Zeiterfassung von Gecosoft

Zeiterfassung im Unternehmensverbund

So wie bei vielen ERP Anwendungen stellt sich auch bei Zeiterfassungs-Systemen die Frage ob Einzellösungen, Mandantenlösungen oder zentrale Anwendungen für den Unternehmensverbund richtig sind. Auch wenn die unterschiedlichen Organisationen oder Teilbetriebe gänzlich unterschiedliche Arbeitszeit- und Abrechnungsmodelle erfordern, sollte ein gutes Zeiterfassungssystem in der Lage sein einem Unternehmensverbund mit einer zentralen Anwendung gerecht zu werden. 

Unter Unternehmensverbund verstehen wir hier eine Organisation, die aus mehreren Betrieben und Standorten besteht. Dazu zählen nicht nur Konzerne und Unternehmensgruppen sondern auch Unternehmen, die so organisiert sind, dass in einzelnen Teilbereichen oder Standorten unterschiedliche Anforderungen betreffend Abrechnung und Zeiterfassung für Mitarbeiter besteht.

Die grundsätzliche Frage besteht hier darin, ob es sinnvoller ist Teilbereiche mit eigenen, autonomen Systemen auszustatten oder eine zentrale Lösung zu implementieren. Wie so oft, gibt es dafür nicht eine richtige Antwort. Im besonderen Fall der Zeiterfassung ist natürlich zu berücksichtigen ob der Unternehmensverbund ein zentrales HR Management betreibt und ob die Lohn- und Gehaltsabrechnung zentral oder dezentral durchgeführt wird.

Naheliegend ist, dass ein Unternehmensverbund innerhalb eines Landes ein zentrales Abrechnungssystem einsetzt, da die Lohn- und Gehaltsabrechnung in der Regel auf Basis nationaler Bestimmungen beruht. Unterschiedliche Kollektivverträge und unterschiedliche Entlohnungsmodelle sollten für die Gehaltsabrechnung jedenfalls keine Hürde darstellen. Im Bereich der Zeiterfassung können hingegen unterschiedliche Beschäftigungsmodelle, Kollektivverträge und Vereinbarungen über die Arbeitszeit bei manchen Systemen Probleme begründen.

Wenn im Unternehmensverbund ein zentrales Zeiterfassungssystem für unterschiedliche Betriebe und  Standorte eingesetzt wird ist jedenfalls darauf zu achten, ob das System die Abbildung einer entsprechenden Struktur und Hierarchie erlaubt und ob die unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle über Parameter eingerichtet werden können. Im Besonderen ist darauf zu achten, dass das System in der Lage ist Berechtigungen zur Nutzung der Anwendung variabel und hierarchisch zu vergeben.

Bei Personen, die das System ausschließlich zur Erfassung ihrer An- und Abwesenheitszeiten benutzen müssen die entsprechenden Erfassungseinheiten (Terminals oder PC-Anwendung) gewährleisten, dass es zu keinen Verwechslungen kommen kann und dass der Berechtigte ausschließlich seine eigenen Daten einsehen und gegebenen Falls bearbeiten kann.

Bei Personen, die im System auch administrative Tätigkeiten vornehmen (z.B. Stammdatenanlage, Korrekturen und Auswertungen) ist es wichtig dass die Einschränkung auf die vorzunehmenden Tätigkeiten und die zugeordneten Mitarbeiter gewährleistet ist.

Abgesehen von den Investitionskosten ist bei der Entscheidung für ein zentrales oder mehrere dezentrale Systeme zu berücksichtigen, wie weit es Personen mit Standort übergreifenden Tätigkeiten und Anwesenheit gibt. Dies ist insbesondere dann von Bedeutung, wenn das Zeiterfassungs-System auch die Funktion der Zutrittskontrolle abdecken kann.

Entscheidet sich eine Organisation für eine zentrale Lösung kann sich noch die Frage stellen, ob es sinnvoll ist die einzelnen Betriebe als Mandanten zu führen. Die Mandantenlösung bedeutet, dass es bei einer zentralen Anwendung auf einem Server jeder Betrieb eine eigene Datenbank betreibt und dass es, außer dem System Administrator keinen übergeordneten „Super-User“ gibt.