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BRAUCHT MAN TERMINALS FÜR ZEITERFASSUNG?

Ist die Verwendung von Terminals noch zeitgemäß?

Ein generelles JA oder NEIN als Antwort auf diese Frage gibt es nicht. Es gibt einige Kriterien nach denen die Sinnhaftigkeit der Verwendung eigener Terminals beurteilt werden kann. Danach muss jede Organisation entscheiden, ob sich für sie die Investition in entsprechende Hardware lohnt oder nicht.

In den meisten Software Anwendungen für Zeiterfassung gibt es Funktionen und Möglichkeiten für die Erfassung der Zeitereignisse (Kommen, Gehen, Dienstgang, etc..) ohne dafür ein Hardware Terminal installieren zu müssen. Die meisten Programme erlauben Buchungen über

  • Entsprechende Masken in der Anwendung
  • Einsatz eines „WEB-TERMINALS“
    (über einen Browser wird eine Maske, ähnlich einem Hardwareterminal zur Eingabe der Zeitdaten geöffnet)
  • Smartphone mit entsprechender APP

Daher stellt sich die Frage, ob eine Investition in Hardware Terminals (und dafür benötigte Identifikationsmedien) überhaupt noch sinnvoll ist, auch wenn es bereits von den meisten Anbietern sehr preisgünstigen Terminals gibt. Im Folgenden beschreiben wir Kriterien nach denen eine Entscheidung ob Zeiterfassungsterminals sinnvoll sind oder nicht, getroffen werden können.

  • Nicht Jeder hat einen PC:
    • Vor allem im industriellen und gewerblichen Umfeld gibt es viele Mitarbeiter die keinen Zugang zu einem PC haben. Hier werden Terminals nützliche Dienste leisten.
    • Viele Arbeitsbereiche erlauben den Einsatz von PCs aufgrund der Umgebungsbedingungen (Schmutz, Feuchtigkeit, Chemikalien, …) nicht. Hier ist als Alternative zum robusten Hardware Terminal auch der Einsatz eines Industrie PCs sinnvoll.
  • Ausweis/Chip:
    • Terminals verlangen in der Regel die Identifikation mit einem Medium (Ausweis/Chip). Dadurch wird die Fehleingabe der persönlichen Daten (Personalnummer, Benutzer-ID, etc.) reduziert bzw. ausgeschlossen.
    • Umgekehrt besteht aber beim Einsatz von Terminals das Risiko, dass Ausweise anderer Mitarbeiter – ohne deren Anwesenheit – gebucht werden.
    • In sehr vielen Organisationen ist die Anwendung Zeiterfassung mit einem Zutrittskontroll System verbunden, das jedenfalls ein Identifikationsmedium erfordert (siehe dazu auch Blog-Eintrag: http://www.gecosoft.at/blog/ist-ein-system-fuer-zeiterfassung-und-zutrittskontrolle-sinnvoll/ ).Der Einsatz rein Biometrischer Systeme für kommerzielle Anwendungen der Zeiterfassung ist nicht sehr verbreitet, da die Investition in wirklich sichere, zuverlässige Hardware sehr hoch ist und nur für Hochsicherheits Anwendungen gerechtfertigt ist. Bei Fingerprint Systemen ist auch zu berücksichtigen, dass bei 1-2% aller Personen die Eigenschaften der Fingerkuppen nicht für die Erfassung geeignet sind.
  • Zeitaufwand für das Erfassen/Buchen
    • Wenn das System eine „Automatik Buchung“ erlaubt, also das Terminal/System automatisch erkennt, ob der Mitarbeiter bereits anwesend ist, genügt ein Hinhalten des Ausweises für das Erfassen der Kommt- oder Geht Buchung.Das ist mit hoher Wahrscheinlichkeit wesentlich schneller als der Aufruf der entsprechenden Maske am PC
  • Sicherheit der tatsächlichen Zeit
    • Das Risiko der Manipulation der Erfassungszeit ist bei Systemen, die nicht Online verarbeiten und die Uhrzeit des Servers heranziehen gegeben. Dies betrifft aber im Wesentlichen nur Anwendungen mit Smartphones oder Offline PCs.
    • Hardware Terminals sind in der Regel gegen Manipulation der Uhrzeit durch Benutzer gesichert.
  • Mitarbeiter im Außendienst.
    • Auch hier gibt es Optionen:
      • Tragbarer Computer/Laptop/Smartphone
      • Mobiles Terminal
    • Für beide Optionen gelten grundsätzlich die gleichen Argumente wie bei stationären Situationen
  • Anzahl der Mitarbeiter:
    • Bei Betrieben bzw. Standorten mit sehr wenigen Mitarbeitern geht es vor allem um die Rentabilität der Investitionen in Hardware, wenn die räumliche Situation beide Alternativen (Terminal oder PC) erlaubt.
    • Je mehr Personen einen Arbeitsbereich über den gleichen Zugang betreten umso eher ist der Einsatz eines Terminals gerechtfertigt.
  • Informationsvielfalt:
    • Werden Zeiterfassungssysteme auch für ein transparentes Informations- und Genehmigungssystem genutzt (z.B. Workflow) wird das Zeiterfassungs Terminal dafür nicht geeignet sein. – siehe auch andere Blog Einträge in: http://www.gecosoft.at/blog/