Neue Technologien, Internet und flexible Angebote der Hersteller ermöglichen heute Unternehmen mit nur wenigen Dienstnehmern einen effizienten Einsatz eines Zeiterfassungs-Systems

„Für kleine Betriebe mit weniger als 5 Mitarbeitern zahlt sich die Anschaffung eines modernen Zeiterfassungssystems nicht aus“ hören wir oft bei Gesprächen mit Inhabern von entsprechenden Unternehmen. Diese Aussage war vielleicht noch vor einigen Jahren nachvollziehbar, aber es hat sich viel getan am Markt der Zeiterfassung.
Alleine die Kosten eines Zeiterfassungsterminals haben früher die Aussage gerechtfertigt, denn diese Geräte waren bis vor wenigen Jahren nicht unter 1.000 bis 2.000 Euro zu bekommen. Dazu müssen noch Kosten für die Montage, Installation der Daten- und Stromleitungen, Erfassungsmedien und natürlich die Softwarelizenzen und allfällige Implementierungs- und Wartungskosten gerechnet werden.
Heute gibt es nicht nur wesentlich preisgünstigere Geräte, die mit geringem Aufwand in Betrieb genommen werden können sondern es gibt dank Internet viele Alternativen. Zeit Buchungen können über einen PC-Browser (WEB-Terminal) oder eine APP am Smartphone oder Tablett vorgenommen werden und die Installation einer Zeiterfassungssoftware auf einem betriebseigenen Rechner ist auch nicht mehr zwingend notwendig. Viele Zeiterfassungs-Hersteller bieten gerade für kleine Betriebe Lösungen als Cloud-Service auf Basis tatsächlich verbrauchter Nutzungsleistung an.

Versuchen wir eine einfache Kosten-Nutzungsrechnung:
Eine durchschnittliche Arbeitsstunde kostet in Österreich je nach Branche und je nach Berechnungsmethode zwischen € 23 und € 36 (Statistik Austria / WKO). € 23/Stunde sind das Ergebnis der Kalkulation eines österreichischen Durchschnittseinkommens (inklusive Kosten der Arbeitgeber für Sozialabgaben und Steuern) bei einer durchschnittlichen Arbeitsleistung von 220 Tagen pro Jahr (365 Tage minus Wochenenden, Feiertagen, Urlaub und durchschnittliche bezahlten Abwesenheiten wegen Krankheit und ähnlichem) bei einer 40-Stundenwoche.
Wenn man die billigst- oder Freeware Angebote aus dem Internet ausschließt und auch Systeme für Zeiterfassung der großen Softwarekonzerne ausklammert zeigt eine Marktrecherche und die jahrelange Erfahrung in diesem Marktsegment, dass ein leistungsfähiges System für 5 Mitarbeiter inklusive Erfassungsterminal, Identifikationsmedien und Support für Installation und Einschulung mit einer Investition € ≤ € 1.500 erhältlich ist. 1.500 / 23 = 65 (gerundet). Das heißt, dass sich die Investition bereits nach 65 „gewonnenen“ Arbeitsstunden rechnet.
Noch beeindruckender lässt sich diese Rechnung darstellen, wenn man die Kalkulation auf Basis einer Cloud-Lösung durchführt. Zeiterfassungs-Cloud-Lösungen für kleine Betriebe werden für weniger als € 5,00 pro Mitarbeiter und Monat angeboten. Das entspricht den Kosten von 13 Minuten Arbeitszeit.
Natürlich darf man nicht nur diese vereinfachte, pragmatische Rechnung anstellen, wenn man die Anschaffung einer Zeiterfasung in einem kleinen Unternehmen überlegt. Der Einsatz einer modernen Zeiterfassung bringt jedem Unternehmer viele zusätzliche Vorteile, die in diesem Blog bereit mehrfach und ausführlich diskutiert und dargestellt wurden. (z.B.: http://www.gecosoft.at/blog/zeiterfassung-im-unternehmen-wer-profitiert/).
Jedenfalls sollte aber bei der Systementscheidung berücksichtigt werden, welche Optionen der Zeiterfassungs-Anbieter für ein Unternehmenswachstum bietet und welche Zusatzfunktionen durch das Zeiterfassungsprogramm noch abgedeckt werden können (z.B.: Betriebsdatenerfassung, Zutrittskontrolle, Workflow, etc.).