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Zeiterfassung im Außendienst

Auch wenn das Arbeitszeitgesetzt (AZG) die Aufzeichnungspflicht der täglichen Arbeitszeiten für Außendienstmitarbeiter unter bestimmten Voraussetzungen (§26 Abs.3) nicht so streng regelt wie für andere Dienstnehmer, gibt es viele Gründe weshalb es für das Unternehmen und die Mitarbeiter sinnvoll ist auch Außendienstmitarbeiter in einem Zeiterfassungssystem zu berücksichtigen.

Als Hersteller von ZE-Systemen werden wir oft gefragt welche Lösungen wir für die Zeiterfassung bei Außendienstmitarbeitern haben.

Die Antwort richtet sich danach, welche Tätigkeiten die Außendienstmitarbeiter verrichten und welche Ziele das Unternehmen mit der Erfassung der Arbeitszeiten verfolgt. Demnach unterscheiden wir folgende Fälle.

  1. Außendienstmitarbeiter für Service-, Montage- und Wartungsarbeiten oder ähnliche Tätigkeiten
  2. Außendienstmitarbeiter im Vertrieb

In beiden Fällen müssen wir unterscheiden, ob es sich um

  1. Um die Erfassung und Dokumentation der täglichen Gesamtarbeitszeit, also nur um die Dauer, oder
  2. Um die Erfassung der täglichen tägliche Beginn- und Ende-Zeiten (plus allfällige Pausen), oder
  3. auch um die Erfassung der Tätigkeiten bzw. Auftragsdaten oder Kunden-/Projektdaten handelt.

Streng genommen wird die Aufzeichnungspflicht im Sinne AZG §26 Abs.3 durch eine Planung/Vorgabe der täglichen Arbeitszeiten, die vom Mitarbeiter laufend „abgezeichnet“ wird erfüllt. Dies wird in vielen Programmen durch Zuordnung eines entsprechenden Wochenmodells im Zeiterfassungs-System gelöst. Die Mitarbeiter bestätigen die periodische Auswertung (meist das Monatsjournal). Voraussetzung ist, dass aber auch die Außendienstmitarbeiter im System geführt werden und dass über das System alle geplanten und nicht geplanten Abwesenheiten (Urlaube, Krankenstände, etc.) erfasst werden. Damit erfüllen Sie alle oben angeführten Fälle 1.a und 2.a.

Sobald wir die exakten täglichen Arbeitszeiten, ähnlich den „Stempel-Zeiten“ im Büro ermitteln wollen, benötigen wir dafür geeignete Erfassungs-Hardware. Noch vor wenigen Jahren war dies nur mit teuren mobilen Offline-Geräten möglich, die täglich oder wöchentlich über eine „Dockingstation“ die Daten in das Zeiterfassungsprogramm übertragen haben. Im Zeitalter des Internets stehen heute dafür einerseits Smartphones oder Tabletts mit entsprechenden APPs zu Verfügung oder die Außendienstmitarbeiter nutzen ihren Laptop mit mobiler Internet-Datenverbindung, wenn das Zeiterfassungs-Programm eine WEB-Erfassung ermöglicht. Somit können auch die oben angeführten Fälle 1.b. und 2.b. abgedeckt werden.

Eine besondere Herausforderung ist natürlich die Erfassung der Tätigkeiten bzw. die Erfassung für welchen Kunden, Auftrag oder Projekt ein Außendienstmitarbeiter seine Arbeitszeit erbringt. Hierfür können grundsätzlich auch die Laptops (ähnlich der Erfassung der reinen Kommt-, Geht-Zeiten) genutzt werden, wenn das Zeiterfassungs-Programm auch die Funktionen für Auftragszeit, Projektzeit oder Betriebsdatenerfassung erlaubt. Sehr oft wird aber die Nutzung spezieller Hardware oder spezieller Apps für diese Art der Zeiterfassung praktikabler sein. Dazu haben wir bereits ein Spezialthema in folgendem Blog behandelt: http://www.gecosoft.at/blog/zeiterfassung-fuer-unternehmen-der-hausbetreuung-und-reinigung/. Ein leistungsfähiges Zeiterfassungssystem mit echter BDE-Funktion sollte auch die Verwaltung und Verarbeitung von Dokumenten mit Barcodes – mit denen die BDE-Daten (z.B. Auftragsnummer, Tätigkeit, etc.) verknüpft sind- erlauben. Werden BDE-Daten über Barcodes in das System eingegeben und befindet sich der betreffende Mitarbeiter im Außendienst ist die Verwendung eines Lesegerätes mit Barcode Scanner Voraussetzung. Das muss nicht mehr unbedingt eine spezifische Hardware sein, wie sie auch Botendiensten und Paketzustellern verwenden. Auch viele Smartphones können Barcodes lesen. Der Hersteller des Zeiterfassungs-Systems sollte dafür auch die entsprechende APP anbieten.

Zeiterfassung für Außendienstmitarbeiter ist heute keine unüberwindbare Hürde mehr. Mobile Datennetze, leistbare mobile Erfassungsgeräte oder Apps für Smartphones ermöglichen in Verbindung mit einer guten Zeiterfassungssoftware nicht nur eine Online Erfassung von täglichen Beginn- und End-Arbeitszeiten sondern auch die Erfassung für welche Tätigkeit und für welches Projekt/Auftrag gearbeitet wurde.