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Kollektivverträge und Zeiterfassung

Nur, wer die Bedeutung und das Wesen der Kollektivverträge kennt, kann verstehen, dass in Österreich Zeiterfassungs-Systeme bei manchen Branchen an ihre Grenzen stoßen.

Das Österreichische Arbeitsrecht besteht aus knapp 40 unterschiedlichen Gesetzen. Gesetze wie z.B. das Arbeitszeitgesetz (AZG), das Urlaubsgesetz (UrlG) oder das Angestelltengesetz (AngG) regeln das individuelle Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Kernstück des Österreichischen Arbeitsrechtes ist aber das Arbeitsverfassungsgesetz (ArbVG), das die kollektiven Beziehungen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern behandelt. Im sogenannten 1. Hauptstück des ArbVG §2 wird das Instrument des Kollektivvertrages definiert. Daraus ergibt sich, dass viele, jedermann bekannte Pflichten der Arbeitgeber und Rechte der Arbeitnehmer nicht auf Gesetzen des Arbeitsrechts beruhen, sondern nur Gültigkeit auf Basis des jeweils anzuwendenden Kollektivvertrages haben. Zum Beispiel ist das sogenannte Urlaubs- und Weihnachtsgeld (13. Und 14. Monatsgehalt)  ein Arbeitnehmerrecht, das nicht auf einem Gesetz, sondern ausschließlich auf Inhalten der Kollektivverträge beruht.

Kollektivverträge werden zwischen Arbeitgeber- und Arbeitnehmervertretungen geschlossen und gelten für bestimmte Berufsgruppen, Branchen und Regionen. In der Regel werden Kollektivverträge zwischen den Gewerkschaften, als Arbeitnehmervertreter und den Organisationen der gesetzlichen Arbeitgebervertreter, den Sektionen der Wirtschaftskammer, also den sogenannten Sozialpartnern geschlossen. Es gibt in Österreich rund 800 unterschiedliche Kollektivverträge von denen mehr als die Hälfte jährlich neu verhandelt und abgeschlossen werden.

Das Thema Arbeitszeit ist in jedem Kollektivvertrag ein zentraler Punkt. Nur dadurch ist es möglich, dass in Österreich die wöchentliche Normal-Arbeitszeit branchenabhängig zwischen 38 und 40 Stunden liegt. In den einzelnen Kollektivverträgen werden neben der wöchentlichen Normalarbeitszeit sehr viele weitere Regelungen betreffend Arbeitszeit sehr unterschiedlich behandelt. Vor allem im Bereich der Umsetzung flexibler Arbeitszeitmodelle und Gleitzeit gibt es eine große Bandbreite. Dazu zählen u.a. die Grenzen der Durchrechnungszeiträume oder die Bewertung von Arbeitszeiten die außerhalb der Normalarbeitszeit liegen.

Bei der Behandlung von Reisezeiten findet man in den Kollektivverträgen sehr viele Varianten, die teilweise für Zeiterfassungssysteme große Herausforderungen darstellen.

Eine besondere Bedeutung betreffend Zeiterfassung haben die unterschiedlichen Regeln für Ruhezeiten. Hier sind v.a. die Kollektivverträge der Beschäftigten im Handel ein Beispiel dafür, dass „einfache“ Zeiterfassungssysteme die Arbeitszeitmodelle eines Einzelhandelsbetriebes mit Öffnungszeiten am 8. Dezember nicht abbilden können.

Wer sich für ein Zeiterfassungssystem interessiert sollte daher dem Anbieter unbedingt den oder die anzuwendenden Kollektivverträge nennen.

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Nachtschichtzuschlag in der Zeiterfassung

Wenn es darum geht Zuschläge zu berechnen, die nicht regelmäßig anfallen und von der Arbeitszeit abhängig sind wird ein Betrieb heute nur schwer ohne leistungsfähigem Zeiterfassungs-System auskommen.

Nicht nur das österreichische Arbeitsrecht sieht für Nachtarbeit komplexe Regelungen vor, die sowohl die Einhaltung von Ruhepausen und Ruhezeiten als auch Vergütungen und die Entlohnung betreffen.

Die Höhe von auszuzahlenden Zuschlägen wird aber in Österreich nur in den jeweiligen Kollektivverträgen geregelt. Im Arbeitszeitgesetzt (AZG) bzw. Nachtschwerarbeitergesetz (NSchG) selbst werden nur die Definitionen, Zeitrahmen und Zusatzbedingungen, wie Ruhezeiten, und andere Arbeitnehmerschutz-Bestimmungen behandelt. Materielle Auswirkungen, wie die Höhe von Zuschlägen und andere Formen der Vergütung sind je nach Kollektivvertrag und Betriebsvereinbarung sehr unterschiedlich. Ebenso gibt es unterschiedliche Bedingungen, die zur Berechtigung einer Zusatzvergütung, wie z.B. Nachtschichtzulage führen können.

Gemeinsam ist jedoch allen kollektivvertraglichen und betrieblichen Vereinbarungen, dass Zulagen und Zuschläge nur dann zur Zahlung kommen, wenn bestimmte, arbeitszeitabhängige Bedingungen  eintreten. So werden z.B. für Arbeiter im  Metallgewerbe Nacht-Zulagen für jede Arbeitsstunde zwischen 22:00 und 06:00 Uhr bezahlt, während viele andere Kollektivverträge Zulagen und Zuschläge nur für Arbeitszeiten vorsehen, die „überwiegend“ als Nachtarbeit gelten, also bei Dreischichtbetrieben nur für die Nachtschicht oder nur für Zeiten, die außerhalb der Normalarbeitszeit liegen und somit als Überstunden auszuweisen sind.

Wie kann ein Zeiterfassungssystem diese komplexen Regelungen abbilden?

Eine anspruchsvolle Zeiterfassungs-Software ist in der Lage die erfassten Zeiten gemäß eingestellter Kriterien in unterschiedlichen Zeitarten (z.B. Normalarbeitszeit, Überstunden, … Nachtarbeitszeit) auszuweisen. Für bestimmte Zeitarten werden auch Konten mit unterschiedlichen Periodengrenzen eingerichtet, so dass bestimmte Zeitarten erst im Rahmen einer Durchrechnung (z.B. Monatsabschluss) korrekt ermittelt werden.

Ein Zeiterfassungssystem befasst sich gemäß Definition mit Zeitereignissen (Beginn- und Ende) und Zeitspannen (Differenz von Beginn- und Endzeiten). Geldwerte Beträge kommen in einem klassischen System der Zeiterfassung nicht vor. Die Bewertung und Berechnung von Entgelten ist Aufgabe des Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramms (Lohnverrechnung). Damit aber eine Lohnverrechnung die auszuzahlenden Zuschläge korrekt berechnen kann müssen Daten aus der Zeiterfassung in diese Berechnung eingehen. Dafür gibt es bei leistungsfähigen Zeiterfassungs-Systemen entsprechende Schnittstellen.

In der Lohnverrechnung spricht man von Lohnarten. Auch, wenn mit Lohn eigentlich das Entgelt für Arbeiter und mit Gehalt das Entgelt für Angestellte bezeichnet wird, werden Entgeltbeträge in beiden Beschäftigungsformen in unterschiedliche Lohnarten geteilt um aus dem Bruttowert den auszuzahlenden Nettowert zu berechnen.

Ein Zeiterfassungssystem liefert dem Lohnverrechnungsprogramm daher Zeitwerte für unterschiedliche Lohnarten. Das Zeiterfassungsprogramm muss aus den Zeitarten bzw. den Salden der unterschiedlichen Konten pro Periode Zeitwerte mit entsprechenden Lohnarten zu Verfügung stellen. „Nachtschichtzuschlag“ ist in den meisten Fällen eine eigene Lohnart. Die Höhe des Zuschlages hängt vom Kollektivvertrag bzw. der Betriebsvereinbarung ab. Meistens handelt es sich dabei um einen Eurobetrag pro Stunde der in der Lohnverrechnung hinterlegt werden muss. Ermittelt die Zeiterfassung für einen Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl von Nachtstunden, die als Nachtarbeit mit Zuschlag ausgewiesen werden (In der Regel keine ganze Stunden sondern Std:Min) so werden diese Zeiten am Ende der Periode als Zeitwerte (meist umgerechnet in Dezimalwerte oder Industriestunden (xx,xx Std) mit der entsprechenden Lohnart an die Lohnverrechnung übergeben.

 

Maxerl - Zeit und Kosten

ZEITERFASSUNG – ZEITMESSUNG

Ähnliche Begriffe – Unterschiedliche Anwendungen.

Obwohl die Begriffe „Zeiterfassung“ und „Zeitmessung“ sehr viel gemeinsam haben, bedeuten sie in der Praxis jedoch etwas völlig anderes. Zeiterfassung und Zeitmessung sind Systeme die  Zeitdaten und Personendaten verknüpfen, aber dabei unterschiedliche Ziele verfolgen.

Zeiterfassungssysteme dienen der Ermittlung von Arbeitszeiten von Mitarbeitern eines Unternehmens oder einer Organisation. Hier werden nicht nur die Differenzen der „Beginn-Zeiten“ und der „Ende-Zeiten“ ermittelt, sondern das System errechnet auf Basis einer sehr großen Zahl von Parametern eine Fülle von Zusatzinformationen, wie z.B. Normalarbeitszeit, Mehrstunden, Überstunden, Dienstreisezeiten, Urlaube, Krankenstände und vieles Mehr.

Ein Zeitmess-System errechnet nur die Differenz der „Start-Zeit“ und der „End-Zeit“ und wird meist für Sportveranstaltungen eingesetzt. Die Zeitmessung verarbeitet auch die erfassten Daten/Zeiten um z.B. Reihungen oder ähnliche Analysen anzustellen und liefert diverse Statistiken. Neben dem Einsatz bei Sportveranstaltungen kommen Zeitmessungs-Systeme aber auch in der Forschung und Wissenschaft zum Einsatz, vor allem dann, wenn es sich um extrem kurze Zeitabstände handelt oder um Ereignisse, die mit herkömmlichen Mitteln nicht erfasst werden können.

Während Zeitmess-Systeme unterschiedliche Sensoren (Lichtschranken, Startschuss-Pistolen, etc.) für die Erfassung der Zeiten nutzen, werden in der Zeiterfassung meist  Terminals mit einem RFID-Leser (Ausweisleser) zur Ermittlung der Beginn- und Endzeiten eingesetzt. Bei manchen Veranstaltungen dienen ebenfalls RFID-Chips und entsprechende Leseeinheiten der Zeitmessung als Medium (z.B. Marathonlauf und ähnliche Sportarten, bei denen viele Personen oder Fahrzeuge zeitgleich starten).

Ein sehr großer Unterschied der beiden Systeme liegt in der Skalierung der Zeitpunkte bzw. Zeitspannen. Während im Zeiterfassungssystem in der Regel Zeitwerte sekundengenau erfasst und auf ganze Minuten gerundet werden, ist es bei einer Zeitmessung üblich Zeiten auf mehrere Dezimalstellen genau zu erfassen und auszuwerten.

Interessanterweise konnten wir bei der Recherche nach Anbietern von Zeiterfassungs- und Zeitmess-Systemen keinen Anbieter identifizieren, der beide Systeme liefern kann.

 

 

Zugangkontrolle zutritt zutrittskontrolle

Können Stempeldaten einer Zeiterfassung verloren gehen?

Gerade beim Einsatz von Zeiterfassungsterminals gibt es gewisse Risiken, die bei der Konfiguration eines Zeiterfassungssystems berücksichtigt werden sollten.

Für jeden, der an einem Zeiterfassungssystem beteiligt ist  stellt sich irgendwann die Frage, ob einmal erfasste Zeitdaten auch wirklich sicher im System gespeichert bleiben oder verloren gehen können.

Dieses Thema betrifft nicht nur Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eines Unternehmens. Gerade bei der Entscheidung für ein Zeiterfassungssystem wird auf diesen Aspekt vom Auftraggeber, also dem Arbeitgeber großer Wert gelegt. Insbesondere geht es dabei um Systeme bei denen Zeiterfassungsterminals eingesetzt werden.

Ein Zeiterfassungsterminal ist ja offensichtlich ein elektronisches Gerät, das zum Erfassen der täglichen Kommen- und Gehen-Zeiten irgendwo im Unternehmen montiert wurde und irgendwie mit einem Computer verbunden ist. Da gibt es bereits eine Vielzahl von Fragen:

  • Gibt das Terminal über ein akustisches oder optisches Signal dem Mitarbeiter eine Bestätigung der Buchung?
  • Wie ist das Zeiterfassungsterminal mit dem Zeiterfassungs-Computer verbunden?
    • Heute werden fast ausschließlich Geräte eingesetzt, die über eine Netzwerkverbindung (LAN) mit dem entsprechenden Computer verbunden sind.
    • Manche ältere Systeme nutzen noch eine Datenbus Verbindung mit serieller Schnittstelle zum Zeiterfassungsrechner.
  • Ist das System auf Online-Realtime Verarbeitung ausgelegt?
    • Wird eine Buchung (Erfassung der Stempeldaten) sofort in die Datenbank des Zeiterfassungssystems geschrieben oder bleiben die Daten solange im Gerät gespeichert, bis das Programm die Daten abholt?
  • Verfügt das Terminal über ausreichend Datenspeicher?
  • Hat das Terminal eine Pufferbatterie für Datenerhalt bei Stromausfall?

 

Was müsste passieren, damit eine ordnungsgemäß erfasste Buchung am Terminal doch irgendwie verloren geht?

Im ordnungsgemäßen Betrieb werden die Buchungsdaten aus den Terminals entweder online, real-time in die Datenbank des Zeiterfassungsprogramms geschrieben oder in regelmäßig kurzen Abständen blockweise übertragen.

Wir müssen davon ausgehen, dass ein Zeiterfassungsprogramm, wie alle anderen betrieblich wichtigen Programme und Systeme einem Sicherungskonzept unterliegen, so dass auch im Fall eines Totalschadens des Rechners Daten wieder hergestellt werden können.

Dennoch gibt es immer wieder Sonderfälle und Verknüpfungen mehrerer Zufälle, die zu einem Verlust erfasster Zeitdaten führen können:

  • Die Datenverbindung Terminal-Computer ist über einen längeren Zeitraum unterbrochen, so dass Buchungen im Terminal gespeichert bleiben und dieser Umstand wird seitens Systemverantwortlichen nicht erkannt.
  • Das Terminal ist nicht an eine USV gestützte Stromversorgung angeschlossen.
  • Ein Stromausfall unterbricht die Energieversorgung des Terminals.
  • Das Terminal verfügt über keine Pufferbatterie oder die Pufferbatterie ist abgelaufen.

Auch, wenn diese Umstände sehr unwahrscheinlich sind kann dieser Fall eintreten. Deshalb sollten auch Zeiterfassungsterminals in regelmäßigen Abständen überprüft und gewartet werden und nach einer gewissen Nutzungszeit durch neue Geräte ersetzt werden.

Überstunden

Entgeltfortzahlung auf Basis einer Zeiterfassung

Mit Hilfe eines guten Zeiterfassungs-Systems kann eine gesetzeskonforme Berechnung der Entgelte im Falle einer Dienstverhinderung erfolgen.

Das österreichische Arbeits- und Sozialrecht sieht auf Basis einer Reihe von Gesetzen, Kollektivverträgen und Betriebsvereinbarungen vor, dass Arbeitnehmer auch im Falle einer Dienstverhinderung Anspruch auf jenes Entgelt haben, das ihnen bei Diensterfüllung zustehen würde.

Insbesondere wird dieser Anspruch im §6(4) des Urlaubsgesetzes (UrlG) und im §3(4) des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EFZG) für Arbeiter geregelt. Dabei wird per Gesetz der Durchschnitt des Zeitraumes der letzten 13 voll gearbeiteten Wochen vor Dienstverhinderung als Berechnungsgrundlage vorgegeben.

Demnach müssen im Falle einer Dienstverhinderung auch variable Gehaltsbestandteile, wie z.B. Schichtzulagen und regelmäßig anfallende Überstunden ausbezahlt werden. Unter Dienstverhinderung wird hier v.a. die Zeit des Urlaubs und des Krankenstandes verstanden.

Sowohl der Zeitraum für die Berechnung der durchschnittlichen Entgelte als auch der Geltungsbereich wird durch viele Kollektivverträge und Betriebsvereinbarungen ausgeweitet bzw. konkretisiert. In der Praxis bedeutet dies, dass auch für viele angestellte Mitarbeiter für den Zeitraum der Dienstverhinderung neben dem Grundgehalt durchschnittlich anfallende variable Zahlungen eingerechnet werden müssen.

Für die Berechnung müssen jeweils die Durchschnitte der variablen Bestandteile des Entgelts für die Zeit der letzten 13 voll gearbeiteten Wochen vor Dienstverhinderung herangezogen werden. In vielen Fällen werden auch die letzten drei Monate vor Dienstverhinderung herangezogen.

Für Lohnverrechnungsprogramme ist es oft schwierig bis unmöglich den Anteil der meist monatlich ausgezahlten Beträge für 13 Wochen zu ermitteln.

Da es sich bei den variablen Entgeltzahlungen meist um Zahlungen für Überstunden oder zeitabhängige Zulagen (Schichtzulage) handelt liegt es nahe, dass für die Ermittlung der richtigen Entgeltfortzahlung das Zeiterfassungssystem zu Hilfe gezogen wird.

Das Zeiterfassungsprogramm muss in der Lage sein die relevanten Zeitarten für die jeweils betroffenen Mitarbeiter für die Periode die zur Ermittlung erforderlich ist (13-Wochen Regelung) auszuwerten. Dafür müssen in der Zeiterfassung entsprechende Zeitkonten (Überstunden, Schichtarbeit, etc.) geführt werden. Mit Hilfe einer parametrierbaren Auswertung (Auswertung für Entgeltfortzahlung) können dann die Zeiten der letzten 13 Wochen (oder der vereinbarten Periode) ermittelt und der Durchschnitt berechnet werden.

Datafox-EVO4.3-01

Arbeitszeiterfassung – Leistungserfassung

Durch den Einsatz eines Zeiterfassungssystems alleine kann die Arbeitsleistung eines Mitarbeiters nicht gemessen werden. Wird in einer Dienstvereinbarung ein messbares Leistungsziel vereinbart kann dadurch aber nicht die gesetzlich vorgegebene Regelung betreffend Arbeitszeiten außer Kraft gesetzt werden.

„Sie werden hier nicht fürs Herumsitzen bezahlt“ ist eine oft zitierte Aussage eines Vorgesetzten, wenn er mit der Leistung eines Mitarbeiters nicht zufrieden ist.

Auf Basis dieses Zitats wehren sich viele Arbeitgeber gegen ein Zeiterfassungs-System. Bestärkt wird diese Einstellung oft dann, wenn es Mitarbeiter mit sogenannten All-In Verträgen betrifft, also Gehaltsvereinbarungen, die die Bezahlung allenfalls zu leistender Mehr- oder Überstunden inkludieren.

Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer sollten sich darüber im Klaren sein, dass eine Erfüllung der gegenseitigen Verpflichtungen durch Einsatz entsprechender Systeme dokumentiert werden soll. Gehaltszahlungen erfolgen durch Banküberweisungen. Damit ist zumindest für den Arbeitgeber die Erfüllung seiner Pflicht zur Leistung eines Entgelts dokumentiert. Ein Zeiterfassungssystem kann für den Arbeitnehmer eine Dokumentation seiner Pflichterfüllung sein. Aber was passiert, wenn ein entsprechend gefasster Dienstvertrag die Erfüllung klar gestellter Aufgaben und Ziele als Grundlage für eine Entlohnung vorsieht?

Ein gutes Zeiterfassungs-System kann mehr als nur Arbeitszeiten und Abwesenheiten erfassen und verwalten. Viele Systeme haben Module und Funktionen mit denen Arbeitszeiten auch um Qualitätsdaten ergänzt werden können. Wenn das Zeiterfassungsprogramm auch dafür eingesetzt wird um zu ermitteln für welches Projekt oder welche Kostenstelle oder Auftrag die Mitarbeiter wie lange gearbeitet haben können zusätzliche Informationen im System erfasst und ausgewertet werden. Z.B. kann in der Projektzeiterfassung die Anzahl weiter verrechneter Stunden eingegeben werden um die Produktivität eines Mitarbeiters bewerten zu können oder bei einer Auftragszeiterfassung können produzierte Mengen und verbrauchte Materialen im System verarbeitet werden.

Natürlich gibt es eine große Zahl von Berufen und Tätigkeiten bei denen ein erweitertes Zeiterfassungssystem nicht für die Messung der Arbeitsleistung oder -Qualität genutzt werden kann. Viele Ziele sind so definiert, dass die Definition und Kontrolle nicht mit Zeiterfassungs-Softwareprogrammen vorgenommen werden kann. In diesen Fällen sollten sich aber Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Klaren sein, dass die Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeiten im Arbeitszeitgesetz vorgeschrieben sind. Dienstverträge mit noch so gut formulierten Leistungs-Zielen können die Zeiterfassung nicht ersetzen.

Wird in einem Dienstvertrag das Leistungs-Ziel und die Entlohnung so formuliert, dass eine Zeiterfassung völlig überflüssig ist bedeutet das arbeits- und sozialrechtlich eigentlich einen Werkvertrag. Ein expliziter Verzicht auf die Zeiterfassung könnte hier im Streitfall als in Indiz für das Vorliegen eines Werksvertrages liefern.

Resümee: Auch leistungsorientierte Entlohnung sollte immer in Verbindung mit einer Arbeitszeiterfassung gesehen werden.

Sicherheit Zeiterfassung

Datenschutz und Datensicherheit in der Zeiterfassung

Daten der Zeiterfassung sind personenbezogene Daten. Deshalb gelten diese als besonders sensibel und unterliegen auch rechtlichen strengen Vorgaben betreffend Schutz und Sicherheit.

Der Begriff Datenschutz ist streng genommen ein juristischer Begriff. Das österreichische Datenschutzgesetz (DSG) regelt auch konkret den Schutz von Personenbezogenen Daten. Das Gesetzt bezieht sich auf ein bürgerliches Grundrecht, das Jedermann zusichert, dass Daten seine Person betreffend geheim sind.

Datensicherheit ist ein technischer Begriff, der natürlich in Verbindung mit Datenschutz eine wesentliche Bedeutung hat. Jemand der Daten erfasst, speichert, verarbeitet und möglicherweise weiter gibt, kann Datenschutz nur dann garantieren, wenn die Daten eben sicher übermittelt, verarbeitet oder gespeichert werden. Dies ist nicht zwangsläufig mit der EDV-Verarbeitung von Daten verbunden, denn auch manuell erfasste, verarbeitete und gespeicherte Daten unterliegen – so es sich um personenbezogene Daten handelt – dem Datenschutzgesetz und somit der Notwendigkeit einer Datensicherheit. Denken Sie zum Beispiel an das Personalbüro eines Unternehmens. Dienstverträge, Lohnzettel, etc. können nicht in Räumen und Schränken gelagert werden, die jedermann zugängig sind. Ein Mitarbeiter könnte seinen Arbeitgeber unter Bezug auf das DSG belangen, wenn seine Daten auf diesem Wege Dritten zugängig gemacht werden.

Zweifelsohne handelt es sich bei einem modernen, elektronischen Zeiterfassungs-System um die Verarbeitung personenbezogener Daten die auch dem DSG unterliegen. Aus diesem Grund ist daher jedenfalls zu prüfen, ob das System ausreichend Sicherheit bietet.

Die Datensicherheit eines Zeiterfassungs-Systems wird aber nicht nur durch das Bedürfnis des Datenschutzes begründet. Sowohl Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben ein großes Interesse daran, dass die Daten der Zeiterfassung plausibel sind und vor Verlust, Manipulation und widerrechtlicher Weitergabe geschützt werden.

Gerade bei der Erfassung der Anwesenheitszeiten wird hier oft nach der Sicherheit gefragt:

  • Kann ein Identifikations-Medium das zum Erfassen der Zeiten genutzt wird (Ausweis, Chip) manipuliert oder kopiert werden?
  • Wie kann man sich vor einer unerlaubten Weitergabe eines Identifikations-Mediums schützen?
  • Können die Daten aus dem Zeiterfassungs-Gerät vor Verarbeitung in der Software manipuliert oder gelöscht werden?
  • Wie wird die Uhrzeit der Erfassungsgeräte vor Manipulation geschützt?

Aber natürlich müssen alle aus der Verarbeitung der erfassten Zeiten gewonnenen Daten unter dem Blickwinkel der Sicherheit und des Schutzes beleuchtet werden:

  • Steht eine standardisierte Datenbank hinter dem Zeiterfassungssystem, die entsprechend gesichert und vor unberechtigtem Zugriff geschützt ist?
  • Wer verwaltet und kontrolliert die Zugriffsberechtigungen zum Zeiterfassungs-Programm?
  • Wie erfolgt die Information der betroffenen Mitarbeiter über die aktuellen Werte der Zeiterfasung (Monatsjournale, Salden der Zeiterfassungs-Konten, etc.)?

Als Anbieter von Zeiterfassungssystemen müssen wir auf diese Fragen sehr oft antworten. Auch wenn wir wissen, dass die Technologien eines modernen Zeiterfassungssystems in der Regel den gesetzlichen Anforderungen entsprechen können wir nie eine Garantie für 100%ige Sicherheit geben.

Ein modernes Zeiterfassungssystem wird selten völlig autonom und isoliert eingesetzt. Die meisten Anwender bedienen sich der Möglichkeiten von Schnittstellen zu externen Systemen (Lohnverrechnung, oder anderen HR-Systemen) und der Nutzung von Standard Office- und E-Mail-Programmen für die Kommunikation persönlicher Daten.

Gerade deshalb ist eine verbindliche Aussage betreffend Datenschutz und Datensicherheit einer Zeiterfassung nur in Verbindung mit einer praktikablen Regelung für die Handhabung des gesamten Systems und der zusätzlich genutzten Programme möglich.

 

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Welche Methoden gibt es für den Betrieb einer Zeiterfassung?

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten eine Vielfalt an Lösungsmöglichkeiten: Buchungen über Zeiterfassungsterminals und/oder über PC Bildschirm, Buchungen über mobile Endgeräte oder automatische Tagessaldoberechnungen für z.B. All-In Mitarbeiter. Wo aber soll das System Installiert werden? Oder kann ich es ganz einfach in der Cloud nutzen?

 

Welche Methode ist für mich die Richtige?

 

Um diese Frage beantworten zu können müssen wir die „Betriebsmethoden“ einer Zeiterfassungslösung definieren. Diese Methoden definieren auch das dahinter stehende Geschäftsmodell. Wir unterscheiden drei Varianten:

 

1, Variante Kauf:

Mit der „klassischen“ Variante kaufen Sie die Lizenzen und das System wird auf Ihrem Server installiert. Damit ist eine einmalige Investition in Lizenzen, allfälliger Hardware (Terminals, Ausweise) und Dienstleistung verbunden, denn der Großteil der Kosten entsteht bei der Installation des Projekts. Damit sind Sie nach der Installation „unabhängig“ uns haben alles selbst in der Hand.

 

2, Variante Hosting: Zum Unterschied der Variante 1, wird die gekaufte Lizenz auf einem externen, „gehosteten“ Server installiert. Damit ersparen Sie sich die Serveranschaffungskosten, wie auch die Lizenzkosten für Betriebssystem, Datenbank, etc., und dessen Betrieb. Die Instandhaltung der Server-Hardware, das Upgrade der Serversysteme aber auch die Verantwortung für Sicherheit, Datenbackup, etc. wird ausgelagert. Würden Sie sich nach einiger Zeit entschließen doch einen eigenen Server anzuschaffen, kann das Zeiterfassungssystem mühelos auf den eigenen Rechner transferiert werden. Der Hosting-Betrieb erfordert neben den Investitionen in Software, Erfassungsterminals und Dienstleistung die Bezahlung einer monatlichen Hosting-Gebühr.

 

3, Variante Nutzung; Sämtliche Komponenten für eine Zeiterfassung wie Lizenzen, Zeiterfassungsterminals, RFID-Medien (Schlüsselanhänger oder Ausweise), Serverplatz und -Betrieb, SW-Wartung werden vom Zeiterfassungsanbieter angeschafft und auf Basis eines Rechenzentrum-Betriebes zur Verfügung gestellt. Die Verrechnung erfolgt pro aktiven Zeiterfassungsnutzern und pro Zeiteinheit.

 

Die Varianten zwei und drei gehen in der Regel mit Laufzeitbindungen einher.

 

Welche Variante für Sie passt bedarf Recherche und Berücksichtigung der individuellen Strukturen, Wünsche und Vorgaben sowohl technischer aber auch kaufmännischer Natur. Wie z.B.:

  • Ist im Unternehmen Windows-Server und entsprechendes IT-Knowhow über das Betriebssystem und Netzwerktechnik vorhanden?
    • Dann steht einer Installation der Zeiterfassung auf dem eigenen Rechner nichts im Wege
  • Wollen Sie IT-Kompetenz lieber extern zukaufen?
    • Dann ist der Betrieb einer gehosteten Zeiterfassung der richtige Weg
  • Ist das lokale Netzwerk durch Firewalls so abgesichert, dass Zugriff von außen nur schwer möglich ist.
    • Dann ist der Betrieb auf einem gehosteten Server u.U. technisch sehr aufwendig
  • Sieht die Unternehmenspolitik eine Minimierung gebundener Mittel und Investments in Anlagevermögen vor?
    • Dann ist der Betrieb der Zeiterfassung auf Basis einer Nutzungsvereinbarung der richtige Ansatz.

 

Professionelle Zeiterfassungsanbieter helfen in Beratungsgesprächen die für Sie passende Lösung zu finden um für Sie ein möglichst effizientes Bedarf-Preis-Leistung Verhältnis zu erlangen.

Webterminal gecotime

Zeiterfassung über Web-Terminal

Ein Web-Terminal kann in bestimmten Fällen nicht nur den Einsatz eines Hardware-Terminals (Zeiterfassungs-Terminal) ersetzen sondern bietet auch eine Reihe zusätzlicher Features.

Für ein Zeiterfassungs-System sind die Zeitereignisse die Grundlage jeder Berechnung und Auswertung. Zeitereignisse sind die Zeitpunkte an denen die betroffenen Personen, also in der Regel die Mitarbeiter eines Unternehmens ihre tägliche Arbeit beginnen, unterbrechen oder beenden. Diese Zeitereignisse können über unterschiedliche Methoden ermittelt werden.

Seit der Einführung Web-basierter Zeiterfassungsprogramme besteht die Möglichkeit Zeitereignisse auch über ein sogenanntes Web-Terminal zu erfassen. Unter Web-Terminal wird eine Browser-Anwendung verstanden, die es dem Benutzer erlaubt bestimmte Daten an das Zeiterfassungsprogramm meist online zu übermitteln.

Das Web-Terminal wurde ursprünglich als Ersatz herkömmlicher Hardware-Terminals konzipiert. Dies setzt natürlich voraus, dass jeder Mitarbeiter, der seine Zeiten über das Web-Terminal erfassen soll Zugang zu einem PC mit Internetverbindung hat. Also jede Person bucht auf seinem „eigenen“ Terminal.

Funktion und Design der Oberfläche der ersten Web-Terminals wurden den Hardware-Geräten angepasst (siehe Beispiel einer Web-Terminal Maske für Betriebsdatenerfassung der Software GeCOTime):

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Der Haupt Unterschied zu den Hardware Terminals ist die Personen-Identifikation. Während Hardware Terminals in der Regel über einen Kartenleser (Ausweisleser) oder eine biometrische Leseeinheit (z.B. Fingerprintleser) verfügen, erfolgt die Personen Identifikation am Web-Terminal über Eingabe einer ID-Nummer (+ Passwort).  Das Web-Terminal ist Teil einer Zeiterfassungs-Software. Wer berechtigt ist auf diese Software zuzugreifen – also die Anwendung Web-Terminal startet – muss sich daher mit seinen Zugangsdaten anmelden.

Natürlich lässt sich ein Web-Terminal auch so konfigurieren, dass bei jeder Buchung / Stempelung eine Personenidentifikation erfolgen muss. Dies gibt dann Sinn, wenn einige Personen über den gleichen Rechner Zeiten erfassen. In diesem Fall kann auch ein „Ausweisleser“ an den Rechner angeschlossen werden und die Mitarbeiter identifizieren sich, wie bei einem Hardware-Terminal mit ihrem Ausweis oder Chip.

Als Anbieter von Zeiterfassungs-Lösungen werden wir oft gefragt, ob es nicht einfacher und preiswerter ist anstelle eines Hardware Terminals (z.B. im Eingangsbereich eines Gebäudes) einen PC aufzustellen auf dem ständig eine Anwendung Web-Terminal läuft. Diese Option ist mittelfristig jedenfalls nicht zu empfehlen: Die Anschaffungskosten für einen stabilen PC mit Touchscreen-Bildschirm und Ausweisleser liegen in ähnlicher Größenordnung eines Terminals. Außerdem ist die Wartung eines PCs für allgemeine Nutzung wesentlich aufwendiger als die eines Hardware-Zeiterfassungsterminals. Auch darf man die Datensicherheit nicht unterschätzen.

siehe dazu auch:

http://www.gecosoft.at/blog/braucht-man-terminals-fuer-zeiterfassung/ http://www.gecosoft.at/blog/anforderungen-an-zeiterfassungsterminals/

Web-Terminals eines modernen Zeiterfassungsprogramms bieten heute neben der reinen Erfassung der Arbeitszeiten auch eine Vielzahl zusätzlicher Funktionen. Wenn das Zeiterfassungsprogramm auch die Funktion eines elektronischen Genehmigungsverfahrens bietet (Workflow) ist der Einsatz eines Web-Terminals meist Voraussetzung für die Nutzung dieser Funktion. Über ein Web-Terminal können auch bestimmte Daten aus der Zeiterfassungs-Anwendung für Mitarbeiter zur Ansicht oder Ausdruck bereitgestellt werden (siehe Beispiel einer Maske Web-Terminal GeCOTime mit Optionen Workflow).

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Arzt

Zeiterfassung bei niedergelassenen Ärzten

Als Hersteller von Zeiterfassungs-Systemen stellen wir fest, dass die Nachfrage nach Lösungen für Zeiterfassung, Dienstplanung und Zutrittskontrolle bei niedergelassenen Ärzten und Ärztezentren deutlich stärker wächst als in den meisten anderen Branchen.

Egal, ob es sich um eine Arztpraxis mit ein oder zwei Assistentinnen oder um eine der vielen Ärztezentren oder eine Gruppenpraxis handelt zeichnen sich die Anforderungen an ein Zeiterfassungs-System für diese Berufsgruppe durch einige besondere Merkmale, aus. Wie zum Beispiel:

  • Unregelmäßige Wochenarbeitszeiten
  • Flexible Zeitmodelle
  • Viele Teilzeitbeschäftigte
  • Kurzfristiger Bedarf an Vertretungsarbeit
  • Langfristige Urlaubsplanung
  • Dienstplanung (v.a. bei Ärztezentren)
  • Variable, Arbeitszeit-abhängige Entlohnung

 

Wie in vielen Branchen haben sich auch die Rahmenbedingungen für Ärzte und ihre Ordinationen in den letzten Jahren stark verändert. Öffnungszeiten sind flexibler und der zunehmende administrative Aufwand erlaubt es fast keinem niedergelassenen Arzt seine Praxis ohne Assistenz und Ordinationshilfe zu führen. Auch dieser Umstand führt dazu, dass immer häufiger Gemeinschaftsordinationen oder Ärztegemeinschaften als Gruppenpraxis entstehen.

Auch wenn die Anzahl der beschäftigten Personen in einer Ordination oder einem Zentrum keine sehr große Anzahl erreicht, erfordert die Planung der Arbeitszeiten (Dienstplanung) und die Abrechnung der geleisteten Arbeitsstunden pro Mitarbeiter einen nicht unerheblichen Aufwand. Ebenso ist die Planung, Verwaltung und Abrechnung von Urlaub, Freizeit, Zeitausgleich und anderen Abwesenheiten gerade bei Teilzeit Mitarbeitern ein komplexes Aufgabengebiet.

Die Investition in ein einfach zu bedienendes, aber leistungsfähiges System mit dem sowohl die Planung, Aufzeichnung und Verwaltung von Arbeitszeiten und eventuell auch die Zutrittskontrolle zu den Ordinationsräumen abgedeckt werden kann rechnet sich für jede Praxisgröße sehr schnell.