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Die Nachbearbeitung in der Zeiterfassungs-Software optimieren

Jedes Software-System, das für den operativen Betrieb in einem Unternehmen genutzt wird – und somit auch die Zeiterfassungs-Software – erfordert laufende Betreuung.  Leistungsfähe Software, die auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt ist kann den Aufwand für laufende und nachträgliche Systembearbeitung erheblich reduzieren.

Wer ein EDV-gestütztes System für die Zeiterfassung nutzt oder den Einsatz eines Zeiterfassungs-Systems plant wird sich mit dem Thema der Nachbearbeitung und laufenden Betreuung des Systems auseinandersetzen müssen. Viele Anwender unterschätzen den Aufwand für die laufende Betreuung und allfällige Nachbearbeitungsarbeiten.

Wie hoch der Aufwand für die Nachbetreuung ist hängt von einigen Faktoren ab, wie z.B.:

  • Welche Ziele werden mit der Nutzung der Zeiterfassung verbunden?
  • Welche Methoden der Erfassung werden genutzt? (Terminals, PC-Buchung, mobile Erfassung, etc.)
  • Welche Software wird eingesetzt?

Je intensiver das System genutzt wird und je Umfangreicher die Zielsetzungen sind, umso mehr Betreuungsaufwand wird notwendig sein und umso qualifizierter müssen die Betreuer des Systems sein.

Dient das System nur der Anwesenheitskontrolle und der Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflicht und erlaubt das Unternehmen nur eine kleine Zahl unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle mit fixen Arbeitszeiten, kann eine geeignete Software einen großen Teil aller Routinearbeiten übernehmen. Eine der häufigsten Nachbearbeitungstätigkeiten ist das Nachtragen vergessener Buchungen oder das Nacherfassen ungeplanter Abwesenheiten, wie Krankheit, Pflegeurlaub und ähnliches. Hier kann die Kombination aus leistungsfähiger Software und entsprechender Organisation des Unternehmens den Aufwand für eine Nachbetreuung sehr gering halten. Vergessene Buchungen können z.B. durch die im jeweiligen Arbeitszeitmodell vorgesehenen Beginn- und Endzeiten automatisch „ersetzt“ werden. Nur im Fall eines Krankenstandes oder einer anderen ungeplanten Abwesenheit muss eine manuelle Nachbearbeitung erfolgen. Aber auch hier kann eine leistungsfähige und richtig eingestellte Zeiterfassungs-Software dem Nutzer das Leben leicht machen. Eine einmal eigetragene Abwesenheit (wie z.B. ein Krankenstand) wird im System automatisch solange fortgeschrieben, bis der betroffene Mitarbeiter wieder eine Kommt-Buchung im System absetzt.

Je mehr Informationen aus der Verarbeitung der Zeiterfassung für das betriebliche Berichtswesen, das Controlling, das Personalmanagement und die Lohn- und Gehaltsabrechnung genutzt werden umso wichtiger ist es  naturgemäß, dass die Daten des Zeiterfassungssystems auch im Falle ungeplanter Änderungen oder Abweichungen laufend gepflegt und Nachbearbeitet werden. Die Praxis zeigt, dass hier nicht nur Abweichungen der geplanten Arbeits- und Anwesenheitszeiten von Mitarbeitern Ursache für Nachbearbeitungen sind. Bekanntlich ist das Österreichische Arbeitsrecht betreffend flexibler oder gleitender Arbeitszeit sehr komplex und je nach Kollektivvertrag oder Betriebsvereinbarung können sich völlig unterschiedliche Bewertungen von Mehrarbeitszeit, Zeitunterschreitungen oder Überstunden ergeben. Gerade in Fällen längerer Durchrechnungszeiten für ein Gleitzeitmodell erkennt der Arbeitgeber und Arbeitnehmer erst am Ende einer Abrechnungsperiode, dass das im System hinterlegte Modell für Berechnung der  Zeitkonten nicht den rechtlichen und betrieblichen Vorgaben entspricht. In diesen und ähnlichen Fällen kann ein leistungsfähiges System mit flexibler „Rückrechnungs-Funktion“ dem Unternehmen hohe Kosten und Mühen ersparen. Unter „Rückrechnung“ ist hier zu verstehen, dass das System erlaubt alle erfassten Zeitereignisse bestimmter Personen (Kommen, Gehen, Abwesenheiten, etc.) über beliebig lange Zeiträume  mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen und Systemeinstellungen (z.B.: Konten-Parametern) auszuwerten.

Rückrechnungen sind auch dann erforderlich, wenn Abwesenheitsarten nachträglich geändert werden. Z.B.: Urlaub auf Zeitausgleich oder umgekehrt.

Oben genannte Beispiele haben auch Auswirkungen auf eine allfällige Schnittstelle zwischen Zeiterfassungsprogramm und der Lohn- und Gehaltsverrechnung. Deshalb muss bei der Bewertung eines Zeiterfassungssystems geprüft werden, ob durchgeführte Rückrechnungen auch eine entsprechende Aufbereitung der Lohnschnittstelle für eine Aufrollung in der Abrechnung erlaubt.

Homeworking Zeiterfassung

Zeitsaldenberechnung bei Teilzeitmitarbeitern in GeCOTime Zeiterfassung

Die Möglichkeiten zur Darstellung der erfassten Stunden sind in der GecoTime Zeiterfassung vielseitig und können auf die einzelnen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden. Somit können, je nach Dienstvertrag viele Varianten zur Berechnung der Zeiten abgedeckt werden. Diese reichen von Trivialfällen wie Sammeln der Zeiten während eines Monats bis hin zur komplexen Berechnung und Aufwertung von angefallen Stunden über einen oder mehrere Monate.

Abhängig vom Dienstvertrag muss im System konfiguriert werden, wie  die täglichen Arbeitszeiten eines Mitarbeiters geregelt sind.

  • Ab und bis wann darf/muss ein Mitarbeiter arbeiten (Rahmenarbeitszeit)?
  • Wann muss der Mitarbeiter zwingend anwesend sein (Kernzeit)?
  • Wann und wie lange sind Pausen einzuhalten?
  • etc.

Im Programm GeCOTime gibt es dafür vier Hauptbausteine: Zeitarten, Tagesmodelle, Wochenmodelle und Zeitkonten.

Zeitarten

GeCOTime erlaubt die Anlage und Definition einer unbeschränkten Zahl von Zeitarten. Typische Zeitarten, wie sie auch das Arbeitszeitgesetz (AZG) definiert sind z.B: Normalarbeitszeit, Mehrarbeitszeit, Überstunden, Reisezeit, Ruhezeit, Pause, etc..

Tagesmodelle

Ein Tagesmodell legt fest, wie mit den erfassten Arbeitszeiten eines Mitarbeiters im System umgegangen wird. Hier wird festgelegt, wann die Arbeitszeit (Rahmen- und Kernzeit) beginnt und endet und was mit den Zeiten passiert die unter oder über den vorgegebenen Zeiträumen liegen und wie Pausenzeiten geregelt werden. Dadurch wird bestimmt welchen Zeitarten die tatsächlich geleistete Arbeitszeit zugeordnet wird.

Beispiel eines Tagesmodells: Teilzeitmitarbeiter mit 5 Stunden/Tag

Beispiel eines Tagesmodells: Teilzeitmitarbeiter mit 5 Stunden/Tag

Wochenmodell

Hat man nun die entsprechenden Tagesmodelle angelegt, kann das Wochenmodell aus diesen zusammengesetzt werden. So wird z.B. festgelegt, dass ein 25 Stunden Teilzeit Mitarbeiter 5 Tage die Woche zu je 5 Stunden oder beispielsweise 3 Tage die Woche zu je 8,20 (Std,Min)  anwesend sein muss.

Beispiel eines Wochenmodells zu je 5 Stunden täglich, 25 Wochenstunden

Beispiel eines Wochenmodells zu je 5 Stunden täglich, 25 Wochenstunden

Zeitkonten

Die Stunden, in denen der Mitarbeiter über oder unter der vorgegebenen Sollzeit anwesend beziehungsweise für das Unternehmen tätig war können auf einem sogenannten SALDO Konto „gesammelt“  werden. Alle Stunden, die bis zur 40 Wochenstunde anfallen, aber über der eigentlichen Sollzeit liegen können auf ein Mehrarbeitskonto (MA) hinzugefügt werden. Wie umfangreich die Berechnung durchgeführt wird hängt vom vorab definierten Tagesmodell ab.

Der Mitarbeiter kann, wenn für ihn zugänglich seinen Stundenstand und andere Kontostände (z.B.: Urlaub) entweder auf dem Hardware-Terminal oder über das Webterminal einsehen.

Beispiel des Webterminals

Beispiel des Webterminals

webterminal-und-terminal

ZEITERFASSUNG FÜR KMUs

Was bedeutet die Betriebsgröße für die Anforderung an ein Zeitwirtschafts System?

Nur weil ein Unternehmen relativ wenig Mitarbeiter beschäftigt muss die Anforderung an die Leistungsfähigkeit einer Zeiterfassungssoftware nicht minder sein!

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Zeiterfassungssystem für Österreich

ZEITWIRTSCHAFT und ZEITERFASSUNG

In welcher Wechselwirkung stehen diese Begriffe zueinander?

Unter Zeiterfassung wird heute meistens ein System verstanden, das aus Geräten/Modulen für die ERFASSUNG der Arbeitszeiten und einer Softwarelösung für die BERECHNUNG und AUSWERTUNG der erfassten Daten besteht und das eigentlich „Zeitwirtschaft“ heißen sollte.

Die Erfassung von Arbeitszeiten mit Hilfe entsprechender Geräte (Stechuhr) begann bereits Ende des 19. Jahrhunderts im Zuge der Industrialisierung von Herstellung und Arbeitsprozessen. Die Stechuhr wurde in Folge durch andere Geräte, wie Stempeluhr, Kontrolluhr und später durch Geräte, die auch einfache Rechenoperationen ausführen ersetzt. Kernaufgabe dieser Geräte ist aber die Erfassung und Aufzeichnung der Zeiten zu denen Mitarbeiter ihre Arbeit beginnen und beenden. Die erfassten Zeitdaten (Datum, Uhrzeit) wurden auf Scheiben „gestochen“ oder auf Karten gestempelt.

Die Auswertung und Verarbeitung dieser Zeitdaten erfolgte meist in eigenen Abteilungen der Personalbüros.

Auch wenn die Stech- oder Stempeluhr noch nicht ganz ausgestorben ist werden heute vor allem EDV Systeme für die Aufgaben der Erfassung, Berechnung und Auswertung von Arbeitszeiten eingesetzt. Zusätzlich erfordern die gesetzlichen Vorgaben über die Regelung und Aufzeichnung von Arbeitszeiten, Ruhepausen, Urlauben und anderen betrieblichen An- und Abwesenheiten komplexe Systeme.  Unter „Zeitwirtschaft“ ist daher das gesamte System zu verstehen, wobei die Zeiterfassung eben nur einen kleinen, aber wesentlichen Teil dieses Systems darstellt.

In Österreich gibt es eine gesetzliche Verpflichtung für jeden Arbeitgeber die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter aufzuzeichnen. Grundsätzlich genügt hier eine Stempeluhr oder ein entsprechendes elektronisches System, das die täglichen Beginn und Endzeiten der Anwesenheit am Arbeitsort dokumentiert. Für solche Systeme ist der Begriff Zeiterfassung gerechtfertigt. Alleine die Berücksichtigung der Einhaltung von gesetzlichen maximalen täglichen und wöchentlichen Arbeitszeiten und Ruhepausen (Arbeitszeitgesetzt) wird aber sehr bald zeigen, dass die reine Zeiterfassung dem Arbeitgeber oft mehr Probleme als Nutzten bringt. Erst die gesamtheitliche Betrachtung und die damit verbundene komplexe Verarbeitung und Auswertung von Zeiterfassungsdaten stellt für Mitarbeiter und Arbeitgeber ein nutzbringendes System dar und erfordert somit die Bezeichnung einer „Zeitwirtschaft“.

 

Zusammenfassung / Summary

Wer im Internet nach Zeiterfassung sucht findet eine sehr große Zahl an Anbietern und Angeboten. Ob es sich dabei um „Zeitwirtschaft“ oder eben nur um Zeiterfassung handelt ist vor allem bei den ausschließlich im Online Vertrieb angebotenen Lösungen zu hinterfragen.

workflow

WORKFLOW und ZEITERFASSUNG

Workflow und Zeiterfassung – was bedeutet das?

Unter WORKFLOW (auf Deutsch: Arbeitsablauf) versteht man allgemein die Definition der Abfolge von Aktivitäten in einer betrieblichen Organisation. In der EDV-Praxis bedeutet WORKFLOW jedoch eine Softwarelösung, die in einem Unternehmen Entscheidungsprozesse an denen mehrere Personen beteiligt sind, abbildet und einen „papierlosen“ Prozess ermöglicht.

Was hat nun ein WORKFLOW im Bereich Zeiterfassung/Zeitwirtschaft für eine Bedeutung?

  • Eine moderne Softwarelösung für Zeiterfassung im betrieblichen Umfeld erfasst nicht nur die Anwesenheiten (Kommen / Gehen) von MitarbeiteInnen, sondern auch geplante und nicht geplante Abwesenheiten.
    • Zumindest die Planung und Verwaltung von Urlauben betrifft jedes Unternehmen
  • Arbeitszeitregelungen mit flexiblen Arbeitszeiten (Gleitzeit) erfordern die Erfassung von „Mehr-„ und „Weniger-Stunden“.
  • Die Erfassung und Bewertung von Überstunden, Mehrarbeit, Leistungslöhnen und anderen Parametern für die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt ebenfalls in guten Zeiterfassungslösungen.

Alle diese Faktoren erfordern in einem Unternehmen Entscheidungs- und Genehmigungsprozesse auf Basis der ermittelten und berechneten Ergebnisse des Systems.

  • In der Regel werden Urlaube oder andere Abwesenheiten von Mitarbeitern (Dienstreisen, etc.) vor Antritt einem Planungs- und Genehmigungsprozess unterzogen.
  • Ebenso wird in der Regel ein „Konsum“ von Gutstunden, der über das vereinbarte Gleitzeitmodell hinaus geht (Zeitausgleichs-Tage) einem Planungs- und Genehmigungsprozess unterzogen.
  • Auch die Leistung und Auszahlung zeitvariabler Lohn- und Gehaltsbestandteile (z.B. Überstunden) erfordert einen Genehmigungsprozess.

Mit dem Modul WORKFLOW werden also vor allem Anträge von MitarbeiteInnen elektronisch abgefasst und dem oder den zuständigen Entscheidungsträger(n) elektronisch – in der Regel per Email – übermittelt (siehe Beispiel GeCOTime).

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Der oder die Entscheidungsträger haben im Zeiterfassungssystem Zugriff auf alle relevanten Daten. Entscheidungen können daher direkt im System dokumentiert und den Betroffenen Mitarbeitern auf elektronischem Weg mitgeteilt werden. Aus dem Modul WORKFLOW ersieht der Entscheidungsträger alle offenen und erledigten Genehmigungsprozesse (siehe Beispiel GeCOTime).

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Quelle: https://de.fotolia.com/id/41498676 | Urheber: DOC RABE Media

Elektronisches Genehmigungsverfahren (Personalmanagement)

Elektronisches Genehmigungsverfahren zur Planung/Kontrolle von Urlauben, Dienstreisen und anderer Abwesenheiten sowie von Überstundenleistungen, Überstundenauszahlungen, etc.


Die Aufzeichnung, Planung und Auswertung von „Abwesenheiten“ ist ein wesentliches Merkmal eines EDV gestützten Zeiterfassungssystems und geht weit über die einfache Zeitaufzeichnung hinaus.

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Quelle: https://de.fotolia.com/id/37892550 | Urheber: fotomek

Zeiterfassungssysteme mit einem elektronischen Antragwesen („Workflow“) unterstützen und helfen MitarbeiterInnen und Vorgesetze beim Planen und Genehmigen von Abwesenheiten. Papierformulare gehören der Vergangenheit an und werden eingespart. Anträge und Genehmigungen von Urlauben, Dienstreisen, Zeitausgleiche, etc. werden über ein Zeiterfassungssystem abgewickelt. Die Genehmigungshierarchie und Verantwortlichkeiten eines Unternehmens werden im Workflow abgebildet wie z.B. der/die Vorgesetzte(n) eines/r MitarbeitersIn und deren StellvertreterInnen.

Möchte ein/e MitarbeiterIn seinen/ihren Urlaub planen und genehmigen lassen, wird die Funktion „Workflow“ des elektronischen Zeiterfassungssystems genutzt. In einer entsprechenden Maske werden Abwesenheiten, z.B. ein Urlaub, eingetragen und automatisch zur Genehmigung an den/die VorgesetzteN via E-Mail verschickt. Da der Urlaub noch genehmigt werden muss, wird er vorerst als „beantragt“ im System angezeigt und farblich gekennzeichnet.

Der/die Vorgesetze klickt in der E-Mail einen Link an und wird automatisch zur entsprechenden Seite des Zeiterfassungssystems geführt. Alle Informationen die für die Genehmigung benötigt werden (z.B. freier Urlaubsanspruch des/der Mitarbeiters/In, geplante Urlaube oder Abwesenheiten anderer MitarbeiterInnen der Abteilung, etc.) sind sofort verfügbar

Sobald der/die Vorgesetze den Antrag bearbeitet und abschließt erhält der/die MitarbeiterIn den entsprechenden Bescheid als E-Mail.

Neben der Planung und Genehmigung von Abwesenheiten wird der Workflow eines Zeiterfassungssystems noch für weitere Arten genehmigungspflichtiger Anträge genutzt. Die Genehmigung von Überstundenleistungen oder die Genehmigung zur Überstundenauszahlung ist ein weiteres wichtiges Element des Workflows als Teil eines elektronischen Zeiterfassungssystems.