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Sicherheit Zeiterfassung

Sicherheit in der Zeiterfassung?

Die Sicherheit der Zeiterfassungssoftware ist in der Welt des Web 2.0 eine sehr häufig unterschätzte Notwendigkeit. Eine Vielzahl der Anbieter von Zeiterfassungslösungen ist mittlerweile auf den Zug der Webprogrammierung aufgesprungen und rühmt sich damit ein Teil der aktuellen „Web-Welle“ zu sein. Doch betrachtet man die dafür verwendeten Webserver etwas genauer, wird schnell klar, dass hier teilweise fahrlässig gehandelt wird.

 

Um welche Daten handelt es sich?

Es handelt sich mitunter um sehr heikle Daten – je nachdem ob die Zeiterfassungslösung das führende Personalstammsystem ist oder nicht – man findet in einer Personalstammdatenbank vom Namen über die Telefonnummer der Mitarbeiter sowie die Adresse und das Geburtsdatum alles in den Zeiterfassungsprogrammen wieder. Da es sich um teils private und schützenswerte Daten handelt ist ein durchdachtes Sicherheitskonzept unumgänglich. Das sollte die Grundvoraussetzung für die Suche nach einem State-of-the-art Zeiterfassungssystem sein!

 

Wie schützt man seine Daten?

Ist die Zeiterfassungssoftware aus dem Internet erreichbar ist per Firewall zu gewährleisten, dass keine unnötigen Ports geöffnet sind – damit wird in der Regel bereits die Wahrscheinlichkeit für einen Angriff von außen reduziert. Weiters ist es notwendig, die Datenverbindung mittels SSL Zertifikat zu verschlüsseln – so können Daten zwischen dem Anwender und dem Zeiterfassungssystem nicht von Dritten mitgelesen werden. Als dritter Punkt sei erwähnt, dass ein Mindestmaß an Passwortsicherheit gegeben sein sollte. Es ist von einfachen Kennwörtern wie dem klassischen „1234“ abgesehen werden.

Wenn das Unternehmen eine gewisse Größenordnung erreicht hat und für „Hacker“ interessant wird – oder falls man nicht die Ressourcen hat, sich vor Angriffen aus dem Internet ausreichend abzusichern – sollte man davon absehen die Zeiterfassungssoftware für jedermann aus dem Internet erreichbar zu machen. Hier bietet sich beispielsweise ein eigener Kanal mittels mobiler Zeiterfassung als APP auf dem Smartphone (iOS oder Android) an. In der Regel ist der Zugriff auf wesentliche für die APP notwendige Kernfunktionen eingeschränkt – daher ist auch die Angriffsfläche relativ gering.

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Welche Methode passt zu Ihrer Zeiterfassung

Zeiterfassung in Kombination mit Zutrittskontrolle

Zeiterfassung von Gecosoft

Welche Methode passt zu Ihrer Zeiterfassung?

Mandant, Hosting, Nutzung, Mehrfachinstallation – Welche Methode passt zu Ihrer Zeiterfassung?

Die technischen Möglichkeiten sind heute vielfältig. Mehrfach-, Mandanten- oder Einzelinstallationen die auf eigener oder betreuter Hardware installiert wird bis hin zur reinen Nutzung der Anwendung. Was passt wann? Das hängt von Ihren Bedürfnissen und Anforderungen ab. Was verbirgt sich hinter den einzelnen Begriffen?

Die Mandantenlösung:

Das Zeiterfassungsprogramm wird genau einmal installiert. Verschiedene User-Gruppen haben über die Anmeldung in die Anwendung die Möglichkeit zu entscheiden in welchen „Mandant“ sie sich einwählen. Jeder Mandant braucht eine eigene Datenbank. Anwendungsbeispiel: Ein Unternehmen hat zwei Standorte. Nehmen wir an: eine Zentrale und eine ausgelagerte Produktion. Das Unternehmen hat eine zentrale EDV. Zur Umsetzung einer Mandantenlösung wird die Software in der zentralen EDV installiert. Die Buchungen und Berechnungen beider Standorte werden in zwei voneinander getrennten Datenbanken gespeichert. Somit sind die Daten der beiden Standorte physisch getrennt. Anmerkung: Jeder Mandant braucht eine eigene Lizenzdatei.

Die Mehrfachinstallation:
Die Anwendung wird mehrfach installiert. Jeder Installation ist in sich abgeschlossen und ist auf voneinander unabhängigen unterschiedlichen EDV-Systemen. Anwendungsbeispiel: Ein Unternehmen hat mehrere Filialen die je eine eigene EDV haben. Die fertig konfigurierte Software wird in jeder Filiale installiert. Anmerkung: Jeder Installation hat die gleiche Lizenzdatei.

Die Einzelinstallation:
Die Anwendung wird genau einmal installiert. Dennoch können Unternehmensstrukturen abgebildet werden, wie z.B.: Verschiedene Standorte, Abteilungen aber auch abteilungsübergreifende Arbeitsgruppen Die Einzelinstallation ist der „Klassiker“ unter den Installationsmethoden.

Das Hosting:
Unabhängig von der Installationsart (Mandanten-, Mehrfach-, Einzelinstallation) kann die Installation „gehosted“ werden. Die Anwendung wird auf einem Server installiert der nicht vom Kunden, sondern vom Zeiterfassungsanbieter betreut wird. Die benötigten Lizenzen werden vom Kunden gekauft. Immer mehr Unternehmen betreiben keine eigene IT-Server und bedienen sich der Hosting-Variante.

Die Nutzung:
Bei der Nutzungsvariante wird dem Kunden die Benutzung der Anwendung zur Verfügung gestellt. Die Nutzung wird durch eine monatliche Gebühr abgerechnet. Der Kunde braucht nichts mehr zu kaufen.

 

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Keine Zeiterfassung ist wie die andere!

Hostinglösung

BDE Hardware Gantner

Gecosoft-Partner Präsentation: GANTNER

Die GANTNER Electronic GmbH mit Sitz in Schruns, Vorarlberg ist ein international erfolgreiches österreichisches Technologie Unternehmen, das sich der Personen-Identifikation verschrieben hat und als Pionier in der berührungslosen (RFID-basierten) elektronischen Zutrittskontrolle und Zeiterfassung gilt. Für Gecosoft ist GANTNER sowohl Partner als auch Lieferant für Terminals und Komponenten der digitalen Schließtechnik und Zutrittskontrolle.

Eines der Erfolgskonzepte von GECOSOFT in Österreich ist, dass GECOSOFT neben der Kernkompetenz der Softwareanwendungen für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle auch komplette Systemlösungen anbietet. Für ein System der Zeiterfassung und Zutrittskontrolle ist der Einsatz moderner Identifikationstechnologien unerlässlich. RFID-Komponenten (=berührungslos lesbare und beschreibbare Datenträger und Lesegeräte) sind heute nicht mehr aus diesem Anwendungsbereich wegzudenken.

GANTNER Electronic wurde vor über 30 Jahren gegründet und hat u.a. wesentliche Beiträge zur Entwicklung des weltweit erfolgreichen RFID Systems LEGIC® beigetragen. GANTNER Electronic ist heute Marktführer von elektronischen Verwaltungssystemen im Bereich Freizeit-, Fitness- und Wellness-Centern. Dazu gehören v.a. die Zugangs- und Kontrollsysteme auf RFID-Basis.

Im Bereich Zeiterfassung und Zutrittskontrolle bietet GANTNER für Lösungspartner und Errichter eine komplexe Palette von Terminals, Steuerungen, Lesern und RFID-Medien an. Und das alles „Made in Austria“.

Neben dem umfangreichen Angebot des Vorarlberger RFID-Spezialisten ist v.a. der Standort Österreich ein wesentlicher Grund für GECOSOFT Systemkomponenten von GANTNER einzusetzen. GANTNER zeichnet sich als verlässlicher Partner mit sehr kurzen Reaktions- und Lieferzeiten aus. Die Qualität der Produkte wird unter anderem dadurch unterstrichen, dass GECOSOFT für die Integration der GANTNER Geräte in das GeCOTime System keine Fremdhilfe benötigt. GANTNER Hardware kann von jedem Gecosoft-Techniker selbständig installiert und implementiert werden. In den sehr seltenen Fällen einer technischen Störung gibt es seitens GANTNER ein gut funktionierendes Serviceprogramm. GANTNER Terminals für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle sind mit Hilfe der Softwarelösungen von GECOSOFT für unterschiedlichste Zusatzfunktionen und Speziallösungen einsetzbar. Egal ob es sich um Steuerungen für Personenaufzüge, Bedienung von Alarmanlagen, Tankdatenerfassung, Steuerungen von Schranken und Drehkreuzen oder die kabellose Integration digitaler Schließzylinder in ein Online-Zutrittssystem handelt – GANTNER bietet für GECOSOFT immer eine passende Hardwarelösung.

Die gute Zusammenarbeit zwischen den Unternehmen GANTNER und GECOSOFT wird auch durch diverse gemeinsame Veranstaltungen und Teilnahme an Messen und Roadshows unterstrichen.

Mehr über das Angebot von GANTNER gibt es auch auf www.gantner.com

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Zutritt als Ergänzung zur Zeiterfassung leichtgemacht

Neben den zahlreichen Möglichkeiten und Funktionen die eine Zeiterfassung bietet, ist es in vielen Fällen gewünscht, eine Zutrittskontrolle für Büro, Werkstatt oder Gebäude zu implementieren. Wichtig ist es, vorab die Wünsche und Bedürfnisse für die Zeiterfassung und Zutrittskontrolle abzuklären und in Einklang zu bringen. Die Vorteile beide Komponenten aus einem System zu verwalten, liegen auf der Hand und überwiegen in den meisten Fällen.

Speziell im Bereich der Zutrittskontrolle müssen einige Punkte vorab geklärt werden:

1) Räumliche und bauliche Begebenheit
Wo soll eine Zutrittskontrolle eingesetzt werden und welche Voraussetzungen sind gegeben? Soll eine Tür oder ein Schranken gesteuert werden? Sollen die Komponenten im Gebäude, oder im freien montiert werden?

2) Personaleinsatz
Durch ein gemeinsam eingesetztes System haben Sie die Möglichkeit, den benötigten Personalaufwand für die Verwaltung der Zeiterfassung und Zutrittskontrolle klein zu halten.
Wird sowohl die Zeiterfassung, als auch die Zutrittskontrolle in einem System verwaltet, kommt man nicht in Versuchung Daten doppelt zu verwalten (beispielsweise Personal-Daten). Ändern sich Informationen zur Person müssen die Daten nur noch an einer Stelle geändert werden.

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3) Gemeinsame Funktionen nutzen
Wird beides in einem System verwaltet, kann auch die Hardware aufeinander abgestimmt werden. So haben Sie beispielsweise einen Ausweis für die Zutritte ins Gebäude und das Buchen am Zeiterfassungsterminal.

 

Vorteile mit Digital-Zylindern:

Speziell für den Zutritt gibt es je nach Bedarf mehrere Hardware-Komponenten die zum Einsatz kommen können. Hierbei müssen die unterschiedlichen Gegebenheiten berücksichtigt werden. Nicht bei jeder Türe besteht die Möglichkeit oder der Wunsch eine neue Verkabelung bereit zu stellen. Trotz dessen möchte man oft die Vorteile einer Zutrittskontrolle nutzen.

Die Berechtigungsprüfung kann mittels Funk-Abfrage in die GecoTime vorgenommen werden. Der Funkknoten wird dabei beispielsweise in eine Zwischendecke oder einen Zwischenboden verbaut. Die Zylinder sind für den Einbau in PZ-Schlösser geeignet und somit ist eine einfache Montage und Wartung gegeben.

 

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Ist ein System für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle sinnvoll?

zeiterfassung

Kann ein Zeiterfassungssystem auch per Fernwartung installiert werden?

Worauf ist zu achten?  

Internet und spezielle Softwareprogramme erlauben es, dass auch komplexe Anwendungen wie eine Zeiterfassung über Fernwartung installiert und implementiert werden können. Der dadurch erzielte Kostenvorteil, kann aber sehr bald zunichte gemacht werden, wenn die Anforderungen an das System die Grundbedürfnisse übersteigen. Weiterlesen

Arbeitszeiten erfassen

Keine Zeiterfassung ist wie die andere!

Was soll diese Aussage bedeuten? Schließlich „stempeln“ doch die Mitarbeiter in jedem Unternehmen das gleiche: „Kommen“, „Gehen“ und eine „Pause“. Und wenn es ein bisschen Anspruchsvoller sein soll dann wir ein Dienstgang, ein Arztbesuch oder ein Kursbesuch „gestempelt“. – Wer’s glaubt wird Seelig…

 

Jedes Unternehmen ist individuell:

Hier ein Mix von Abwesenheitsgründen, die bei Unternehmen verwendet werden:
Amtsweg, Arzt, Autowerkstatt, Bereitschaft, Berufsschule, Dienstgang, Dienstreise, Ersatzruhezeit, Feiertag, Homeworking, Krank bez., Kur, Kurs, Messe, Pflegeurlaub, Pause

Reisezeit, Sonderurlaub, Umzug/Übersiedelung, Ungeklärt, Urlaub, Zeitausgleich.

Selbst einfache Tages- und Wochenmodelle, die die Berechnung und Bewertung der Arbeitszeit eines Mitarbeiters vorgeben, sind mannigfaltig. Teilzeit, Vollzeit, Fixzeit, Gleitzeit, Maximalarbeitszeit pro Einheit, Überstunden, etc., sind zu definieren.

 

Ca. 100 Kollektivverträge sowie Betriebsvereinbarungen

Eine gute Zeiterfassungssoftware kann alle Kollektivverträge sowie die Betriebsvereinbarungen abbilden. Ein schnelles ändern bei Gesetzesänderung bzw. bei Vertriebsvereinbarungsänderung muss möglich sein. Nicht durch Programmänderung sondern durch Parametrierung! Diese flexible Möglichkeit garantiert eine schnelle und effiziente Anpassung an neue Vorgaben.

 

Menschen sind keine Roboter

Die Arbeitswelt gestaltet sich immer flexibler. Der Mensch, also der Dienstnehmer, hat mehr Möglichkeiten seine Arbeitszeit zu gestalten. Homeworking / Teleworking ist nur ein Beispiel. Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ist dabei notwendig. Wie lange darf jemand arbeiten? Wie ist das mit den Pausen und Ruhezeiten? Ist eine Dienstreise anders zu bewerten als ein Dienstgang? Tausend Regeln sind zu berücksichtigen. Genau da hilft eine gute Zeiterfassung. Bevor Regeln verletzt werden meldet das System die drohende Verletzung und es kann entsprechend reagiert werden.

 

Zusammenfassung

In einer Zeiterfassung sind tausende Punkte zu berücksichtigen.  Neben den standardisierten Rechenregeln sind flexible Anpassungen notwendig um den stetig wachsenden Anforderungen gerecht zu werden.

Zeiterfassung für KMUs

Mehrschichtmodelle in der Zeiterfassung

Mobile Zeiterfassung

 

Besucher

GeCOSOFT und Partner für Zeiterfassung

Als es für die Erfassung der Arbeitszeiten noch Stechuhren, Stempeluhren oder ähnliche mechanische Geräte gab, waren die Geräte-Anbieter auch die Lieferanten der Stempelkarten und somit der Systemlieferant für das Thema „Zeiterfassung“.

Heute ist das wichtigste Element eines Zeiterfassungssystems die Software. Die Software alleine erfüllt aber nicht immer alle Bedürfnisse einer Systemlösung. Meistens benötigt der Anwender für die Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter entsprechende Hardware (Terminals und Identifikationsmedien) oder entsprechende IT- und Netzwerkinfrastruktur um Zeiten über PCs oder mobile Geräte (Handy, Tablett) zu erfassen.

Darüber hinaus ist es in vielen Unternehmen sinnvoll Zeiterfassungslösungen und Lösungen für Zugangskontrolle und Betriebsdatenerfassung in einem System zu vereinigen.

Nur wenige Softwarehäuser sind gleichzeitig auch Hersteller von Erfassungsgeräten (Terminals), Identifikationsmedien (Ausweise) und nur wenige bieten Gesamtlösungen für alle verwandten Anwendungen an.

GeCOSOFT ist ein auf alle Anwendungen, rund um das Thema Zeiterfassung spezialisiertes Softwarehaus. Natürlich ist GeCOSOFT gegenüber dem Nutzer der Systeme immer auch Systemlieferant. Da GeCOSOFT eine enge Zusammenarbeit mit fast allen namhaften Herstellern von entsprechender Hardware pflegt und diese Geräte über eigens von GeCOSOFT entwickelte Kommunikations-Software zu 100% in die GeCOTime Anwendungen integriert sind, ergibt sich allein aus diesem Thema eine Partnerschaft mit vielen Hardwareherstellern, die in der Regel als Lieferant von Gecosoft in Kundenlösungen eingebunden werden. Das gleiche gilt natürlich auch für Lieferanten von Identifikationsmedien (RFID-Ausweise) und Netzwerkkomponenten.

GeCOSOFT ist durch Partnerschaft mit den namhaften Hardwareherstellern in Österreich einer der wenigen Anbieter, die auch Hardware unterschiedlichster Hersteller in einer Lösung integrieren kann.

Wer sind die wichtigsten GeCOSOFT Partner?

In den kommenden Wochen werden wir unsere Partner jeweils in einem Kurzportrait vorstellen.

Business people walking in the office corridor

Nachfrage an professionelle Zeiterfassung steigt

Immer mehr Unternehmen setzen auf Lösungen von Gecosoft rund um SW GeCOTime. Rasant ansteigend ist die Nachfrage an Zeiterfassungslösungen, die mehr als nur „Kommen“ und „Gehen“ Buchungen verarbeiten, zusammenrechnen und in einem Monatsjournal ausdrucken. Komplexe aber dennoch flexible Zeitberechnungsmodelle werden von einer modernen Zeiterfassungslösung erwartet. Auch die Kombination mit anderen Systemen (Lohnprogramme, Produktionsplanungsprogramme, etc.) wird vermehrt nachgefragt.

Vielfalt und Funktionsstärke ergeben Wachstum:

Die Vielfalt und Flexibilität der Gecosoft Lösungen ist aus unserer Sicht der wichtigste Grund des starken Wachstums. In den letzten Jahren zeichnet sich der Trend ab, dass unsere Kunden neben der klassischen Zeiterfassung weitere Module fordern und einsetzen. Eine Priorisierung der Funktionen nach Anfragestärke ergibt die Reihung: Workflow (=Genehmigungsantrag), Zutritt, Schnittstellenvielfalt, Auftragszeiterfassung (=BDE), Personaleinsatzplanung (=PEP) und Handy-APP.

Mehr Platz

Die Betreuung unserer Kunden ist unser wichtigstes Anliegen. Wachstum führt zu einem erhöhten Bedarf an Betreuung und führt somit automatisch zur Vergrößerung der Gecosoft Belegschaft. Der Standort Ignaz-Köck-Straße konnte unseren Anforderungen nicht mehr gerecht werden. Daher sind wir mit 23.3.2016 an einem neuen Standort. In der Autokaderstraße 29/BT2 im 21sten Bezirk von Wien.

Bessere Technik

Um Fernwartungen noch effizienter durchführen zu können, wurde neben einer „starken“ Internetleitung in eine komplett neue LAN Verkabelung (CAT6) investiert. Die Voraussetzung für eine stabile und schnelle Fernwartungsleitung zum Kunden sind damit gegeben. Eine professionelle neue Telefonanlage gewährleistet, dass uns der Kunde rasch erreichen kann, bzw. wenn alle Leitungen besetzt sind, er seinen Rückrufwunsch deponieren kann ohne Stunden in der „Warteschleife“ zu hängen.

Blick in die Zukunft

Der neue Gecosoft Österreich Standort ist für weiteres Wachstum ausgerichtet. Durch die stetig wachsenden Kundenanfragen erwarten wir mittelfristig weiteres Wachstum. Die Gecosoft Belegschaft wächst stetig. Die Gecosoft Lösungen werden noch vielfältiger.

Dank an Gecosoft Kunden und Partner

Vielen Dank an für die jahrelange Treue und das Vertrauen an unsere Kunden und Partner. Wir stehen weiterhin gerne zu Ihrer Verfügung und freuen uns auf die gemeinsame Zukunft.

 

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Mehrschichtmodelle in der Zeiterfassung

Um Maschinen und Anlagen optimal ausnutzen zu können ist es oft notwendig, die Mitarbeiter in Schichten arbeiten zu lassen. Lässt sich das in der Zeiterfassung darstellen?

Viele Unternehmen bedienen sich des Dreischichtbetriebes mit einer Früh-, einer Spät- und einer Nachtschicht. Bei einer 38,5 Stunden Woche mit einer Sollzeit von 8 Stunden plus der 30 Minuten Pause führt das zu Überschneidungen der Schichten und somit der Arbeitszeiten. Die Überschneidung kann gewollt sein um eine reibungslose Übergabe der Maschinen sicherzustellen. Ist die Überschneidung nicht gewünscht oder bei Arbeitsplätzen die nur von einer einzelnen Person bedient werden müssen, ist die Überschneidung problematisch. Wenn noch dazu eine Auslastung an den Wochenenden erstellt werden führt das rein rechnerisch dazu, dass mehr Personal zur Verfügung stehen muss als Arbeitsplätze vorhanden sind.

Dafür gibt es Abhilfe: Wir sprechen von Mehrschichtmodellen mit unterschiedlichen freien Tagen. Hierbei ist aber zu beachten, dass die Wochenarbeitszeit auch bei Schichtarbeit im Durchschnitt 40 Wochenstunden betragen muss. In einem Durchrechnungszeitraum von maximal 8 Wochen kann die Wochenarbeitszeit, je nach Kollektivvertrag bis zu 50 Stunden, mit einer Betriebsvereinbarung auf bis zu 56 Stunden pro Woche erweitert werden.

Bei einem Vier-Wochenrhythmus mit sechs Tagen Arbeit kann hier eine schöne Abdeckung, auch für die Wochenenden, gemacht werden. In der vierten Woche gibt es bei diesem Modell vier freie Tage.

mehrschichtmodell

Bei einem wie oben beschriebenen Schichtmodell kann durch Angabe der Schichtwoche der richtige Einstieg ins Schichtrad bewerkstelligt werden. Dadurch benötigen wir nicht Vier-Schichtmodelle mit unterschiedlichem Beginnschichten sondern nur das Modell mit dem richtigen Startdatum. Das Modell wird individual im Personalstamm hinterlegt.

Der Vier-Wochenrhythmus kann in der Realität nicht sod „starr“ angewendet werden. Durch Krankenstand oder andere Ausfallsgründe ist mehr Flexibilität gefordert. Um den ANsprüchen gerecht zu werden gibt es eine besondere Funktion. Die einzelnen Schichten werden anhand der gebuchten Beginnzeit oder der gebuchten Endezeit automatisch ausgewählt. Dadurch kann sehr flexiebel auf Unterbesetztung in einzelnen Schichten reagiert werden ohne dass manuell eingegriffen werden muss. Bei dieser Variante muss jedoch bedacht werden, die Ruhezeiten der Mitarbeiter zu überwachen um einer Ruhezeitverletzung vorzubeugen. Auch bei Schichtarbeiten muss die tägliche Ruhezeit von 11 Stunden eingehalten werden!

 

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Automatischer Pausenabzug in der Zeiterfassung – Worauf ist zu achten?

Dieses Feature stellt für viele Nutzer moderner Zeiterfassungssysteme (Dienstgeber und Dienstnehmer) eine große Erleichterung dar, birgt aber auch gewisse Risiken.

Das österreichische Arbeitszeitgesetz (AZG) sieht die Einhaltung von „Ruhepausen“ vor, wenn die Gesamtdauer der Tagesarbeitszeit mehr als 6 Stunden beträgt. Ruhepause im Sinne des AZG bedeutet, dass die (bezahlte) Arbeitszeit zu unterbrechen ist. Die Unterbrechung muss mindestens 30 Minuten betragen, kann aber in Ausnahmefällen auf bis zu drei Unterbrechungen á 10 Minuten aufgeteilt werden.

In der Praxis wird diese Regelung oft so umgesetzt, dass bei Mitarbeitern mit einer täglichen Arbeitszeitvereinbarung von mehr als 6 Stunden für die Berechnung der täglichen, tatsächlichen Arbeitszeit die gesetzliche Pause automatisch von der Anwesenheitszeit abgezogen wird.

Die meisten Anbieter von Zeiterfassungssoftware bieten eine Möglichkeit Pausen automatisch zu berechnen bzw. diese automatisch von der Anwesenheitszeit abzuziehen. Personen, die ihre Arbeit z.B. um 08:00 beginnen und die Arbeit um 17:00 beenden und dies mit einem Zeiterfassungssystem dokumentieren (stempeln) sind zwar 09:00 Stunden anwesend aber davon werden nur 08:30 Stunden als Arbeitszeit angerechnet.

Werden vom Zeiterfassungsprogramm nur 30 Minuten von der Tages-Anwesenheitszeit abgezogen, ohne Uhrzeit von Pausenbeginn und -ende zu dokumentieren wird die gesetzliche Vorgabe nicht erfüllt, da nicht dokumentiert wird, dass nach 6 Stunden Arbeitszeit eine Ruhepause erfolgt.

Im Sinne des AZG sollte dieser automatische Pausenabzug so erfolgen, dass Beginn und Ende der Pause exakt festgelegt wird und die 30 minütige Pause zu einem Zeitpunkt eingefügt wird, der spätestens 6 Stunden nach Beginn der Arbeitszeit liegt. In der Regel werden durch solche Automatismen sowohl gesetzliche Anforderungen erfüllt als auch die Bedürfnisse der Dienstnehmer und Dienstgeber abgedeckt.

Besonderes Augenmerk ist allerdings auf folgende Fälle zu legen:

  • Soll-Tagesarbeitszeiten ≤ 6 Stunden / Teilzeitmitarbeiter
  • Pausen werden (auch) gestempelt
  • Bezahlte Abwesenheiten ≥ 6 Stunden (Arzt, Dienstgang, Behörden, etc.)

 

Soll-Tagesarbeitszeiten ≤ 6 Stunden:

Wenn das Zeiterfassungsprogramm den automatischen Pausenabzug ermöglicht und auch so genutzt wird, ist darauf zu achten, dass im Zuge des „Tagesabschlusses“ der automatische Pausenabzug nicht zu einer Reduktion der tatsächlichen Arbeitszeit führt. Dies kann v.a. bei Teilzeitmitarbeitern oder an Tagen mit kürzerer Sollarbeitszeit (Freitag) passieren. Ist die Sollzeit z.B. von 08:00 Uhr bis 14:00 definiert und der Mitarbeiter stempelt an diesem Tag Kommen: 08:00; Gehen: 14:15, also Anwesenheit von 06:15, so sollte der Pausenabzug nicht dazu führen, dass die Arbeitszeit um 30 Minuten gekürzt und mit nur 05:45 berechnet wird. Richtig im Sinne des AZG ist das „Auffüllen“ bei einer Anwesenheit von 06:15 Stunden eine Pause von 15 Minuten zu berechnen.

Pausen werden auch gestempelt:

In vielen Betrieben wird die Einhaltung der Pausen so geregelt, dass bei durchgehender Anwesenheit die Pause(n) automatisch abgezogen werden, aber Mitarbeiter, die den Arbeitsort während der Pause verlassen „stempeln“ müssen. Hierbei ist auf folgendes zu achten:

  • Gestempelte Pausen dürfen nicht mit automatischem Abzug addiert werden.
  • Ist die gestempelte Pause < 30 Minuten muss der automatische Abzug die Differenz zu 30 Minuten auffüllen.
  • Beträgt die Arbeitszeit nach der gestempelten Pause > 6 Stunden, aber die Gesamtdauer der Tagesarbeitszeit ist geringer als die maximal zulässige Normalarbeitszeit darf kein zweiter Pausenabzug erfolgen.

 

Abwesenheiten > 6 Stunden (Arzt, Behörden, Dienstgang, etc.)

Wenn im Zeiterfassungssystem eine Abwesenheitsart erfasst wird, die als bezahlte Zeit gerechnet wird, ist zu unterscheiden, ob es sich um eine dienstliche Abwesenheit (also z.B. Dienstgang, Außendienst, etc.) handelt oder um eine bezahlte Abwesenheit, wie Arztbesuch oder Behördenweg. Im Falle der dienstlichen Abwesenheit ist die Ruhepausenregelung (lt. AZG) zu berücksichtigen und kann im System automatisch berechnet und eingefügt werden, wenn die Tagesarbeitszeit > 6 Std. beträgt. Bei bezahlten Abwesenheiten die > 6 Std. betragen ist die Einhaltung der Ruhepause auch im Sinne des AZG nicht zu berücksichtigen.

 

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