Anwesenheitsübersicht - Mitarbeiter

Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle.

Die Anwesenheitsliste einer Zeiterfassung erfüllt in der Regel nicht die Voraussetzungen einer betrieblich notwendigen Feuerwehr- oder Evakuierungsliste.

Zeiterfassung wird oft auch als Anwesenheitszeiterfassung bezeichnet. Dies vor allem dann, wenn das System bzw. die Software auch für andere Applikationen, wie z.B. Dienstplanung, Betriebsdatenerfassung oder Zutrittskontrolle eingesetzt wird und dadurch eine begriffliche Abgrenzung zu anderen Anwendungen erfolgt.

Natürlich zählt die Anwesenheitskontrolle zu einem der Ziele, für den Einsatz eines Zeiterfassungs-Systems. Aber auch hier muss man hinterfragen welchen Zweck eine Anwesenheitskontrolle erfüllen soll. Anwesenheitslisten oder Anwesenheitsanzeigen, die aus dem Zeiterfassungsprogramm erstellt werden liefern Anhaltspunkte aber keine 100% verlässlichen Daten bezüglich der Anwesenheit von Personen in einem bestimmten Gebäude oder einem bestimmten Bereich.

Anwesenheitskontrolle als Ergebnis der Zeiterfassung kann nur auf der Grundlage der Buchungen der „Kommt- und Geht-Zeiten“ basieren. Wer also vergisst seine Zeiten zu buchen, wer seinen Chip bzw. Ausweis vergessen hat oder wer aufgrund seiner Stellung im Unternehmen gar nicht am Zeiterfassungs-System teilnimmt (z.B. Geschäftsführung) kann auch nicht in der Anwesenheitsliste korrekt angeführt werden. Dies gilt insbesondere natürlich für Personen, die nicht im Unternehmen beschäftigt sind, wie z.B. Besucher, Lieferanten oder Kunden.

Für viele Unternehmen ist aber trotzdem die Funktion einer Anwesenheitsübersicht aus der Zeiterfassung ein wesentlicher Nutzen (z.B. Telefonzentrale), da eine gute Zeiterfassungs-Anwesenheitsliste auch Gründe für Abwesenheiten anzeigen kann (Urlaub, Dienstreise, Krankenstand, etc.).

Es gibt aber Unternehmen und Organisationen bei denen eine verlässliche Übersicht über die Anwesenheit von Personen in Gebäuden oder Betriebs-Bereichen aus anderen Gründen wichtig und notwendig ist. Neben typischen Hochsicherheitsarealen (Notenbanken, Atomkraftwerke, Justizanstalten) zählen dazu auch Industrie- und Gewerbebetriebe die leicht brennbare Substanzen verarbeiten oder herstellen und daher einem erhöhten Brandrisiko ausgesetzt sind. In solchen Betrieben ist die Verfügbarkeit von sogenannten Feuerwehr- oder Evakuierungslisten Teil einer rechtlichen Verpflichtung.

Aus zuerst genannten Gründen wird ein Zeiterfassungs-System keine seriöse Grundlage einer Feuerwehr- oder Evakuationsliste sein. Eine 100% verlässliche Anwesenheitsliste erfordert die Installation von Zutrittskontroll-Einrichtungen, die sowohl den Eingang als auch den Ausgang aus Räumen und Bereichen kontrollieren. Unter „kontrollieren“ ist hier zu verstehen, dass Personen nur mittels Identifikationsmedium (Chip, Ausweis oder biometrischem Merkmal) bestimmte Zugänge und Ausgänge benutzen können und dass diese Zu- und Ausgänge mit Vereinzelungsanlagen (Drehkreuz, Drehsperre, Schleuse) gesichert sind. Leistungsfähige Systeme der Zutrittskontrolle müssen daher in der Lage sein neben der Verwaltung und Überwachung von zeitlichen und räumlichen Zugangsberechtigungen auch sogenannte Raumverfolgung bzw. Raumüberwachung zu erlauben. Nur damit können zu jedem beliebigen Zeitpunkt Aussagen darüber getroffen werden wie viele und welche Personen sich in bestimmten Gebäuden oder Betriebsarealen befinden.