Überstunden

Kosten eines Zeiterfassungs-Systems

Wie der Name schon sagt, besteht ein Zeiterfassungs-System aus mehreren System-Komponenten. Neben der Anzahl der betroffenen Mitarbeiter/Personen stellen daher die eingesetzten Komponenten und die qualitativen Anforderungen an das System den Hauptfaktor für die Bestimmung der Kosten.

Was kostet ein Zeiterfassungs-System?

Diese Frage wird jedem Anbieter von Zeiterfassungs-Lösungen sehr oft gestellt. Leider kann man diese Frage nie spontan zufriedenstellend beantworten. Zeiterfassungs-Systeme werden aus vielen unterschiedlichen Gründen implementiert und es gibt eine Vielzahl von Lösungsmöglichkeiten. Deshalb gleicht auch selten eine Lösung einer anderen (siehe dazu auch: „Keine Zeiterfassung ist wie die andere“). Wir versuchen hier einen kurzen Überblick über die wichtigsten Faktoren zu liefern, die den Preis eines Zeiterfassungs-Systems bestimmen:

Natürlich kann ein Zeiterfassungs-System auch aus einer (oder mehreren) Stempeluhren und den zugehörigen Stempelkarten bestehen, aber wir wollen in der Folge Systeme behandeln, die auf Basis einer Zeiterfassungs-Software bestehen.

Lösungen dafür werden heute auch über unterschiedliche Geschäftsmodelle angeboten:

  1. Kauf aller Komponenten (Software-Lizenzen, Terminals) und Installation auf Kundeneigenen Rechner Systemen.
  2. Kauf wie oben, aber Installation auf einem externen Rechenzentrum (Hosting).
  3. Nutzung oder Miete eines Systems. Diese Variante wird heute oft auch als SaaS (Software as a Service) oder Pay per Use bezeichnet.

Jedenfalls sollten auch bei den Modellen 1. und 2. neben den Investitionskosten immer die Kosten für den laufenden Betrieb (Support, Wartung, Service) in die Bewertung und in den Kostenvergleich unterschiedlicher Anbieter einbezogen werden.

Bei der Berechnung und der Bewertung der Kosten eines Zeiterfassungs-Systems gibt es meist folgende Positionen, die zu berücksichtigen sind.

Anschaffungskosten:

  1. Softwarelizenzen
    • plus Kosten allenfalls erforderlicher IT-/Rechnerressourcen
  2. Erfassungshardware (Terminals) und Buchungsmedien (Ausweise)
  3. Dienstleistungen für Implementierung (Installation, Customizing, Schulung)

Laufende Kosten:

  1. Software-, Hardware-Wartung
  2. Laufender Support

Unter den eingangs erwähnten Komponenten sind nicht nur die unterschiedlichen Kosten-Positionen (a. – e.) zu verstehen, sondern auch die Anforderungen an das System selbst.

Eine Zeiterfassung wird in der Regel nicht nur für die Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeiten genutzt sondern bietet eine Vielzahl weiterer Möglichkeiten, die meist auch den Preis der Softwarelizenzen beeinflussen. Dazu zählen unter anderem:

  • Planung von Dienst- oder Einsatzzeiten (Dienstplan, Personaleinsatzplanung)
  • Planung und Genehmigungen von Abwesenheiten oder Verwendung von Zeitguthaben oder Überstunden, etc. (Workflow oder Genehmigungsverfahren)
  • Erfassung von Arbeitszeiten für Aufträge, Projekte, Tätigkeiten, etc. (BDE oder Auftragszeiterfassung)
  • Anzeige von Anwesenden Mitarbeitern über Bildschirm (Anwesenheitsanzeige)
  • Schnittstellen zu anderen HR-Software-Systemen (Lohn-Schnittstelle, Personalimport, ..)
  • Und vieles mehr…

Welche der angeführten Positionen und Komponenten sind die wesentlichen Bestimmungsfaktoren für die Kosten einer Zeiterfassung?

Natürlich haben viele Anbieter sehr unterschiedliche Ansätze für die Preisermittlung. In den meisten Fällen zählen aber folgende Kennzahlen zu den wesentlichen Faktoren:

  • Anzahl der Mitarbeiter, die am Zeiterfassungs-System teilnehmen
    (bestimmt meist den Preis der Softwarelizenzen)
  • Anzahl der benötigten Zeiterfassungs-Terminals und Ausweise
  • Einsatz von Zusatzmodulen (Dienstplan, Workflow, etc.)
  • Anzahl und Qualifikation der Personen, die das System verwalten und betreuen (Zeitbeauftragte) und die für die Anwendung geschult werden müssen.

Aus der Vielfalt der Kostenfaktoren ist erkennbar, dass es auf eine einfache Frage nach dem Preis einer Zeiterfassung leider auch keine einfache Antwort geben kann.