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Nachtschichtzuschlag in der Zeiterfassung

Wenn es darum geht Zuschläge zu berechnen, die nicht regelmäßig anfallen und von der Arbeitszeit abhängig sind wird ein Betrieb heute nur schwer ohne leistungsfähigem Zeiterfassungs-System auskommen.

Nicht nur das österreichische Arbeitsrecht sieht für Nachtarbeit komplexe Regelungen vor, die sowohl die Einhaltung von Ruhepausen und Ruhezeiten als auch Vergütungen und die Entlohnung betreffen.

Die Höhe von auszuzahlenden Zuschlägen wird aber in Österreich nur in den jeweiligen Kollektivverträgen geregelt. Im Arbeitszeitgesetzt (AZG) bzw. Nachtschwerarbeitergesetz (NSchG) selbst werden nur die Definitionen, Zeitrahmen und Zusatzbedingungen, wie Ruhezeiten, und andere Arbeitnehmerschutz-Bestimmungen behandelt. Materielle Auswirkungen, wie die Höhe von Zuschlägen und andere Formen der Vergütung sind je nach Kollektivvertrag und Betriebsvereinbarung sehr unterschiedlich. Ebenso gibt es unterschiedliche Bedingungen, die zur Berechtigung einer Zusatzvergütung, wie z.B. Nachtschichtzulage führen können.

Gemeinsam ist jedoch allen kollektivvertraglichen und betrieblichen Vereinbarungen, dass Zulagen und Zuschläge nur dann zur Zahlung kommen, wenn bestimmte, arbeitszeitabhängige Bedingungen  eintreten. So werden z.B. für Arbeiter im  Metallgewerbe Nacht-Zulagen für jede Arbeitsstunde zwischen 22:00 und 06:00 Uhr bezahlt, während viele andere Kollektivverträge Zulagen und Zuschläge nur für Arbeitszeiten vorsehen, die „überwiegend“ als Nachtarbeit gelten, also bei Dreischichtbetrieben nur für die Nachtschicht oder nur für Zeiten, die außerhalb der Normalarbeitszeit liegen und somit als Überstunden auszuweisen sind.

Wie kann ein Zeiterfassungssystem diese komplexen Regelungen abbilden?

Eine anspruchsvolle Zeiterfassungs-Software ist in der Lage die erfassten Zeiten gemäß eingestellter Kriterien in unterschiedlichen Zeitarten (z.B. Normalarbeitszeit, Überstunden, … Nachtarbeitszeit) auszuweisen. Für bestimmte Zeitarten werden auch Konten mit unterschiedlichen Periodengrenzen eingerichtet, so dass bestimmte Zeitarten erst im Rahmen einer Durchrechnung (z.B. Monatsabschluss) korrekt ermittelt werden.

Ein Zeiterfassungssystem befasst sich gemäß Definition mit Zeitereignissen (Beginn- und Ende) und Zeitspannen (Differenz von Beginn- und Endzeiten). Geldwerte Beträge kommen in einem klassischen System der Zeiterfassung nicht vor. Die Bewertung und Berechnung von Entgelten ist Aufgabe des Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramms (Lohnverrechnung). Damit aber eine Lohnverrechnung die auszuzahlenden Zuschläge korrekt berechnen kann müssen Daten aus der Zeiterfassung in diese Berechnung eingehen. Dafür gibt es bei leistungsfähigen Zeiterfassungs-Systemen entsprechende Schnittstellen.

In der Lohnverrechnung spricht man von Lohnarten. Auch, wenn mit Lohn eigentlich das Entgelt für Arbeiter und mit Gehalt das Entgelt für Angestellte bezeichnet wird, werden Entgeltbeträge in beiden Beschäftigungsformen in unterschiedliche Lohnarten geteilt um aus dem Bruttowert den auszuzahlenden Nettowert zu berechnen.

Ein Zeiterfassungssystem liefert dem Lohnverrechnungsprogramm daher Zeitwerte für unterschiedliche Lohnarten. Das Zeiterfassungsprogramm muss aus den Zeitarten bzw. den Salden der unterschiedlichen Konten pro Periode Zeitwerte mit entsprechenden Lohnarten zu Verfügung stellen. „Nachtschichtzuschlag“ ist in den meisten Fällen eine eigene Lohnart. Die Höhe des Zuschlages hängt vom Kollektivvertrag bzw. der Betriebsvereinbarung ab. Meistens handelt es sich dabei um einen Eurobetrag pro Stunde der in der Lohnverrechnung hinterlegt werden muss. Ermittelt die Zeiterfassung für einen Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl von Nachtstunden, die als Nachtarbeit mit Zuschlag ausgewiesen werden (In der Regel keine ganze Stunden sondern Std:Min) so werden diese Zeiten am Ende der Periode als Zeitwerte (meist umgerechnet in Dezimalwerte oder Industriestunden (xx,xx Std) mit der entsprechenden Lohnart an die Lohnverrechnung übergeben.