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Arbeitszeiten erfassen

Keine Zeiterfassung ist wie die andere!

Was soll diese Aussage bedeuten? Schließlich „stempeln“ doch die Mitarbeiter in jedem Unternehmen das gleiche: „Kommen“, „Gehen“ und eine „Pause“. Und wenn es ein bisschen Anspruchsvoller sein soll dann wir ein Dienstgang, ein Arztbesuch oder ein Kursbesuch „gestempelt“. – Wer’s glaubt wird Seelig…

 

Jedes Unternehmen ist individuell:

Hier ein Mix von Abwesenheitsgründen, die bei Unternehmen verwendet werden:
Amtsweg, Arzt, Autowerkstatt, Bereitschaft, Berufsschule, Dienstgang, Dienstreise, Ersatzruhezeit, Feiertag, Homeworking, Krank bez., Kur, Kurs, Messe, Pflegeurlaub, Pause

Reisezeit, Sonderurlaub, Umzug/Übersiedelung, Ungeklärt, Urlaub, Zeitausgleich.

Selbst einfache Tages- und Wochenmodelle, die die Berechnung und Bewertung der Arbeitszeit eines Mitarbeiters vorgeben, sind mannigfaltig. Teilzeit, Vollzeit, Fixzeit, Gleitzeit, Maximalarbeitszeit pro Einheit, Überstunden, etc., sind zu definieren.

 

Ca. 100 Kollektivverträge sowie Betriebsvereinbarungen

Eine gute Zeiterfassungssoftware kann alle Kollektivverträge sowie die Betriebsvereinbarungen abbilden. Ein schnelles ändern bei Gesetzesänderung bzw. bei Vertriebsvereinbarungsänderung muss möglich sein. Nicht durch Programmänderung sondern durch Parametrierung! Diese flexible Möglichkeit garantiert eine schnelle und effiziente Anpassung an neue Vorgaben.

 

Menschen sind keine Roboter

Die Arbeitswelt gestaltet sich immer flexibler. Der Mensch, also der Dienstnehmer, hat mehr Möglichkeiten seine Arbeitszeit zu gestalten. Homeworking / Teleworking ist nur ein Beispiel. Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ist dabei notwendig. Wie lange darf jemand arbeiten? Wie ist das mit den Pausen und Ruhezeiten? Ist eine Dienstreise anders zu bewerten als ein Dienstgang? Tausend Regeln sind zu berücksichtigen. Genau da hilft eine gute Zeiterfassung. Bevor Regeln verletzt werden meldet das System die drohende Verletzung und es kann entsprechend reagiert werden.

 

Zusammenfassung

In einer Zeiterfassung sind tausende Punkte zu berücksichtigen.  Neben den standardisierten Rechenregeln sind flexible Anpassungen notwendig um den stetig wachsenden Anforderungen gerecht zu werden.

Zeiterfassung für KMUs

Mehrschichtmodelle in der Zeiterfassung

Mobile Zeiterfassung

 

Urlaubsplanung

Urlaubsvorgriff in der Zeiterfassung

Mit Zustimmung des Arbeitsgebers kann vom Mitarbeiter ein Urlaubsvorgriff auf noch nicht erreichte Urlaubsansprüche gemacht werden.

Jeder Mitarbeiter hat in den ersten sechs Monaten einen aliquoten Anspruch auf seinen Jahresurlaub, erst ab dem siebenten Monat besteht der volle Anspruch auf 5 Wochen Urlaub.

Wenn der Arbeitgeber einem längeren Urlaub in den ersten 6 Monaten, oder auch in weiterer Folge einem Urlaub, welcher über seinen 5 wöchigen Anspruch hinausgeht, zustimmt, wird sich der Arbeitgeber durch eine Vereinbarung absichern.

Diese Vereinbarung besteht darin, dass sich der Arbeitnehmer einverstanden erklärt, im Fall eines vorzeitigen Endes des Arbeitsverhältnisses durch berechtigte Entlassung oder unberechtigten vorzeitigen Austritt, das angefallene Urlaubsentgelt zurückzuzahlen ist.

In der elektronischen Zeiterfassung wird der Urlaubsanspruch automatisch, jährlich mit dem Eintrittsdatum gutgeschrieben und daher besteht jederzeit die Möglichkeit den aktuellen Resturlaubsstand abzufragen. Es besteht auch die Möglichkeit, diese Information direkt auf einem Buchungsterminal anzuzeigen, oder auf einem Bildschirm und Drucker auszugeben.

Wenn das Zeiterfassungssystem mit einem Workflow gekoppelt ist, werden hier Grenzwerte hinterlegt, wieweit ein Urlaubsantrag in die Zukunft gestellt werden kann und ob ein Urlaubsvorgriff möglich ist. Wenn ein Urlaubsvorgriff generell ermöglicht wird, muss noch definiert werden, in welchem Ausmaß der Urlaubsvorgriff erlaubt ist.

Über die automatische Benachrichtigung eines Workflow – Urlaubantrages wird der Vorgesetzte Informiert, wie hoch der Resturlaubsstand des Mitarbeiters ist und ob hier ein Vorgriff stattfindet.

Der Vorgesetzte kann natürlich die Automatik des Workflows außer Kraft setzten und entgegen den voreingestellten Wert den Vorgriff auch erweitern oder ablehnen.

Generell besteht kein Rechtsanspruch auf einen Urlaubsvorgriff aber in vielen Firmen wird bis zu einem Ausmaß von 5 Tagen die Möglichkeit eines Vorgriffes eingeräumt.

Bei der Urlaubsrückstellung dürfen aber solche Urlaubsvorgriffe, also negative Resturlaubswerte nicht mit einem negative Wert in die Rückstellung gerechnet werden. In der Zeiterfassung muss daher in der Rückstellungsliste darauf Rücksicht genommen werden, dass hier nur positive Werte berechnet werden.

 

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