Maxerl - Einstellungen

Zeiterfassung und Zutrittskontrolle in Kindergärten:

Zeiterfassung und Zutrittskontrolle ist nicht nur bei großen Firmen ein wichtiges Thema. Auch für Kindergärten kann es vorteilhaft sein ein Zeiterfassungs- und Zutrittssystem einzusetzen.

 

Wieso verwendet man Zeiterfassung und Zutrittskontrolle in Kindergärten:

Auch bei Kindergärten ist es hilfreich, wenn nur das Personal und bestimmte Personen Zugang zu den Räumen haben, denn der Kindergarten hat die Verantwortung, dass auch die Kinder nicht unkontrolliert bestimmte Bereiche betreten oder verlassen können. Bei einem Kindergartenverein der mehrere Standorte hat, sollten auch nur die jeweiligen Mitarbeiter des Standortes eine Zutritts Berechtigung haben. Die Verwaltung und Kontrolle solcher Vorgaben nur mit Schlüsselsystemen ist ein mühsames und v.a. personalintensives Unterfangen.

Heute Zeit lässt sich das alles etwas leichter, mit Hilfe einer Kombination aus elektronischer Zeiterfassung und Zutrittskontrolle lösen.

 

Wie funktioniert Zeiterfassung und Zutrittskontrolle in Kindergärten?

Bei den relevanten Zugängen des Kindergartens müssen elektronische Zutrittskomponenten (Kartenleser, E-Türöffner bzw.-Schlösser) installiert werden. Mitarbeiter des Kindergartens und Eltern erhalten einen codierten Ausweis. Diese Ausweise und auch die Personaldaten der Besitzer werden dann im Zeiterfassungs- und Zutrittssystem eingetragen. Im System kann genau definiert werden zu welchen Uhrzeiten eine Person mit dem Ausweis in den Kindergarten kommen kann und wann nicht. Somit könnte das System so konfiguriert werden, dass Kindergarten Personal im Zeitraum von 7-18 Uhr berechtigt ist den Kindergarten zu betreten, aber Eltern können nur von 8-9 Uhr eintreten, wenn Sie ihre Kinder bringen und dann erst wieder von 15-16 Uhr um Ihre Kinder abzuholen.

Wenn das System sowohl die Eingänge als auch die Ausgänge mit Hilfe elektronischer Kartenleser und Türöffner kontrolliert bringt das für den Betrieb zusätzliche Vorteile:

  • Eltern können ihre Kinder nicht zu früh „abgeben“
  • Es muss kein Personal für laufendes Öffnen und Schließen der Zugänge abgestellt werden
  • Der Kindergarten kann damit auch Dokumentation über die tatsächliche Anwesenheit der Kinder und wer sie gebracht und abgeholt hat liefern.
  • Mitarbeiter des Kindergartens erfassen damit auch ihre Arbeitszeiten!

Auch für Reinigungskräfte könnte eingestellt werden, dass sie nur zu bestimmten Zeiten Zugang zum Kindergarten haben und dass damit ihre Arbeitszeiten dokumentiert sind.

Aufzeichnung von Arbeitszeiten - Zeiterfassung mit GeCOTime

Was ein Zeiterfassungs-Terminal kosten darf

Hier finden Sie keine Terminal Preisliste, aber eine Entscheidungshilfe zur der Frage ob und wie viele Zeiterfassungsterminals bei Installation eines Zeiterfassungs-Systems berücksichtigt werden sollen.

Als Hersteller von Zeiterfassungs-Software wird man häufig gefragt, ob der Einsatz eines Erfassungs-Terminals überhaupt notwendig ist und weshalb diese Geräte relativ teuer sind.

Zur Frage ob der Einsatz eines Terminals überhaupt notwendig ist wurden in diesem Blog bereits Beiträge veröffentlicht (siehe z.B.: http://www.gecosoft.at/blog/braucht-man-terminals-fuer-zeiterfassung/). Auch über die unterschiedlichen Merkmale von Zeiterfassungs-Terminals gibt es einen ausführlichen Blogbeitrag unter: http://www.gecosoft.at/blog/anforderungen-an-zeiterfassungsterminals/).

Auf die Frage ob sich die Investition in ein (oder mehrere) Zeiterfassungs-Terminals lohnt und wie man eine Kosten-Nutzen Rechnung anstellen kann werden wir hier näher eingehen.

Einfach ist die Kalkulation in Organisationen, die auch die Möglichkeit haben, dass ihre Mitarbeiter über den PC-Arbeitsplatz oder Mobile Geräte Zeiten erfassen, also wenn jeder Mitarbeiter Zugang zu einem PC oder Smartphone hat. Die meisten Anbieter von Zeiterfassungs-Software bieten lizenzpflichtige Module für diese Art der Erfassung an. Hier kann man die Hardwarekosten (Terminal(s) + Ausweise + Montage- und Installationskosten) den Lizenzkosten für die Erfassung auf dem PC bzw. Smartphone gegenüberstellen. Zusätzlich kann man auch eine Rechnung betreffend Kosten für bezahlte Wegzeiten anstellen, wie sie im Folgenden beschrieben wird.

Eine interessante Rechnung ergibt sich bei Unternehmen, meist produzierende Industrie- oder Gewerbebetriebe, deren Mitarbeiter keinen PC-Arbeitsplatz haben. Hier gibt es praktisch keine Alternative zum Zeiterfassungsterminal. Eine Kosten-Nutzen Rechnung kann man hier aber anstellen, wenn man die Entscheidung betreffend Ort und Anzahl der zu installierenden Terminals und Funktionsumfang der Terminals treffen muss. Die springenden Punkte sind hier die bezahlten Wegzeiten (zwischen Terminal und Arbeitsplatz) und die Ersparnis der Arbeit im „Lohnbüro“, wenn das Terminal auch Informationsdienste leisten kann. Betreffend Wegzeiten gibt es eine Analyse eines Österreichischen Industriebetriebes, der sein „altes“ Zeiterfassungs-System im Jahr 2013 erneuert hat.

Die durchschnittlichen Lohnkosten eines am Zeiterfassungssystem teilnehmenden Mitarbeiters wurden mit € 0,52/Minute ermittelt. Anstelle des ursprünglich vorgesehenen einzigen Terminals am Haupteingang wurden insgesamt 4 Terminals bei den jeweiligen Arbeitsbereichen installiert. Die durchschnittlichen Wegzeiten der insgesamt 180 betroffenen Mitarbeiter vom Haupteingang zu den neu installierten Erfassungs-Terminals bei den Arbeitsplätzen betragen 2,5 Minuten pro Tag (Hin- und Rückweg). Bei durchschnittlich 220 Arbeitstagen pro Mitarbeiter betragen daher die kalkulierten Wegzeiten (die jetzt nicht mehr zur Arbeitszeit zählen): 2,5 (Minuten) x € 0,52 (Lohnkosten) x 180 (Mitarbeiter) x 220 (Arbeitstage) = € 51.480,00 pro Jahr!

Diese Studie beinhaltet auch die Zeitersparnis der Personalverwaltung. Die neu installierten Terminals wurden als Info-Terminals mit der Option der Anzeige von Resturlaubstagen, Zeit-Salden und Höhe der angesammelten Überstunden ausgestattet. Dadurch konnten die durchschnittlichen Mitarbeiter Anfragen zu diesen Themen um ca. 75% reduziert werden, was einer Zeit und Kostenersparnis von € 390,00 pro Monat entspricht.

Ohne hier auf die aktuellen Preise für Zeiterfassungsterminals eingehen zu wollen ist aus diesem Beispiel leicht zu erkennen, dass die Amortisationszeit für den Einsatz von 3 zusätzlichen, hochwertigen Terminals bei weniger als 1 Monat liegt.

Als Softwarehersteller der Lösungen mit Terminals fast aller gängigen Hersteller anbietet haben wir natürlich auch Erfahrungen betreffend Zuverlässigkeit, Wartungsbedarf und Haltbarkeit der Geräte. Die langjährige Erfahrung zeigt, dass es hier große Unterschiede gibt und dass sich etwas höhere Preise fast immer auch in höherer Zuverlässigkeit und somit Haltbarkeit niederschlagen. Viele unserer Kunden haben Zeiterfassungs-Terminals seit mehr als 15 Jahren ohne Störung im Einsatz.

Zeiterfassung von Überstunden

Kosten eines Zeiterfassungs-Systems

Wie der Name schon sagt, besteht ein Zeiterfassungs-System aus mehreren System-Komponenten. Neben der Anzahl der betroffenen Mitarbeiter/Personen stellen daher die eingesetzten Komponenten und die qualitativen Anforderungen an das System den Hauptfaktor für die Bestimmung der Kosten.

Was kostet ein Zeiterfassungs-System?

Diese Frage wird jedem Anbieter von Zeiterfassungs-Lösungen sehr oft gestellt. Leider kann man diese Frage nie spontan zufriedenstellend beantworten. Zeiterfassungs-Systeme werden aus vielen unterschiedlichen Gründen implementiert und es gibt eine Vielzahl von Lösungsmöglichkeiten. Deshalb gleicht auch selten eine Lösung einer anderen (siehe dazu auch: „Keine Zeiterfassung ist wie die andere“). Wir versuchen hier einen kurzen Überblick über die wichtigsten Faktoren zu liefern, die den Preis eines Zeiterfassungs-Systems bestimmen:

Natürlich kann ein Zeiterfassungs-System auch aus einer (oder mehreren) Stempeluhren und den zugehörigen Stempelkarten bestehen, aber wir wollen in der Folge Systeme behandeln, die auf Basis einer Zeiterfassungs-Software bestehen.

Lösungen dafür werden heute auch über unterschiedliche Geschäftsmodelle angeboten:

  1. Kauf aller Komponenten (Software-Lizenzen, Terminals) und Installation auf Kundeneigenen Rechner Systemen.
  2. Kauf wie oben, aber Installation auf einem externen Rechenzentrum (Hosting).
  3. Nutzung oder Miete eines Systems. Diese Variante wird heute oft auch als SaaS (Software as a Service) oder Pay per Use bezeichnet.

Jedenfalls sollten auch bei den Modellen 1. und 2. neben den Investitionskosten immer die Kosten für den laufenden Betrieb (Support, Wartung, Service) in die Bewertung und in den Kostenvergleich unterschiedlicher Anbieter einbezogen werden.

Bei der Berechnung und der Bewertung der Kosten eines Zeiterfassungs-Systems gibt es meist folgende Positionen, die zu berücksichtigen sind.

Anschaffungskosten:

  1. Softwarelizenzen
    • plus Kosten allenfalls erforderlicher IT-/Rechnerressourcen
  2. Erfassungshardware (Terminals) und Buchungsmedien (Ausweise)
  3. Dienstleistungen für Implementierung (Installation, Customizing, Schulung)

Laufende Kosten:

  1. Software-, Hardware-Wartung
  2. Laufender Support

Unter den eingangs erwähnten Komponenten sind nicht nur die unterschiedlichen Kosten-Positionen (a. – e.) zu verstehen, sondern auch die Anforderungen an das System selbst.

Eine Zeiterfassung wird in der Regel nicht nur für die Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeiten genutzt sondern bietet eine Vielzahl weiterer Möglichkeiten, die meist auch den Preis der Softwarelizenzen beeinflussen. Dazu zählen unter anderem:

  • Planung von Dienst- oder Einsatzzeiten (Dienstplan, Personaleinsatzplanung)
  • Planung und Genehmigungen von Abwesenheiten oder Verwendung von Zeitguthaben oder Überstunden, etc. (Workflow oder Genehmigungsverfahren)
  • Erfassung von Arbeitszeiten für Aufträge, Projekte, Tätigkeiten, etc. (BDE oder Auftragszeiterfassung)
  • Anzeige von Anwesenden Mitarbeitern über Bildschirm (Anwesenheitsanzeige)
  • Schnittstellen zu anderen HR-Software-Systemen (Lohn-Schnittstelle, Personalimport, ..)
  • Und vieles mehr…

Welche der angeführten Positionen und Komponenten sind die wesentlichen Bestimmungsfaktoren für die Kosten einer Zeiterfassung?

Natürlich haben viele Anbieter sehr unterschiedliche Ansätze für die Preisermittlung. In den meisten Fällen zählen aber folgende Kennzahlen zu den wesentlichen Faktoren:

  • Anzahl der Mitarbeiter, die am Zeiterfassungs-System teilnehmen
    (bestimmt meist den Preis der Softwarelizenzen)
  • Anzahl der benötigten Zeiterfassungs-Terminals und Ausweise
  • Einsatz von Zusatzmodulen (Dienstplan, Workflow, etc.)
  • Anzahl und Qualifikation der Personen, die das System verwalten und betreuen (Zeitbeauftragte) und die für die Anwendung geschult werden müssen.

Aus der Vielfalt der Kostenfaktoren ist erkennbar, dass es auf eine einfache Frage nach dem Preis einer Zeiterfassung leider auch keine einfache Antwort geben kann.

Professionelle Zeiterfassung: Wichtiger denn je! Lernen Sie GeCOTime kennen!

Zeiterfassung im Außendienst

Auch wenn das Arbeitszeitgesetzt (AZG) die Aufzeichnungspflicht der täglichen Arbeitszeiten für Außendienstmitarbeiter unter bestimmten Voraussetzungen (§26 Abs.3) nicht so streng regelt wie für andere Dienstnehmer, gibt es viele Gründe weshalb es für das Unternehmen und die Mitarbeiter sinnvoll ist auch Außendienstmitarbeiter in einem Zeiterfassungssystem zu berücksichtigen.

Als Hersteller von ZE-Systemen werden wir oft gefragt welche Lösungen wir für die Zeiterfassung bei Außendienstmitarbeitern haben.

Die Antwort richtet sich danach, welche Tätigkeiten die Außendienstmitarbeiter verrichten und welche Ziele das Unternehmen mit der Erfassung der Arbeitszeiten verfolgt. Demnach unterscheiden wir folgende Fälle.

  1. Außendienstmitarbeiter für Service-, Montage- und Wartungsarbeiten oder ähnliche Tätigkeiten
  2. Außendienstmitarbeiter im Vertrieb

In beiden Fällen müssen wir unterscheiden, ob es sich um

  1. Um die Erfassung und Dokumentation der täglichen Gesamtarbeitszeit, also nur um die Dauer, oder
  2. Um die Erfassung der täglichen tägliche Beginn- und Ende-Zeiten (plus allfällige Pausen), oder
  3. auch um die Erfassung der Tätigkeiten bzw. Auftragsdaten oder Kunden-/Projektdaten handelt.

Streng genommen wird die Aufzeichnungspflicht im Sinne AZG §26 Abs.3 durch eine Planung/Vorgabe der täglichen Arbeitszeiten, die vom Mitarbeiter laufend „abgezeichnet“ wird erfüllt. Dies wird in vielen Programmen durch Zuordnung eines entsprechenden Wochenmodells im Zeiterfassungs-System gelöst. Die Mitarbeiter bestätigen die periodische Auswertung (meist das Monatsjournal). Voraussetzung ist, dass aber auch die Außendienstmitarbeiter im System geführt werden und dass über das System alle geplanten und nicht geplanten Abwesenheiten (Urlaube, Krankenstände, etc.) erfasst werden. Damit erfüllen Sie alle oben angeführten Fälle 1.a und 2.a.

Sobald wir die exakten täglichen Arbeitszeiten, ähnlich den „Stempel-Zeiten“ im Büro ermitteln wollen, benötigen wir dafür geeignete Erfassungs-Hardware. Noch vor wenigen Jahren war dies nur mit teuren mobilen Offline-Geräten möglich, die täglich oder wöchentlich über eine „Dockingstation“ die Daten in das Zeiterfassungsprogramm übertragen haben. Im Zeitalter des Internets stehen heute dafür einerseits Smartphones oder Tabletts mit entsprechenden APPs zu Verfügung oder die Außendienstmitarbeiter nutzen ihren Laptop mit mobiler Internet-Datenverbindung, wenn das Zeiterfassungs-Programm eine WEB-Erfassung ermöglicht. Somit können auch die oben angeführten Fälle 1.b. und 2.b. abgedeckt werden.

Eine besondere Herausforderung ist natürlich die Erfassung der Tätigkeiten bzw. die Erfassung für welchen Kunden, Auftrag oder Projekt ein Außendienstmitarbeiter seine Arbeitszeit erbringt. Hierfür können grundsätzlich auch die Laptops (ähnlich der Erfassung der reinen Kommt-, Geht-Zeiten) genutzt werden, wenn das Zeiterfassungs-Programm auch die Funktionen für Auftragszeit, Projektzeit oder Betriebsdatenerfassung erlaubt. Sehr oft wird aber die Nutzung spezieller Hardware oder spezieller Apps für diese Art der Zeiterfassung praktikabler sein. Dazu haben wir bereits ein Spezialthema in folgendem Blog behandelt: http://www.gecosoft.at/blog/zeiterfassung-fuer-unternehmen-der-hausbetreuung-und-reinigung/. Ein leistungsfähiges Zeiterfassungssystem mit echter BDE-Funktion sollte auch die Verwaltung und Verarbeitung von Dokumenten mit Barcodes – mit denen die BDE-Daten (z.B. Auftragsnummer, Tätigkeit, etc.) verknüpft sind- erlauben. Werden BDE-Daten über Barcodes in das System eingegeben und befindet sich der betreffende Mitarbeiter im Außendienst ist die Verwendung eines Lesegerätes mit Barcode Scanner Voraussetzung. Das muss nicht mehr unbedingt eine spezifische Hardware sein, wie sie auch Botendiensten und Paketzustellern verwenden. Auch viele Smartphones können Barcodes lesen. Der Hersteller des Zeiterfassungs-Systems sollte dafür auch die entsprechende APP anbieten.

Zeiterfassung für Außendienstmitarbeiter ist heute keine unüberwindbare Hürde mehr. Mobile Datennetze, leistbare mobile Erfassungsgeräte oder Apps für Smartphones ermöglichen in Verbindung mit einer guten Zeiterfassungssoftware nicht nur eine Online Erfassung von täglichen Beginn- und End-Arbeitszeiten sondern auch die Erfassung für welche Tätigkeit und für welches Projekt/Auftrag gearbeitet wurde.

ABWESENHEITEN PLANEN UND ERFASSEN in der Zeiterfassung oder in der Lohnverrechnung?

Dienstplan ersetzt Zeiterfassung

Wenn ein System für Erstellung von Dienst- und Einsatzplänen auf der Grundlage einer leistungsfähigen Zeiterfassungs-Software basiert ist es nicht erforderlich zwei Systeme zu führen.

Das Arbeitszeitgesetzt (AZG §26) sieht vor, dass der Arbeitgeber über die tatsächlich geleisteten, täglichen Arbeitsstunden Aufzeichnungen führen muss. Art und Form der Aufzeichnung wird im AZG nicht geregelt. Die Aufzeichnung mit Hilfe eines Zeiterfassungssystems wird im §26(2) in Verbindung mit Gleitzeitvereinbarungen explizit als mögliche Form der Aufzeichnungsplicht angeführt. Ebenso wird in diesem Absatz geregelt, dass der Arbeitgeber die Aufzeichnung im Rahmen entsprechender Vereinbarungen dem Arbeitnehmer überlassen kann. Der Arbeitgeber muss die Korrektheit überprüfen und die Aufzeichnungen bei allfällige Kontrollen dem Arbeitsinspektorat vorlegen.

Die Nutzung eines Zeiterfassungssystems setzt nicht zwangsweise den Einsatz von Zeiterfassungsgeräten voraus. Wie auch bereits in einigen anderen Blogbeiträgen ausführlich behandelt (z.B.: http://www.gecosoft.at/blog/methoden-der-zeiterfassung/) können die täglichen Arbeitszeiten über unterschiedlichste Methoden erfasst werden.

Eine besondere Herausforderung für die Zeiterfassung sind Betriebe und Organisationen bei denen die tatsächlichen Arbeitszeiten der Abreitnehmer auf Basis laufend zu erstellender Dienst- und Einsatzpläne stark variieren. Dies gilt sowohl für Schichtarbeiten in der Industrie als auch in Dienstleistungsorganisationen im Gesundheitswesen, im Tourismus oder in Serviceorganisationen, die auch über die üblichen Bürozeiten hinaus Mitarbeiter beschäftigen müssen.

Gerade diese Organisationen haben vor allem das Bedürfnis ihre Personalressourcen kurz und mittelfristig zu planen und zu managen. Hier gibt es eine Vielzahl von Anbietern geeigneter Systeme, die von der konventionellen Plantafel bis zu komplexen EDV-Programmen reichen. Hauptaugenmerk dieser Systeme ist es auf Basis der vorhandenen Ressourcen eine optimale Verteilung der Aufgaben auf die zu Verfügung stehenden Mitarbeiter zu gewährleisten. Dafür werden wichtige Parameter wie die Qualifikationen, örtliche Zuständigkeiten, bisherige Einsatzzeiten, geplante Abwesenheiten (Urlaub), etc. verarbeitet so dass im Idealfall auf Basis geeigneter Algorithmen ein optimaler Dienst- oder Einsatzplan ermittelt wird.

Wenn diese Dienst- oder Einsatzpläne ohne dahinterliegende Zeitmodelle geführt und nur als Planwerte dokumentiert werden, wird (auch gemäß höchstgerichtlicher Entscheidungen) dadurch die Aufzeichnungspflicht (§26 AZG) nicht erfüllt. Dienstpläne sollen daher immer auf Basis von Arbeitszeitmodellen erstellt werden, so dass dadurch neben den Beginn- und Ende-Zeiten auch Pausenzeiten und entsprechende Zeitarten, wie z.B. Normalarbeitszeit, Mehrarbeit, Überstunde, etc. ersichtlich sind. So gesehen darf die „Zeiterfassung“ nicht von der „Dienstplanung“ getrennt werden. Ein integriertes System erlaubt auch Planwerte in die Ist-Erfassung überzuleiten. Für die Erfüllung der Aufzeichnungspflicht nach AZG ist es jedoch notwendig, dass Überleitung der Planwerte durch die betroffenen Personen bestätigt wird und dass Abweichungen vom Plan (auch wenn es nur geänderte Beginn- und Ende-Zeiten sind) ausreichend dokumentiert werden. Dadurch können auch Zeitsalden aus Gleitzeitvereinbarungen mit längeren Durchrechnungszeiträumen über den Dienstplan bedient werden.

Die oft gestellte Frage, ob es bei Nutzung eines Zeiterfassungs-Programms mit der Zusatzfunktion einer Dienstplanung notwendig ist Arbeitszeiten über Zeiterfassungs-Terminals zusätzlich zu erfassen kann man somit wie folgt beantworten:

Wenn die Dienstplanung alle Abrechnungs- und Bewertungsfunktionen einer Zeiterfassungs-Software erfüllt und dem Nutzer entsprechende Dokumentationen über die Erfüllung bzw. allfällige Abweichungen der Planung liefert, ist der Einsatz zusätzlicher Erfassungs-Geräte nicht erforderlich.

Urlaubsplanung und Urlaubsvertretung mit GeCOTime einfach planen

Zeitkorrekturen in der Zeiterfassung

Auch das beste Zeiterfassungs-System der Welt kann nicht alle Daten selbst generieren. Eine gute Zeiterfassungs-Software kann aber viele Fehler rechtzeitig erkennen, korrigieren und betroffene Mitarbeiter oder Vorgesetze über Abweichungen vom Plan oder der Norm informieren.

Ein Zeiterfassungs-System soll, wie auch der Name sagt die Arbeitszeiten bzw. die An- und Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter eines Unternehmens erfassen und auswerten.

In der Regel werden für die Datenerfassung Geräte (Zeiterfassungs-Terminals) oder Erfassungsmasken am PC oder auf einem mobilen Gerät (APP) genutzt. Es ist Aufgabe der Mitarbeiter über diese Datenerfassung (Stempelungen) zumindest Beginn und Ende (oder Kommen und Gehen) der täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren. Darüber hinaus gibt es natürlich noch eine Vielzahl zusätzlicher Informationen, die durch Mitarbeiter im Zeiterfassungs-Programm erfasst und verarbeitet werden können (z.B. Unterbrechungen, Pausen oder bezahlte und unbezahlte Abwesenheiten, Kostenstellen- oder Arbeitsplatz-Daten, etc.).

Was passiert, wenn nun ein Mitarbeiter einmal vergisst oder verhindert ist eine Information einzugeben. In der Praxis sprechen wir hier von einer „vergessenen Buchung oder Stempelung“.

In einer modernen Zeiterfassungs-Software werden „vergessene Buchungen“ oder nicht plausible Eingaben erkannt und es können bestimmte Regeln festgelegt werden, was passieren soll.

Im Folgenden wollen wir an einigen Beispielen die häufigsten Fälle von „vergessenen Buchungen“ analysieren.

Zuerst muss aber geklärt werden, wie das System konfiguriert ist bzw. wie die Dienstanweisungen für das Erfassen der Arbeitszeiten lautet. Hier gibt es unterschiedliche Varianten:

  1. Erfassen der Arbeitszeiten am Zeiterfassungs-Terminal oder am mobilen Gerät bzw. über Buchungsmasken (z.B. WEB-Terminal) am PC-Arbeitsplatz
    1. Auf dem Erfassungs-Gerät wird explizit eine Kommt- oder Geht-Buchung oder eine Buchung mit der Zusatzinformation Kommen- oder Gehen mit Abwesenheitsgrund erfasst. Dies kann durch die Aufforderung zum Drücken der entsprechenden Taste (Kommen/Gehen, ..) oder durch automatische Voreinstellungen (z.B.: 05:00 bis 13:00 Uhr: Kommen, 13:00 bis 21:00 Uhr: Gehen) erfolgen.
    2. Das System erlaubt, dass jede Buchung (ohne Drücken einer bestimmten Taste) in der Zeiterfassung verarbeitet wird und in der Software die jeweils erste Buchung am Tag als Kommen-Buchung erkannt wird. Danach erfolgte Buchungen werden dann automatisch als Gehen- bzw. erneute Kommen-/Gehen-Buchungen gewertet. Ein korrekt erfasster Arbeitstag muss daher eine gerade Anzahl an Buchungen haben.
  2. Die täglichen Arbeitszeiten werden auf Basis einer Planung (Dienstplan, Schichtplan, Personaleinsatzplanung) oder fixen Voreinstellung für die Mitarbeiter festgelegt und nur allfällige Abweichungen oder Abwesenheiten werden explizit im System erfasst.

Wenn wir über Konsequenzen „fehlender“ oder „vergessener Buchungen“ sprechen, kann dies zwangsläufig nur die Varianten 1.a oder 1.b betreffen. Was passiert also, wenn an einem Arbeitstag eine Buchung fehlt?

Bei Variante 1.a kann einfach erkannt werden ob an einem Tag vergessen wurde „Kommt“ oder „Geht“ zu buchen. Das Programm ist also aufgefordert eine „fehlende Buchung“ entweder durch voreingestellte Parameter zu ersetzen oder Mitarbeiter und/oder Vorgesetzte über das „Fehlen“ einer Buchung zu informieren. Das automatische Ersetzen einer fehlenden Buchung könnte z.B. auf Basis des Tagesmodells für den Mitarbeiter erfolgen, wenn darin tägliche Soll- oder Planwerte für Beginn und Ende der Arbeitszeiten definiert sind. In jedem Fall sollte aber das System eine Meldung über das „Fehlen“ einer Buchung generieren. Dies hat den großen Vorteil, dass jeder Fehler zeitnah erkannt wird und durch entsprechenden Nachtrag manuell korrigiert wird. Alternativ würde die fehlende Buchung erst bei der Erstellung einer Auswertung (in der Regel das Monatsjournal am Monatsende) erkannt werden und ein korrekter Nachtrag unter Umständen schwierig sein. Natürlich muss das Zeiterfassungs-System jede automatisch oder manuell erstellte Ersatz-Buchung dokumentieren und in diversen Auswertungen entsprechend ausweisen.

Etwas diffiziler ist der Korrektur-Prozess im Fall der Variante 1.b. Da das System so eingestellt, dass die jeweils erste Buchung am Tag als „Kommen-Zeit“ verarbeitet wird, besteht ein aufwendiger Korrektur-Prozess, wenn einmal eine Buchung am Beginn des Arbeitstages vergessen wird. Das System nimmt in diesem Fall die als erste erkannte Buchung als „Kommen-Zeit, obwohl der Mitarbeiter damit das Ende des Arbeitstages oder eine Unterbrechung der Arbeitszeit dokumentieren wollte. Hier wird es für ein Softwareprogramm schwierig selbständig zu erkennen, welche Buchung (Kommen- oder Gehen) nun tatsächlich zu ersetzen ist. Das System wird lediglich erkennen, dass an einem Arbeitstag eine ungerade Anzahl an Zeit-Buchungen vorhanden ist. Natürlich wird auch hier das Programm eine entsprechende Nachricht an betroffene Personen (Mitarbeiter, Vorgesetze, Administrator) senden um über eine Abweichung der Norm zu informieren. Wenn nun die erste Kommt-Buchung vergessen wurde müssen zwangsläufig alle anderen Buchungen dieses Tages geändert werden, da ja eine vermeintliche Geht-Buchung vom System als erste Buchung des Tages mit der Funktion „kommen“ gewertet wird. Im Worst-case müssen daher alle Zeitdaten dieses Tages in der entsprechenden Erfassungsmaske geändert werden, wobei das System die tatsächlichen Buchungszeiten, auch wenn Kommen- oder Gehen falsch gesetzt wurde zumindest in einem Logfile abspeichern muss.

Generell ist darauf zu achten, dass das Zeiterfassungs-System frei definierbare Optionen für die Erkennung und Behandlung von Abweichungen erlaubt. Auch wenn das „Vergessen einer Buchung“ der verbreitetste und wahrscheinlichste Grund für eine Abweichung ist, gibt es viele andere Fakten, die ein gutes System zu Aktionen und Nachrichten veranlassen sollte. Das können sowohl eingetretene oder bevorstehende Verletzungen der Grenzen zulässiger täglicher Arbeitszeiten sein, oder unentschuldigte Abwesenheit (es gibt keine Zeitbuchung und keine Abwesenheitsplanung). Umgekehrt muss auch der Grund einer Zeitbuchung an Tagen, die im System nicht als Arbeitstage vorgesehen sind (Feiertag, Wochenende, Urlaub, etc.) geklärt werden und vom System als „Normabweichung“ ausgewiesen werden.

 

Fragen zur Zeiterfassung

Welche Informationen kann eine Zeiterfassung noch liefern?

Wer nur die Kommen- und Gehen Zeiten aus seinem Zeiterfassungs-System auswertet nutz wahrscheinlich nur 1% der Möglichkeiten der Zeiterfassungs-Software. Hier werden einige Funktionen beschrieben, die eine moderne Zeiterfassungs-Lösung darüber hinaus liefern sollte.

Für viele Unternehmen wird das Zeiterfassungs-System nur zur Aufzeichnung der täglichen Kommen- und Gehen Zeiten, also der Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter genutzt. Hier liegt der Verdacht nahe, dass es sich dabei vorwiegend um ein Kontroll-System handelt.

Die Aufzeichnungspflicht des Arbeitgebers wird auch dadurch nur teilweise erfüllt. Wenn das Arbeitsinspektorat nach den Arbeitszeit Aufzeichnungen fragt, wird mit Sicherheit auch die Einhaltung der gesetzlichen Pausenzeiten kontrolliert. Wer sich also mit dem täglichen Kommt- und Geht-Aufzeichnungen begnügt, wird spätestens bei der Vorlage der Aufzeichnungen beim Arbeitsinspektor eines besseren belehrt.

Natürlich sind moderne Zeiterfassungssysteme in der Lage bei der Berechnung der täglichen Anwesenheitszeit, also der Zeitspann zwischen der Kommt- und Geht-Stempelung auch eine Pause zu berechnen, wenn die Zeitspanne mehr als 6 Stunden beträgt. Aber hier können sich Zeiterfassungs-Programme in ihren Möglichkeiten bereits stark unterscheiden. Wenn das System für die Berechnung der täglichen Arbeitszeit nur die gesetzlichen 30 Minuten abzieht, wird zwar der Wert der Arbeitszeit richtig ermittelt, aber dem Arbeitsinspektorat wird dadurch nicht genüge geleistet. Aus den Aufzeichnungen muss hervorgehen, wann genau Mitarbeiter ihre Pause nehmen. Also sollte das System in der Lage sein die Pause mit genauen Beginn- und Ende-Zeiten einzufügen und zwar so, dass die maximale durchgängige Arbeitszeit 6 Stunden nicht überschritten wird.

Aber nur die Pausenzeiten richtig zu berechnen und darzustellen macht noch nicht das Gelbe vom Ei eines Zeiterfassungs-Systems aus. Im Folgenden möchten wir eine Liste von Funktionen und Möglichkeiten aufzeigen, die eine moderne Zeiterfassungs-Software bieten kann bzw. bieten sollte:

 

Abwesenheiten planen, genehmigen, erfassen und auswerten:

Oft wird nicht daran gedacht, dass eine Zeiterfassung nicht nur die Arbeitszeiten dokumentieren soll, sondern dass es notwendig ist auch Abwesenheiten im System planen, auswerten und abbilden zu können. Dazu zählen vor allem die Urlaube, Pflegeurlaube und Krankenstände, die ja auch zur Aufzeichnungspflicht des Arbeitgebers zählen. Gerade die Berechnung der Urlaubsansprüche und allfällige Bewertung offener Urlaubsansprüche zu Stichtagen stellt für Österreichische Unternehmen eine gewisse Herausforderung dar. Zusätzlich kann ein Zeiterfassungs-Programm auch Hilfe für die Planung und Genehmigung von Urlauben leisten, wenn die Option eines „Workflows“ angeboten wird.

Für viele Betriebe gibt es darüber hinaus noch eine Vielzahl weiterer Abwesenheitsgründe, die auch Einfluss auf die Berechnung der Arbeitszeiten und in Folge auf Lohn- und Entgeltbestandteile haben. Dazu zählen z.B. aktive und passive Reisezeiten, Arztbesuche und Behördenwege, Ausbildungszeiten oder Besuch der Berufsschule bei Lehrlingen. Für Mitarbeiter, die ihre Arbeit auch außerhalb des Büros erledigen zählen natürlich Dienstwege, Kundenbesuche oder Arbeit auf Messen und Ausstellungen oder Home-Office zur Arbeitszeit. In diesem Fall sollte man bei der Beurteilung eines Zeiterfassungs-Systems auch darauf achten, ob es möglich ist für Arbeiten im Außendienst Qualitätsdaten mit zu erfassen. Also welcher Kunde wurde besucht, welches Projekt wurde bearbeitet oder welche Tätigkeit wurde erfüllt.

 

Mehrstunden, Überstunden, Zuschläge mit und ohne Steuerbefreiung:

Das Österreichische Arbeits- und Steuerrecht stellt durchaus anspruchsvolle Herausforderungen für Zeiterfassungssysteme dar. Oft wird erst bei einer Prüfung der Lohn- und Sozialabgaben erkannt, welche Versäumnisse bei der Berechnung und Auszahlung von Löhnen und Gehältern für Mehr- und Überstunden gemacht wurden. Die sogenannte „Blockzeit Regelung“ gemäß Österreichischem Einkommensteuergesetz sei hier nur als ein spezielles Beispiel genannt: Wer mehr als 3 zusammenhängende Überstunden im Zeitraum zwischen 19:00 und 07:00 Uhr leistet kommt in den Genuss der Auszahlung steuerbefreiter Zuschläge. Hier kann ein leistungsfähiges Zeiterfassungs-System mühsame, manuelle Arbeit der Lohn- und Gehaltsabrechnung sparen.

Wer mit seinen Mitarbeitern sogenannte „Gleitzeit“ vereinbart, wird sehr bald erkennen, dass die Verwaltung der angefallenen Mehr- oder Weniger-Stunden ohne Zeiterfassungs-System nur schwer möglich ist. Aber auch hier liefert das Österreichische Arbeitsrecht ausreichend Stoff als Herausforderung für Zeiterfassungs-Software. Bei Gleitzeitvereinbarungen ist es notwendig die tägliche Differenz der vereinbarten Soll-Zeit in zumindest einem Konto zu führen (+/-Stunden). Sobald das sogenannte Gleitzeitkonto einen Plus-Stand ausweist, stellt sich die Frage, ob und mit welchem Faktor diese Plus-Stunden zu bewerten sind, wie lange sie fortgeschrieben werden können oder wann und wie sie ausbezahlt werden. Natürlich spielen hier für die richtige Abbildung in der Zeiterfassung auch die Einzelvereinbarungen der Unternehmen mit den Mitarbeitern eine große Rolle. Aber sowohl das Arbeitszeitgesetz (AZG) als auch die unzähligen Kollektivverträge geben klare Regelungen vor, die ohne entsprechende Software nur mit sehr mühseliger Nacharbeit richtig bearbeitet werden können und für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gerechte Behandlung gewähren.

Eine vollständige Auflistung aller Spezialitäten, die eine Gesetzes- und Vertragskonforme Abwicklung eines Gleitzeitsystems mit sich bringen kann würde den Rahmen diese Blogs bei weitem sprengen.

 

Mitarbeiter Informations-System:

Das AZG sieht auch vor, dass der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Zugang zu den Aufzeichnungen ihrer Arbeitszeiten gewähren muss. In der Praxis wird es aber nicht nur bei der Information der Arbeitszeiten bleiben, sondern die Mitarbeiter werden regelmäßig Bedarf an Informationen über ihre Urlaubsansprüche, Zeitsalden, Überstunden, etc. haben. Wer es sich ersparen will, dass die Mitarbeiter laufend mit entsprechenden Anfragen die Personalabteilung oder Gehaltverrechnung belästigen, sollte die Möglichkeiten des Zeiterfassungssystems nutzen und zumindest am Monatsende eine der vielzähligen, möglichen Auswertungen, die meist als Monatsjournal bezeichnet werden den Mitarbeitern zu Verfügung stellen. Dies hilft auch allfällige Missverständnisse, vergessene Buchungen oder Abwesenheitsmeldungen rechtzeitig zu erkennen.

 

Anwesenheitslisten:

Eigentlich selbstverständlich bei einem Zeiterfassungs-System sollte die Verfügbarkeit einer Anwesenheitsübersicht sein. Aber auch hier scheiden sich die Geister. Eine wirklich aktuelle Anwesenheitsübersicht erfordert eine Realtime-Online Zeiterfassung. Außerdem ist es für ein gutes Informationssystem wichtig, dass im Falle einer Abwesenheit auch allfällige Abwesenheitsgründe mit zu erwartendem Ende angezeigt werden können und dass die Anwesenheitsübersicht nach diversen Kriterien (z.B. Abteilung, Kostenstelle, etc..) selektierbar ist. So ist dieses Feature des Zeiterfassungssystems ein hilfreiches Instrument für Empfang, Telefonzentralen oder Abteilungs-Sekretariate.

Auch für Ernstfälle wie Feueralarm oder anderen Evakuierungsbedarf kann eine Anwesenheitsliste in einem Betrieb oder Gebäude eine nützliche Funktion sein.

Sicherheit in der Zeiterfassung? Wie schützt man seine Daten?

Wie sensibel sind Zeiterfassungs-Daten?

Die Erfahrung zeigt, dass sehr viele Arbeitgeber und fast alle Arbeitnehmervertreter die Daten eines Zeiterfassungs-Systems als höchst sensibel sehen.

Als vor über 100 Jahren die ersten Stechuhren und später Stempeluhren eingeführt wurden, war es selbstverständlich, dass die Stechkarten oder Stempelkarten aller Mitarbeiter in dafür vorgesehenen Behältnissen an zentralen Stellen (meist im Eingangsbereich) verwahrt wurden und somit für Jedermann ersichtlich waren. Ein Nebeneffekt der Verwendung von „Kartenkästen“ für die Stempelkarten war, dass auch die An- oder Abwesenheit einzelner Mitarbeiter aufgrund der Position der Stempelkarte (im Kasten Anwesend oder im Kasten Abwesend) ersichtlich war.

Bloggie

Offensichtlich wurden wir erst durch die EDV gestützte Verarbeitung von Daten betreffend Datenschutz und Datensicherheit sensibilisiert. Der Schutz und die Sicherheit von Daten, die in EDV Systemen verarbeitet werden unterliegen heute sowohl gesetzlichen als auch kaufmännischen Regulativen.

Daten der Zeiterfassung sind ex Definitionen personenbezogene Daten und müssen daher gemäß Datenschutzgesetz in einem Unternehmen so verarbeitet und gespeichert werden, dass der Zugriff und die Bearbeitung nur berechtigten Personen möglich ist. Darüber hinaus unterliegen die Daten für die Vorlage bei Arbeitsinspektorat und Finanzamt einer 7-jährigen Aufbewahrungspflicht.

Heute erfolgt bei nahezu 100% aller Dienstnehmer die Lohn- und Gehaltsabrechnung über eine entsprechende Software. Interessanterweise ist es für viele Unternehmen selbstverständlich, dass die Abrechnung bei externen Dienstleistern (Steuerberater oder Serviceunternehmen für Gehaltsabrechnung) durchgeführt wird. Hochsensible Daten, wie z.B. variable Entgeltansprüche, Krankenstände, Überstundenauszahlungen oder gar Stammdaten mit Informationen über Gehälter und Löhne werden dafür oft über unverschlüsselte E-Mail Korrespondenz oder andere unsichere Kommunikationswege übermittelt.

Obwohl in einem Zeiterfassungssystem keine geldwerten Informationen, also EURO-Beträge verarbeitet werden zeigt sich, dass die Bereitschaft für die Auslagerung einer Zeiterfassungs-Software noch sehr verhalten ist.

Selbstverständlich sollte bei einem modernen Zeiterfassungs-System die Datenübertragung auch über Internet (WEB-Lösung) gesichert und verschlüsselt sein. Ebenso muss eine Berechtigungsverwaltung des Systems dafür Sorge leisten, dass Daten des Systems nur autorisierten Personen zugängig sind. Dadurch, dass in der Regel jeder Mitarbeiter in einem Unternehmen mit Zeiterfassungs-System aktiv am System teilnimmt (Stempeln am Terminal oder PC, etc.) ist der Manipulationsschutz ebenso ein Teil der „sensiblen Datenverarbeitung“.

Resümee ist, dass Zeiterfassungs-Daten sehr wohl zu den hoch sensiblen Daten eines Unternehmens gehören, aber dass moderne EDV-gestützte Systeme in der Lage sind diese Daten wesentlich sicherer zu verarbeiten als herkömmliche mechanische Methoden.

 

Zeiterfassung GeCOTime am Laptop

Zeiterfassung im Web

Zeiterfassungs-Systeme werden zunehmend als WEB-Lösung angeboten. Nicht jeder Hersteller versteht aber unter einer WEB-Anwendung das gleiche. Im Folgenden geben wir einen kurzen Überblick.

Gerade bei einer Anwendersoftware wie ein Zeiterfassungssystem gibt es viele Gründe weshalb eine WEB-Technologie Vorteile bietet, aber dazu ist es notwendig zu wissen, was unter WEB-Anwendung zu verstehen ist.

Während früher Netzwerke meistens den Verbund von Computern und peripheren Geräten innerhalb eines geschlossenen Systems betroffen haben (LAN= Local Area Network), sind Netzwerke heute meist Teil des Internets bzw. World Wide Web, kurz WEB. Das bedeutet, dass ein Verbund von Computern, Druckern, Eingabegeräten, etc. nicht zwangsläufig nur über das lokale Netz oder WLAN (WiFi) miteinander verbunden sein müssen, sondern dass die vorhandene Infrastruktur des Internets für die Vernetzung bestimmter Geräte genutzt wird. Ein wesentlicher Grund dafür sind Programme, Treiber und andere Module, die bereits als Standard mit Betriebssystemen und Internet tauglichen Geräten ausgeliefert werden. Ein Beispiel dafür ist der Internet-Browser.

Vereinfacht kann man auch WEB-Lösungen so spezifizieren, dass zur Bedienung der Anwendung über einen PC kein lokales Programm (Client) installiert werden muss, sondern dass dafür ein Standard Internet Browser genutzt werden kann.

Vielfach werden aber auch Lösungen, die über einen sogenannten Remote-Desktop bedient werden können als „WEB-Lösung“ bezeichnet. In diesem Fall ist es zwar richtig, dass auf dem PC des Benutzers keine Client-Software installiert werden muss, aber der Aufruf eines Programms über den Remote-Desktop bedeutet, dass der User Teilnehmer eines „geschlossenen“ Netzwerks sein muss. Natürlich können heute Verbindungen in ein geschlossenes Netz auch über das Internet aufgebaut werden, aber geschlossene Netze sind in der Regel über entsprechende Firewalls geschützt, so dass ein Zugriff auf eine Applikation mittels Remote-Desktop über das Internet nur mit Hilfe einer Sicherheitssoftware, die meist als VPN-Tunnel bezeichnet wird möglich ist.

So gesehen fallen viele Systeme, die sich als „WEB-Lösung“ präsentieren eigentlich nicht in diese Kategorie.

WEB-Lösungen sind somit Applikationen, bei denen der Zugriff, also und somit die Anwendung über jedes Gerät, das sich im Internet befindet und über einen entsprechenden Browser verfügt möglich ist. Die bekanntesten und meist genutzten WEB-Applikationen sind daher Suchmaschinen, oder ähnliche Plattformen und Portale, wie WEB- oder Online-Shops.

Für den Bereich Zeiterfassung gilt das gleiche. Natürlich handelt es sich dabei um eine Applikation, auf die nicht von jeder Internet-Nutzer zugreifen kann und die auch gegen unberechtigten Zugriff entsprechend geschützt werden muss (Benutzer, Passwort, Schlüssel, etc.).

Eine Besonderheit bei einer Zeiterfassungs-WEB-Applikation ist der Anschluss von Erfassungsgeräten (Terminals). Eine echte WEB-Applikation muss daher in der Lage sein Daten von Erfassungsgeräten (Terminals) zu verarbeiten, die ebenso über eine Internetverbindung mit dem Applikations-Server verbunden sind.

Die Zeit kann man nicht zurückdrehen

Zeiterfassung in Stunden/Minuten versus Industrie-Minuten

Da wir den Umgang mit Dezimalzahlen gewohnt sind, fällt es uns schwer mit Zeitendaten in nicht dezimalen Werten wie Stunden, Minuten und Sekunden zu rechnen.

Seit Beginn der Erfassung und Aufzeichnung von Arbeitszeiten in Betrieben und Fabriken Ende des 19. Jahrhunderts gibt es eine Diskussion darüber, mit welchem Zahlenformat die Berechnung von Arbeitszeiten, Pausen, Abwesenheiten und ähnlichen Werten aus dem Thema Zeiterfassung erfolgen soll.

Naheliegend ist natürlich der gewohnte Umgang mit Zeiteinheiten im Format Stunden, Minuten, Sekunden (hh:mm:ss).

Wann beginnt die Arbeit und wie lange dauert ein Arbeitstag? Natürlich sprechen wir hier von gewohnten Formen wie, „Halb Acht“ (07:30) oder 8 Stunden und 20 Minuten (08:20). Nur wenige Menschen würden hier von „Sieben Komma fünf Uhr“ (7,5) oder „Acht Stunden Komma 33“) sprechen. Wir sind eben gewohnt Zeiten im Format „hh:mm:ss“ zu lesen. Dafür gibt es auch nationale und internationale Standards und Normen (DIN/ISO).

Problematisch wird das gewohnte Zeit-Format erst, wenn wir damit rechnen müssen, denn unser gewohntes Dezimalsystem funktioniert hier nicht mehr. Bekanntlich hat eine Stunde 60 und nicht 100 Minuten und ein Tag besteht aus 12 und nicht aus 10 Stunden!

Bereits zur Zeit der Stech- und Stempeluhren wurde daher für das Ausrechnen von Arbeits- und Abwesenheitszeiten die „Industrie-Zeit“ eingeführt. Unter Industriezeit versteht man die Darstellung von Zeitpunkten und Zeitspannen im Dezimalformat. Somit entspricht z.B. 10:25 als (hh:mm) der Dezimalzeit von 10,416666 Stunden!

Hier zeigt sich bereits die Problematik, die entsteht, wenn man anstelle hh:mm Formate Dezimalformate verwendet: Bei Berechnung von Sekunden, Minuten als Dezimalzahl ist es notwendig durch 0,60 zu dividieren. Dabei kann es logischerweise zu vielen Werten mit periodischen Dezimalen (25 Minuten sind eben 0,416666… Stunden) kommen. Es ist üblich periodische Dezimalzahlen auf zwei Kommastellen zu runden, also in unserem Beispiel entspricht der Wert 10:25 (hh:mm) dann 10,42 Stunden. Viele der auch heute noch eingesetzten mechanischen Systeme (Stempeluhren) drucken daher auf die Stempelkarte Dezimalwerte. Hier entsteht aber z.B. ein Rundungsfehler von 0,3333 Minuten.

Für die Berechnung von Zeitsummen oder Differenzen ist es wesentlich einfacher mit Dezimalwerten zu rechnen, vor allem wenn man Bedenkt, dass es in Zeiten der Stempeluhren noch keine Computer oder Rechenmaschinen gab, die in hh.mm.ss – Werten rechnen konnten. Stempelkarten wurde früher durch entsprechendes Personal mechanisch, manuell ausgewertet.

Moderne Zeiterfassungssysteme rechnen Zeiten im hh:mm – Format, denn für die Programme ist das Addieren oder Subtrahieren von hh:mm – Werten genauso wenig Aufwand wie das Rechnen mit Dezimalwerten. ABER! Es gibt einen großen Vorteil bei der Berechnung von Zeitspannen im hh:mm Format: Es gibt keine Rundungsfehler!

Unter der Annahme, dass ein durchschnittlicher Nutzer eines Zeiterfassungs-Systems 4-6 Buchungen (Stempelungen) pro Tag tätigt lässt sich leicht die Größenordnung der Summierung von Rundungsfehlern nachvollziehen. 4-6 Buchungen bedeutet, dass täglich ~ 3 Zeitspannen berechnet werden. Dabei können jeweils 0,3333 Minuten Rundungsfehler – also ca 1 Minute/Tag – entstehen. Bei durchschnittlich 20 Arbeitstagen pro Monat sprechen wir hier bereits von einem Fehlerpotenzial von 20 Minuten! Ein gutes Zeiterfassungsprogramm sollte deshalb immer in hh:mm rechnen.

Dennoch ist die Umwandlung von hh:mm Formaten in Industrieminuten bzw. die Option Zeitwerte in beiden Formaten anzuzeigen ein wichtiges Feature eines Zeiterfassungs-Systems. Für die automatische Überleitung von Ergebnissen der Zeiterfassung in das Lohnverrechnungsprogramm werden fast immer Dezimale Werte gefordert.