Wer kann und darf Daten der Zeiterfassung einsehen?

Zeiterfassen über GeCOTime WEB-Terminal

In vielen Unternehmen werden Kommen- und Gehen- Buchungen der Mitarbeiter über ein fix montiertes Terminal getätigt. Mit der GeCOTime Software ist auch eine Online Buchung per WEB-Terminal möglich. Das WEB-Terminal hat normalerweise eine vorgefertigte Standardmaske als Oberfläche, auf Wunsch kann es aber auch Individuell gestaltet und um einige Funktionen und Features erweitert werden.

Wo finde ich das WEB-Terminal:

Das WEB-Terminal ist ein lizenzpflichtiges Zusatzmodul zur GeCOTime Zeiterfassung. Zugriff auf das WEB-Terminal erhält man in dem man sich, als berechtigter User mit den von Gecosoft zu Verfügung gestellten persönlichen Login Daten, in die GeCOTime Software über seinen Browser einloggt.

Nach erfolgreichem Login, findet man das Web Terminal, auf der linken Seite, unter dem Auswahlfeld „Buchen/Info“

web1

Wie tätige ich eine Buchung:

Buchungen funktionieren hier ähnlich wie bei einem montiertem Terminal, jedoch wird kein Chip benötigt, da alles über die Personal Login Daten läuft. Per Mausklick wird ausgewählt, welche Buchung getätigt werden soll.

web2

Kommt/Geht Buchung:

Klickt man auf den Kommt/Geht Button so wird automatisch erkannt ob eine Kommen oder Gehen Buchung getätigt werden soll. Nach Betätigung des Buttons, leuchten die beiden Button auf der rechten Seite auf. Buchungsvorgänge werden immer durch drücken des grünen Häkchen bestätigt oder durch drücken des X Button abgebrochen.

web3

Gehen mit Grund:

Für das Erfassen einer Abwesenheit wird der Button „Gehen mit Grund“ verwendet. Hier ist ein zusätzliches Feld enthalten in dem der Abwesenheitsgrund eingetragen werden muss. (z.B. Krankheit, Arztbesuch, Dienstgang, usw.). Bei entsprechender Konfiguration werden die „erlaubten“ Abwesenheitsgründe in einer Auswahltabelle angezeigt.

web4

Zeitdaten:

Bei den Zeitdaten, erhält man eine kurze Übersicht, der Kommen- und Gehen Buchungen. Wenn eine „Gehen mit Grund“ Buchung getätigt wurde, ist auch der Grund der Abwesenheit zu sehen. Die Übersicht kann für jeden Tag einzeln ausgewählt und angezeigt werden.

web5

Konten:

Klickt man auf das Feld „Konten“ so erhält man eine kurze Übersicht der Saldo Stände von den Konten, die einem zugewiesen sind. Die Konten werden mit Kürzel angezeigt, im Beispiel unten steht U: für das Urlaubskonto und S: für das Saldo Konto. z.B.: ist hier zu sehen, dass diesem Mitarbeiter noch 25 Tage Urlaub zur Verfügung stehen. Das Saldokonto zeigt ob man zu viele oder zu wenig Stunden gegenüber der im Arbeitsvertrag vereinbarten Soll-Stunden geleistet hat.

web6

Zeiten ändern:

Durch den „Zeiten ändern“ Button, wird die allgemeine Tagesübersicht aufgerufen.

web7

In der Standard Tagesbetrachtung erhält man eine Standardübersicht aller Kommen und Gehen Zeiten. Wenn man über die nötigen Berechtigungen verfügt, können hier nachträglich die Anwesenheitszeiten eingetragen werden, falls mal vergessen wurde zu Buchen. Wenn man nicht über die nötigen Rechte verfügt, muss in den meisten fällen einen Antrag an den Vorgesetzten gestellt werden.

web8

Homeworking Homeoffice remote Zeiterfassung

Terminals, WEB-Terminal und Smartphone APP in GeCOTime Zeiterfassung

Die Frage, ob für die Erfassung der Arbeitszeiten besser ein Hardwareterminal verwendet wird oder die Daten von den Mitarbeitern über PC-Eingabe erfasst werden wurde bereits in anderen Blogbeiträgen behandelt.

Im Folgenden soll gezeigt werden, welche Möglichkeiten in den Programmen von GeCOTime vorgesehen sind.

GeCOTime ist eine Online-Realtime Zeiterfassung. Deshalb wurde die Integration von Terminals so vorgenommen, dass diese ohne Verwendung externer Programme vollkommen in die Anwendung integriert werden. Erfasste Buchungen/Zeiten (also z.B. Kommt- oder Geht-Zeiten) werden direkt in die Datenbank geschrieben und die Antwort-Texte für Anzeigen am Display der Terminals werden direkt, online aus der Anwendung gesendet. Diese Integration wurde für die meisten Terminals gängiger Hersteller, wie z.B. Gantner, Kaba, PCS, Datafox und v.a. realisiert.

Hardware - ST X80

BDE Hardware Kaba

BDE Hardware PCS

Datafox-EVO-2.8_03

Terminals werden vorwiegend mit RFID Medien (Ausweisen) bedient. Auch der Einsatz von Terminals mit Biometrischen Lesern (Fingerprint) ist technisch möglich, hat sich aber in der Praxis für Zeiterfassung noch nicht bewährt und wird sehr oft von Arbeitnehmervertretern kritisch bewertet.

Da GeCOTime eine Integration der Hardwareterminals in das Anwendungsprogramm ohne Verwendung von Zusatzsoftware erlaubt ist es bei GeCOTime sehr einfach Terminals unterschiedlicher Hersteller zu verwenden. Dies ist v.a. für jene Unternehmen wichtig, die bereits Zeiterfassungssysteme mit Hardware Terminals im Einsatz haben und die Software ersetzen wollen und/oder Terminals anderer Hersteller für weitere Standorte einsetzen wollen.

In manchen Organisationen ist das Betreten oder Verlassen bestimmter Bereiche zwingend mit dem Beginn und Ende der Arbeitszeit verbunden. Wenn diese Organisation in Verbindung mit einer Zutrittskontrolle und Einsatz von Vereinzelungssystemen (Drehkreuze / Drehsperren / Schleusen) unterstützt wird kann GeCOTime auch die Daten der Zutrittsleser als Buchung von Zeitereignissen in der Zeitwirtschaft nutzen.

Zunehmend haben Arbeitnehmer auf ihren Arbeitsplätzen (auch in Fertigungsbetrieben) Möglichkeiten der Nutzung von PCs oder mobilen Endgeräten (Tabletts/Smartphones mit Intra-/Internetzugang). Dadurch gibt es immer mehr Betriebe, die auf den Einsatz von Hardware-Terminals in Verbindung mit RFID Medien verzichten und die Zeiterfassung über PC-Buchungen oder mobile Endgeräte abwickeln.

GeCOTime bietet dafür natürlich passende Module bzw. APPs an. Da GeCOTime eine WEB-basierte Anwendung ist, ist es nicht erforderlich für die Buchung von Zeitereignissen eigene Software auf dem PC zu installieren. Jeder Internetbrowser (mit Option von Silverlight-Plug-Ins) ist für die Nutzung des GeCOTime WEB-Terminals ausreichend (siehe Beispiel unten).

Beispiel des Webterminals

Beispiel des Webterminals

 

Die Zeit kann man nicht zurückdrehen

Berechnung und Buchung von Pausen in GeCOTime Zeiterfassung

Auch wenn das Thema „Pausen“ im Arbeitszeitgesetz (AZG) grundlegend geregelt ist, gibt es in der Praxis sehr viele unterschiedliche Möglichkeiten der betrieblichen Umsetzung. Durch Einsatz eines leistungsfähigen Zeiterfassungs-Systems können betriebliche Vereinbarungen betreffend Handhabung der Pausen sinnvoll unterstütz werden. Hier einige Beispiele, wie das System GeCOTime dafür genutzt werden kann.

Grundsätzlich ist zu unterscheiden, ob die betriebliche Regelung das „Stempeln“ von Pausen vorsieht und ob es zusätzliche Vereinbarungen (z.B. bezahlte Pausen) gibt. Außerdem ist zu berücksichtigen, ob die Pausen zu bestimmten Zeiten (z.B. täglich 12:00 bis 12:30)  oder in bestimmten Zeitfenstern (zwischen 12:00 und 13:00) eingehalten werden müssen oder ob es den Mitarbeitern frei steht im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben, also spätestens nach 6 Stunden durchgehender Arbeitszeit die Pause(n) zu konsumieren.

Aus der Sicht der Implementierung im Zeiterfassungs-System können wir folgende Arten unterscheiden:

 

Fixe Pausen

Fixe Pausen sind Uhrzeitabhängig. Es wird der Beginn und das Ende der Pause festgelegt, sowie die Dauer der Pause. Wird die Pause (Abwesenheit) gestempelt, wird dies in der Regel nicht exakt dem Zeitraum der definierten Pausenlänge entsprechen. Stempelungen von Pausenzeiten geringer als vereinbart werden automatisch aufgefüllt und Stempelungen längerer Pausen werden mit der tatsächlichen Pausenzeit berechnet. Wird keine Pausenbuchung erfasst, so wird die Pause während des definierten Zeitraums automatisch abgezogen.

Beispiel 1: Zwei fixe Pausen. 09:00 – 09:15 und 12:30 – 13:00 werden im entsprechenden „Tagesmodell“ definiert.

1

 

In der „Tagesbetrachtung“ erkennt man, dass der Mitarbeiter mit Pers.Nr. 4201 um 08:00 gekommen ist und um 16:00 gegangen ist. In der Übersicht der berechneten Zeiten ist ersichtlich, dass die Pausen gemäß Tagesmodell entsprechend abgezogen wurden und dass von 8,00 Stunden Anwesenheit die vordefinierten Pausen (einmal 15 Minuten, einmal 30 Minuten) abgezogen und als Abwesenheitsart „Pause“ ausgewiesen werden und in diesem Fall die tägliche Sollzeit eingehalten wurde .

2

Wenn der Mitarbeiter seine Pause stempelt (Geht Buchung 12:00 = Pausenanfang / Kommt Buchung 13:15 = Pausenende) und überschreitet dabei die vorgegebene Pausenzeit wird auch die Zeit die über die vorgegebene Pause hinausgeht als Pause ausgewiesen, wie in folgenden Beispiel einer Tagesbetrachtung zu erkennen ist

3

Variable Pausen

Die Pause wird nur dann im System berechnet und gebucht, wenn die erfasste Arbeitszeit eine bestimmte Anzahl von Stunden, Minuten überschreitet. Egal zu welcher Uhrzeit Arbeitsbeginn oder Arbeitsende erfolgt.

Beispiel 2: Eine Pausenregelung, die den Vorgaben des AZG und der meisten Kollektivverträge entspricht: Nach 6 Stunden Arbeitszeit wird automatisch eine halbe Stunde Pause abgezogen.

4

5

 

Zusatzpause bei fehlender Pausenbuchung

Beispiel 3:  Die Pause von einer halben Stunde muss zwischen 12:00 und 13:00 konsumiert werden. Wird eine kürzere Pausenzeit gestempelt, wird die Pausenzeit auf die Vorgabe ( 30 Minuten) aufgefüllt, wird eine Zeit länger Pause als die Vorgabe gestempelt wird die tatsächliche Pausenzeit gerechnet, wird aber gar nicht ausgestempelt, so wird eine zusätzliche Pause von 15 Minuten verbucht

6

Eine Zusatzpause („Strafpause“) wird abgezogen, da der Mitarbeiter nur die Arbeitsbeginn-Zeit (8:00)  und Arbeitsende-Zeit (16:00) gestempelt hat.

8

Beispiel bei bestehender Pausenbuchung:

7

Maxerl - Einstellungen

Was bedeuten die vielen Begriffe eines Zeiterfassungssystems?

Unabhängig vom jeweiligen Programm, das für die Zeiterfassung in einem Unternehmen eingesetzt wird, werden bestimmte Begriffe verwendet, die sowohl für die Erfüllung der arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen als auch für die Definitionen der Bedürfnisse eines Unternehmens wesentliche Bedeutung haben. Im Folgenden werden – in alphabetischer Reihenfolge- einige Begriffe erklärt, wie sie auch im Programm GeCOTime verwendet werden.

  • Arbeitszeit
    gemäß AZG ist dies jene Zeit, die ein Mitarbeiter zur Verrichtung der vereinbarten Arbeitsleistung dem Arbeitgeber zu Verfügung steht.
    Die muss nicht die Zeit sein, die ein Mitarbeiter am Dienstort verbringt. Arbeitszeit kann auch, wenn vereinbart an einem anderen Ort wie z.B. in der Wohnung des Mitarbeiters geleistet werden.
  • Abwesenheiten
    darunter werden Zeiten verstanden, die in einem Zeiterfassungssystem erfasst bzw. dokumentiert werden die ein Mitarbeiter nicht an seinem Dienstort verbringt. Das können sowohl Zeiten sein, die zur Arbeitszeit zählen (z.B. Dienstgang, Dienstreise) und entsprechen bezahlt werden, als auch andere Zeiten. Typische Abwesenheitsarten sind:

    • Urlaub
    • Krankenstand
    • Arztbesuch
    • Dienstreise
    • Heimarbeit
    • Pause
  • Anwesenheitszeit
    das ist jene Zeit, die ein Mitarbeiter tatsächlich am vereinbarten Dienstort verbringt. Die Anwesenheitszeit muss nicht zwangsläufig auch Arbeitszeit sein (z.B. Pausen).
  • Konto
    ähnlich einem Bankkonto oder einem Konto einer Finanzbuchhaltung werden in einem Konto eines Zeiterfassungssystems Zeiten „gesammelt“. Typische Konten der Zeiterfassung sind SALDO-Konten, also z.B. das Sammeln von + und – Stunden bei einer Gleitzeitvereinbarung oder das Urlaubskonto für die Verwaltung und Aufzeichnung der vereinbarten Urlaubstage.
  • Personalzeiterfassung
    im allgemeinen Sprachgebrauch gibt es unterschiedliche Begriffe für die Erfassung und Berechnung der betrieblichen Arbeitszeiten. Neben dem weit gefassten Begriff der Zeiterfassung werden auch Bezeichnungen wie Arbeitszeiterfassung, Anwesenheitszeiterfassung, Kommt-Geht-Zeiterfassung Im Programm GeCOTime wird er Begriff Personalzeiterfassung verwendet um die einzelnen Funktionsmodule des Systems zu differenzieren. Neben der Personalzeiterfassung gibt es bei GeCOTime z.B. auch die Module Auftragszeiterfassung, Personaleinsatzplanung, Zugangskontrolle, etc.
  • Schichtmodell
    bei Schichtmodellen werden Mitarbeitern in definierten Abständen unterschiedliche Wochenmodelle Typische Schichtmodelle sind Kombinationen von Wochenmodellen mit unterschiedlichen Beginn-, und End-Zeiten, wie z.B. bei einem „Zweischichtbetrieb“ : Wochenmodell1 (Frühschicht): 06:00 bis 14:30 und Wochenmodell2 (Spätschicht) 14:30 bis 23:00. Das Schichtmodell legt fest, wann welcher Mitarbeiter mit welchem Wochenmodell arbeitet.
  • Tagesmodell
    In einem Tagesmodell wird festgelegt nach welchen Kriterien die erfasste Arbeitszeit/Anwesenheitszeit den definierten Zeitarten zugeordnet wird. Also z.B. wann bei Anwesenheit von mehr als 6 Stunden eine Pause eingerechnet wird, oder ab wann die Arbeitszeit als Überstunde definiert wird.
  • Wochenmodell
    das Wochenmodell ist die Kombination einzelner Tagesmodelle zu einer Arbeitswoche gemäß vertraglicher Vereinbarung. Im Normalfall werden für typische Arbeitsverträge Wochenmodelle definiert, die dann allen Mitarbeitern zugeordnet werden, die diesem Vertragsmodell unterliegen (z.B. 40 Stundenwoche, fixe Arbeitszeit Mo-Fr. 08:00 bis 16:30, tägliche Mittagspause 30 Minuten).
  • Zeitarten
    • Eine wesentliche Aufgabe eines Zeiterfassungs-Systems ist es, die Zeiten, die ein Mitarbeiter für das Unternehmen tätig ist auch qualitativ auszuwerten. Dafür müssen unterschiedliche Arten der Anwesenheit (und auch der Abwesenheit) definiert werden. In der Regel werden bei der Definition der Zeitarten auch die Begriffe des Arbeitszeitgesetzes verwendet und entsprechend umgesetzt. Typische Zeitarten sind:
      • Normalarbeitszeit:
        Das ist jene Zeit, die gemäß AZG pro Tag und Woche maximal geleistet werden darf (z.B. 8 Std pro Arbeitstag, 40 Stunden pro Woche)
      • Mehrarbeit:
        Bei Mitarbeitern die eine Vereinbarung über weniger als 40 Stunden Arbeitszeit pro Woche haben (also Teilzeitmitarbeiter oder Mitarbeiter, die einem Kollektivvertrag mit weniger als 40 Std. pro Woche unterliegen) ist dies die Differenz der vertraglich maximale vereinbarten Normalarbeitszeit und der höchst zulässigen Arbeitszeit gemäß AZG.
      • Überstunden:
        Das ist jene Arbeitszeit, die gemäß AZG oder Kollektivvertrag über das Maß der vereinbarten Normalarbeitszeit hinaus geleistet wird. Überstunden werden abhängig von der Dauer und Uhrzeit mit Zuschlägen von 50% oder 100% bewertet, wobei im Sinne des Einkommensteuergesetzes auch zwischen steuerpflichtigen und steuerfreien Zuschlägen unterschieden wird.
      • Pausen und Ruhezeiten:
        das sind jene Zeiten, die gesetzlich oder vertraglich die Arbeitszeiten unterbrechen.
      • Nacht- und Schichtarbeitszeit
      • Reisezeit
      • Dienstgang