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Zeitkorrekturen in der Zeiterfassung

Auch das beste Zeiterfassungs-System der Welt kann nicht alle Daten selbst generieren. Eine gute Zeiterfassungs-Software kann aber viele Fehler rechtzeitig erkennen, korrigieren und betroffene Mitarbeiter oder Vorgesetze über Abweichungen vom Plan oder der Norm informieren.

Ein Zeiterfassungs-System soll, wie auch der Name sagt die Arbeitszeiten bzw. die An- und Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter eines Unternehmens erfassen und auswerten.

In der Regel werden für die Datenerfassung Geräte (Zeiterfassungs-Terminals) oder Erfassungsmasken am PC oder auf einem mobilen Gerät (APP) genutzt. Es ist Aufgabe der Mitarbeiter über diese Datenerfassung (Stempelungen) zumindest Beginn und Ende (oder Kommen und Gehen) der täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren. Darüber hinaus gibt es natürlich noch eine Vielzahl zusätzlicher Informationen, die durch Mitarbeiter im Zeiterfassungs-Programm erfasst und verarbeitet werden können (z.B. Unterbrechungen, Pausen oder bezahlte und unbezahlte Abwesenheiten, Kostenstellen- oder Arbeitsplatz-Daten, etc.).

Was passiert, wenn nun ein Mitarbeiter einmal vergisst oder verhindert ist eine Information einzugeben. In der Praxis sprechen wir hier von einer „vergessenen Buchung oder Stempelung“.

In einer modernen Zeiterfassungs-Software werden „vergessene Buchungen“ oder nicht plausible Eingaben erkannt und es können bestimmte Regeln festgelegt werden, was passieren soll.

Im Folgenden wollen wir an einigen Beispielen die häufigsten Fälle von „vergessenen Buchungen“ analysieren.

Zuerst muss aber geklärt werden, wie das System konfiguriert ist bzw. wie die Dienstanweisungen für das Erfassen der Arbeitszeiten lautet. Hier gibt es unterschiedliche Varianten:

  1. Erfassen der Arbeitszeiten am Zeiterfassungs-Terminal oder am mobilen Gerät bzw. über Buchungsmasken (z.B. WEB-Terminal) am PC-Arbeitsplatz
    1. Auf dem Erfassungs-Gerät wird explizit eine Kommt- oder Geht-Buchung oder eine Buchung mit der Zusatzinformation Kommen- oder Gehen mit Abwesenheitsgrund erfasst. Dies kann durch die Aufforderung zum Drücken der entsprechenden Taste (Kommen/Gehen, ..) oder durch automatische Voreinstellungen (z.B.: 05:00 bis 13:00 Uhr: Kommen, 13:00 bis 21:00 Uhr: Gehen) erfolgen.
    2. Das System erlaubt, dass jede Buchung (ohne Drücken einer bestimmten Taste) in der Zeiterfassung verarbeitet wird und in der Software die jeweils erste Buchung am Tag als Kommen-Buchung erkannt wird. Danach erfolgte Buchungen werden dann automatisch als Gehen- bzw. erneute Kommen-/Gehen-Buchungen gewertet. Ein korrekt erfasster Arbeitstag muss daher eine gerade Anzahl an Buchungen haben.
  2. Die täglichen Arbeitszeiten werden auf Basis einer Planung (Dienstplan, Schichtplan, Personaleinsatzplanung) oder fixen Voreinstellung für die Mitarbeiter festgelegt und nur allfällige Abweichungen oder Abwesenheiten werden explizit im System erfasst.

Wenn wir über Konsequenzen „fehlender“ oder „vergessener Buchungen“ sprechen, kann dies zwangsläufig nur die Varianten 1.a oder 1.b betreffen. Was passiert also, wenn an einem Arbeitstag eine Buchung fehlt?

Bei Variante 1.a kann einfach erkannt werden ob an einem Tag vergessen wurde „Kommt“ oder „Geht“ zu buchen. Das Programm ist also aufgefordert eine „fehlende Buchung“ entweder durch voreingestellte Parameter zu ersetzen oder Mitarbeiter und/oder Vorgesetzte über das „Fehlen“ einer Buchung zu informieren. Das automatische Ersetzen einer fehlenden Buchung könnte z.B. auf Basis des Tagesmodells für den Mitarbeiter erfolgen, wenn darin tägliche Soll- oder Planwerte für Beginn und Ende der Arbeitszeiten definiert sind. In jedem Fall sollte aber das System eine Meldung über das „Fehlen“ einer Buchung generieren. Dies hat den großen Vorteil, dass jeder Fehler zeitnah erkannt wird und durch entsprechenden Nachtrag manuell korrigiert wird. Alternativ würde die fehlende Buchung erst bei der Erstellung einer Auswertung (in der Regel das Monatsjournal am Monatsende) erkannt werden und ein korrekter Nachtrag unter Umständen schwierig sein. Natürlich muss das Zeiterfassungs-System jede automatisch oder manuell erstellte Ersatz-Buchung dokumentieren und in diversen Auswertungen entsprechend ausweisen.

Etwas diffiziler ist der Korrektur-Prozess im Fall der Variante 1.b. Da das System so eingestellt, dass die jeweils erste Buchung am Tag als „Kommen-Zeit“ verarbeitet wird, besteht ein aufwendiger Korrektur-Prozess, wenn einmal eine Buchung am Beginn des Arbeitstages vergessen wird. Das System nimmt in diesem Fall die als erste erkannte Buchung als „Kommen-Zeit, obwohl der Mitarbeiter damit das Ende des Arbeitstages oder eine Unterbrechung der Arbeitszeit dokumentieren wollte. Hier wird es für ein Softwareprogramm schwierig selbständig zu erkennen, welche Buchung (Kommen- oder Gehen) nun tatsächlich zu ersetzen ist. Das System wird lediglich erkennen, dass an einem Arbeitstag eine ungerade Anzahl an Zeit-Buchungen vorhanden ist. Natürlich wird auch hier das Programm eine entsprechende Nachricht an betroffene Personen (Mitarbeiter, Vorgesetze, Administrator) senden um über eine Abweichung der Norm zu informieren. Wenn nun die erste Kommt-Buchung vergessen wurde müssen zwangsläufig alle anderen Buchungen dieses Tages geändert werden, da ja eine vermeintliche Geht-Buchung vom System als erste Buchung des Tages mit der Funktion „kommen“ gewertet wird. Im Worst-case müssen daher alle Zeitdaten dieses Tages in der entsprechenden Erfassungsmaske geändert werden, wobei das System die tatsächlichen Buchungszeiten, auch wenn Kommen- oder Gehen falsch gesetzt wurde zumindest in einem Logfile abspeichern muss.

Generell ist darauf zu achten, dass das Zeiterfassungs-System frei definierbare Optionen für die Erkennung und Behandlung von Abweichungen erlaubt. Auch wenn das „Vergessen einer Buchung“ der verbreitetste und wahrscheinlichste Grund für eine Abweichung ist, gibt es viele andere Fakten, die ein gutes System zu Aktionen und Nachrichten veranlassen sollte. Das können sowohl eingetretene oder bevorstehende Verletzungen der Grenzen zulässiger täglicher Arbeitszeiten sein, oder unentschuldigte Abwesenheit (es gibt keine Zeitbuchung und keine Abwesenheitsplanung). Umgekehrt muss auch der Grund einer Zeitbuchung an Tagen, die im System nicht als Arbeitstage vorgesehen sind (Feiertag, Wochenende, Urlaub, etc.) geklärt werden und vom System als „Normabweichung“ ausgewiesen werden.