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Können Stempeldaten einer Zeiterfassung verloren gehen?

Gerade beim Einsatz von Zeiterfassungsterminals gibt es gewisse Risiken, die bei der Konfiguration eines Zeiterfassungssystems berücksichtigt werden sollten.

Für jeden, der an einem Zeiterfassungssystem beteiligt ist  stellt sich irgendwann die Frage, ob einmal erfasste Zeitdaten auch wirklich sicher im System gespeichert bleiben oder verloren gehen können.

Dieses Thema betrifft nicht nur Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eines Unternehmens. Gerade bei der Entscheidung für ein Zeiterfassungssystem wird auf diesen Aspekt vom Auftraggeber, also dem Arbeitgeber großer Wert gelegt. Insbesondere geht es dabei um Systeme bei denen Zeiterfassungsterminals eingesetzt werden.

Ein Zeiterfassungsterminal ist ja offensichtlich ein elektronisches Gerät, das zum Erfassen der täglichen Kommen- und Gehen-Zeiten irgendwo im Unternehmen montiert wurde und irgendwie mit einem Computer verbunden ist. Da gibt es bereits eine Vielzahl von Fragen:

  • Gibt das Terminal über ein akustisches oder optisches Signal dem Mitarbeiter eine Bestätigung der Buchung?
  • Wie ist das Zeiterfassungsterminal mit dem Zeiterfassungs-Computer verbunden?
    • Heute werden fast ausschließlich Geräte eingesetzt, die über eine Netzwerkverbindung (LAN) mit dem entsprechenden Computer verbunden sind.
    • Manche ältere Systeme nutzen noch eine Datenbus Verbindung mit serieller Schnittstelle zum Zeiterfassungsrechner.
  • Ist das System auf Online-Realtime Verarbeitung ausgelegt?
    • Wird eine Buchung (Erfassung der Stempeldaten) sofort in die Datenbank des Zeiterfassungssystems geschrieben oder bleiben die Daten solange im Gerät gespeichert, bis das Programm die Daten abholt?
  • Verfügt das Terminal über ausreichend Datenspeicher?
  • Hat das Terminal eine Pufferbatterie für Datenerhalt bei Stromausfall?

 

Was müsste passieren, damit eine ordnungsgemäß erfasste Buchung am Terminal doch irgendwie verloren geht?

Im ordnungsgemäßen Betrieb werden die Buchungsdaten aus den Terminals entweder online, real-time in die Datenbank des Zeiterfassungsprogramms geschrieben oder in regelmäßig kurzen Abständen blockweise übertragen.

Wir müssen davon ausgehen, dass ein Zeiterfassungsprogramm, wie alle anderen betrieblich wichtigen Programme und Systeme einem Sicherungskonzept unterliegen, so dass auch im Fall eines Totalschadens des Rechners Daten wieder hergestellt werden können.

Dennoch gibt es immer wieder Sonderfälle und Verknüpfungen mehrerer Zufälle, die zu einem Verlust erfasster Zeitdaten führen können:

  • Die Datenverbindung Terminal-Computer ist über einen längeren Zeitraum unterbrochen, so dass Buchungen im Terminal gespeichert bleiben und dieser Umstand wird seitens Systemverantwortlichen nicht erkannt.
  • Das Terminal ist nicht an eine USV gestützte Stromversorgung angeschlossen.
  • Ein Stromausfall unterbricht die Energieversorgung des Terminals.
  • Das Terminal verfügt über keine Pufferbatterie oder die Pufferbatterie ist abgelaufen.

Auch, wenn diese Umstände sehr unwahrscheinlich sind kann dieser Fall eintreten. Deshalb sollten auch Zeiterfassungsterminals in regelmäßigen Abständen überprüft und gewartet werden und nach einer gewissen Nutzungszeit durch neue Geräte ersetzt werden.