FAQ – Frequently Asked Questions

Wer ist die Firma GeCOSOFT?

GeCOSOFT wurde im Jahr 1994 in Ulm, Deutschland als Softwarehaus für moderne Lösungen im Bereich Zeitwirtschaft, Betriebsdatenerfassung und Zutrittskontrolle gegründet. Das Produkt GeCOTime wurde seither über 4.000-mal in mehr als 10 Ländern installiert und wird laufend weiterentwickelt. GeCOTime wurde von Beginn an auch für den österreichischen Markt entwickelt und bis zum Jahr 2008 über Partner und Händler vertrieben. Seit 2009 betreut die GeCOSOFT GmbH, Wien österreichische Kunden. Per 01/2017 nutzen in Österreich über 350 Unternehmen GeCOTime Lösungen. GeCOSOFT beschäftigt in Deutschland und Österreich ca. 30 Mitarbeiter für Entwicklung, Vertrieb und Support.

Hat GeCOSOFT eine Hotline?

GeCOSOFT hat für alle Kunden mit einem gültigen Software Update Vertrag eine kostenlose Hotline für technischen Support Tel. Nr.: +43 1 23 50 955.
Unterstützung bei der Anwendung, Schulung und Customizing erfolgt in Absprache mit dem Kunden kostenpflichtig entweder vor Ort oder über ein Fernwartungs-Tool (TeamViewer & AnyDesk).   Mehr dazu finden Sie unter: Fernwartung

Auf welchen Computern kann GeCOTime installiert werden?

GeCOTime ist eine Web basierte Standardsoftware, die auf allen aktuellen Windows Server Betriebssystemen installiert werden kann. Für die Anwendung erfolgt der Zugriff über einen Internetbrowser, der das kostenfreie Microsoft „Silverlight“ Plug-In installiert hat (z.B. Internet Explorer, Firefox-ERS). Genaue Spezifikationen finden Sie unter: Hardware Voraussetzungen

Wonach richtet sich der Preis eines GeCOSOFT Systems?

  • Anzahl aktiver Mitarbeiter: (z.B.: bis10, bis 25, bis 50, …, bis 1.000, 500, ..)
    GeCOTime wird nach Anzahl der aktiv teilnehmenden Mitarbeiter lizensiert.
  • Eingesetzte Module: (z.B.: GeCOTime®Basis, GeCOTime®Zeit, GeCOTime®WEB-Terminal, GeCOTime®Workflow, GeCOTime®Auftragszeiterfassung)GeCOTime verfügt über eine Vielzahl von Funktions-Modulen (Zeiterfassung, Zutrittskontrolle, Workflow, etc.).

Je nach Umfang der Anwendungsmodule und Anzahl der aktiven Mitarbeiter ergeben sich Kosten für eine GeCOTime Lizenz.

Wie lange dauert die Einführung einer GeCOTime Zeiterfassung?

GeCOSOFT kann als Softwarehaus Installationen der GeCOTime Anwendungen innerhalb weniger Tage durchführen. Der gesamte Zeitrahmen für die Implementierung einer Lösung richtet sich nach vielen Kriterien und hängt vom Umfang der Anwendungsmodule und der Komplexität der Zeit- oder Zutrittsmodell ab.

Welche Hardware wird für die Buchung mit GeCOTime verwendet?

GeCOTime ist eine Hardware unabhängige Software. GeCOSOFT hat Partnerschaften mit den wichtigsten Herstellern von Zeiterfassungs- und Zutrittskontroll- Terminals, wie z.B.: Kaba, Gantner, Datafox, PCS, PHG, Uhlmann & Zacher und viele mehr. Alle Datenerfassungs-Terminals werden über eigene Kommunikationsprogramme für den Online Betrieb in die Anwendung integriert. Die Installation zusätzlicher Schnittstellenprogramme ist nicht erforderlich.  Zusätzlich bietet GeCOSOFT auch Hardware für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle an, die eigens für die Nutzung mit GeCOTime entwickelt wurden.
Mehr dazu finden Sie auch hier: Zeiterfassungshardware, Zutrittskontrollhardware, BDE-Hardware

Gibt es auch Lösungen mit Fingerprint Terminals?

Da GeCOTime eine Hardware unabhängige Software ist, können auch Fingerprint Terminals vieler Hersteller mit GeCOTime verwendet werden. GeCOSOFT empfiehlt aber für den Einsatz der Zeiterfassung Terminals mit RFID-Lesern.

Müssen Lizenzen gekauft werden?

Nein. Neben dem Verkauf von Lizenzen für die zeitlich uneingeschränkte Nutzung auf einem vom Kunden bereitgestellten Rechner können GeCOTime Lösungen auch auf Basis einer monatlichen Nutzungsgebühr abgerechnet werden. Ein Nutzungsvertrag kann nach Ablauf einer Frist von 24 Monaten jährlich gekündigt werden. Die Kosten richten sich nach Umfang der Anwendungsmodule und Anzahl der aktiv teilnehmenden Mitarbeiter.

Betreibt GeCOSOFT auch ein Hosting für eine Zeiterfassung?

GeCOSOFT bietet auch das Hosting einer vom Kunden gekauften Lösung in einem von GeCOSOFT beauftragten Rechenzentrum an.

Bietet GeCOTime auch eine Lösung für Antrag und Genehmigung von Urlauben und Abwesenheiten?

GeCOTime ist eine Standardsoftware, die aus vielen Funktionsmodulen besteht. Im Bereich Zeiterfassung kann über das Modul Workflow auch ein papierloser Genehmigungsprozess implementiert werden. Das Modul Workflow erlaubt nicht nur die Abbildung komplexer Organisationsstrukturen (Vorgesetzte, Stellvertreter, etc.) sondern auch die Definition unterschiedlicher Genehmigungsregeln (4Augenprinzip) und unterschiedlicher Antragsformen (Urlaub, Zeitausgleich, Dienstreisen, Auszahlungen von Mehr- oder Überstunden, etc.)

Wie werden die Anwender geschult?

Zeiterfassung ist ein komplexes Thema. GeCOTime ist eine vielseitige und dennoch übersichtliche Standardsoftware, deren Nutzung eine Schulung der Anwender erfordert. Schulung erfolgt immer im Rahmen der Erstinstallation und der Schulungsumfang richtet sich nach den Anforderungen und dem Umfang der eingesetzten Anwendungsmodule. Darüber hinaus bietet GeCOSOFT individuelle Schulungen für Anwender als Workshop vor Ort oder im GeCOSOFT Schulungsraum in Wien oder als Remote-Support über Fernwartung an.

Was passiert, wenn die Anzahl der lizensierten Mitarbeiter oder Anwender überschritten wird?

GeCOTime Anwendungen sind jeweils für eine bestimmte Anzahl von aktiven Mitarbeitern als Obergrenze lizensiert. Werden mehr, als in der Lizenz zugelassene Mitarbeiter für ein Anwendungsmodul aktiv gesetzt wird GeCOTime eine Fehlermeldung generieren und diese Mitarbeiter „inaktiv“ setzen. Für ein Lizenz Upgrade auf die nächste Mitarbeiterstufe wird nur die Differenz der Listenpreise verrechnet.

Für welche Branchen hat GeCOSOFT eine Lösung?

GeCOTime ist eine Standardsoftware, die für den Einsatz fast aller Branchen und Geschäftsfelder geeignet ist. Branchen spezifische Funktionen können im Rahmen der Parametrierung und Customizing eingestellt werden. GeCOTime wird in mehr als 10 Ländern eingesetzt und von Anwendern unterschiedlichster Organisationen genutzt. Eine Übersicht über Branchen in denen GeCOTime in Österreich eingesetzt ist finden Sie unter: Branchen

Kann ich GeCOTime auch am Smartphone benutzen?

Mit dem Modul GeCOTime-APP (für Android und iOS) können Zeit- und BDE- Buchungen auf einem Smartphone oder Tablett online und offline getätigt werden. Für die Anwendung als Benutzer (Administrator) ist die Verfügbarkeit eines Internetbrowsers mit der Option eines Silverlight-Plug-Ins erforderlich.

Können mit GeCOTime auch Zutrittsberechtigungen vergeben werden?

Ja! GeCOTime kann über die entsprechenden Anwendungsmodule für viele Anwendungen und Funktionen genutzt werden. Das Modul „Zutritt“ erlaubt die Vergabe einfacher und komplexer Zugangsmodelle. Dadurch ist es möglich bestimmte Türen und Zugänge nur für bestimmte Personen und zu bestimmten Zeiten zugängig zu machen. Zutritt erfordert immer die Installation entsprechender Hardware Komponenten (Kartenleser, Zutrittssteuerungen, Türöffner oder Drehsperren). GeCOSOFT übernimmt gerne die Planung und Konzeption einer Sicherheitslösung.

Muss ich für die GeCOTime Datenbank eine SQL-Server Lizenz kaufen?

GeCOTime ist eine Anwendung auf Basis einer MS-SQL Datenbank. GeCOTime kann in vollem Funktionsumfang mit einer kostenfreien MS-SQL Express Datenbank betrieben werden.
Ob Sie eine kostenpflichtige MS-SQL Server Lizenz benötigen hängt von der Datenbank Größe und somit  von der Frequenz der GeCOTime Buchungen/Berechnungen und von der Benutzeranzahl ab.

Welche Browser kann ich für die Benutzung von GeCOTime einsetzen?

GeCOTime kann mit allen Browsern genutzt werden, die auch das kostenfreie Microsoft Silverlight Plug-In installiert haben (z.B.: Microsoft Internet-Explorer, Mozilla Firefox ESR 52).

In naher Zukunft wird GeCOSOFT auch als HTML5 Version für die Benutzung über Browser ohne Plug-In zu Verfügung stehen.

Ab welcher Anzahl von Mitarbeitern zahlt sich eine GeCOTime Lösung aus?

GeCOTime bietet als kleinste Lizenz-Stufe eine preiswerte Anwendung für „bis zu 10“ Mitarbeiter an und kann daher auch für Kleinbetriebe eingesetzt werden. Auch Lizenz-Stufen für wenige Mitarbeiter inkludieren den gesamten Funktions- und Leistungsumfang der jeweiligen Anwendung. Die Bewertung des Kosten-Nutzen Faktors kann nur unter Berücksichtigung der Bedürfnisse eines Anwenders erfolgen. Gerade in Österreich werden Zeiterfassungs-Lösungen mit GeCOTime auch bei einigen Unternehmen oder Organisationen mit weniger als 10 Mitarbeitern eingesetzt.

Zu welchen Lohnverrechnungsprogrammen gibt es Schnittstellen?

Das Modul GeCOTime® Lohnschnittstelle ist eine frei konfigurierbare Option für den Export von Lohn-relevanten Daten aus der Anwendung GeCOTime® Zeit.  Für die gängigsten Lohnprogramme in Österreich sind seitens GeCOTime bereits vorkonfigurierte Schnittstellen verfügbar. Mit dem Erwerb der Lizenz GeCOTime® Lohnschnittstelle ist die Konfiguration einer beliebigen Schnittstelle, auch wenn diese noch nicht zur Auswahl steht inkludiert. Eine Liste aktuell verfügbarer Schnittstellen-Konfigurationen finden Sie hier!

Kann GeCOTime Personaldaten aus unserem HR-Programm importieren?

Mit dem Modul GeCOTime® Personalimport können aus einer Schnittstellendatei eines externen Programms Stammdaten importiert werden. Die GeCOTime Schnittstelle erlaubt die Konfiguration bestimmter Datenfelder für die Übernahme in den Personalstamm der GeCOTime Anwendung. Die Funktion Personalimport kann sowohl für den einmaligen „Erstimport“ als auch für den laufenden, regelmäßigen Import und Abgleich von Personalstammdaten genutzt werden.

Ist der Abschluss eines Wartungsvertrages erforderlich?

GeCOTime® wird grundsätzlich nur in Verbindung mit einem Software Update Vertrag (SUV) ausgeliefert. Der SUV gewährleistet das kostenlose Update auf die jeweils aktuellste, freigegebene Software Version und bietet eine kostenlose Hotline für technischen Support. Dienstleistungen für Schulung, Customizing, Installation oder Hilfe bei der Pflege oder Anlage von Stammdaten werden nicht durch den SUV abgedeckt.