Mobile Zeiterfassung für Smarphones und Tablets

Methoden der Zeiterfassung – vom Notizblock bis zum Zeiterfassungs-Programm

Auch das Notieren der Arbeitszeiten auf Papier wird als Zeiterfasung anerkannt.

Es ist weitläufig bekannt, dass das österreichische Arbeitszeitgesetz (AZG) dem Arbeitgeber vorschreibt die täglichen Arbeitszeiten und Ruhepausen seiner Mitarbeiter aufzuzeichnen. Das AZG selbst schreibt jedoch keine Methoden der Aufzeichnung vor. Es gibt  aber berufsspezifische Regelungen (Gesetze, Kollektivverträge, Betriebsvereinbarungen), die auch die Methoden der Aufzeichnung spezifizieren. Für Bundesbedienstete (Beamte) gilt zum Beispiel seit 2001 die Verpflichtung einer „elektronischen Aufzeichnung“.

Welche Formen und Methoden der Aufzeichnung von Arbeitszeiten, die dem AZG genüge leisten gibt es in der Praxis?

  • Mechanische Aufzeichnung:
    • Handschriftliche Aufzeichnungen (Zetteln, Formulare, etc.)
    • Mechanische Stechuhren / Stempeluhren
  • Elektronische Aufzeichnung:
    • EDV gefertigte Tabellen und Listen (Excel-Tabellen)
    • Selbstrechnende Stempeluhren
    • Zeiterfassungs-Software für nachträgliche Eingabe der Arbeitszeiten
    • Real-Time Zeiterfassungs-Software mit elektronischen Erfassungsgeräten (Terminals)
    • Real-Time Zeiterfassungs-Software mit Erfassung über Bildschirm oder Endgeräte mit Internetanbindung an das System (WEB-Systeme).

Einer Studie zufolge wurden bereits im Jahr 2009 in Österreich bei über 90% der Betriebe mit mehr als 250 Mitarbeitern spezielle Software Systeme für die Zeiterfassung eingesetzt. Das sind zwar weniger als 1% aller österreichischen Arbeitgeber, aber diese beschäftigen mehr als 30% aller österreichischen Arbeitnehmer in Österreich. Deutlich geringer ist die Verbreitung von professionellen Zeiterfassungs-Systemen bei der typisch österreichischen Betriebsgröße von 50 bis 150 Mitarbeitern. Hier gibt es noch sehr viele Arbeitgeber, die keine Systeme einsetzen oder auf manuelle Aufzeichnungen oder selbst erstellte Listen und Tabellen vertrauen.

Sehr oft wird bei der Entscheidung über das richtige System der Arbeitszeitaufzeichnung vergessen, dass es hier nicht nur um das Erfassen der täglichen Kommen- und Gehen-Zeiten geht sondern dass auch die Dokumentation der Abwesenheitsarten, wie Krankenstand, Urlaub, Behördenwege, etc. von der Pflicht der Aufzeichnung betroffen ist.

Sobald die vereinbarten täglichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter einer gewissen Flexibilität unterliegen (Gleitzeit) wird das Verwalten der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden ohne Einsatz entsprechender Systeme sehr schwierig und aufwendig.

Die jahrelange Erfahrung bei der Unterstützung von Betrieben im Rahmen der Einführung von professionellen Zeiterfassungs-Systemen zeigt, dass die Auseinandersetzung mit einem Zeiterfassungs-System sehr oft dazu führt, dass fehlende Vereinbarung mit den Mitarbeitern über die täglich zu erbringenden Arbeitszeiten nachgeholt werden. Dadurch kommt es in vielen Fällen auch zu einem Optimierungsprozess für die Planung und Einsatz der Ressource Arbeitskraft zum Nutzen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Bei allen Betrieben und Organisationen mit Betriebs- und Öffnungszeiten über 40 Stunden pro Woche  ist es unumgänglich die Arbeitszeiten auf die Mitarbeiter so zu verteilen, dass unterschiedliche, tägliche Arbeitszeitmodelle zur Anwendung kommen und Mitarbeiter unter Umständen in bestimmten Abständen unterschiedliche Soll Arbeitszeiten haben. Hier wird auch die Planungskomponente zu einem wichtigen Bestandteil des Systems.

Wenn Arbeitgeber im Falle einer Kontrolle des Arbeitsinspektorates nur manuell geführte Listen mit den Angaben der täglichen Beginn- und Endzeiten der Arbeitnehmer vorlegen wird es mit Sicherheit zu Beanstandungen kommen. Das AZG sieht auch die Einhaltung und Aufzeichnung von Pausen vor. Auch wenn der Arbeitsvertrag und die tägliche Praxis die Einhaltung von Pausen berücksichtigt, müssen bei manuell geführten Listen die Beginn- und Endzeiten der Unterbrechungen und somit die Einhaltung der Maximalgrenzen ununterbrochener Arbeit dokumentiert werden. Software Programme für Zeiterfassung sind in der Lage in Abhängigkeit bestimmter Parameter die vereinbarten Pausen und Unterbrechungen der Arbeitszeiten automatisch einzufügen. Der Einsatz solcher Systeme, in Verbindung mit entsprechenden Vereinbarungen (z.B. auch nach Kollektivvertrag) erfüllt die gesetzlichen Vorgaben und wird bei Kontrolle des Arbeitsinspektorates akzeptiert.