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Zeiterfassung als Grundlage für Lohn- & Gehaltsabrechnung

Wann benötigt die Lohnverrechnung Daten aus der Zeiterfassung?

 Nicht nur für die Auszahlung von Mehr- und Überstunden stellt die Zeiterfassung wichtige Daten für die laufende Lohnabrechnung zur Verfügung!

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ABWESENHEITEN PLANEN UND ERFASSEN in der Zeiterfassung oder in der Lohnverrechnung?

Da Softwarelösungen für Zeiterfassung in jedem Fall auch die Abwesenheitsdaten verarbeiten liegt der Schluss nahe, dass die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung relevanten Werte der Abwesenheiten (Urlaubstage, -Stunden, Krankheiten, etc.) aus dem Zeiterfassungssystem übernommen werden.

Dieser Beitrag basiert auf der Erfahrung, dass in vielen Unternehmen das Thema „Erfassung der Abwesenheitsdaten von Mitarbeitern“ entweder vernachlässigt wird oder doppelt und redundant und mit unnötig viel Aufwand behandelt wird.  Folgende Abwesenheitsarten oder so genannte Nichtleistungszeiten sind hier beispielhaft angeführt:

  • Urlaub
  • Krankenstand
  • Pflegeurlaub
  • Sonderurlaub (Hochzeit, etc.)
  • Arbeitsunfall
  • Bereitschaft
  • Zeitausgleich
  • Dienstreise
  • Schulung
  • Arzt
  • Bereitschaft
  • Berufsschule
  • Mutterschutz
  • Ruhezeit

Datenpflege im Lohnverrechnungsprogramm

Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt und entlohnt muss ein System in Anspruch nehmen, das die monatlichen Netto-Auszahlungsbeträge ermittelt. Im Allgemeinen spricht man hier von der „Lohnverrechnung“ – auch wenn damit natürlich die Gehalts- und Lohnverrechnung gemeint ist. Nicht jedes Unternehmen führt die Lohnverrechnung selbst durch. Da sich der Einsatz einer eigenen Software in der Regel erst ab einer gewissen Mitarbeiterzahl auszahlt, erfolgt die Berechnung in sehr vielen Fällen bei entsprechenden externen Dienstleistern oder beim Steuerberater/Buchhalter. Natürlich werden gerade von diesen externen Dienstleistern spezielle Softwareprogramme für Lohnverrechnung eingesetzt.

Jedes Lohnverrechnungsprogramm erfordert die Anlage von Personalstammdaten  und erlaubt die Führung unterschiedlicher Konten zur Pflege der Abwesenheitsdaten für jeden abzurechnenden Mitarbeiter. Eine ordnungsgemäße Buchführung erfordert die Pflege dieser Konten. Gerade bei Unternehmen, die externe Dienstleister mit der Lohnverrechnung beauftragen wird diese Pflicht oft vernachlässigt oder durch manuelle Eingabe im Zuge der monatlichen Abrechnung oder des Jahresabschlusses aufgrund erfolgter Aufzeichnungen der Mitarbeiter oder der jeweiligen Vorgesetzten geführt.

Auch wenn Unternehmen über entsprechende Softwarelösungen und damit vertrauten Mitarbeitern verfügen ist die autonome Pflege der Abwesenheitszeiten in diesen Programmen ein sehr mühsamer manueller Prozess.

Spätestens bei der Beendigung eines Dienstverhältnisses und der Ermittlung der Netto Auszahlung für den Austritt mit allfälliger Abgeltung nicht konsumierter Urlaubsansprüche wird die materielle Bedeutung der Pflege der Abwesenheitsdaten offensichtlich.

Datenpflege im Zeiterfassungsprogramm

Bei Softwareprogrammen für Zeiterfassung ist die Definition und Pflege von Abwesenheiten und die Führung entsprechender Konten nicht nur selbstverständlich sondern sogar eine Bedingung um relevante Auswertungen und Aufzeichnungen zu erhalten.  Wenn die Zeiten nicht erfasst werden in denen Mitarbeiter aus Gründen von Urlaub, Krankenstand oder Ähnlichem nicht anwesend bzw. nicht im Dienst sind, würden Fehlzeiten aufscheinen.

Abwesenheiten, auch wenn diese für die Lohnverrechnung zur Ermittlung geldwerter Einheiten dienen werden immer in Zeiteinheiten (Wochen, Tage, 1/2-Tage, Stunden) bzw. Zeitdaten (von – bis) gezählt. Also liegt die Nähe zur Zeiterfassung auch auf der Hand.

Abwesenheiten Planen und Erfassen ist vor allem für die ordnungsgemäße Nutzung eines Zeiterfassungssystems unabdingbar, muss man davon ausgehen, dass Zeiterfassungssysteme jedenfalls eine vollständige Dokumentation dieser Daten liefern.

Schnittstellen

Wie auch bei vielen anderen kaufmännischen Softwareprogrammen gibt es bei den meisten Anbietern von Software für Zeiterfassung und/oder Lohnverrechnung Standardschnittstellen zu externen Systemen.

Zeiterfassungsprogramme können in der Regel Stammdaten aus anderen HR Programmen (z.B. Lohnverrechnung) dynamisch importieren. Ebenso bieten fast alle Anbieter Exportschnittstellen aus der Zeiterfassung für den Import in Lohnverrechnungsprogramme an. In diesen Schnittstellen ist natürlich die Übergabe von Daten der Abwesenheiten inkludiert.

Auch wenn Unternehmer ihre Lohnverrechnung bei externen Dienstleistern durchführen lassen hilft die Implementierung einer digitalen Standard-Schnittstelle aus dem Zeiterfassungsprogramm beiden Partnern (Unternehmer/Dienstleister)  wertvolle Zeit und somit Kosten zu sparen.

Die Umkehrung (Übergabe von Abwesenheitsdaten aus der Lohnverrechnung an das Zeiterfassungssystem) bedeutet in fast allen Fällen die Implementierung von Sonderlösungen.

Problemfall Entgeltfortzahlungsgesetz

Das Österreichische Entgeltfortzahlungsgesetz sieht eine sehr komplizierte Berechnung der Entgelte vor, die ein Unternehmer seinen Mitarbeitern bei längerer Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit, Unfall oder Unglücksfall zu bezahlen hat. Ohne exakter Aufzeichnung und Berechnung dieser Abwesenheitszeiten (Krankenstände) wird eine richtige Berechnung nicht möglich sein. Viele Lohnverrechnungsprogramme bieten die korrekte Berechnungslogik in ihren Standardlösungen an. Eine korrekte Berechnung ist aber nur möglich, wenn auch die Daten und Zeiten der Krankenstände dem System zu Verfügung stehen. Hier wird der Nutzen einer kontinuierlichen Übernahme der Abwesenheitsdaten aus der Zeiterfassung sehr schnell merkbar.