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Automatischer Pausenabzug in der Zeiterfassung – Worauf ist zu achten?

Dieses Feature stellt für viele Nutzer moderner Zeiterfassungssysteme (Dienstgeber und Dienstnehmer) eine große Erleichterung dar, birgt aber auch gewisse Risiken.

Das österreichische Arbeitszeitgesetz (AZG) sieht die Einhaltung von „Ruhepausen“ vor, wenn die Gesamtdauer der Tagesarbeitszeit mehr als 6 Stunden beträgt. Ruhepause im Sinne des AZG bedeutet, dass die (bezahlte) Arbeitszeit zu unterbrechen ist. Die Unterbrechung muss mindestens 30 Minuten betragen, kann aber in Ausnahmefällen auf bis zu drei Unterbrechungen á 10 Minuten aufgeteilt werden.

In der Praxis wird diese Regelung oft so umgesetzt, dass bei Mitarbeitern mit einer täglichen Arbeitszeitvereinbarung von mehr als 6 Stunden für die Berechnung der täglichen, tatsächlichen Arbeitszeit die gesetzliche Pause automatisch von der Anwesenheitszeit abgezogen wird.

Die meisten Anbieter von Zeiterfassungssoftware bieten eine Möglichkeit Pausen automatisch zu berechnen bzw. diese automatisch von der Anwesenheitszeit abzuziehen. Personen, die ihre Arbeit z.B. um 08:00 beginnen und die Arbeit um 17:00 beenden und dies mit einem Zeiterfassungssystem dokumentieren (stempeln) sind zwar 09:00 Stunden anwesend aber davon werden nur 08:30 Stunden als Arbeitszeit angerechnet.

Werden vom Zeiterfassungsprogramm nur 30 Minuten von der Tages-Anwesenheitszeit abgezogen, ohne Uhrzeit von Pausenbeginn und -ende zu dokumentieren wird die gesetzliche Vorgabe nicht erfüllt, da nicht dokumentiert wird, dass nach 6 Stunden Arbeitszeit eine Ruhepause erfolgt.

Im Sinne des AZG sollte dieser automatische Pausenabzug so erfolgen, dass Beginn und Ende der Pause exakt festgelegt wird und die 30 minütige Pause zu einem Zeitpunkt eingefügt wird, der spätestens 6 Stunden nach Beginn der Arbeitszeit liegt. In der Regel werden durch solche Automatismen sowohl gesetzliche Anforderungen erfüllt als auch die Bedürfnisse der Dienstnehmer und Dienstgeber abgedeckt.

Besonderes Augenmerk ist allerdings auf folgende Fälle zu legen:

  • Soll-Tagesarbeitszeiten ≤ 6 Stunden / Teilzeitmitarbeiter
  • Pausen werden (auch) gestempelt
  • Bezahlte Abwesenheiten ≥ 6 Stunden (Arzt, Dienstgang, Behörden, etc.)

 

Soll-Tagesarbeitszeiten ≤ 6 Stunden:

Wenn das Zeiterfassungsprogramm den automatischen Pausenabzug ermöglicht und auch so genutzt wird, ist darauf zu achten, dass im Zuge des „Tagesabschlusses“ der automatische Pausenabzug nicht zu einer Reduktion der tatsächlichen Arbeitszeit führt. Dies kann v.a. bei Teilzeitmitarbeitern oder an Tagen mit kürzerer Sollarbeitszeit (Freitag) passieren. Ist die Sollzeit z.B. von 08:00 Uhr bis 14:00 definiert und der Mitarbeiter stempelt an diesem Tag Kommen: 08:00; Gehen: 14:15, also Anwesenheit von 06:15, so sollte der Pausenabzug nicht dazu führen, dass die Arbeitszeit um 30 Minuten gekürzt und mit nur 05:45 berechnet wird. Richtig im Sinne des AZG ist das „Auffüllen“ bei einer Anwesenheit von 06:15 Stunden eine Pause von 15 Minuten zu berechnen.

Pausen werden auch gestempelt:

In vielen Betrieben wird die Einhaltung der Pausen so geregelt, dass bei durchgehender Anwesenheit die Pause(n) automatisch abgezogen werden, aber Mitarbeiter, die den Arbeitsort während der Pause verlassen „stempeln“ müssen. Hierbei ist auf folgendes zu achten:

  • Gestempelte Pausen dürfen nicht mit automatischem Abzug addiert werden.
  • Ist die gestempelte Pause < 30 Minuten muss der automatische Abzug die Differenz zu 30 Minuten auffüllen.
  • Beträgt die Arbeitszeit nach der gestempelten Pause > 6 Stunden, aber die Gesamtdauer der Tagesarbeitszeit ist geringer als die maximal zulässige Normalarbeitszeit darf kein zweiter Pausenabzug erfolgen.

 

Abwesenheiten > 6 Stunden (Arzt, Behörden, Dienstgang, etc.)

Wenn im Zeiterfassungssystem eine Abwesenheitsart erfasst wird, die als bezahlte Zeit gerechnet wird, ist zu unterscheiden, ob es sich um eine dienstliche Abwesenheit (also z.B. Dienstgang, Außendienst, etc.) handelt oder um eine bezahlte Abwesenheit, wie Arztbesuch oder Behördenweg. Im Falle der dienstlichen Abwesenheit ist die Ruhepausenregelung (lt. AZG) zu berücksichtigen und kann im System automatisch berechnet und eingefügt werden, wenn die Tagesarbeitszeit > 6 Std. beträgt. Bei bezahlten Abwesenheiten die > 6 Std. betragen ist die Einhaltung der Ruhepause auch im Sinne des AZG nicht zu berücksichtigen.

 

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