Urlaub

Urlaub und Arbeitszeiterfassung

Die Planung, Berechnung und Erfassung von Urlaubszeiten ist in einem Zeiterfassungs-System mindestens genauso wichtig, wie die Verwaltung von Arbeitszeit-Modellen.

In einem Arbeitszeiterfassungs-System werden, wie der Name schon sagt „Arbeits-Zeiten“ erfasst. In erster Linie denkt man beim Begriff Zeiterfassung daher daran, dass mit diesem System die Anwesenheitszeiten von Mitarbeitern erfasst und dokumentiert werden. Diese Annahme ist auch richtig, wenn man an die Zeit denkt, als für die Zeiterfassung noch mechanische Systeme eingesetzt wurden (Stempeluhren, Stechuhren). Auf der Stempelkarte sind nur jene Zeiten ersichtlich, an denen Mitarbeiter tatsächlich am Arbeitsort waren.
Stempelkarten müssen daher regelmäßig, meist nach Monatsende manuell ausgewertet bzw. nachbearbeitet werden. Dabei geht es nicht nur um die Berechnung der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeiten, sondern auch um die Nacherfassung allfälliger fehlender Stempelungen. Dies gilt insbesondere für Tage an denen Mitarbeiter aus bestimmten Gründen nicht anwesend sein konnten (Krankheit, Dienstreise, etc.), oder an denen eine geplante Abwesenheit (Urlaub) der Grund für eine fehlende Stempelung ist.
Ein Softwareprogramm für Zeiterfassung muss selbstverständlich die „Nachbearbeitung einer Stempelkarte“ auf das notwendigste Minimum reduzieren. Eine unvorhergesehene Abwesenheit, wie z.B. eine Krankheit muss auch in einer Zeiterfassungs-Software durch eine dazu berechtigte Person nachträglich eingetragen werden. Aber für planbare Abwesenheiten sollte das Zeiterfassungsprogramm so ausgestattet sein, dass diese Abwesenheiten im Vorhinein in das System eingepflegt werden und Tage, an denen ein Mitarbeiter seinen Urlaub konsumiert nicht als „Fehlzeit“ aufscheinen.
URLAUB ist jene Abwesenheit, die jeden Mitarbeiter betrifft und für die auch eine gesetzliche Aufzeichnungspflicht besteht. Deshalb sollte ein Zeiterfassungs-System immer auch für die Planung aller planbaren Abwesenheiten genutzt werden. Für Organisationen, bei denen Mitarbeiter Zugang zu betrieblich nutzbaren Computern oder mobilen Geräten (Tabletts, Smartphones) haben, bietet sich deshalb auch das Zeiterfassungs-System als Instrument für die koordinierte Abwesenheitsplanung und ein papierloses Genehmigung Verfahren (Workflow) an.
Gerade in Österreich gibt es betreffend Anspruch und Vereinbarung eines Urlaubs eine Vielzahl arbeitsrechtlicher Vorschriften. Sowohl das Urlaubsgesetz (UrlG), als auch diverse Kollektivverträge oder Betriebsvereinbarungen sehen teilweise komplizierte Regeln vor, wie ein Urlaub zu vereinbaren ist und wie hoch der Anspruch auf Urlaub für den einzelnen Mitarbeiter ist.
Hier unterscheiden sich Zeiterfassungs-Programme sehr stark. Die Berechnung und Verwaltung zustehender Urlaubstage (in Österreich gilt meistens das Eintrittsdatum als Stichtag für Urlaubsansprüche) sollte von der Zeiterfassung abgedeckt werden. Eine Besonderheit ist die Berechnung aliquoter Urlaubsansprüche zu bestimmten Stichtagen.
Sowohl das Österreichische Arbeitsrecht als auch das Steuerrecht und viele interne Controlling Vorschriften sehen hier unterschiedliche, teils komplizierte Berechnungen vor. Mit einem guten Zeiterfassungsprogramm können daher Urlaubsansprüche jederzeit zu jedem beliebigen Stichtag ermittelt werden.

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Zeiterfassung für Dienstnehmer mit All-In Verträgen

Ein All-In Vertrag bedeutet nicht, dass auf eine Zeiterfassung verzichtet werden kann.

Im Juli 2017 wurde für alle Dienstnehmer des Handels für ganz Österreich ein neuer Kollektivvertrag zwischen Gewerkschaft und Wirtschaftskammer ausverhandelt. Neben vielen Änderungen, die v.a. die Berechnung der Entlohnung betreffen wurde auch das Thema „All-In Verträge“ explizit in den Kollektivvertrag aufgenommen.

Dies ist unter anderem ein Anlass dafür das Thema All-In Verträge in Zusammenhang mit der Zeiterfassung zu behandeln. Unter All-In Vertrag wird allgemein ein Dienstvertrag verstanden, in dem vereinbart wird, dass Dienstnehmern durch Zahlung des vereinbarten Bruttogehalts alle allfälligen Entlohnungen für Mehr- und Überstunden abgegolten werden. Auch wenn das Arbeitszeitgesetzt (AZG) Bestimmungen enthält, die eine legitime All-In Vereinbarung rechtlich in Frage stellen, wird in der Praxis der All-In Vertrag akzeptiert und geduldet.

Einer der Vorteile für Arbeitgeber ist der Ausschluss von Zusatzzahlungen für Mehr- oder Überstunden. Vielfach gehen Arbeitgeber auch davon aus, dass Mitarbeiter mit All-In Verträgen nicht am Zeiterfassungssystem teilnehmen müssen. Dies ist jedoch ein Trugschluss. Einerseits aus arbeitsrechtlicher, aber auch aus kaufmännischer Sicht sollten Mitarbeiter mit All-In Verträgen genauso ihre An- und Abwesenheitszeiten im Zeiterfassungssystem erfassen.

Gemäß AZG sind ausschließlich Führungskräfte mit Handelsrechtlicher Verantwortung, also Geschäftsführer, Vorstände und leitende Angestellte mit erweiterten Befugnissen (z.B. Prokuristen) von den Bestimmungen des AZG ausgeschlossen. Für alle anderen Beschäftigten hat der Arbeitgeber Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten zu führen, egal, ob im Dienstvertrag Überstundenpauschalen oder All-In Klauseln vereinbart wurden.

Dienstnehmer mit All-In Verträgen haben zwar keinen Anspruch auf Auszahlung von Mehr- oder Überstunden, wenn sie die kollektivvertraglich vereinbarte Tages- oder Wochenarbeitszeitgrenze überschreiten, aber sie haben die Verpflichtung zur Leistung der vereinbarten Mindestarbeitszeit. Alleine dafür sollte der Dienstgeber auf das Instrument der Zeiterfassung nicht verzichten.

Bekanntlich werden im Zeiterfassungssystem nicht nur die Anwesenheitszeiten oder Arbeitszeiten erfasst sondern auch Abwesenheiten, wie Krankenstände, Urlaube, Arzt-, Behördenwege und ähnliches. Auch elektronische Anträge und Genehmigungen von Abwesenheiten (Urlaub, Dienstreisen, etc.) werden sehr oft über das Zeiterfassungsprogramm als Workflow abgewickelt. Davon sollten All-In Mitarbeiter nicht ausgeschlossen werden.

Der eingangs erwähnte neue Kollektivvertrag für Beschäftigte im Handel sieht vor, dass das Entgelt für Mitarbeiter mit All-In Verträgen in ein Basiseinkommen und einen Betrag für Abgeltung allenfalls zu leistender Überstunden in einem bezifferten Ausmaß aufzuteilen ist. Also wird auch hier ein Nachweis erforderlich sein, dass die tatsächliche Arbeitszeit nicht über die im All-In Vertrag vereinbarte Anzahl von Überstunden hinausgeht.

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Kollektivverträge und Zeiterfassung

Nur, wer die Bedeutung und das Wesen der Kollektivverträge kennt, kann verstehen, dass in Österreich Zeiterfassungs-Systeme bei manchen Branchen an ihre Grenzen stoßen.

Das Österreichische Arbeitsrecht besteht aus knapp 40 unterschiedlichen Gesetzen. Gesetze wie z.B. das Arbeitszeitgesetz (AZG), das Urlaubsgesetz (UrlG) oder das Angestelltengesetz (AngG) regeln das individuelle Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Kernstück des Österreichischen Arbeitsrechtes ist aber das Arbeitsverfassungsgesetz (ArbVG), das die kollektiven Beziehungen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern behandelt. Im sogenannten 1. Hauptstück des ArbVG §2 wird das Instrument des Kollektivvertrages definiert. Daraus ergibt sich, dass viele, jedermann bekannte Pflichten der Arbeitgeber und Rechte der Arbeitnehmer nicht auf Gesetzen des Arbeitsrechts beruhen, sondern nur Gültigkeit auf Basis des jeweils anzuwendenden Kollektivvertrages haben. Zum Beispiel ist das sogenannte Urlaubs- und Weihnachtsgeld (13. Und 14. Monatsgehalt)  ein Arbeitnehmerrecht, das nicht auf einem Gesetz, sondern ausschließlich auf Inhalten der Kollektivverträge beruht.

Kollektivverträge werden zwischen Arbeitgeber- und Arbeitnehmervertretungen geschlossen und gelten für bestimmte Berufsgruppen, Branchen und Regionen. In der Regel werden Kollektivverträge zwischen den Gewerkschaften, als Arbeitnehmervertreter und den Organisationen der gesetzlichen Arbeitgebervertreter, den Sektionen der Wirtschaftskammer, also den sogenannten Sozialpartnern geschlossen. Es gibt in Österreich rund 800 unterschiedliche Kollektivverträge von denen mehr als die Hälfte jährlich neu verhandelt und abgeschlossen werden.

Das Thema Arbeitszeit ist in jedem Kollektivvertrag ein zentraler Punkt. Nur dadurch ist es möglich, dass in Österreich die wöchentliche Normal-Arbeitszeit branchenabhängig zwischen 38 und 40 Stunden liegt. In den einzelnen Kollektivverträgen werden neben der wöchentlichen Normalarbeitszeit sehr viele weitere Regelungen betreffend Arbeitszeit sehr unterschiedlich behandelt. Vor allem im Bereich der Umsetzung flexibler Arbeitszeitmodelle und Gleitzeit gibt es eine große Bandbreite. Dazu zählen u.a. die Grenzen der Durchrechnungszeiträume oder die Bewertung von Arbeitszeiten die außerhalb der Normalarbeitszeit liegen.

Bei der Behandlung von Reisezeiten findet man in den Kollektivverträgen sehr viele Varianten, die teilweise für Zeiterfassungssysteme große Herausforderungen darstellen.

Eine besondere Bedeutung betreffend Zeiterfassung haben die unterschiedlichen Regeln für Ruhezeiten. Hier sind v.a. die Kollektivverträge der Beschäftigten im Handel ein Beispiel dafür, dass „einfache“ Zeiterfassungssysteme die Arbeitszeitmodelle eines Einzelhandelsbetriebes mit Öffnungszeiten am 8. Dezember nicht abbilden können.

Wer sich für ein Zeiterfassungssystem interessiert sollte daher dem Anbieter unbedingt den oder die anzuwendenden Kollektivverträge nennen.

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Nachtschichtzuschlag in der Zeiterfassung

Wenn es darum geht Zuschläge zu berechnen, die nicht regelmäßig anfallen und von der Arbeitszeit abhängig sind wird ein Betrieb heute nur schwer ohne leistungsfähigem Zeiterfassungs-System auskommen.

Nicht nur das österreichische Arbeitsrecht sieht für Nachtarbeit komplexe Regelungen vor, die sowohl die Einhaltung von Ruhepausen und Ruhezeiten als auch Vergütungen und die Entlohnung betreffen.

Die Höhe von auszuzahlenden Zuschlägen wird aber in Österreich nur in den jeweiligen Kollektivverträgen geregelt. Im Arbeitszeitgesetzt (AZG) bzw. Nachtschwerarbeitergesetz (NSchG) selbst werden nur die Definitionen, Zeitrahmen und Zusatzbedingungen, wie Ruhezeiten, und andere Arbeitnehmerschutz-Bestimmungen behandelt. Materielle Auswirkungen, wie die Höhe von Zuschlägen und andere Formen der Vergütung sind je nach Kollektivvertrag und Betriebsvereinbarung sehr unterschiedlich. Ebenso gibt es unterschiedliche Bedingungen, die zur Berechtigung einer Zusatzvergütung, wie z.B. Nachtschichtzulage führen können.

Gemeinsam ist jedoch allen kollektivvertraglichen und betrieblichen Vereinbarungen, dass Zulagen und Zuschläge nur dann zur Zahlung kommen, wenn bestimmte, arbeitszeitabhängige Bedingungen  eintreten. So werden z.B. für Arbeiter im  Metallgewerbe Nacht-Zulagen für jede Arbeitsstunde zwischen 22:00 und 06:00 Uhr bezahlt, während viele andere Kollektivverträge Zulagen und Zuschläge nur für Arbeitszeiten vorsehen, die „überwiegend“ als Nachtarbeit gelten, also bei Dreischichtbetrieben nur für die Nachtschicht oder nur für Zeiten, die außerhalb der Normalarbeitszeit liegen und somit als Überstunden auszuweisen sind.

Wie kann ein Zeiterfassungssystem diese komplexen Regelungen abbilden?

Eine anspruchsvolle Zeiterfassungs-Software ist in der Lage die erfassten Zeiten gemäß eingestellter Kriterien in unterschiedlichen Zeitarten (z.B. Normalarbeitszeit, Überstunden, … Nachtarbeitszeit) auszuweisen. Für bestimmte Zeitarten werden auch Konten mit unterschiedlichen Periodengrenzen eingerichtet, so dass bestimmte Zeitarten erst im Rahmen einer Durchrechnung (z.B. Monatsabschluss) korrekt ermittelt werden.

Ein Zeiterfassungssystem befasst sich gemäß Definition mit Zeitereignissen (Beginn- und Ende) und Zeitspannen (Differenz von Beginn- und Endzeiten). Geldwerte Beträge kommen in einem klassischen System der Zeiterfassung nicht vor. Die Bewertung und Berechnung von Entgelten ist Aufgabe des Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramms (Lohnverrechnung). Damit aber eine Lohnverrechnung die auszuzahlenden Zuschläge korrekt berechnen kann müssen Daten aus der Zeiterfassung in diese Berechnung eingehen. Dafür gibt es bei leistungsfähigen Zeiterfassungs-Systemen entsprechende Schnittstellen.

In der Lohnverrechnung spricht man von Lohnarten. Auch, wenn mit Lohn eigentlich das Entgelt für Arbeiter und mit Gehalt das Entgelt für Angestellte bezeichnet wird, werden Entgeltbeträge in beiden Beschäftigungsformen in unterschiedliche Lohnarten geteilt um aus dem Bruttowert den auszuzahlenden Nettowert zu berechnen.

Ein Zeiterfassungssystem liefert dem Lohnverrechnungsprogramm daher Zeitwerte für unterschiedliche Lohnarten. Das Zeiterfassungsprogramm muss aus den Zeitarten bzw. den Salden der unterschiedlichen Konten pro Periode Zeitwerte mit entsprechenden Lohnarten zu Verfügung stellen. „Nachtschichtzuschlag“ ist in den meisten Fällen eine eigene Lohnart. Die Höhe des Zuschlages hängt vom Kollektivvertrag bzw. der Betriebsvereinbarung ab. Meistens handelt es sich dabei um einen Eurobetrag pro Stunde der in der Lohnverrechnung hinterlegt werden muss. Ermittelt die Zeiterfassung für einen Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl von Nachtstunden, die als Nachtarbeit mit Zuschlag ausgewiesen werden (In der Regel keine ganze Stunden sondern Std:Min) so werden diese Zeiten am Ende der Periode als Zeitwerte (meist umgerechnet in Dezimalwerte oder Industriestunden (xx,xx Std) mit der entsprechenden Lohnart an die Lohnverrechnung übergeben.

 

Maxerl - Zeit und Kosten

ZEITERFASSUNG – ZEITMESSUNG

Ähnliche Begriffe – Unterschiedliche Anwendungen.

Obwohl die Begriffe „Zeiterfassung“ und „Zeitmessung“ sehr viel gemeinsam haben, bedeuten sie in der Praxis jedoch etwas völlig anderes. Zeiterfassung und Zeitmessung sind Systeme die  Zeitdaten und Personendaten verknüpfen, aber dabei unterschiedliche Ziele verfolgen.

Zeiterfassungssysteme dienen der Ermittlung von Arbeitszeiten von Mitarbeitern eines Unternehmens oder einer Organisation. Hier werden nicht nur die Differenzen der „Beginn-Zeiten“ und der „Ende-Zeiten“ ermittelt, sondern das System errechnet auf Basis einer sehr großen Zahl von Parametern eine Fülle von Zusatzinformationen, wie z.B. Normalarbeitszeit, Mehrstunden, Überstunden, Dienstreisezeiten, Urlaube, Krankenstände und vieles Mehr.

Ein Zeitmess-System errechnet nur die Differenz der „Start-Zeit“ und der „End-Zeit“ und wird meist für Sportveranstaltungen eingesetzt. Die Zeitmessung verarbeitet auch die erfassten Daten/Zeiten um z.B. Reihungen oder ähnliche Analysen anzustellen und liefert diverse Statistiken. Neben dem Einsatz bei Sportveranstaltungen kommen Zeitmessungs-Systeme aber auch in der Forschung und Wissenschaft zum Einsatz, vor allem dann, wenn es sich um extrem kurze Zeitabstände handelt oder um Ereignisse, die mit herkömmlichen Mitteln nicht erfasst werden können.

Während Zeitmess-Systeme unterschiedliche Sensoren (Lichtschranken, Startschuss-Pistolen, etc.) für die Erfassung der Zeiten nutzen, werden in der Zeiterfassung meist  Terminals mit einem RFID-Leser (Ausweisleser) zur Ermittlung der Beginn- und Endzeiten eingesetzt. Bei manchen Veranstaltungen dienen ebenfalls RFID-Chips und entsprechende Leseeinheiten der Zeitmessung als Medium (z.B. Marathonlauf und ähnliche Sportarten, bei denen viele Personen oder Fahrzeuge zeitgleich starten).

Ein sehr großer Unterschied der beiden Systeme liegt in der Skalierung der Zeitpunkte bzw. Zeitspannen. Während im Zeiterfassungssystem in der Regel Zeitwerte sekundengenau erfasst und auf ganze Minuten gerundet werden, ist es bei einer Zeitmessung üblich Zeiten auf mehrere Dezimalstellen genau zu erfassen und auszuwerten.

Interessanterweise konnten wir bei der Recherche nach Anbietern von Zeiterfassungs- und Zeitmess-Systemen keinen Anbieter identifizieren, der beide Systeme liefern kann.

 

 

Zugangkontrolle zutritt zutrittskontrolle

Können Stempeldaten einer Zeiterfassung verloren gehen?

Gerade beim Einsatz von Zeiterfassungsterminals gibt es gewisse Risiken, die bei der Konfiguration eines Zeiterfassungssystems berücksichtigt werden sollten.

Für jeden, der an einem Zeiterfassungssystem beteiligt ist  stellt sich irgendwann die Frage, ob einmal erfasste Zeitdaten auch wirklich sicher im System gespeichert bleiben oder verloren gehen können.

Dieses Thema betrifft nicht nur Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eines Unternehmens. Gerade bei der Entscheidung für ein Zeiterfassungssystem wird auf diesen Aspekt vom Auftraggeber, also dem Arbeitgeber großer Wert gelegt. Insbesondere geht es dabei um Systeme bei denen Zeiterfassungsterminals eingesetzt werden.

Ein Zeiterfassungsterminal ist ja offensichtlich ein elektronisches Gerät, das zum Erfassen der täglichen Kommen- und Gehen-Zeiten irgendwo im Unternehmen montiert wurde und irgendwie mit einem Computer verbunden ist. Da gibt es bereits eine Vielzahl von Fragen:

  • Gibt das Terminal über ein akustisches oder optisches Signal dem Mitarbeiter eine Bestätigung der Buchung?
  • Wie ist das Zeiterfassungsterminal mit dem Zeiterfassungs-Computer verbunden?
    • Heute werden fast ausschließlich Geräte eingesetzt, die über eine Netzwerkverbindung (LAN) mit dem entsprechenden Computer verbunden sind.
    • Manche ältere Systeme nutzen noch eine Datenbus Verbindung mit serieller Schnittstelle zum Zeiterfassungsrechner.
  • Ist das System auf Online-Realtime Verarbeitung ausgelegt?
    • Wird eine Buchung (Erfassung der Stempeldaten) sofort in die Datenbank des Zeiterfassungssystems geschrieben oder bleiben die Daten solange im Gerät gespeichert, bis das Programm die Daten abholt?
  • Verfügt das Terminal über ausreichend Datenspeicher?
  • Hat das Terminal eine Pufferbatterie für Datenerhalt bei Stromausfall?

 

Was müsste passieren, damit eine ordnungsgemäß erfasste Buchung am Terminal doch irgendwie verloren geht?

Im ordnungsgemäßen Betrieb werden die Buchungsdaten aus den Terminals entweder online, real-time in die Datenbank des Zeiterfassungsprogramms geschrieben oder in regelmäßig kurzen Abständen blockweise übertragen.

Wir müssen davon ausgehen, dass ein Zeiterfassungsprogramm, wie alle anderen betrieblich wichtigen Programme und Systeme einem Sicherungskonzept unterliegen, so dass auch im Fall eines Totalschadens des Rechners Daten wieder hergestellt werden können.

Dennoch gibt es immer wieder Sonderfälle und Verknüpfungen mehrerer Zufälle, die zu einem Verlust erfasster Zeitdaten führen können:

  • Die Datenverbindung Terminal-Computer ist über einen längeren Zeitraum unterbrochen, so dass Buchungen im Terminal gespeichert bleiben und dieser Umstand wird seitens Systemverantwortlichen nicht erkannt.
  • Das Terminal ist nicht an eine USV gestützte Stromversorgung angeschlossen.
  • Ein Stromausfall unterbricht die Energieversorgung des Terminals.
  • Das Terminal verfügt über keine Pufferbatterie oder die Pufferbatterie ist abgelaufen.

Auch, wenn diese Umstände sehr unwahrscheinlich sind kann dieser Fall eintreten. Deshalb sollten auch Zeiterfassungsterminals in regelmäßigen Abständen überprüft und gewartet werden und nach einer gewissen Nutzungszeit durch neue Geräte ersetzt werden.

Überstunden

Entgeltfortzahlung auf Basis einer Zeiterfassung

Mit Hilfe eines guten Zeiterfassungs-Systems kann eine gesetzeskonforme Berechnung der Entgelte im Falle einer Dienstverhinderung erfolgen.

Das österreichische Arbeits- und Sozialrecht sieht auf Basis einer Reihe von Gesetzen, Kollektivverträgen und Betriebsvereinbarungen vor, dass Arbeitnehmer auch im Falle einer Dienstverhinderung Anspruch auf jenes Entgelt haben, das ihnen bei Diensterfüllung zustehen würde.

Insbesondere wird dieser Anspruch im §6(4) des Urlaubsgesetzes (UrlG) und im §3(4) des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EFZG) für Arbeiter geregelt. Dabei wird per Gesetz der Durchschnitt des Zeitraumes der letzten 13 voll gearbeiteten Wochen vor Dienstverhinderung als Berechnungsgrundlage vorgegeben.

Demnach müssen im Falle einer Dienstverhinderung auch variable Gehaltsbestandteile, wie z.B. Schichtzulagen und regelmäßig anfallende Überstunden ausbezahlt werden. Unter Dienstverhinderung wird hier v.a. die Zeit des Urlaubs und des Krankenstandes verstanden.

Sowohl der Zeitraum für die Berechnung der durchschnittlichen Entgelte als auch der Geltungsbereich wird durch viele Kollektivverträge und Betriebsvereinbarungen ausgeweitet bzw. konkretisiert. In der Praxis bedeutet dies, dass auch für viele angestellte Mitarbeiter für den Zeitraum der Dienstverhinderung neben dem Grundgehalt durchschnittlich anfallende variable Zahlungen eingerechnet werden müssen.

Für die Berechnung müssen jeweils die Durchschnitte der variablen Bestandteile des Entgelts für die Zeit der letzten 13 voll gearbeiteten Wochen vor Dienstverhinderung herangezogen werden. In vielen Fällen werden auch die letzten drei Monate vor Dienstverhinderung herangezogen.

Für Lohnverrechnungsprogramme ist es oft schwierig bis unmöglich den Anteil der meist monatlich ausgezahlten Beträge für 13 Wochen zu ermitteln.

Da es sich bei den variablen Entgeltzahlungen meist um Zahlungen für Überstunden oder zeitabhängige Zulagen (Schichtzulage) handelt liegt es nahe, dass für die Ermittlung der richtigen Entgeltfortzahlung das Zeiterfassungssystem zu Hilfe gezogen wird.

Das Zeiterfassungsprogramm muss in der Lage sein die relevanten Zeitarten für die jeweils betroffenen Mitarbeiter für die Periode die zur Ermittlung erforderlich ist (13-Wochen Regelung) auszuwerten. Dafür müssen in der Zeiterfassung entsprechende Zeitkonten (Überstunden, Schichtarbeit, etc.) geführt werden. Mit Hilfe einer parametrierbaren Auswertung (Auswertung für Entgeltfortzahlung) können dann die Zeiten der letzten 13 Wochen (oder der vereinbarten Periode) ermittelt und der Durchschnitt berechnet werden.

Datafox-EVO4.3-01

Arbeitszeiterfassung – Leistungserfassung

Durch den Einsatz eines Zeiterfassungssystems alleine kann die Arbeitsleistung eines Mitarbeiters nicht gemessen werden. Wird in einer Dienstvereinbarung ein messbares Leistungsziel vereinbart kann dadurch aber nicht die gesetzlich vorgegebene Regelung betreffend Arbeitszeiten außer Kraft gesetzt werden.

„Sie werden hier nicht fürs Herumsitzen bezahlt“ ist eine oft zitierte Aussage eines Vorgesetzten, wenn er mit der Leistung eines Mitarbeiters nicht zufrieden ist.

Auf Basis dieses Zitats wehren sich viele Arbeitgeber gegen ein Zeiterfassungs-System. Bestärkt wird diese Einstellung oft dann, wenn es Mitarbeiter mit sogenannten All-In Verträgen betrifft, also Gehaltsvereinbarungen, die die Bezahlung allenfalls zu leistender Mehr- oder Überstunden inkludieren.

Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer sollten sich darüber im Klaren sein, dass eine Erfüllung der gegenseitigen Verpflichtungen durch Einsatz entsprechender Systeme dokumentiert werden soll. Gehaltszahlungen erfolgen durch Banküberweisungen. Damit ist zumindest für den Arbeitgeber die Erfüllung seiner Pflicht zur Leistung eines Entgelts dokumentiert. Ein Zeiterfassungssystem kann für den Arbeitnehmer eine Dokumentation seiner Pflichterfüllung sein. Aber was passiert, wenn ein entsprechend gefasster Dienstvertrag die Erfüllung klar gestellter Aufgaben und Ziele als Grundlage für eine Entlohnung vorsieht?

Ein gutes Zeiterfassungs-System kann mehr als nur Arbeitszeiten und Abwesenheiten erfassen und verwalten. Viele Systeme haben Module und Funktionen mit denen Arbeitszeiten auch um Qualitätsdaten ergänzt werden können. Wenn das Zeiterfassungsprogramm auch dafür eingesetzt wird um zu ermitteln für welches Projekt oder welche Kostenstelle oder Auftrag die Mitarbeiter wie lange gearbeitet haben können zusätzliche Informationen im System erfasst und ausgewertet werden. Z.B. kann in der Projektzeiterfassung die Anzahl weiter verrechneter Stunden eingegeben werden um die Produktivität eines Mitarbeiters bewerten zu können oder bei einer Auftragszeiterfassung können produzierte Mengen und verbrauchte Materialen im System verarbeitet werden.

Natürlich gibt es eine große Zahl von Berufen und Tätigkeiten bei denen ein erweitertes Zeiterfassungssystem nicht für die Messung der Arbeitsleistung oder -Qualität genutzt werden kann. Viele Ziele sind so definiert, dass die Definition und Kontrolle nicht mit Zeiterfassungs-Softwareprogrammen vorgenommen werden kann. In diesen Fällen sollten sich aber Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Klaren sein, dass die Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeiten im Arbeitszeitgesetz vorgeschrieben sind. Dienstverträge mit noch so gut formulierten Leistungs-Zielen können die Zeiterfassung nicht ersetzen.

Wird in einem Dienstvertrag das Leistungs-Ziel und die Entlohnung so formuliert, dass eine Zeiterfassung völlig überflüssig ist bedeutet das arbeits- und sozialrechtlich eigentlich einen Werkvertrag. Ein expliziter Verzicht auf die Zeiterfassung könnte hier im Streitfall als in Indiz für das Vorliegen eines Werksvertrages liefern.

Resümee: Auch leistungsorientierte Entlohnung sollte immer in Verbindung mit einer Arbeitszeiterfassung gesehen werden.

Sicherheit Zeiterfassung

Datenschutz und Datensicherheit in der Zeiterfassung

Daten der Zeiterfassung sind personenbezogene Daten. Deshalb gelten diese als besonders sensibel und unterliegen auch rechtlichen strengen Vorgaben betreffend Schutz und Sicherheit.

Der Begriff Datenschutz ist streng genommen ein juristischer Begriff. Das österreichische Datenschutzgesetz (DSG) regelt auch konkret den Schutz von Personenbezogenen Daten. Das Gesetzt bezieht sich auf ein bürgerliches Grundrecht, das Jedermann zusichert, dass Daten seine Person betreffend geheim sind.

Datensicherheit ist ein technischer Begriff, der natürlich in Verbindung mit Datenschutz eine wesentliche Bedeutung hat. Jemand der Daten erfasst, speichert, verarbeitet und möglicherweise weiter gibt, kann Datenschutz nur dann garantieren, wenn die Daten eben sicher übermittelt, verarbeitet oder gespeichert werden. Dies ist nicht zwangsläufig mit der EDV-Verarbeitung von Daten verbunden, denn auch manuell erfasste, verarbeitete und gespeicherte Daten unterliegen – so es sich um personenbezogene Daten handelt – dem Datenschutzgesetz und somit der Notwendigkeit einer Datensicherheit. Denken Sie zum Beispiel an das Personalbüro eines Unternehmens. Dienstverträge, Lohnzettel, etc. können nicht in Räumen und Schränken gelagert werden, die jedermann zugängig sind. Ein Mitarbeiter könnte seinen Arbeitgeber unter Bezug auf das DSG belangen, wenn seine Daten auf diesem Wege Dritten zugängig gemacht werden.

Zweifelsohne handelt es sich bei einem modernen, elektronischen Zeiterfassungs-System um die Verarbeitung personenbezogener Daten die auch dem DSG unterliegen. Aus diesem Grund ist daher jedenfalls zu prüfen, ob das System ausreichend Sicherheit bietet.

Die Datensicherheit eines Zeiterfassungs-Systems wird aber nicht nur durch das Bedürfnis des Datenschutzes begründet. Sowohl Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben ein großes Interesse daran, dass die Daten der Zeiterfassung plausibel sind und vor Verlust, Manipulation und widerrechtlicher Weitergabe geschützt werden.

Gerade bei der Erfassung der Anwesenheitszeiten wird hier oft nach der Sicherheit gefragt:

  • Kann ein Identifikations-Medium das zum Erfassen der Zeiten genutzt wird (Ausweis, Chip) manipuliert oder kopiert werden?
  • Wie kann man sich vor einer unerlaubten Weitergabe eines Identifikations-Mediums schützen?
  • Können die Daten aus dem Zeiterfassungs-Gerät vor Verarbeitung in der Software manipuliert oder gelöscht werden?
  • Wie wird die Uhrzeit der Erfassungsgeräte vor Manipulation geschützt?

Aber natürlich müssen alle aus der Verarbeitung der erfassten Zeiten gewonnenen Daten unter dem Blickwinkel der Sicherheit und des Schutzes beleuchtet werden:

  • Steht eine standardisierte Datenbank hinter dem Zeiterfassungssystem, die entsprechend gesichert und vor unberechtigtem Zugriff geschützt ist?
  • Wer verwaltet und kontrolliert die Zugriffsberechtigungen zum Zeiterfassungs-Programm?
  • Wie erfolgt die Information der betroffenen Mitarbeiter über die aktuellen Werte der Zeiterfasung (Monatsjournale, Salden der Zeiterfassungs-Konten, etc.)?

Als Anbieter von Zeiterfassungssystemen müssen wir auf diese Fragen sehr oft antworten. Auch wenn wir wissen, dass die Technologien eines modernen Zeiterfassungssystems in der Regel den gesetzlichen Anforderungen entsprechen können wir nie eine Garantie für 100%ige Sicherheit geben.

Ein modernes Zeiterfassungssystem wird selten völlig autonom und isoliert eingesetzt. Die meisten Anwender bedienen sich der Möglichkeiten von Schnittstellen zu externen Systemen (Lohnverrechnung, oder anderen HR-Systemen) und der Nutzung von Standard Office- und E-Mail-Programmen für die Kommunikation persönlicher Daten.

Gerade deshalb ist eine verbindliche Aussage betreffend Datenschutz und Datensicherheit einer Zeiterfassung nur in Verbindung mit einer praktikablen Regelung für die Handhabung des gesamten Systems und der zusätzlich genutzten Programme möglich.

 

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Welche Methoden gibt es für den Betrieb einer Zeiterfassung?

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten eine Vielfalt an Lösungsmöglichkeiten: Buchungen über Zeiterfassungsterminals und/oder über PC Bildschirm, Buchungen über mobile Endgeräte oder automatische Tagessaldoberechnungen für z.B. All-In Mitarbeiter. Wo aber soll das System Installiert werden? Oder kann ich es ganz einfach in der Cloud nutzen?

 

Welche Methode ist für mich die Richtige?

 

Um diese Frage beantworten zu können müssen wir die „Betriebsmethoden“ einer Zeiterfassungslösung definieren. Diese Methoden definieren auch das dahinter stehende Geschäftsmodell. Wir unterscheiden drei Varianten:

 

1, Variante Kauf:

Mit der „klassischen“ Variante kaufen Sie die Lizenzen und das System wird auf Ihrem Server installiert. Damit ist eine einmalige Investition in Lizenzen, allfälliger Hardware (Terminals, Ausweise) und Dienstleistung verbunden, denn der Großteil der Kosten entsteht bei der Installation des Projekts. Damit sind Sie nach der Installation „unabhängig“ uns haben alles selbst in der Hand.

 

2, Variante Hosting: Zum Unterschied der Variante 1, wird die gekaufte Lizenz auf einem externen, „gehosteten“ Server installiert. Damit ersparen Sie sich die Serveranschaffungskosten, wie auch die Lizenzkosten für Betriebssystem, Datenbank, etc., und dessen Betrieb. Die Instandhaltung der Server-Hardware, das Upgrade der Serversysteme aber auch die Verantwortung für Sicherheit, Datenbackup, etc. wird ausgelagert. Würden Sie sich nach einiger Zeit entschließen doch einen eigenen Server anzuschaffen, kann das Zeiterfassungssystem mühelos auf den eigenen Rechner transferiert werden. Der Hosting-Betrieb erfordert neben den Investitionen in Software, Erfassungsterminals und Dienstleistung die Bezahlung einer monatlichen Hosting-Gebühr.

 

3, Variante Nutzung; Sämtliche Komponenten für eine Zeiterfassung wie Lizenzen, Zeiterfassungsterminals, RFID-Medien (Schlüsselanhänger oder Ausweise), Serverplatz und -Betrieb, SW-Wartung werden vom Zeiterfassungsanbieter angeschafft und auf Basis eines Rechenzentrum-Betriebes zur Verfügung gestellt. Die Verrechnung erfolgt pro aktiven Zeiterfassungsnutzern und pro Zeiteinheit.

 

Die Varianten zwei und drei gehen in der Regel mit Laufzeitbindungen einher.

 

Welche Variante für Sie passt bedarf Recherche und Berücksichtigung der individuellen Strukturen, Wünsche und Vorgaben sowohl technischer aber auch kaufmännischer Natur. Wie z.B.:

  • Ist im Unternehmen Windows-Server und entsprechendes IT-Knowhow über das Betriebssystem und Netzwerktechnik vorhanden?
    • Dann steht einer Installation der Zeiterfassung auf dem eigenen Rechner nichts im Wege
  • Wollen Sie IT-Kompetenz lieber extern zukaufen?
    • Dann ist der Betrieb einer gehosteten Zeiterfassung der richtige Weg
  • Ist das lokale Netzwerk durch Firewalls so abgesichert, dass Zugriff von außen nur schwer möglich ist.
    • Dann ist der Betrieb auf einem gehosteten Server u.U. technisch sehr aufwendig
  • Sieht die Unternehmenspolitik eine Minimierung gebundener Mittel und Investments in Anlagevermögen vor?
    • Dann ist der Betrieb der Zeiterfassung auf Basis einer Nutzungsvereinbarung der richtige Ansatz.

 

Professionelle Zeiterfassungsanbieter helfen in Beratungsgesprächen die für Sie passende Lösung zu finden um für Sie ein möglichst effizientes Bedarf-Preis-Leistung Verhältnis zu erlangen.