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Benachrichtigung bei Arbeitszeitverletzung i.d. Zeiterfassung

Bei jeder elektronischen Zeiterfassung wird es vorkommen, dass die Mitarbeiter von den vereinbarten Dienstzeiten und deren Erfassung, abweichen. Sei es, dass die Mitarbeiter vergessen haben zu buchen, oder an Tagen an welchen sie normalerweise nicht arbeiten dennoch in die Firma kommen.

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Auftragsdatenerfassung (BDE)

BETRIEBSDATENERFASSUNG (BDE) und ARBEITSZEITERFASSUNG

In welcher Wechselwirkung stehen diese Begriffe zueinander?

 

BDE ist gemäß herkömmlicher Definition ein Sammelbegriff für Datenerfassung im betrieblichen Wertschöpfungsprozess. Die „Personal- oder Arbeitszeiterfassung“ ist davon eine Teilmenge. Für die meisten Anbieter von Zeiterfassungslösungen ist BDE aber ein optionales Zusatzmodul, das die erfassten Arbeitszeiten bestimmten Aufträgen, Arbeitsgängen, Tätigkeiten, Kostenträgern/-stellen oder Projekten zuordnet. In diesem Konsens ist die BDE immer mit der Personal- und Arbeitszeiterfassung verbunden und in diese integriert.

Im Folgenden versuchen wir uns mit dem Begriff „BETRIEBSDATENERFASSUNG“ auseinanderzusetzen und die darunter verstandenen Funktionen (und Lösungen) aus der Sicht der Praxis zu beleuchten.

Auf der Suche nach einer BDE Lösung wird man keine Standardlösung finden, die sich ausschließlich mit der „allgemeinen“ Betriebsdatenerfassung beschäftigt. BDE wird immer ein Teil eines Systems sein. Entweder Teil eines gesamten ERP Systems, einer Fertigungs- und Prozesssteuerung oder Teil einer HR-Lösung.

In der Betriebswirtschaftslehre wird unter Betriebsdatenerfassung (BDE) in der Regel die Erfassung aller betrieblichen Daten des Wertschöpfungsprozesses verstanden. Dazu zählen sowohl die Daten die im Fertigungsprozess entstehen als auch Daten der Logistik, Forschung, Entwicklung, Vertrieb und der Verwaltung. Gemäß dieser Definition ist die Personal- oder Arbeitszeiterfassung genauso ein Teil bzw. eine Form der BDE wie die Erfassung von Qualitätsdaten, Maschinendaten oder Lagerbewegungen.

Für viele Anbieter von ERP Lösungen und Lösungen der Produktionsplanung und –Steuerung (PPS-System) ist die BDE eine von der Personalzeiterfassung losgelöste Teilmenge ihrer Lösung. Hier werden unter BDE sehr oft Rückmeldesysteme zur Auftragsfortschrittskontrolle verstanden. Die BDE wird in diesen Fällen immer dem Fertigungs- und Herstellungsprozess zugeordnet und stellt auch eine Basis für das Qualitätsmanagement dar. Wie weit eine Maschinendatenerfassung (MDE) hier als eigenes System oder als Teil der BDE verstanden wird hängt davon ab welchem Zweck die Auswertung der Maschinendaten dient. Geht es um Daten für die Nachkalkulation, Leistungsdaten und den Auftragsfortschritt ist die MDE als Teil der BDE zu sehen. Geht es darum die Effizienz und Auslastung einzelner Maschinen und Anlagen zu bewerten und zu vergleichen wird MDE als eigenes System zu sehen sein.

Im Unterschied zu den Anbietern von ERP- und PPS- Lösungen wird BDE von den Anbietern von HR- und Zeiterfassungslösungen immer in Verbindung mit der Erfassung und Auswertung der Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter gesehen. Personenbezogene Zeit-Daten spielen dafür eine zentrale Rolle. Hier wird der Begriff Betriebsdatenerfassung sehr oft mit „Auftragszeiterfassung“ oder „Projektzeiterfassung“ gleichgesetzt. Ziel einer BDE Lösung ist hier die kaufmännischen Bewertung von Arbeitsprozessen (Nachkalkulation) auf Basis verbrauchter Zeitwerte. Dazu ist es notwendig Zeiten zu erfassen, die für die Bearbeitung der Aufträge/Projekte von den jeweiligen Ressourcen (Anlagen, Kostenstellen, etc. und natürlich Personal) in Anspruch genommen werden.

BDE Systeme müssen daher auch in der Lage sein die ermittelten Zeiten zu bewerten, also den jeweiligen Ressourcen Kosten oder Kostensätze zuzuordnen. Ebenso dienen diese BDE Systeme dazu die Produktivität der Ressourcen und einzelner Mitarbeiter zu messen (Wieviel % der Anwesenheit wird Aufträgen, Tätigkeiten oder Projekten zugeordnet).

Reine Zeiterfassungsprogramme erfassen und verarbeiten ausschließlich Zeitereignisse (Kommen, Gehen, Anfangszeit, Endzeit, etc.) und Zeitwerte (Minuten, Stunden, Tage, etc.) und keine geldwerten Einheiten. Für die kaufmännische Bewertung von Betriebsdaten ist daher die Bewertung der Zeitdaten mit Kostensätzen notwendig. In diesem Punkt gibt es große Qualitätsunterschiede der Systemanbieter. Wie flexibel und wie differenziert geldwerte Einheiten (Lohn- und Gehaltskosten, mit oder ohne Neben- und Gemeinkosten) im System gepflegt werden können oder integrierbar sind bestimmt die Leistungsfähigkeit eines BDE Moduls. Ebenso ist die Verfügbarkeit von Schnittstellen zu anderen Systemen in der BDE ein wichtiges Qualitätsmerkmal. V.a. Schnittstellen zu PPS-, anderen HR- und Lohnverrechnungsprogrammen und Programmen der Auftragsverwaltung sind Voraussetzung für eine qualitative anspruchsvolle BDE.

Zusammenfassung / Summary

Wenn ein BDE System mehr als ein reines Rückmeldesystem (Auftragsfortschritt) eines PPS Moduls ist wird es immer eine Wechselwirkung zur Zeiterfassung geben. Dann geht es um die Erfassung und Verarbeitung von Arbeitszeiten des Wertschöpfungsprozesses. Je genauer und tiefer die kaufmännische Bewertung von Arbeitsprozessen durch ein BDE System erfolgen soll umso wichtiger ist die Integration der BDE in ein leistungsfähiges Zeiterfassungssystem. Gerade in Österreich erfordern die komplexen arbeitsrechtlichen Vorgaben eine entsprechende Software. Nur dadurch können exakte Arbeitskosten für Tätigkeiten, Aufträge oder andere Arbeitsprozesse ermittelt werden.

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ZEITERFASSUNG IM UNTERNEHMEN – WER PROFITIERT? Arbeitgeber oder Arbeiternehmer

Während die Stechuhr  früher in Industriebetrieben das klassische Symbol für Kontrolle und Schikane der Arbeiter durch den Arbeitgeber war, sind heute in vielen Fällen gerade die Arbeitnehmer Nutznießer eines guten Zeiterfassungssystems.

Fast kein anderes Thema polarisiert so stark die Positionen der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer, wie die geplante Einführung eines „elektronischen Zeiterfassungssystems“. Besonders bei Unternehmen mit gewerkschaftlich unterstützter Belegschaftsvertretung kann das Thema „Zeiterfassung“ sehr schnell alte klassenkämpferische Positionen aufkommen lassen.

Leider überwiegen hier sehr oft emotionale Faktoren und Misstrauen in die elektronische Verarbeitung persönlicher Daten. Deshalb versuchen wir hier einige oft verwendete Argumente pro und contra aufzulisten und mit einigen Gerüchten aufzuräumen:

Arbeitgeber nutzt Daten der Zeiterfassung als Druckmittel gegen Mitarbeiter

In Österreich ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet über die Einhaltung der vereinbarten täglichen und wöchentlichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter und insbesondere die Einhaltung der gesetzlichen Ruhepausen Aufzeichnungen zu führen.

In der Regel erfüllt der Arbeitgeber mit der Implementierung eines EDV gestützten Zeiterfassungssystems diese Aufzeichnungspflicht. Mit der Teilnahme am Zeiterfassungssystem, dokumentiert der Mitarbeiter durch „Stempeln“ bzw. durch entsprechende Erfassung seiner Kommt- und Geht Zeiten den Beginn und das Ende seiner täglichen Anwesenheitszeit. Natürlich werden dadurch allfällige Unterschreitungen der vereinbarten Anwesenheits- bzw. Arbeitszeiten dokumentiert und können dem Arbeitgeber behilflich sein, die Erfüllung der vereinbarten Arbeitszeiten einzufordern.

In der Praxis stellt sich dabei sehr oft, sehr schnell heraus, dass die Anzahl der „schwarzen Schafe“ unter den Mitarbeitern deutlich geringer ist als angenommen und die Anzahl jener Mitarbeiter, die die vereinbarten Mindestzeiten regelmäßig überschreiten transparent wird. Hier zeigt sich dann, dass sich anfängliche Zweifel und Contras sehr schnell in Pro Argumente wandeln.

Zeiterfassungssysteme können betriebliche und gesetzliche Vereinbarungen betreffend Arbeitszeiten, Pausenregelungen und Ruhezeiten nicht ersetzen, aber elektronische Zeiterfassungssysteme können fehlende Regeln über die Einhaltung gesetzlicher Ruhepausen und maximaler täglicher oder wöchentlicher Arbeitszeiten „aufdecken“. So erfolgt in sehr vielen Fällen in Verbindung mit der Einführung eines Zeiterfassungssystems auch die oft nicht klar definierte Regelung betreffend Einhaltung von Ruhepausen und maximaler täglicher oder wöchentlicher Arbeitszeiten.

Überwachung durch berührungslos lesbare RFID Chips

Auch noch heute ist für viele Betriebsräte die Nutzung berührungslos lesbarer Ausweise/Chips ein „Rotes Tuch“. Die Angst, dass hier die Arbeitgeber Daten der Mitarbeiter zu anderen Zwecken als vorgegeben nutzen, sitzt noch vielen Arbeitnehmervertretern im Nacken.

Über 90% der heute angebotenen Systeme für Zeiterfassung nutzen RFID Technologien. Das ist ein in der Zwischenzeit mit ISO Normen weltweit standardisiertes System, das vor allem der schnellen und sicheren Datenübertragung dient. Herkömmliche Lesegeräte benötigen für das Auslesen der Ausweise/Chips eine Distanz von max. 1-2cm. Die Maximale Reichweite von RFID Chips kann mit sehr großen Antennen (z.B. Zugänge zu Skiliften) auf 30-40cm ausgedehnt werden. Solche Antennen können unmöglich so unsichtbar im Betrieb montiert werden, dass Mitarbeiter unwissentlich kontrolliert oder überwacht werden.

Gerade die RFID Technologie ermöglicht, dass Mitarbeiter ihre Zeitdaten nur durch bewusste Aktionen (Hinhalten der Karte zum Leser) selbst erfassen und dass eine Manipulation durch falsche Datenübertragung praktisch ausgeschlossen ist.

Laufende Kontrolle der verarbeiteten Daten durch Mitarbeiter

Aufzeichnungen der Arbeitszeiten müssen gemäß arbeitsrechtlicher Vorschriften, sowohl den betroffenen Mitarbeitern als auch den Kontrollorganen der Arbeitsinspektorate vorgelegt werden.

Erfasste Zeiten können nicht manipuliert werden

Gerade moderne EDV gestützte Systeme unter Verwendung geeigneter Standardsoftware dokumentieren jede Korrektur oder Manipulation erfasster An- und Abwesenheitszeiten.

Anwesenheitszeit ≠ Arbeitszeit / Zeiterfassung ≠ Betriebsdatenerfassung

Natürlich erfassen herkömmliche Systeme vor allem die An- und Abwesenheitszeiten von Mitarbeitern. Systeme die ausschließlich die Anwesenheitszeiten erfassen dienen nicht zur Ermittlung qualitativer Werte. Ob Mitarbeiter nach dem „Stempeln“ sofort produktiv arbeiten lasst sich aus einer Anwesenheit Erfassung nicht ableiten.

Viele Anbieter von Systemen für die Erfassung der Anwesenheitszeiten erlauben aber Erweiterungen um qualitative Werte. Hier spricht man von Betriebsdatenerfassung oder Tätigkeitserfassung, wenn neben den An- und Abwesenheitsdaten Mitarbeiter auch Zusatzinformationen über z.B. Tätigkeiten / Projekt oder Auftragsdaten erfassen.

Mitarbeiter im Außendienst.

Grundsätzlich gilt die gesetzliche Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten und Pausen durch den Arbeitgeber auch für Mitarbeiter im Außendienst.
Auch Mitarbeiter mit erfolgsabhängiger Entlohnung (Provisionsvertreter) unterliegen den Regelungen des Arbeitszeitgesetzes. Gerade in jüngster Zeit häufen sich die Beschwerden von Unternehmern bei den Interessensvertretungen (Wirtschaftskammer) über intensive Kontrollen der Arbeitsinspektorate von Zeitaufzeichnungen für Außendienstmitarbeiter. Fehlen solche Aufzeichnungen bedienen sich die Kontrolleure oft der Daten der Spesenabrechnungen und schließen daraus auf die Arbeitszeiten der Außendienstmitarbeiter, was sehr schnell zu Anzeigen führt.

Zusatz Optionen von Zeiterfassungssystemen

Zeiterfassungssysteme werden heute auch sehr oft für ein transparentes Informations- und Genehmigungssystem genutzt (Workflow). Da die Erfassung von Anwesenheitszeiten zwangsläufig auch die Planung und Erfassung von Abwesenheiten (Urlaube, Pflegezeiten, Krankheit, Dienstreisen, etc..) erfordert, können moderne System dazu benutzt werden den Mitarbeitern und Vorgesetzen ein papierloses System für die Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten zu Verfügung zu stellen. Ausführliches dazu siehe unter: http://www.gecosoft.at/blog/workflow-und-zeiterfassung/