Wer kann und darf Daten der Zeiterfassung einsehen?

Zeiterfassen über GeCOTime WEB-Terminal

In vielen Unternehmen werden Kommen- und Gehen- Buchungen der Mitarbeiter über ein fix montiertes Terminal getätigt. Mit der GeCOTime Software ist auch eine Online Buchung per WEB-Terminal möglich. Das WEB-Terminal hat normalerweise eine vorgefertigte Standardmaske als Oberfläche, auf Wunsch kann es aber auch Individuell gestaltet und um einige Funktionen und Features erweitert werden.

Wo finde ich das WEB-Terminal:

Das WEB-Terminal ist ein lizenzpflichtiges Zusatzmodul zur GeCOTime Zeiterfassung. Zugriff auf das WEB-Terminal erhält man in dem man sich, als berechtigter User mit den von Gecosoft zu Verfügung gestellten persönlichen Login Daten, in die GeCOTime Software über seinen Browser einloggt.

Nach erfolgreichem Login, findet man das Web Terminal, auf der linken Seite, unter dem Auswahlfeld „Buchen/Info“

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Wie tätige ich eine Buchung:

Buchungen funktionieren hier ähnlich wie bei einem montiertem Terminal, jedoch wird kein Chip benötigt, da alles über die Personal Login Daten läuft. Per Mausklick wird ausgewählt, welche Buchung getätigt werden soll.

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Kommt/Geht Buchung:

Klickt man auf den Kommt/Geht Button so wird automatisch erkannt ob eine Kommen oder Gehen Buchung getätigt werden soll. Nach Betätigung des Buttons, leuchten die beiden Button auf der rechten Seite auf. Buchungsvorgänge werden immer durch drücken des grünen Häkchen bestätigt oder durch drücken des X Button abgebrochen.

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Gehen mit Grund:

Für das Erfassen einer Abwesenheit wird der Button „Gehen mit Grund“ verwendet. Hier ist ein zusätzliches Feld enthalten in dem der Abwesenheitsgrund eingetragen werden muss. (z.B. Krankheit, Arztbesuch, Dienstgang, usw.). Bei entsprechender Konfiguration werden die „erlaubten“ Abwesenheitsgründe in einer Auswahltabelle angezeigt.

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Zeitdaten:

Bei den Zeitdaten, erhält man eine kurze Übersicht, der Kommen- und Gehen Buchungen. Wenn eine „Gehen mit Grund“ Buchung getätigt wurde, ist auch der Grund der Abwesenheit zu sehen. Die Übersicht kann für jeden Tag einzeln ausgewählt und angezeigt werden.

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Konten:

Klickt man auf das Feld „Konten“ so erhält man eine kurze Übersicht der Saldo Stände von den Konten, die einem zugewiesen sind. Die Konten werden mit Kürzel angezeigt, im Beispiel unten steht U: für das Urlaubskonto und S: für das Saldo Konto. z.B.: ist hier zu sehen, dass diesem Mitarbeiter noch 25 Tage Urlaub zur Verfügung stehen. Das Saldokonto zeigt ob man zu viele oder zu wenig Stunden gegenüber der im Arbeitsvertrag vereinbarten Soll-Stunden geleistet hat.

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Zeiten ändern:

Durch den „Zeiten ändern“ Button, wird die allgemeine Tagesübersicht aufgerufen.

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In der Standard Tagesbetrachtung erhält man eine Standardübersicht aller Kommen und Gehen Zeiten. Wenn man über die nötigen Berechtigungen verfügt, können hier nachträglich die Anwesenheitszeiten eingetragen werden, falls mal vergessen wurde zu Buchen. Wenn man nicht über die nötigen Rechte verfügt, muss in den meisten fällen einen Antrag an den Vorgesetzten gestellt werden.

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Homeworking Homeoffice remote Zeiterfassung

Terminals, WEB-Terminal und Smartphone APP in GeCOTime Zeiterfassung

Die Frage, ob für die Erfassung der Arbeitszeiten besser ein Hardwareterminal verwendet wird oder die Daten von den Mitarbeitern über PC-Eingabe erfasst werden wurde bereits in anderen Blogbeiträgen behandelt.

Im Folgenden soll gezeigt werden, welche Möglichkeiten in den Programmen von GeCOTime vorgesehen sind.

GeCOTime ist eine Online-Realtime Zeiterfassung. Deshalb wurde die Integration von Terminals so vorgenommen, dass diese ohne Verwendung externer Programme vollkommen in die Anwendung integriert werden. Erfasste Buchungen/Zeiten (also z.B. Kommt- oder Geht-Zeiten) werden direkt in die Datenbank geschrieben und die Antwort-Texte für Anzeigen am Display der Terminals werden direkt, online aus der Anwendung gesendet. Diese Integration wurde für die meisten Terminals gängiger Hersteller, wie z.B. Gantner, Kaba, PCS, Datafox und v.a. realisiert.

Hardware - ST X80

BDE Hardware Kaba

BDE Hardware PCS

Datafox-EVO-2.8_03

Terminals werden vorwiegend mit RFID Medien (Ausweisen) bedient. Auch der Einsatz von Terminals mit Biometrischen Lesern (Fingerprint) ist technisch möglich, hat sich aber in der Praxis für Zeiterfassung noch nicht bewährt und wird sehr oft von Arbeitnehmervertretern kritisch bewertet.

Da GeCOTime eine Integration der Hardwareterminals in das Anwendungsprogramm ohne Verwendung von Zusatzsoftware erlaubt ist es bei GeCOTime sehr einfach Terminals unterschiedlicher Hersteller zu verwenden. Dies ist v.a. für jene Unternehmen wichtig, die bereits Zeiterfassungssysteme mit Hardware Terminals im Einsatz haben und die Software ersetzen wollen und/oder Terminals anderer Hersteller für weitere Standorte einsetzen wollen.

In manchen Organisationen ist das Betreten oder Verlassen bestimmter Bereiche zwingend mit dem Beginn und Ende der Arbeitszeit verbunden. Wenn diese Organisation in Verbindung mit einer Zutrittskontrolle und Einsatz von Vereinzelungssystemen (Drehkreuze / Drehsperren / Schleusen) unterstützt wird kann GeCOTime auch die Daten der Zutrittsleser als Buchung von Zeitereignissen in der Zeitwirtschaft nutzen.

Zunehmend haben Arbeitnehmer auf ihren Arbeitsplätzen (auch in Fertigungsbetrieben) Möglichkeiten der Nutzung von PCs oder mobilen Endgeräten (Tabletts/Smartphones mit Intra-/Internetzugang). Dadurch gibt es immer mehr Betriebe, die auf den Einsatz von Hardware-Terminals in Verbindung mit RFID Medien verzichten und die Zeiterfassung über PC-Buchungen oder mobile Endgeräte abwickeln.

GeCOTime bietet dafür natürlich passende Module bzw. APPs an. Da GeCOTime eine WEB-basierte Anwendung ist, ist es nicht erforderlich für die Buchung von Zeitereignissen eigene Software auf dem PC zu installieren. Jeder Internetbrowser (mit Option von Silverlight-Plug-Ins) ist für die Nutzung des GeCOTime WEB-Terminals ausreichend (siehe Beispiel unten).

Beispiel des Webterminals

Beispiel des Webterminals