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Mobile Zeiterfassung - egal ob online oder offline

Die mobile Zeiterfassung im Zeitalter der Smartphones im Außendienst

Was bringen neue Hardware- und Softwaretechnologien für Außendienstmitarbeiter?  

Die fast flächendeckende Verfügbarkeit drahtloser Datendienste für einen Internetzugang über mobile Geräte und Smartphone ermöglicht für die Zeiterfassung und Zeiterfassungssysteme neue Möglichkeiten. Vor allem Nutzer von online fähigen Softwarelösungen profitieren.

Zeiterfassung für Mitarbeiter im Außendienst

Für Unternehmen und Organisationen mit Mitarbeitern im Außendienst stellt sich immer die Frage, wie Arbeitszeiten dieser Dienstnehmer erfasst werden können. Noch immer bedienen sich viele, auch große Unternehmen der konventionellen Methode der manuellen Erfassung in Listen oder Tabellen, die dann mühsam in ein IT-System eingegeben werden müssen. Vielfach gibt es auch Hardwarelösungen mit deren Hilfe Erfassungsdaten offline gespeichert und periodisch über „Docking-Stationen“ ausgelesen und verarbeitet werden.

Bedarf an mobiler Zeiterfassung

Den Bedarf für mobile Zeiterfassung gibt es in vielen Branchen, wobei aber v.a. Branchen wie das Bau- und Baunebengewerbe, Montage und Servicedienstleister, Reinigungs- und Hausbetreuungsdienste, und ähnliche Organisationen nicht nur die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen müssen sondern darüber hinaus auch Qualitätsdaten (Kunden, Projekte, Aufträge, Tätigkeiten) für Dokumentations- und Abrechnungszwecke ermitteln müssen.

Mobile Zeiterfassung mit App am Smartphone

Natürlich bieten heute Smartphones mit entsprechenden Apps der Zeiterfassungsanbieter Möglichkeiten, Arbeitszeiten und Qualitätsdaten einfach und online zu erfassen und auch den Mitarbeiter mit Hilfe dieser Apps über entsprechende Daten aus dem System versorgt werden (Salden der Zeitwirtschaft, Auftrags- und Kundendaten, etc.).

Wieweit die Bereitstellung mit entsprechenden Smartphones bei diesen relevanten Betrieben gewährleistet ist oder kaufmännisch vertretbar ist bzw. ob die Tätigkeiten der Mitarbeiter überhaupt die Nutzung dieser Geräte erlaubt (z.B.: Bauwirtschaft) ist natürlich eine andere Frage.

Individuelle Lösungen für die mobile Arbeitszeiterfassung sind notwendig

Erfahrungen zeigen, dass nur in sehr seltenen Fällen die angebotenen Standardlösungen der Zeitwirtschaftsanbieter die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens mit hohem Anteil an Außendienstarbeit abdecken können. Hier geht es weniger um die Leistungsfähigkeit der Abrechnungssoftware als um die spezifische Anforderung an die Hardware in Bezug auf Bedienungsfreundlichkeit, Robustheit und Daten- und Manipulationssicherheit und die damit verbundene Logik der Erfassungssoftware auf den Endgeräten.

Die Fähigkeit von Smartphones und Tablets mit Kommunikation über mobile Datendienste auch GPS Daten der Positionen des Nutzers erfassen und übertragen zu können liefert auch für Plausibilitätsprüfungen und Kalkulation von Fahrt- und Reisekosten zusätzliche Optionen. So kann Zeiterfassung effizient eingesetzt werden und Kosten in Ihrem Unternehmen senken.

Funktionen der mobilen Zeiterfassung

Jedenfalls bieten aber heute verfügbare Technologien für mobile Zeiterfassung von Arbeitszeiten ein Preis- Leistungsverhältnis, das noch vor wenigen Jahren undenkbar war.

Der handelsübliche Preis eines internetfähigen Tablets oder Smartphones liegt deutlich unter den Kosten der früher eingesetzten Offline-Terminals für Zeiterfassung. Ebenso eröffnen die Möglichkeiten der Online Kommunikation mit der zentralen Datenbank der Zeiterfassungssoftware neue Optionen. All-In Verträge der Anbieter von mobilen Datendiensten reduzieren ergänzend die Kosten für Übertragung.

Das geeignete System für mobile Zeiterfassung finden

Wer sich dafür entscheidet die Arbeitszeiten seiner Außendienstmitarbeiter über mobile Endgeräte zu dokumentieren, kann mit der untenstehenden Auflistung von zu bewertenden Parametern leichter zu einer Entscheidungsfindung für das geeignete System kommen:

  • Ist die Applikationssoftware (Zeiterfassung, BDE) onlinefähig?
  • Erlaubt die Applikationssoftware Web-Kommunikation bzw. basiert die Anwendung auf einer Web-Serverlösung mit Standradanwendungen über Geräte mit Internetbrowsern?
  • Erlaubt die Applikationssoftware die Zuordnung der mobilen Identifikation (z.B. Mobiltelefonnummer, Sim-Karten-ID, etc.) in den Stammdaten der Mitarbeiter?
  • Bietet der Anbieter der Applikationssoftware Apps für die benötigten Hardwareplattformen mobiler Endgeräte an?
  • Sind Tablets oder Smartphones im Außendienst bereits vorhanden?
    • Wenn ja, sind die Apps der Anbieter auch Offlinefähig um Daten zwischenzuspeichern?
  • Welche Informationen spielen bei der Erfarrung eine wichtige Rolle?
    • Kommt/Geht
    • Sonstige Abwesenheiten (Arzt, Amt, Urlaub, ..)
    • Projekte/Aufträge
    • Tätigkeiten
    • Sonstiges
  • Welche Plausibilitätsprüfungen sind erforderlich?
  • Welche Funktionen sollen für die Zeiterfassung aus der Applikationssoftware auf dem mobilen Gerät zu Verfügung stehen?
  • Bestehen bereits Verträge mit Anbietern mobiler Datendienste für die Zeiterfassung?

Schluss mit Papierkram

Erfassen Sie Arbeitszeiten überall mit dem Smartphone. Endlich ist Schluss mit Stundenzetteln – setzen Sie Ihre Außendienstmitarbeiter noch effizienter ein durch eine Software, die Zeiterfassung einfach und schnell ermöglicht.
•    Mobile Zeiterfassung speziell für den Außendienst
•    Mobile Zeiterfassung App für Außendienstmitarbeiter
•    Flexibel und branchenübergreifend einsetzbar
•    Zeit sparen mit der Zeiterfassung-App
•    Papierloses Projekt- und Auftragsmanagement
•    Web-Zeiterfassung ebenso möglich

Gecosoft und die mobile Zeiterfassung

Wenn Sie eine mobile Zeiterfassung-App für den Außendienst suchen, sind Sie bei Gecosoft richtig. Wir bieten mobile Zeiterfassung per Telefon, mobile Zeiterfassung via Smartphone, mobile Zeiterfassung via Handy, mobile Zeiterfassung mit Android oder App iPhone, Zeiterfassung via App Mac, oder mobile Zeiterfassung für Handwerk, die Baustelle und das Bauwesen.

Sie wollen mehr über unsere mobile App erfahren und sind auf der Suche nach einer Zeiterfassung-App mit umfangreichen Funktionen für die Arbeitszeiterfassung in Ihrem Unternehmen? Treten Sie mit uns in Kontakt. Wir besprechen gemeinsam Ihre Anforderungen und suchen Lösungen. Überzeugen Sie sich von unserem individuellen Service für Sie.

 

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