein als Gleitzeit bezeichnet) oder ob die variable Verteilung der Arbeitszeit durch den Arbeitgeber (z.B. auftragsbedingt) vorgegeben wird (Flexible Arbeitszeit).

Zu den wichtigsten Parametern, die durch die Gleitzeitvereinbarung im Zeiterfassungs-Programm berücksichtigt werden müssen zählen u.a.:

  • Gleitzeitrahmen: Zeitpunkte zu denen die Arbeitszeit der Arbeitnehmer frühestens beginnen und spätestens beendet werden darf, wobei dies auch wochentags abhängig unterschiedlich festgelegt sein kann.
  • Kernzeit: Zeitrahmen (von – bis) in dem Arbeitnehmer jedenfalls anwesend sein müssen.
  • Gleitzeitperiode: Jener Zeitraum in dem die durchschnittliche Normalarbeitszeit pro Woche nicht überschritten werden darf.
  • Durchrechnungszeitraum: Jener Zeitraum der für die Übertragung der Zeitsalden aus der Gleitzeitperiode zulässig ist.
  • Übertragungsgrenzen: Anzahl der Stunden, die pro Gleitzeitperiode maximal übertragen werden darf.
  • Maximale Tagesarbeitszeit: Anzahl der Stunden, an denen pro Arbeitstag maximal gearbeitet werden darf (muss nicht gleich mit der maximalen täglichen Normalarbeitszeit übereinstimmen).
  • Überstundenzuschläge: Im Sinne der Zeiterfassung geht es hier immer um %-Sätze mit denen erfasste Arbeitszeiten multipliziert werden, wenn bestimmte Kriterien eintreten.

Gleitzeitvereinbarungen werden in der Regel aus folgenden Gründen getroffen:

  • Arbeitnehmer können Arbeitszeit nach ihren individuellen Bedürfnissen gestalten
  • Arbeitgeber müssen für temporäre Mehrarbeit keine Überstunden bezahlen

Daher ist das Thema der Bewertung der erfassten Arbeitszeiten innerhalb bestimmter Perioden (Tag, Woche, Gleitzeitperiode, Durchrechnungszeitraum) ein zentrales Thema bei der Parametrierung (Customizing) eines Zeiterfassungs-Systems. Es ist somit wesentlich, dass das System in der Lage ist eine Vielzahl unterschiedlicher Tagesmodelle, Wochenmodelle, Zeitarten, Zeitkonten und gegebenen Falls auch Lohnarten (für die Schnittstelle zur Lohnverrechnung) zu führen. Ein besonderes Augenmerk ist hier auf die Gestaltungs- und Einstellungsmöglichkeiten der Konten zu legen.

Ein gutes Zeiterfassungs-System muss in der Lage sein eine Gleitzeitvereinbarung so umzusetzen, dass seitens der Arbeitnehmer, User und Systembetreuer möglichst wenig Eingriff erforderlich ist und dass eine variable Handhabung der ermittelten Salden (Übertrag, Auszahlung, Zeitausgleich, …) möglich ist.

Auswirkungen der Karenz auf die Zeiterfassung

Karenz: Auswirkungen auf die Zeiterfassung

Da während einer Karenz in der Regel das Arbeitsverhältnis nicht  unterbrochen wird, ist es nicht richtig karenzierte Mitarbeiter aus dem Zeiterfassungssystem komplett auszuschließen oder inaktiv zu setzen.

 

Begriff(e) der Karenz
Karenz im eigentlichen Sinne bedeutet eine zeitlich befristete Unterbrechung, Freistellung oder Aussetzung einer Sache. Im Bereich des Arbeitsrechts versteht man unter Karenz die befristete Freistellung des Arbeitnehmers von der Arbeitspflicht und die Freistellung des Arbeitgebers von der Verpflichtung der Entgeltzahlung. Diese Definition impliziert, dass für den Zeitraum der Karenz das Vertragsverhältnis aufrecht bleibt. Es entfallen für diesen Zeitraum lediglich bestimmte Verpflichtungen und Rechte.

In der Praxis gibt es eine Reihe von Formen der Karenz, die auch durch diverse Gesetze des Österreichischen Arbeitsrechts definiert sind. Zu den bekanntesten Formen gehören:

Elternkarenz (Mutterschutzgesetz-MSchG /Väterkarenzgesetz-VKG)

Präsenzdienst Freistellung (Arbeitsplatzsicherungsgesetz-APSG)

Bildungskarenz (dafür gibt es keine rechtliche Verpflichtung des Arbeitgebers, jedoch eine klar geregelte finanzielle Unterstützung/Förderung des Arbeitnehmers durch das AMS)

Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit der freiwilligen Karenz, die individuell zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart werden kann. Diese Form wird oft auch als „unbezahlter Urlaub“ bezeichnet.

Fälschlich als Karenz bezeichnet werden Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf eine Wiedereinstellung nach beendetem Arbeitsvertrag.

 

Karenz und Zeiterfassung
Da in der Karenz die Verpflichtung des Arbeitnehmers zur Arbeitsleistung entfällt, ist es naheliegend anzunehmen, dass karenzierte Mitarbeiter im Zeiterfassungssystem nicht geführt werden. Dies ist auch die gängige Praxis.

Aus aktuellem Anlass (neuer Kollektivvertrag der Metallindustrie ab 1.11.2016) ist diese Praxis jedoch zu hinterfragen. Der Kollektivvertrag sieht vor, dass auch Zeiten der Karenz (Elternkarenz) für die Berechnung bestimmter dienstzeitabhängiger Ansprüche, wie z.B. Urlaubstage pro Jahr, Jubiläumsgeld angerechnet werden.

Da Zeiterfassungs-Systeme meist auch für die Aufzeichnung und Erfassung von Abwesenheiten und v.a. für die Berechnung der aktuellen Urlaubsansprüche genutzt werden, ist es unter Umständen doch sinnvoll auch karenzierte Mitarbeiter im Zeiterfassungssystem aktiv zu führen. Dazu muss jedoch eine entsprechende Abwesenheitsart (Karenz) definiert und implementiert werden.

Zeiten von Mitarbeitern schnell und einfach erfassen

GeCOTime Datenaustausch mit Lohnprogrammen

GeCOTime Zeiterfassung tauscht Daten mit Lohnprogrammen aus!

 

GeCOTime Zeiterfassung errechnet und übergibt relevante Daten an das entsprechende Lohnprogramm um die ordnungsgemäße Lohn- und Gehaltsabrechnung zu gewährleisten bzw. zu erleichtern. Das Lohnprogramm hat damit die Werte für die Variablen, die für die Berechnung des Monatslohns notwendig sind. Das sind u.a. Sonderzulagen (Schmutzzulagen, Gefahrenzulagen, etc.), Prämien und Provisionen, Normalarbeitszeit und Mehrstunden, Überstunden (meist 50% und 100%) und Abwesenheiten wie Urlaub und Krankenstände.

 

Nach Abschluss eines Monats in GeCOTime, d.h. alle Buchungen sind vorhanden und alle Abwesenheiten sind eingetragen, stell GeCOTime alle Berechnungen an. Danach erstellt das GeCOTime Modul „Lohnschnittstelle“ eine Datei, die der Schnittstellenbeschreibung des Lohnprogramms entspricht. Nur so ist gewährleistet, dass das Lohnprogramm die Daten im richtigen Format erhält.

 

Beispiel einer Lohnschnittstellendatei:

lohnschnitstellendatei

 

Unabhängig von der monatlichen Übergabe der Daten ans Lohnprogramm können für periodische Abschlüsse, Überstundenansprüche oder Abgrenzungen für nicht konsumierte Urlaube, etc. jederzeit in GeCOTime ermittelt und übergeben werden.

 

 

Parallel zum GeCOTime Modul Lohnschnittstelle ist das Modul Personalstammimport eine weitere wichtige Schnittstelle zum Lohnprogramm. Damit wird sichergestellt, dass die Personalstammdaten (Personalnummer, Name, etc.) sowohl im Lohnprogramm als auch im Zeiterfassungsprogramm immer am selben Stand sind.

 

Beispiel eine Personalimportdatei:

personalimportdatei