Die Zeit kann man nicht zurückdrehen

Benachrichtigung bei Arbeitszeitverletzung i.d. Zeiterfassung

Bei jeder elektronischen Zeiterfassung wird es vorkommen, dass die Mitarbeiter von den vereinbarten Dienstzeiten und deren Erfassung, abweichen. Sei es, dass die Mitarbeiter vergessen haben zu buchen, oder an Tagen an welchen sie normalerweise nicht arbeiten dennoch in die Firma kommen.

Weiterlesen

Was versteht man unter dem Arbeitszeitmodell und wie wirkt es sich auf die Zeiterfassung aus?

ARBEITSZEITMODELL

Wer versteht was unter diesem Begriff?

 

Obwohl der Begriff „ARBEITSZEITMODELL“ im österreichischen Arbeitsrecht (Arbeitszeitgesetz) nicht vorkommt, wird er in der Öffentlichkeit, vor allem in den Diskussionen der Sozialpartner und politischer Gruppierungen oft verwendet.

Weiterlesen

Urlaubsplanung und Urlaubsvertretung mit GeCOTime einfach planen

Urlaubsvertretung

Jeder kennt die Vorfreude auf einen Urlaub – Strand mit 35°C im Schatten und Sonnenschein, ein angenehmer Städtetrip oder Zeit mit den Liebsten verbringen. Nach dem wohlverdienten Urlaub soll der Arbeitsberg aber nicht unüberwindbar hoch sein, weil alles liegengeblieben ist. Leider kennen das einige DienstnehmerInnen nur zu gut. Ein Heilmittel dagegen gibt es nicht aber möglicherweise einige Tipps und Tricks:

 

Urlaubsplanung / Urlaubsvertretung

Jeder geht gerne auf Urlaub. Es liegt jedoch in der Natur der Sache, dass viele zur gleichen Zeit gehen möchten. Eine Urlaubsplanung ist daher unerlässlich. In einigen Unternehmen wird die Planung noch via Email oder via „Zettel“ gemacht, andere haben bereits ein elektronisch gestütztes Genehmigungssystem im Einsatz. Je früher die Planung beginnt, desto besser können sich Kollegen und Vorgesetzte abstimmen. Jeder bekommt so weit wie möglich seine Urlaubstermine genehmigt, ab und zu kann es jedoch dennoch zu Terminkonflikten kommen. Meist gilt dann die Regel: „First come, first serve“. Wenn Sie in einem Jahr Ihren Urlaubswunschtermin nicht bekommen und ein Kollege den Vorzug bekommt, dann sollte es im Folgejahr genau umgekehrt sein. Natürlich hat der Vorgesetzte bei der Planung ein Wörtchen mitzureden. Er wird unternehmerische Aspekte mitberücksichtigen, aber Ihren Wünschen so weit wie möglich entgegenkommen.
Kann ein genehmigter Urlaub wieder storniert werden? Wurde der Urlaub genehmigt, so ist dieser in der Regel auch sicher. Es gibt jedoch Ausnahmesituationen wo ein genehmigter Urlaubstermin wieder zurückgenommen werden kann. ein Beispiel: „Gefahr im Verzug“ also wenn Menschenleben oder die Existenz des Unternehmens gefährdet sind.

 

Vor dem Urlaubsantritt

Übergeben Sie Ihre Arbeit sorgfältig und genau. Nehmen Sie sich Zeit dafür. Vereinbaren Sie mit Kollegen die Sie in Ihrer Abwesenheit vertreten, einen Gesprächs-Termin. Fassen Sie vorab Ihre aktuellen Punkte zusammen und priorisieren Sie diese. Die Liste ist sicher von Aufgabe zu Aufgabe und von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich, wir aber im Wesentlichen folgende Punkte enthalten:

  • Aufgaben die zurzeit von Ihnen in Bearbeitung sind:
    Führen Sie die Liste so genau wie möglich. Schreiben Sie zu jedem Punkt Ihre Kommentare und Informationen dazu. Je genauer die Liste desto besser für Ihre Vertretung.
  • Tätigkeiten die in Ihrer Urlaubszeit zu erwarten sind:
    Wenn Sie wissen, dass in Ihrer Urlaubszeit etwas Neues kommen kann informieren Sie die Vertretung.
  • Termine, die Ihre Kolleginnen/Kollegen während Ihrer Abwesenheit übernehmen sollen:
    Was ist der Grund des Termins? Worauf ist zu achten? Was soll das Ergebnis sein?
  • Daten und Information die Ihre Kolleginnen/Kollegen benötigen:
    Übergeben Sie Dokumente bzw. Dokumentkopien die für die Vertretung relevant ist.

Braucht Ihre Urlaubsvertretung Zugangsdaten zu Systemen? Anmerkung: Geben Sie nicht Ihre Zugangsdaten weiter!

  • Fristen die nicht vergessen werden dürfen:
    Haben Sie einen Abgabetermin einzuhalten der in Ihre Urlaubszeit fällt?
  • Ist der Email-Abwesenheitsagent eingeschalten und der automatische Text richtig gestellt?
  • Zeitunkritische Arbeit die auch nach Ihrem Urlaub von Ihnen selbst erledigt werden kann sollten Sie erwähnen aber nicht übergeben. Ihre Vertretung soll Sie ja nur Vertreten und nicht ersetzen…

Machen Sie Ihre Übergabe sorgfältig. Damit bleiben Ihnen im Urlaub berufliche Anrufe erspart und der Arbeitsberg wird nach Ihrem Urlaub nicht wesentlich höher sein als vorher.

 

Nach dem Urlaub

In der Regel kommen Sie entspannt vom Urlaub zurück. Jetzt beginnt wieder der Alltag. Lassen Sie sich von Ihrer Vertretung die offene Arbeit übergeben. Auch hier gilt: Nehmen Sie sich Zeit dafür. Vielleicht sind Sie jetzt dran eine Kollegin/einen Kollegen zu vertreten? Auf was Sie bei der Übergabe aufpassen müssen ist bereits bekannt. Lassen Sie sich die offenen Agenden genau erklären!

Gecotime weiterhin in Google Chrome mit IE Tab nutzen

Gecotime weiterhin in Google Chrome mit IE Tab nutzen

Viele unserer Gecotime Kunden nutzen den Browser Chrome als Alternative zum Internet Explorer. Seit dem 5. September 2015 gibt es ein neues Update für Chrome, welches Silverlight und Java nicht mehr unterstützt. Wir haben uns für unsere Kunden auf die Suche gemacht und einen so genannten „Workaround“ gefunden um die Applikation Silverlight weiterhin nutzen zu können. Weiterlesen

ABWESENHEITEN PLANEN UND ERFASSEN in der Zeiterfassung oder in der Lohnverrechnung?

ABWESENHEITEN PLANEN UND ERFASSEN in der Zeiterfassung oder in der Lohnverrechnung?

Da Softwarelösungen für Zeiterfassung in jedem Fall auch die Abwesenheitsdaten verarbeiten liegt der Schluss nahe, dass die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung relevanten Werte der Abwesenheiten (Urlaubstage, -Stunden, Krankheiten, etc.) aus dem Zeiterfassungssystem übernommen werden.

Dieser Beitrag basiert auf der Erfahrung, dass in vielen Unternehmen das Thema „Erfassung der Abwesenheitsdaten von Mitarbeitern“ entweder vernachlässigt wird oder doppelt und redundant und mit unnötig viel Aufwand behandelt wird.  Folgende Abwesenheitsarten oder so genannte Nichtleistungszeiten sind hier beispielhaft angeführt:

  • Urlaub
  • Krankenstand
  • Pflegeurlaub
  • Sonderurlaub (Hochzeit, etc.)
  • Arbeitsunfall
  • Bereitschaft
  • Zeitausgleich
  • Dienstreise
  • Schulung
  • Arzt
  • Bereitschaft
  • Berufsschule
  • Mutterschutz
  • Ruhezeit

Datenpflege im Lohnverrechnungsprogramm

Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt und entlohnt muss ein System in Anspruch nehmen, das die monatlichen Netto-Auszahlungsbeträge ermittelt. Im Allgemeinen spricht man hier von der „Lohnverrechnung“ – auch wenn damit natürlich die Gehalts- und Lohnverrechnung gemeint ist. Nicht jedes Unternehmen führt die Lohnverrechnung selbst durch. Da sich der Einsatz einer eigenen Software in der Regel erst ab einer gewissen Mitarbeiterzahl auszahlt, erfolgt die Berechnung in sehr vielen Fällen bei entsprechenden externen Dienstleistern oder beim Steuerberater/Buchhalter. Natürlich werden gerade von diesen externen Dienstleistern spezielle Softwareprogramme für Lohnverrechnung eingesetzt.

Jedes Lohnverrechnungsprogramm erfordert die Anlage von Personalstammdaten  und erlaubt die Führung unterschiedlicher Konten zur Pflege der Abwesenheitsdaten für jeden abzurechnenden Mitarbeiter. Eine ordnungsgemäße Buchführung erfordert die Pflege dieser Konten. Gerade bei Unternehmen, die externe Dienstleister mit der Lohnverrechnung beauftragen wird diese Pflicht oft vernachlässigt oder durch manuelle Eingabe im Zuge der monatlichen Abrechnung oder des Jahresabschlusses aufgrund erfolgter Aufzeichnungen der Mitarbeiter oder der jeweiligen Vorgesetzten geführt.

Auch wenn Unternehmen über entsprechende Softwarelösungen und damit vertrauten Mitarbeitern verfügen ist die autonome Pflege der Abwesenheitszeiten in diesen Programmen ein sehr mühsamer manueller Prozess.

Spätestens bei der Beendigung eines Dienstverhältnisses und der Ermittlung der Netto Auszahlung für den Austritt mit allfälliger Abgeltung nicht konsumierter Urlaubsansprüche wird die materielle Bedeutung der Pflege der Abwesenheitsdaten offensichtlich.

Datenpflege im Zeiterfassungsprogramm

Bei Softwareprogrammen für Zeiterfassung ist die Definition und Pflege von Abwesenheiten und die Führung entsprechender Konten nicht nur selbstverständlich sondern sogar eine Bedingung um relevante Auswertungen und Aufzeichnungen zu erhalten.  Wenn die Zeiten nicht erfasst werden in denen Mitarbeiter aus Gründen von Urlaub, Krankenstand oder Ähnlichem nicht anwesend bzw. nicht im Dienst sind, würden Fehlzeiten aufscheinen.

Abwesenheiten, auch wenn diese für die Lohnverrechnung zur Ermittlung geldwerter Einheiten dienen werden immer in Zeiteinheiten (Wochen, Tage, 1/2-Tage, Stunden) bzw. Zeitdaten (von – bis) gezählt. Also liegt die Nähe zur Zeiterfassung auch auf der Hand.

Abwesenheiten Planen und Erfassen ist vor allem für die ordnungsgemäße Nutzung eines Zeiterfassungssystems unabdingbar, muss man davon ausgehen, dass Zeiterfassungssysteme jedenfalls eine vollständige Dokumentation dieser Daten liefern.

Schnittstellen

Wie auch bei vielen anderen kaufmännischen Softwareprogrammen gibt es bei den meisten Anbietern von Software für Zeiterfassung und/oder Lohnverrechnung Standardschnittstellen zu externen Systemen.

Zeiterfassungsprogramme können in der Regel Stammdaten aus anderen HR Programmen (z.B. Lohnverrechnung) dynamisch importieren. Ebenso bieten fast alle Anbieter Exportschnittstellen aus der Zeiterfassung für den Import in Lohnverrechnungsprogramme an. In diesen Schnittstellen ist natürlich die Übergabe von Daten der Abwesenheiten inkludiert.

Auch wenn Unternehmer ihre Lohnverrechnung bei externen Dienstleistern durchführen lassen hilft die Implementierung einer digitalen Standard-Schnittstelle aus dem Zeiterfassungsprogramm beiden Partnern (Unternehmer/Dienstleister)  wertvolle Zeit und somit Kosten zu sparen.

Die Umkehrung (Übergabe von Abwesenheitsdaten aus der Lohnverrechnung an das Zeiterfassungssystem) bedeutet in fast allen Fällen die Implementierung von Sonderlösungen.

Problemfall Entgeltfortzahlungsgesetz

Das Österreichische Entgeltfortzahlungsgesetz sieht eine sehr komplizierte Berechnung der Entgelte vor, die ein Unternehmer seinen Mitarbeitern bei längerer Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit, Unfall oder Unglücksfall zu bezahlen hat. Ohne exakter Aufzeichnung und Berechnung dieser Abwesenheitszeiten (Krankenstände) wird eine richtige Berechnung nicht möglich sein. Viele Lohnverrechnungsprogramme bieten die korrekte Berechnungslogik in ihren Standardlösungen an. Eine korrekte Berechnung ist aber nur möglich, wenn auch die Daten und Zeiten der Krankenstände dem System zu Verfügung stehen. Hier wird der Nutzen einer kontinuierlichen Übernahme der Abwesenheitsdaten aus der Zeiterfassung sehr schnell merkbar.

ZEITERFASSUNG IM UNTERNEHMEN – WER PROFITIERT? Arbeitgeber oder Arbeiternehmer

ZEITERFASSUNG IM UNTERNEHMEN – WER PROFITIERT? Arbeitgeber oder Arbeiternehmer

Während die Stechuhr  früher in Industriebetrieben das klassische Symbol für Kontrolle und Schikane der Arbeiter durch den Arbeitgeber war, sind heute in vielen Fällen gerade die Arbeitnehmer Nutznießer eines guten Zeiterfassungssystems.

Fast kein anderes Thema polarisiert so stark die Positionen der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer, wie die geplante Einführung eines „elektronischen Zeiterfassungssystems“. Besonders bei Unternehmen mit gewerkschaftlich unterstützter Belegschaftsvertretung kann das Thema „Zeiterfassung“ sehr schnell alte klassenkämpferische Positionen aufkommen lassen.

Leider überwiegen hier sehr oft emotionale Faktoren und Misstrauen in die elektronische Verarbeitung persönlicher Daten. Deshalb versuchen wir hier einige oft verwendete Argumente pro und contra aufzulisten und mit einigen Gerüchten aufzuräumen:

Arbeitgeber nutzt Daten der Zeiterfassung als Druckmittel gegen Mitarbeiter

In Österreich ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet über die Einhaltung der vereinbarten täglichen und wöchentlichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter und insbesondere die Einhaltung der gesetzlichen Ruhepausen Aufzeichnungen zu führen.

In der Regel erfüllt der Arbeitgeber mit der Implementierung eines EDV gestützten Zeiterfassungssystems diese Aufzeichnungspflicht. Mit der Teilnahme am Zeiterfassungssystem, dokumentiert der Mitarbeiter durch „Stempeln“ bzw. durch entsprechende Erfassung seiner Kommt- und Geht Zeiten den Beginn und das Ende seiner täglichen Anwesenheitszeit. Natürlich werden dadurch allfällige Unterschreitungen der vereinbarten Anwesenheits- bzw. Arbeitszeiten dokumentiert und können dem Arbeitgeber behilflich sein, die Erfüllung der vereinbarten Arbeitszeiten einzufordern.

In der Praxis stellt sich dabei sehr oft, sehr schnell heraus, dass die Anzahl der „schwarzen Schafe“ unter den Mitarbeitern deutlich geringer ist als angenommen und die Anzahl jener Mitarbeiter, die die vereinbarten Mindestzeiten regelmäßig überschreiten transparent wird. Hier zeigt sich dann, dass sich anfängliche Zweifel und Contras sehr schnell in Pro Argumente wandeln.

Zeiterfassungssysteme können betriebliche und gesetzliche Vereinbarungen betreffend Arbeitszeiten, Pausenregelungen und Ruhezeiten nicht ersetzen, aber elektronische Zeiterfassungssysteme können fehlende Regeln über die Einhaltung gesetzlicher Ruhepausen und maximaler täglicher oder wöchentlicher Arbeitszeiten „aufdecken“. So erfolgt in sehr vielen Fällen in Verbindung mit der Einführung eines Zeiterfassungssystems auch die oft nicht klar definierte Regelung betreffend Einhaltung von Ruhepausen und maximaler täglicher oder wöchentlicher Arbeitszeiten.

Überwachung durch berührungslos lesbare RFID Chips

Auch noch heute ist für viele Betriebsräte die Nutzung berührungslos lesbarer Ausweise/Chips ein „Rotes Tuch“. Die Angst, dass hier die Arbeitgeber Daten der Mitarbeiter zu anderen Zwecken als vorgegeben nutzen, sitzt noch vielen Arbeitnehmervertretern im Nacken.

Über 90% der heute angebotenen Systeme für Zeiterfassung nutzen RFID Technologien. Das ist ein in der Zwischenzeit mit ISO Normen weltweit standardisiertes System, das vor allem der schnellen und sicheren Datenübertragung dient. Herkömmliche Lesegeräte benötigen für das Auslesen der Ausweise/Chips eine Distanz von max. 1-2cm. Die Maximale Reichweite von RFID Chips kann mit sehr großen Antennen (z.B. Zugänge zu Skiliften) auf 30-40cm ausgedehnt werden. Solche Antennen können unmöglich so unsichtbar im Betrieb montiert werden, dass Mitarbeiter unwissentlich kontrolliert oder überwacht werden.

Gerade die RFID Technologie ermöglicht, dass Mitarbeiter ihre Zeitdaten nur durch bewusste Aktionen (Hinhalten der Karte zum Leser) selbst erfassen und dass eine Manipulation durch falsche Datenübertragung praktisch ausgeschlossen ist.

Laufende Kontrolle der verarbeiteten Daten durch Mitarbeiter

Aufzeichnungen der Arbeitszeiten müssen gemäß arbeitsrechtlicher Vorschriften, sowohl den betroffenen Mitarbeitern als auch den Kontrollorganen der Arbeitsinspektorate vorgelegt werden.

Erfasste Zeiten können nicht manipuliert werden

Gerade moderne EDV gestützte Systeme unter Verwendung geeigneter Standardsoftware dokumentieren jede Korrektur oder Manipulation erfasster An- und Abwesenheitszeiten.

Anwesenheitszeit ≠ Arbeitszeit / Zeiterfassung ≠ Betriebsdatenerfassung

Natürlich erfassen herkömmliche Systeme vor allem die An- und Abwesenheitszeiten von Mitarbeitern. Systeme die ausschließlich die Anwesenheitszeiten erfassen dienen nicht zur Ermittlung qualitativer Werte. Ob Mitarbeiter nach dem „Stempeln“ sofort produktiv arbeiten lasst sich aus einer Anwesenheit Erfassung nicht ableiten.

Viele Anbieter von Systemen für die Erfassung der Anwesenheitszeiten erlauben aber Erweiterungen um qualitative Werte. Hier spricht man von Betriebsdatenerfassung oder Tätigkeitserfassung, wenn neben den An- und Abwesenheitsdaten Mitarbeiter auch Zusatzinformationen über z.B. Tätigkeiten / Projekt oder Auftragsdaten erfassen.

Mitarbeiter im Außendienst.

Grundsätzlich gilt die gesetzliche Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten und Pausen durch den Arbeitgeber auch für Mitarbeiter im Außendienst.
Auch Mitarbeiter mit erfolgsabhängiger Entlohnung (Provisionsvertreter) unterliegen den Regelungen des Arbeitszeitgesetzes. Gerade in jüngster Zeit häufen sich die Beschwerden von Unternehmern bei den Interessensvertretungen (Wirtschaftskammer) über intensive Kontrollen der Arbeitsinspektorate von Zeitaufzeichnungen für Außendienstmitarbeiter. Fehlen solche Aufzeichnungen bedienen sich die Kontrolleure oft der Daten der Spesenabrechnungen und schließen daraus auf die Arbeitszeiten der Außendienstmitarbeiter, was sehr schnell zu Anzeigen führt.

Zusatz Optionen von Zeiterfassungssystemen

Zeiterfassungssysteme werden heute auch sehr oft für ein transparentes Informations- und Genehmigungssystem genutzt (Workflow). Da die Erfassung von Anwesenheitszeiten zwangsläufig auch die Planung und Erfassung von Abwesenheiten (Urlaube, Pflegezeiten, Krankheit, Dienstreisen, etc..) erfordert, können moderne System dazu benutzt werden den Mitarbeitern und Vorgesetzen ein papierloses System für die Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten zu Verfügung zu stellen. Ausführliches dazu siehe unter: http://www.gecosoft.at/blog/workflow-und-zeiterfassung/

BRAUCHT MAN TERMINALS FÜR ZEITERFASSUNG?

BRAUCHT MAN TERMINALS FÜR ZEITERFASSUNG?

Ist die Verwendung von Terminals noch zeitgemäß?

Ein generelles JA oder NEIN als Antwort auf diese Frage gibt es nicht. Es gibt einige Kriterien nach denen die Sinnhaftigkeit der Verwendung eigener Terminals beurteilt werden kann. Danach muss jede Organisation entscheiden, ob sich für sie die Investition in entsprechende Hardware lohnt oder nicht.

In den meisten Software Anwendungen für Zeiterfassung gibt es Funktionen und Möglichkeiten für die Erfassung der Zeitereignisse (Kommen, Gehen, Dienstgang, etc..) ohne dafür ein Hardware Terminal installieren zu müssen. Die meisten Programme erlauben Buchungen über

  • Entsprechende Masken in der Anwendung
  • Einsatz eines „WEB-TERMINALS“
    (über einen Browser wird eine Maske, ähnlich einem Hardwareterminal zur Eingabe der Zeitdaten geöffnet)
  • Smartphone mit entsprechender APP

Daher stellt sich die Frage, ob eine Investition in Hardware Terminals (und dafür benötigte Identifikationsmedien) überhaupt noch sinnvoll ist, auch wenn es bereits von den meisten Anbietern sehr preisgünstigen Terminals gibt. Im Folgenden beschreiben wir Kriterien nach denen eine Entscheidung ob Zeiterfassungsterminals sinnvoll sind oder nicht, getroffen werden können.

  • Nicht Jeder hat einen PC:
    • Vor allem im industriellen und gewerblichen Umfeld gibt es viele Mitarbeiter die keinen Zugang zu einem PC haben. Hier werden Terminals nützliche Dienste leisten.
    • Viele Arbeitsbereiche erlauben den Einsatz von PCs aufgrund der Umgebungsbedingungen (Schmutz, Feuchtigkeit, Chemikalien, …) nicht. Hier ist als Alternative zum robusten Hardware Terminal auch der Einsatz eines Industrie PCs sinnvoll.
  • Ausweis/Chip:
    • Terminals verlangen in der Regel die Identifikation mit einem Medium (Ausweis/Chip). Dadurch wird die Fehleingabe der persönlichen Daten (Personalnummer, Benutzer-ID, etc.) reduziert bzw. ausgeschlossen.
    • Umgekehrt besteht aber beim Einsatz von Terminals das Risiko, dass Ausweise anderer Mitarbeiter – ohne deren Anwesenheit – gebucht werden.
    • In sehr vielen Organisationen ist die Anwendung Zeiterfassung mit einem Zutrittskontroll System verbunden, das jedenfalls ein Identifikationsmedium erfordert (siehe dazu auch Blog-Eintrag: http://www.gecosoft.at/blog/ist-ein-system-fuer-zeiterfassung-und-zutrittskontrolle-sinnvoll/ ).Der Einsatz rein Biometrischer Systeme für kommerzielle Anwendungen der Zeiterfassung ist nicht sehr verbreitet, da die Investition in wirklich sichere, zuverlässige Hardware sehr hoch ist und nur für Hochsicherheits Anwendungen gerechtfertigt ist. Bei Fingerprint Systemen ist auch zu berücksichtigen, dass bei 1-2% aller Personen die Eigenschaften der Fingerkuppen nicht für die Erfassung geeignet sind.
  • Zeitaufwand für das Erfassen/Buchen
    • Wenn das System eine „Automatik Buchung“ erlaubt, also das Terminal/System automatisch erkennt, ob der Mitarbeiter bereits anwesend ist, genügt ein Hinhalten des Ausweises für das Erfassen der Kommt- oder Geht Buchung.Das ist mit hoher Wahrscheinlichkeit wesentlich schneller als der Aufruf der entsprechenden Maske am PC
  • Sicherheit der tatsächlichen Zeit
    • Das Risiko der Manipulation der Erfassungszeit ist bei Systemen, die nicht Online verarbeiten und die Uhrzeit des Servers heranziehen gegeben. Dies betrifft aber im Wesentlichen nur Anwendungen mit Smartphones oder Offline PCs.
    • Hardware Terminals sind in der Regel gegen Manipulation der Uhrzeit durch Benutzer gesichert.
  • Mitarbeiter im Außendienst.
    • Auch hier gibt es Optionen:
      • Tragbarer Computer/Laptop/Smartphone
      • Mobiles Terminal
    • Für beide Optionen gelten grundsätzlich die gleichen Argumente wie bei stationären Situationen
  • Anzahl der Mitarbeiter:
    • Bei Betrieben bzw. Standorten mit sehr wenigen Mitarbeitern geht es vor allem um die Rentabilität der Investitionen in Hardware, wenn die räumliche Situation beide Alternativen (Terminal oder PC) erlaubt.
    • Je mehr Personen einen Arbeitsbereich über den gleichen Zugang betreten umso eher ist der Einsatz eines Terminals gerechtfertigt.
  • Informationsvielfalt:
    • Werden Zeiterfassungssysteme auch für ein transparentes Informations- und Genehmigungssystem genutzt (z.B. Workflow) wird das Zeiterfassungs Terminal dafür nicht geeignet sein. – siehe auch andere Blog Einträge in: http://www.gecosoft.at/blog/
Selektion über Filterfunktion am Beispiel Monatsjournal mit GeCOTime

Selektion über Filterfunktion am Beispiel Monatsjournal

Selektion über Filterfunktion am Beispiel Monatsjournal

Um im Monatsjournal nicht jeden Mitarbeiter einzeln anwählen und ausdrucken zu müssen, empfiehlt sich die Selektion über das Filtersymbol

Hier stehen Ihnen nicht nur die Möglichkeit der Auswahl von mehreren Mitarbeitern oder mehrerer Mitarbeitergruppen zur Verfügung, sondern auch die Beeinflussung der Sortierung des Ausdruckes über die Selektion.

monatsjournal

Die Selektionskriterien ergeben die Menge der Mitarbeiter, welche ausgedruckt werden sollen. Die Sortierung, in unserem Beispiel alphabetisch, benötigt mehrere Stufen, da in der Datenbank der Name eines Mitarbeiters mehrfach vorkommen kann.

Daher muss zusätzlich nach der Personalnummer und nach dem Datum sortiert werden.

Diese Sortier- und Selektionskriterien werden beim „Anzeigen“ automatisch beim aktiven Karteireiter gespeichert.

filter
Über diesen Karteireiter können die Namen der 10 Reiter gespeichert werden, um eine leichtere Übersicht zu behalten.

Wenn sie weitere Selektionen durchführen wollen, finden sie hinter dem eine kurze Erklärung welche Sonderzeichen für „UND“ oder „UNGLEICH“ bei Texten und numerischen werten verwendet werden können.

Pausen während der Arbeitszeit und Zeiterfassung

Pausen während der Arbeitszeit

Wann ist eine Pause eine Pause?

In Österreich ist die Pause gesetzlich geregelt. Bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden steht dem Mitarbeiter eine Pause von mindestens 30 Minuten zu – diese Pause muss konsumiert werden. Beträgt die Arbeitszeit weniger als 6 Stunden so ist keine Pause vorgesehen. Je nach Betrieb gibt es auch bezahlte Pausen – in der Regel sind die Pausen jedoch unbezahlt.
Die Pause – oder auch Ruhepause – dient zur Regeneration – somit ist es nicht zulässig in dieser Pausenzeit Arbeit zu leisten.

Darf man die Pause teilen?

Eine Teilung der Pause in mehrere Einzelpausen ist in Österreich erlaubt, sofern es im Interesse des Mitarbeiters ist oder betriebliche Gründe vorliegen. Hier gilt als Limit, dass die einzelen Pause nicht kürzer als 10 Minuten sein darf.

Ist eine Verlängerung der Pause erlaubt?

Seitens Mitarbeiter ist es möglich die Pausenzeit individuell zu verlängern, sofern die Arbeitszeit eingehalten wird. Der Arbeitgeber darf eine dauerhafte Verlängerung der Arbeitszeit nur dann verordnen, wenn es die Schwere der Arbeit erfordert.

Darf die Pause verkürzt werden?

Ab einer Arbeitszeit von 6 Stunden ist es in der Regel nicht zulässig, dass die gesamte Pausenzeit für einen Arbeitstag unter 30 Minuten beträgt. Hierfür bedarf es der Zustimmung des Betriebsrates bzw. des Arbeitsinspektorats.

Zeitsaldenberechnung bei Teilzeitmitarbeitern

Zeitsaldenberechnung bei Teilzeitmitarbeitern

Bei Mitarbeitern mit Teilzeitvereinbarung ist bei der Berechnung von Zeitsalden besondere Aufmerksamkeit geboten, da es sonst arbeitsrechtliche Probleme geben kann. Diese Fälle treten dann auf, wenn die Teilzeitvereinbarung vorsieht, dass Mitarbeiter nur an bestimmten Wochentagen anwesend sein müssen. Hier ist ein EDV-gestütztes Zeiterfassungssystem hilfreich.

Die Arbeitszeitregeln des Dienstvertrages werden in der Zeiterfassungssoftware sowohl für Teilzeit- als auch für Vollzeitmitarbeiter entsprechend hinterlegt. Wird bei einem Teilzeitmitarbeiter vereinbart, dass nicht jeden Tag in der Woche gearbeitet wird, so werden auch die Tage in der Woche festgelegt an welchen der Mitarbeiter arbeiten soll. In der Zeiterfassungssoftware wird ein Modell mit den entsprechenden Sollzeiten hinterlegt. Tage an denen der Mitarbeiter lt. Teilzeitvereinbarung nicht anwesend ist werden in ein Tagesmodell mit Sollzeit 0,00 hinterlegt. Somit ist die Zuordnung, an welchem Tag in der Woche gearbeitet wird, erfolgt.

Beispiel eines Wochenmodells: Teilzeitmitarbeiter mit 8,5 Std/Woche und den Arbeitstagen Mittwoch und Freitag

Beispiel eines Wochenmodells: Teilzeitmitarbeiter mit 8,5 Std/Woche und den Arbeitstagen Mittwoch und Freitag

Die Zeiterfassung berechnet die Zeitsalden aus dem Soll – Ist Vergleich. Also wie viele Stunden pro Tag in der Woche hätten gearbeitet werden sollen und wieviel wurden tatsächlich gearbeitet. Neben den gearbeitete Zeiten werden bezahlte Abwesenheiten genauso mitgerechnet wie Fehlzeiten oder Feiertage usw. gerade bei Teilzeitmitarbeitern ist es sinnvoll die Option der stundenwiese Erfassung von Abwesenheiten zu nutzen.

Beispiel eines Tagesmodells: Teilzeitmitarbeiter mit 4,15 Std/Tag

Beispiel eines Tagesmodells: Teilzeitmitarbeiter mit 4,15 Std/Tag

Die Zeitsalden können sowohl am Zeiterfassungsterminal aber auch am PC abgefragt werden. Onlinefähige Softwareapplikationen können sofort minutenaktuelle Salden am Terminal oder am PC anzeigen.

Beispiel für Abfrage der aktuellen Salden am PC

Beispiel für Abfrage der aktuellen Salden am PC