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Die Nachbearbeitung in der Zeiterfassungs-Software optimieren

Jedes Software-System, das für den operativen Betrieb in einem Unternehmen genutzt wird – und somit auch die Zeiterfassungs-Software – erfordert laufende Betreuung.  Leistungsfähe Software, die auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt ist kann den Aufwand für laufende und nachträgliche Systembearbeitung erheblich reduzieren.

Wer ein EDV-gestütztes System für die Zeiterfassung nutzt oder den Einsatz eines Zeiterfassungs-Systems plant wird sich mit dem Thema der Nachbearbeitung und laufenden Betreuung des Systems auseinandersetzen müssen. Viele Anwender unterschätzen den Aufwand für die laufende Betreuung und allfällige Nachbearbeitungsarbeiten.

Wie hoch der Aufwand für die Nachbetreuung ist hängt von einigen Faktoren ab, wie z.B.:

  • Welche Ziele werden mit der Nutzung der Zeiterfassung verbunden?
  • Welche Methoden der Erfassung werden genutzt? (Terminals, PC-Buchung, mobile Erfassung, etc.)
  • Welche Software wird eingesetzt?

Je intensiver das System genutzt wird und je Umfangreicher die Zielsetzungen sind, umso mehr Betreuungsaufwand wird notwendig sein und umso qualifizierter müssen die Betreuer des Systems sein.

Dient das System nur der Anwesenheitskontrolle und der Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht und erlaubt das Unternehmen nur eine kleine Zahl unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle mit fixen Arbeitszeiten, kann eine geeignete Software einen großen Teil aller Routinearbeiten übernehmen. Eine der häufigsten Nachbearbeitungstätigkeiten ist das Nachtragen vergessener Buchungen oder das Nacherfassen ungeplanter Abwesenheiten, wie Krankheit, Pflegeurlaub und ähnliches. Hier kann die Kombination aus leistungsfähiger Software und entsprechender Organisation des Unternehmens den Aufwand für eine Nachbetreuung sehr gering halten. Vergessene Buchungen können z.B. durch die im jeweiligen Arbeitszeitmodell vorgesehenen Beginn- und Endzeiten automatisch „ersetzt“ werden. Nur im Fall eines Krankenstandes oder einer anderen ungeplanten Abwesenheit muss eine manuelle Nachbearbeitung erfolgen. Aber auch hier kann eine leistungsfähige und richtig eingestellte Zeiterfassungs-Software dem Nutzer das Leben leicht machen. Eine einmal eigetragene Abwesenheit (wie z.B. ein Krankenstand) wird im System automatisch solange fortgeschrieben, bis der betroffene Mitarbeiter wieder eine Kommt-Buchung im System absetzt.

Je mehr Informationen aus der Verarbeitung der Zeiterfassung für das betriebliche Berichtswesen, das Controlling, das Personalmanagement und die Lohn- und Gehaltsabrechnung genutzt werden umso wichtiger ist es  naturgemäß, dass die Daten des Zeiterfassungssystems auch im Falle ungeplanter Änderungen oder Abweichungen laufend gepflegt und Nachbearbeitet werden. Die Praxis zeigt, dass hier nicht nur Abweichungen der geplanten Arbeits- und Anwesenheitszeiten von Mitarbeitern Ursache für Nachbearbeitungen sind. Bekanntlich ist das Österreichische Arbeitsrecht betreffend flexibler oder gleitender Arbeitszeit sehr komplex und je nach Kollektivvertrag oder Betriebsvereinbarung können sich völlig unterschiedliche Bewertungen von Mehrarbeitszeit, Zeitunterschreitungen oder Überstunden ergeben. Gerade in Fällen längerer Durchrechnungszeiten für ein Gleitzeitmodell erkennt der Arbeitgeber und Arbeitnehmer erst am Ende einer Abrechnungsperiode, dass das im System hinterlegte Modell für Berechnung der  Zeitkonten nicht den rechtlichen und betrieblichen Vorgaben entspricht. In diesen und ähnlichen Fällen kann ein leistungsfähiges System mit flexibler „Rückrechnungs-Funktion“ dem Unternehmen hohe Kosten und Mühen ersparen. Unter „Rückrechnung“ ist hier zu verstehen, dass das System erlaubt alle erfassten Zeitereignisse bestimmter Personen (Kommen, Gehen, Abwesenheiten, etc.) über beliebig lange Zeiträume  mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen und Systemeinstellungen (z.B.: Konten-Parametern) auszuwerten.

Rückrechnungen sind auch dann erforderlich, wenn Abwesenheitsarten nachträglich geändert werden. Z.B.: Urlaub auf Zeitausgleich oder umgekehrt.

Oben genannte Beispiele haben auch Auswirkungen auf eine allfällige Schnittstelle zwischen Zeiterfassungsprogramm und der Lohn- und Gehaltsverrechnung. Deshalb muss bei der Bewertung eines Zeiterfassungssystems geprüft werden, ob durchgeführte Rückrechnungen auch eine entsprechende Aufbereitung der Lohnschnittstelle für eine Aufrollung in der Abrechnung erlaubt.