Zeiterfassungsterminal GeCOTime

Zeiterfassungs-Terminal als Teil der Zeiterfassungs-Software

Die Verwendung moderner Technologien erlaubt eine völlige Integration eines Zeiterfassungs-Terminal in die Zeiterfassungs-Anwendung.

Zeiterfassung bedeutet – wie der Name auch sagt -, dass „Zeiten erfasst“ werden müssen. Gemeint sind Arbeitszeiten, Anwesenheitszeiten, Abwesenheitszeiten, etc. von Mitarbeitern eines Unternehmens oder einer Organisation.
Für das „Erfassen“ gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten. Die herkömmlichste und auch heute noch am meisten genutzte Form ist die Verwendung eines Zeiterfassungs-Terminals. Natürlich bietet eine moderne Zeiterfassungs-Software auch eine Reihe alternativer Formen des Erfassens, wie z.B. die PC-Erfassung bzw. WEB-Erfassung über einen Browser oder die Zeiterfassung über eine APP auf einem mobilen Gerät.
Zeiterfassungs-Terminals sind in der Regel Geräte, die über ein Identifikationsmedium (Ausweis / Chip) oder ein biometrisches Merkmal (Fingerprint) bedient werden und so die Zuordnung zu einer Person ermöglichen. Die Daten, die mit einem Zeiterfassungs-Terminal erfasst werden müssen in irgendeiner Form an die Zeiterfassungs-Software übermittelt werden. Dafür werden heute meist Anschlüsse an das lokale Netzwerk (Ethernet oder WLAN) oder die Einbindung über eine Internetverbindung mittels mobiler Datenübertragung (SIM-Karte eines Mobilfunkanbieters) genutzt. Jedenfalls bieten moderne Systeme dadurch die Möglichkeit online Daten mit der Zeiterfassungs-Software auszutauschen.
Die meisten Zeiterfassungs-Terminals sind so konzipiert, dass sie die Verwendung von parametrierbaren Standard Funktionen erlauben und über Schnittstellenprogramme an Lösungen unterschiedlichster Anbieter von Zeiterfassungs-Software angebunden werden können. Die Einschränkung auf „Standardfunktionen“ bedeutet, dass die Datenerfassung meist eine Oneway Kommunikation ist, also am Terminal erfasste Daten an die Zeiterfassungs-Software übertragen werden und allenfalls Standard-Antworten, oder Salden aus Konten des Zeiterfassungs-Programms angezeigt werden.
WEB basierte Zeiterfassungs-Lösungen bieten hier mit der Funktion eines WEB-Terminals viel mehr Optionen für den Erfassungsdialog. Ein WEB-Terminal dient meistens nicht nur der Zeiterfassung sondern erlaubt eine umfangreichere Nutzung von Funktionen einer Zeiterfassungs-Software, wie z.B. Workflow, für Genehmigungsprozesse oder Einsicht in Auswertungen des Programms (Monatsjournale, etc.).
Der Einsatz spezieller Zeiterfassungs-Terminals hat aber dennoch seine Berechtigung, da die Basisfunktionen, also das Erfassen der täglichen Beginn- und Endzeiten der Arbeit mittels Ausweis oder Chip an zentralen Stellen des Unternehmen wesentlich rascher und effizienter erfolgen kann und so auch Mitarbeiter ohne eigenem PC-Arbeitsplatz am Zeiterfassungssystem teilhaben können.
Oftmals wurde der Einsatz von Standard-PCs anstelle eines Zeiterfassungs-Terminal bereits diskutiert, aber eine Vielzahl von Gründen spricht noch immer dagegen: Gefahr von Manipulation oder Sabotage, Wartung, Störungsanfälligkeit, und vieles mehr.
GeCOSOFT geht mit der Produktion einer modernen Terminalgeneration hier einen neuen Weg. Das Zeiterfassungs-Terminal GeCOTime-WEGA ist kein Standard-Gerät mit fixen Funktionen sondern eine speziell entwickelte Hard- und Softwarelösung, die integrierter Bestandteil der Gesamtlösung GeCOTime ist.

WEGA neu sld

Das Terminal besteht aus einem robusten Gehäuse mit einem 7“ Touch-Screen, optionalen Anschlüssen für den Datenaustausch inklusive PoE Stromversorgung und kann mit unterschiedlichen Identifikationssystemen von Fingerprint bis RFID ausgestattet werden. Kern des Terminals ist ein Mikroprozessor, der die Verwendung dieses Terminals als WEB-Client der GeCOTime Zeiterfassungslösung erlaubt. Dadurch kann die Anwendung völlig individuell an die Bedürfnisse des Nutzers angepasst werden oder mit der mitgelieferten Standardfunktion als parametrierbares Erfassungsterminal eingesetzt werden. GeCOTime-WEGA ist somit nicht nur ein Zeiterfassungs-Terminal, sondern kann als zentrales Info-Terminal oder Gerät für viele der GeCOTime Employee-Self-Service Funktionen, wie das Anzeigen oder Drucken bestimmter Auswertungen genutzt werden.

 

Zeiterfassung von Überstunden

Zeiterfassung für kleine Betriebe

Menschen treffen sich am Flur für ein Meeting

Zeiterfassungs-Software: Wer ist zuständig?

Gerade im Bereich der Zeiterfassung ist die Entscheidung für die richtige Zeiterfassungs-Software sehr stark von den individuellen, betrieblichen Bedürfnissen und den rechtlichen Rahmenbedingungen geprägt. Deshalb sollte der Softwareanbieter primär nach funktionalen Kriterien und nicht primär nach den IT-Vorgaben ausgewählt werden.

In vielen Unternehmen und Organisationen ist die Zuständigkeit für die Auswahl und Betreuung einer Anwendungssoftware ein strittiges Thema. Je größer eine Organisation ist und je strukturierter die Verantwortungen verteilt sind umso mehr Diskussionen entstehen, wenn es um die Anschaffung, Auswahl und Implementierung von betrieblicher Software geht.

Controlling, HR, Finanz, Produktion, Beschaffung, Vertrieb, Marketing, etc., jede Organisationseinheit hat eigene Ansprüche und Anforderungen an Funktion und Anwendung der Softwarelösung, die für die Bewältigung der täglichen Arbeit eingesetzt wird oder eingesetzt werden soll.

ERP (Enterprise Ressource Planning) ist das häufig genannte Kürzel, wenn es um die Bezeichnung einer sogenannten integrierten Softwarelösung für ein Unternehmen geht. Jeder IT-Verantwortliche einer entsprechenden Organisation wird danach streben die Anzahl der Software-Lieferanten zu minimieren und möglichst viele Anwendungen mit einer „ERP-Lösung“ abzudecken. Daher streben IT-Verantwortliche meist nach jener Softwarelösung, die möglichst viele Anwendungen abdeckt.

Interessanter Weise gibt es nur sehr wenige ERP-Software Anbieter, die auch das komplette HR-Programm inklusive Lohnverrechnung und Zeiterfassung abdecken. Softwarelösungen für das Personalwesen und hier v.a. die Abrechnung und die Zeiterfassung sind immer stark vom regionalen Regelwerk und der regionalen Rechtslage abhängig und werden deshalb nur von ganz wenig international tätigen ERP-Software Anbietern in Österreich angeboten.

Wer soll nun entscheiden, welche Softwarelösung im Bereich Zeitwirtschaft für das Unternehmen die beste Lösung ist? Die IT-Abteilung, die HR-Abteilung, Finanz- und Rechnungswesen, oder… ?

Unsere Erfahrungen zeigen, dass gerade im Bereich der Personalwirtschaft die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit Lösungen, die von der IT-Abteilung „auf´s Aug“ gedrückt werden sehr gering ist. Die Funktionen und Aufgabenstellungen für eine Zeiterfassungs-Software sind nicht nur stark von der regionalen Rechtslage bestimmt, sondern werden auch von den Unternehmensspezifischen Bedürfnissen und den Betriebsvereinbarungen geprägt. Sie finden dazu in diesem Blog auch bereits einige Beiträge, wie z.B. : http://www.gecosoft.at/blog/keine-zeiterfassung-ist-wie-die-andere/.

Nicht selten finden Sie Unternehmen, die ihre Betriebsvereinbarungen betreffend Zeitwirtschaft adaptieren müssen, weil das Zeiterfassungsmodul der ERP-Software bestimmte Funktionen, Berechnungen oder Auswertungen nicht bereitstellen kann.

Ebenso zeigen unsere Erfahrungen, dass viele global agierende Betriebe für ihre Österreich-Niederlassungen und Tochtergesellschaften den Bereich Zeitwirtschaft aus der sonst global eingesetzten ERP-Lösung ausklammern.

Aber nicht nur in Großbetrieben, die sich für einen der großen ERP-Anbieter entscheiden stellt sich die Frage, wer die Auswahl für das  richtige Zeiterfassungs-Programm treffen soll. Gerade in Österreich ist die Anzahl von Betrieben mit Mitarbeiterzahlen < 100 Personen ein wesentlicher Teil der Unternehmenslandschaft. Die meisten ERP-Anbieter, die diese Unternehmensgröße im Fokus haben können keine Zeitwirtschaftslösung anbieten. Viele Unternehmen dieser Größenordnungen bedienen sich externer IT-Dienstleister, die auch am Entscheidungsprozess für HR-Software und somit für die Zeiterfassung beteiligt sind.

In Österreich gibt es eine Reihe von Anbietern, die sich ausschließlich auf den Bereich Zeitwirtschaft und damit verbundenen Anwendungen, wie Betriebsdatenerfassung oder Zutrittskontrolle spezialisiert haben. Die meisten dieser Lösungen bieten auch Standard-Schnittstellen zu anderen betrieblichen Anwendungen oder den Programmen der ERP-Anbieter an, so dass der Einsatz einer speziellen Zeitwirtschaft nicht zwangsläufig eine Insellösung sein muss. Es lohnt sich daher immer den Markt nach Spezialisten abzufragen und die Entscheidung für eine Zeiterfassungs-Software nicht ausschließlich nach IT-Technischen Kriterien zu treffen.

 

Anwesenheitsübersicht - Mitarbeiter

Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle.

Die Anwesenheitsliste einer Zeiterfassung erfüllt in der Regel nicht die Voraussetzungen einer betrieblich notwendigen Feuerwehr- oder Evakuierungsliste.

Zeiterfassung wird oft auch als Anwesenheitszeiterfassung bezeichnet. Dies vor allem dann, wenn das System bzw. die Software auch für andere Applikationen, wie z.B. Dienstplanung, Betriebsdatenerfassung oder Zutrittskontrolle eingesetzt wird und dadurch eine begriffliche Abgrenzung zu anderen Anwendungen erfolgt.

Natürlich zählt die Anwesenheitskontrolle zu einem der Ziele, für den Einsatz eines Zeiterfassungs-Systems. Aber auch hier muss man hinterfragen welchen Zweck eine Anwesenheitskontrolle erfüllen soll. Anwesenheitslisten oder Anwesenheitsanzeigen, die aus dem Zeiterfassungsprogramm erstellt werden liefern Anhaltspunkte aber keine 100% verlässlichen Daten bezüglich der Anwesenheit von Personen in einem bestimmten Gebäude oder einem bestimmten Bereich.

Anwesenheitskontrolle als Ergebnis der Zeiterfassung kann nur auf der Grundlage der Buchungen der „Kommt- und Geht-Zeiten“ basieren. Wer also vergisst seine Zeiten zu buchen, wer seinen Chip bzw. Ausweis vergessen hat oder wer aufgrund seiner Stellung im Unternehmen gar nicht am Zeiterfassungs-System teilnimmt (z.B. Geschäftsführung) kann auch nicht in der Anwesenheitsliste korrekt angeführt werden. Dies gilt insbesondere natürlich für Personen, die nicht im Unternehmen beschäftigt sind, wie z.B. Besucher, Lieferanten oder Kunden.

Für viele Unternehmen ist aber trotzdem die Funktion einer Anwesenheitsübersicht aus der Zeiterfassung ein wesentlicher Nutzen (z.B. Telefonzentrale), da eine gute Zeiterfassungs-Anwesenheitsliste auch Gründe für Abwesenheiten anzeigen kann (Urlaub, Dienstreise, Krankenstand, etc.).

Es gibt aber Unternehmen und Organisationen bei denen eine verlässliche Übersicht über die Anwesenheit von Personen in Gebäuden oder Betriebs-Bereichen aus anderen Gründen wichtig und notwendig ist. Neben typischen Hochsicherheitsarealen (Notenbanken, Atomkraftwerke, Justizanstalten) zählen dazu auch Industrie- und Gewerbebetriebe die leicht brennbare Substanzen verarbeiten oder herstellen und daher einem erhöhten Brandrisiko ausgesetzt sind. In solchen Betrieben ist die Verfügbarkeit von sogenannten Feuerwehr- oder Evakuierungslisten Teil einer rechtlichen Verpflichtung.

Aus zuerst genannten Gründen wird ein Zeiterfassungs-System keine seriöse Grundlage einer Feuerwehr- oder Evakuationsliste sein. Eine 100% verlässliche Anwesenheitsliste erfordert die Installation von Zutrittskontroll-Einrichtungen, die sowohl den Eingang als auch den Ausgang aus Räumen und Bereichen kontrollieren. Unter „kontrollieren“ ist hier zu verstehen, dass Personen nur mittels Identifikationsmedium (Chip, Ausweis oder biometrischem Merkmal) bestimmte Zugänge und Ausgänge benutzen können und dass diese Zu- und Ausgänge mit Vereinzelungsanlagen (Drehkreuz, Drehsperre, Schleuse) gesichert sind. Leistungsfähige Systeme der Zutrittskontrolle müssen daher in der Lage sein neben der Verwaltung und Überwachung von zeitlichen und räumlichen Zugangsberechtigungen auch sogenannte Raumverfolgung bzw. Raumüberwachung zu erlauben. Nur damit können zu jedem beliebigen Zeitpunkt Aussagen darüber getroffen werden wie viele und welche Personen sich in bestimmten Gebäuden oder Betriebsarealen befinden.

 

Lehrlinge und Zeiterfassung

Schichtplanung und Zeiterfassung

Eine leistungsfähige Zeiterfassung kann die Aufgaben einer Schichtplanung übernehmen, während viele Schicht- und Dienstplanungsprogramme die Kriterien der gesetzlichen Arbeitszeit Aufzeichnungspflicht nicht erfüllen.

Bei Betrieben mit Schichtbetrieb stellt sich immer die Frage, ob der Einsatz einer Zeiterfassung bzw. eines Zeiterfassungs-Systems notwendig ist, wenn für die Einteilung der Schichten ein elektronisches Planungs-System genutzt wird.

Zu diesem Thema gibt es in Österreich auch eine höchstgerichtliche Entscheidung, die besagt, dass die Vorlage der Schichtpläne gegenüber dem Arbeitsinspektorat die Aufzeichnungspflicht der täglichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter nicht ersetzt.

Wer also in Österreich ein Unternehmen leitet und für die Planung und Einteilung der Schichten ein EDV-gestütztes System nutzt, sollte unbedingt darauf achten, dass dieses System auch die tatsächlichen Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter erfasst, aufzeichnet und auswertet. Viele der am Markt erhältlichen Systeme tun dies nicht und stellen daher für die Unternehmensverantwortlichen ein Risiko dar, wenn es keine zusätzlichen Aufzeichnungen gibt.

Dies ist ein Grund, weshalb immer mehr Betriebe sowohl im Dienstleistungsbereich als auch in der Industrie und Gewerbe eine leistungsfähige Zeiterfassung einsetzen, die auch als Planungs-System für Schichten, Dienste oder den gesamten HR-Ressourcen Bereich genutzt werden kann.

Der Kern jedes Zeiterfassungsprogramms ist die Definition der Tagesmodelle mit denen unterschiedlichen Zeitarten ermittelt werden, die sich aufgrund der jeweiligen Beginn- und Endzeiten der täglichen Arbeit ergeben. Meist führt die Zusammensetzung einzelner Tagesmodelle zu einem Wochenmodell. Für Betriebe, bei denen die Arbeitsleistung in unterschiedlichen Schichten erfolgt, werden diese Wochenmodelle auch als Schichtmodelle bezeichnet, wobei es hier auch unterschiedliche Modelle, je nach der wöchentlichen Soll-Arbeitszeit geben kann (z.B. „Frühschicht mit Teilzeit 20 Std.-Woche, etc.).

Verfügt das Zeiterfassungsprogramm über entsprechende Planungsmodule und entsprechende Selektions- und Filterfunktionen so können dadurch alle notwendigen Kriterien für eine effiziente Planung der Schichten und Ressourcen erfüllt werden.

Neben der Erfüllung der Aufzeichnungsplicht gemäß Arbeitszeitgesetz erlaubt der Einsatz einer entsprechenden Zeiterfassungs-Software für Schichtbetriebe auch die automatische Ermittlung der anfallenden Zulagen und Zuschläge für die Lohn- und Gehaltsabrechnung.

5 für 12, Zeit für Neues

Austritt in der Zeiterfassung

Was ist bei einem Austritt im Zeiterfassungs-System zu berücksichtigen?

Für Unternehmen mit vielen befristeten Dienstverhältnissen oder mit hoher Fluktuation ist ein leistungsfähiges Zeiterfassungs-System eine wertvolle Hilfe in der Personalverwaltung.

Wie bereits in vielen dieser Blogbeiträge ausgiebig behandelt sollten Zeiterfassungs-Systeme auch für die Verwaltung und Aufzeichnung von Abwesenheiten wie z.B. Urlaub, Krankheit, etc. genutzt werden. Darüber hinaus werden Zeiterfassungs-Systeme sehr oft für die Verwaltung der Zugangskontrolle und für die Abwicklung elektronischer Genehmigungsverfahren genutzt. Aus diesen Gründen kann eine Zeiterfassung bei der Berechnung allfälliger Ansprüche des Dienstnehmers bei einem Austritt ein hilfreiches Instrument sein. Andererseits ist im Fall eines Austritts dadurch auch darauf zu achten, dass dem ausgetretenen Dienstnehmer Rechte und Zugang zum Zeiterfassungsprogramm genommen werden um möglichen Schaden für das Unternehmen zu verhindern.

Die Berechnung von Ansprüchen eines Dienstnehmers bei Beendigung des Dienstverhältnisses betrifft nicht nur das vereinbarte laufende und variable Entgelt sondern meist auch die Ersatzleistung für offene Urlaubsansprüche.

Grundsätzlich sieht das Urlaubsgesetz (UrlG) vor, dass der Urlaubsanspruch bei einem Austritt nur der aliquoten Dauer des jeweiligen Urlaubsjahres entspricht. Urlaubsjahre müssen nicht dem Kalenderjahr oder dem Geschäftsjahr des Unternehmens entsprechen sondern sind in Österreich in der Regel ab dem Eintrittsdatum des Dienstnehmers zu rechnen. Ein Dienstnehmer mit Eintrittsdatum 1. Juni hat daher bei einer vereinbarten Beendigung des Dienstverhältnisses per 31. August nur Anspruch auf 3/12tel des ihm zustehenden Jahresurlaubs (= aliquoter Urlaubsanspruch). Dennoch hat der Dienstnehmer das Recht seinen gesamten jährlichen Urlaub bereits zu Beginn seines Urlaubsjahres zu konsumieren, soweit dies mit dem Dienstgeber vereinbart wird. Dadurch ist es auch möglich und legitim, dass sich zum Austrittsdatum ein negativer Urlaubsanspruch ergibt, der allerdings nur im Falle einer fristlosen Entlassung vom Arbeitgeber gegengerechnet werden kann.

Oft wird auch übersehen, dass Urlaubsansprüche verjähren können und dass die Konsumation eines Urlaubs nicht vom Arbeitgeber verordnet werden kann (ausgenommen Betriebsvereinbarungen betreffend Werksurlaub). Der Arbeitgeber kann daher den Dienstnehmer nicht zwingen seinen Urlaub innerhalb der gesetzlichen oder vereinbarten Kündigungsfrist zu konsumieren. Wenn der Arbeitgeber dennoch auf die Arbeitsleistung währen der Kündigungszeit verzichtet, so ist dies in der Zeiterfassung als eigene Abwesenheitsart (Dienstfreistellung) zu führen und darf das Urlaubskonto nicht belasten.

Aus einem intelligenten und gut geführten Zeiterfassungssystem sollte daher zu jedem beliebigen Zeitpunkt, auch in der Zukunft der aliquote Urlaubsanspruch eines Dienstnehmers berechnet werden können. Gerade im Fall eines Austritts muss daher auch ein geplanter (und genehmigter) zukünftiger Urlaub für die Berechnung des aliquoten Anspruchs zum Austrittsdatum berücksichtigt werden.

Ein leistungsfähiges Zeiterfassungssystem sollte dem Nutzer die Möglichkeit bieten Austritte in der Zukunft zu planen, so dass zum jeweiligen Stichtag auch alle Berechnungen abgeschlossen sind und allfällige Berechtigungen (Zutrittsberechtigung, Systemzugang, etc.) automatisch erlöschen.

Zeiterfassung Cloud Lösung

Zeiterfassung als Cloud-Lösung

Eine Cloud-Lösung für die Zeiterfassung ist nicht mit anderen Cloud-Lösungen kaufmännischer Software vergleichbar. Die Entscheidung für eine Cloud-Lösung bei der Zeiterfassung sollte daher gewissenhaft geprüft werden.

Unter „Cloud-Lösung“ verstehen wir eine Anwendung, für die der Nutzer kein eigenes Programm auf einem seiner Rechner installiert haben muss. Der Zugriff auf eine Cloud-Anwendung erfolgt über einen Internet-Browser oder eine entsprechende APP und erfolgt Standort unabhängig. Der tatsächliche Standort des Rechners, auf dem die Anwendung läuft ist für den Nutzer irrelevant.

Fast alle gängigen Internetanwendungen, wie Suchmaschinen, Online-Shops oder diverse Portale für Flug- und Hotelreservierungen sind klassische Cloud-Lösungen.

Auch Programme für Zeiterfassung eignen sich als Cloud-Lösung. Als Interessent für eine Zeiterfassung sollte man aber neben den kaufmännischen Überlegungen auch einige funktionale und praktikable Aspekte berücksichtigen bevor man sich für eine Cloud-Lösung entscheidet.

Bei der Zeiterfassung geht es, wie der Name schon sagt um die Erfassung der Arbeits- bzw. Anwesenheitszeiten von Mitarbeitern. Die Methode der Erfassung, also die Frage, ob Zeiterfassungs-Terminals zum Einsatz kommen ist bei der Beurteilung eines Cloud-Angebots sehr genau zu prüfen. Zeiterfassungs-Terminals werden heute meist als Geräte mit Netzwerkanschluss, also direkte Einbindung in das lokale Netzwerk des Anwenders angeboten. Moderne Zeiterfassungs-Systeme sollten Online-Realtime arbeiten, so dass jede Buchung an einem der Terminals unmittelbar in der Datenbank verarbeitet werden kann. Dafür ist es notwendig, dass zwischen dem Terminal und dem Zeiterfassungsprogramm eine dauerhafte Datenverbindung besteht. Das Terminal muss jederzeit Daten an die Anwendung senden können und Antworten des Programms empfangen können. Das System (Zeiterfassung + Zeiterfassungs-Terminals) muss daher auch in der Lage sein Datenverbindungen außerhalb einer Browseranwendung zu gewährleisten und Firewalls im Netzt des Anbieters und Anwenders berücksichtigen. Hier besteht Bedarf einer Abstimmung zwischen dem Netzwerkverantwortlichen des Nutzers und dem Lösungsanbieter.

Für die Erfassung von Arbeitszeiten ohne Nutzung expliziter Zeiterfassungs-Terminals muss das Zeiterfassungs-Programm daher eine sogenannten WEB-Erfassung (über einen Browser) oder eine APP für Smartphones und Tablett oder eine Erfassungs-APP für Desktop PCs anbieten.

Problematisch kann eine Zeiterfassung als Cloud-Lösung auch dann werden, wenn es Schnittstellen zu anderen Systemen gibt. Typisch für eine anspruchsvolle Zeiterfassung ist die Nutzung von Schnittstellen zu Lohnverrechnungsprogrammen (die z.B. selbst wieder als Cloud-Lösung genutzt werden) für einen automatischen Abgleich der Personalstammdaten und Überleitung von Ergebnissen der Zeiterfassung in die periodische Lohn- und Gehaltsabrechnung. Hier ist zu prüfen, ob beide Cloud-Anwendungen miteinander kommunizieren können.

Viele Anbieter von Cloud-Lösungen haben keinen persönlichen Support für Implementierung und Schulung der Anwender.

Gerade eine Zeiterfassung muss auf den jeweiligen Betrieb abgestimmt sein. Ein leistungsfähiges Programm für Zeiterfassung in Österreich kann nicht so ausgeliefert werden, dass jeder Anwender das Programm sofort nutzen kann. Personalstammdaten, Arbeitszeitmodelle, Gleitzeit- oder Überstundenregelungen müssen individuell für den Nutzer implementiert werden.

Last but not least sollte der Aspekt der Datensicherheit mit in eine Entscheidung für einen Cloud-Anbieter einbezogen werden. Zeiterfassung ist die Verarbeitung personenbezogener Daten und unterliegt daher dem Datenschutzgesetz. Es ist daher zu prüfen, ob der Anbieter einer Zeiterfassung die Anwendungen der Kunden/Nutzer auf jeweils dezidiert zugeordneten und gegen Missbrauch geschützten Datenbanken führen kann.

Arbeitszeitgesetzt und Zeiterfassungssysteme

Arbeitszeiterfassung – Anwesenheitszeiterfassung

Während Stech- und Stempeluhren nur die Anwesenheitszeiten erfassen können sind moderne Zeiterfassungssysteme in der Lage neben der reinen Anwesenheit auch die tatsächliche Arbeitszeit zu erfassen, auch wenn diese z.B. nicht am Dienstort erbracht wird.

Die Arbeitszeit wird im Rahmen des Österreichischen Arbeitsrechts sehr klar definiert (Arbeitszeitgesetz-AZG §2). Auch die Aufzeichnungspflicht des Arbeitgebers über die geleisteten „Arbeitsstunden“ der Mitarbeiter ist gesetzlich verankert (AZG §26).

Dennoch kommt es immer wieder zu Missverständnissen bei der Bedeutung der Begriffe „Arbeitszeit“ und „Anwesenheitszeit“. Dies rührt auch daher, dass oft Geräte oder Systeme, die zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten eingesetzt werden als „Anwesenheitszeiterfassung“ bezeichnet werden. Ursache dafür liegt auch in der Historie dieser Systeme, die mit dem Einsatz von mechanischen Stech- und Stempeluhren begonnen hat. Mechanische Zeiterfassungs-Systeme sind zwangsläufig auf die Erfassung der Anwesenheitszeiten beschränkt.

Ein modernes Zeiterfassungs-System darf natürlich nicht auf die Erfassung der Anwesenheitszeiten beschränkt sein. Um den komplexen Anforderungen des Österreichischen Arbeitsrechts zu entsprechen muss eine Zeiterfassung in der Lage sein alle Arten der Arbeitszeit erfassen und auswerten zu können.

Im AZG wird explizit angeführt, dass Arbeitszeit nicht an die Anwesenheit am Dienstort gebunden ist. Auch die Verrichtung von dienstlicher Arbeit z.B. am Wohnort des Dienstnehmers zählt zur Arbeitszeit (AZG §2.2). Darüber hinaus beschreib das AZG auch Zeitarten wie Reisezeiten oder Bereitschaftszeiten, die per Definition keine Anwesenheitszeiten sein können. Umgekehrt ist aber auch der Begriff der Pause so definiert, dass dieser zwar die Arbeitszeit unterbricht, aber nicht notwendigerweise mit der Unterbrechung der Anwesenheitszeit in Verbindung steht.

Im Zeitalter der WEB-Technologien, Rundumvernetzung und Smartphones können mit einem entsprechenden System heute alle Arten der Arbeitszeit, auch außerhalb des Dienstortes erfasst und ausgewertet werden.

Eine leistungsfähige Zeiterfassung muss natürlich auch in Lage sein betrieblich relevante Abwesenheiten wie Urlaub, Arztbesuche, Dienstwege, etc. zu erfassen. Das Zeiterfassungssystem muss planbare Abwesenheiten (z.B. Urlaub) auch für Zeiträume in der Zukunft erfassen auf Plausibilität prüfen können.

Der richtige Begriff eines modernen Zeiterfassungs-Systems sollte daher nicht Anwesenheitszeiterfassung sondern eigentlich Arbeits- und Abwesenheitszeiterfassung lauten.

Einfache Urlaubsplanung mit Hilfe der Zeiterfassung von Gecosoft

Urlaub und Arbeitszeiterfassung

Die Planung, Berechnung und Erfassung von Urlaubszeiten ist in einem Zeiterfassungs-System mindestens genauso wichtig, wie die Verwaltung von Arbeitszeit-Modellen.

In einem Arbeitszeiterfassungs-System werden, wie der Name schon sagt „Arbeits-Zeiten“ erfasst. In erster Linie denkt man beim Begriff Zeiterfassung daher daran, dass mit diesem System die Anwesenheitszeiten von Mitarbeitern erfasst und dokumentiert werden. Diese Annahme ist auch richtig, wenn man an die Zeit denkt, als für die Zeiterfassung noch mechanische Systeme eingesetzt wurden (Stempeluhren, Stechuhren). Auf der Stempelkarte sind nur jene Zeiten ersichtlich, an denen Mitarbeiter tatsächlich am Arbeitsort waren.
Stempelkarten müssen daher regelmäßig, meist nach Monatsende manuell ausgewertet bzw. nachbearbeitet werden. Dabei geht es nicht nur um die Berechnung der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeiten, sondern auch um die Nacherfassung allfälliger fehlender Stempelungen. Dies gilt insbesondere für Tage an denen Mitarbeiter aus bestimmten Gründen nicht anwesend sein konnten (Krankheit, Dienstreise, etc.), oder an denen eine geplante Abwesenheit (Urlaub) der Grund für eine fehlende Stempelung ist.
Ein Softwareprogramm für Zeiterfassung muss selbstverständlich die „Nachbearbeitung einer Stempelkarte“ auf das notwendigste Minimum reduzieren. Eine unvorhergesehene Abwesenheit, wie z.B. eine Krankheit muss auch in einer Zeiterfassungs-Software durch eine dazu berechtigte Person nachträglich eingetragen werden. Aber für planbare Abwesenheiten sollte das Zeiterfassungsprogramm so ausgestattet sein, dass diese Abwesenheiten im Vorhinein in das System eingepflegt werden und Tage, an denen ein Mitarbeiter seinen Urlaub konsumiert nicht als „Fehlzeit“ aufscheinen.
URLAUB ist jene Abwesenheit, die jeden Mitarbeiter betrifft und für die auch eine gesetzliche Aufzeichnungspflicht besteht. Deshalb sollte ein Zeiterfassungs-System immer auch für die Planung aller planbaren Abwesenheiten genutzt werden. Für Organisationen, bei denen Mitarbeiter Zugang zu betrieblich nutzbaren Computern oder mobilen Geräten (Tabletts, Smartphones) haben, bietet sich deshalb auch das Zeiterfassungs-System als Instrument für die koordinierte Abwesenheitsplanung und ein papierloses Genehmigung Verfahren (Workflow) an.
Gerade in Österreich gibt es betreffend Anspruch und Vereinbarung eines Urlaubs eine Vielzahl arbeitsrechtlicher Vorschriften. Sowohl das Urlaubsgesetz (UrlG), als auch diverse Kollektivverträge oder Betriebsvereinbarungen sehen teilweise komplizierte Regeln vor, wie ein Urlaub zu vereinbaren ist und wie hoch der Anspruch auf Urlaub für den einzelnen Mitarbeiter ist.
Hier unterscheiden sich Zeiterfassungs-Programme sehr stark. Die Berechnung und Verwaltung zustehender Urlaubstage (in Österreich gilt meistens das Eintrittsdatum als Stichtag für Urlaubsansprüche) sollte von der Zeiterfassung abgedeckt werden. Eine Besonderheit ist die Berechnung aliquoter Urlaubsansprüche zu bestimmten Stichtagen.
Sowohl das Österreichische Arbeitsrecht als auch das Steuerrecht und viele interne Controlling Vorschriften sehen hier unterschiedliche, teils komplizierte Berechnungen vor. Mit einem guten Zeiterfassungsprogramm können daher Urlaubsansprüche jederzeit zu jedem beliebigen Stichtag ermittelt werden.

Zeiterfassumg mit GeCOTime leicht gemacht

Zeiterfassung für Dienstnehmer mit All-In Verträgen

Ein All-In Vertrag bedeutet nicht, dass auf eine Zeiterfassung verzichtet werden kann.

Im Juli 2017 wurde für alle Dienstnehmer des Handels für ganz Österreich ein neuer Kollektivvertrag zwischen Gewerkschaft und Wirtschaftskammer ausverhandelt. Neben vielen Änderungen, die v.a. die Berechnung der Entlohnung betreffen wurde auch das Thema „All-In Verträge“ explizit in den Kollektivvertrag aufgenommen.

Dies ist unter anderem ein Anlass dafür das Thema All-In Verträge in Zusammenhang mit der Zeiterfassung zu behandeln. Unter All-In Vertrag wird allgemein ein Dienstvertrag verstanden, in dem vereinbart wird, dass Dienstnehmern durch Zahlung des vereinbarten Bruttogehalts alle allfälligen Entlohnungen für Mehr- und Überstunden abgegolten werden. Auch wenn das Arbeitszeitgesetzt (AZG) Bestimmungen enthält, die eine legitime All-In Vereinbarung rechtlich in Frage stellen, wird in der Praxis der All-In Vertrag akzeptiert und geduldet.

Einer der Vorteile für Arbeitgeber ist der Ausschluss von Zusatzzahlungen für Mehr- oder Überstunden. Vielfach gehen Arbeitgeber auch davon aus, dass Mitarbeiter mit All-In Verträgen nicht am Zeiterfassungssystem teilnehmen müssen. Dies ist jedoch ein Trugschluss. Einerseits aus arbeitsrechtlicher, aber auch aus kaufmännischer Sicht sollten Mitarbeiter mit All-In Verträgen genauso ihre An- und Abwesenheitszeiten im Zeiterfassungssystem erfassen.

Gemäß AZG sind ausschließlich Führungskräfte mit Handelsrechtlicher Verantwortung, also Geschäftsführer, Vorstände und leitende Angestellte mit erweiterten Befugnissen (z.B. Prokuristen) von den Bestimmungen des AZG ausgeschlossen. Für alle anderen Beschäftigten hat der Arbeitgeber Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten zu führen, egal, ob im Dienstvertrag Überstundenpauschalen oder All-In Klauseln vereinbart wurden.

Dienstnehmer mit All-In Verträgen haben zwar keinen Anspruch auf Auszahlung von Mehr- oder Überstunden, wenn sie die kollektivvertraglich vereinbarte Tages- oder Wochenarbeitszeitgrenze überschreiten, aber sie haben die Verpflichtung zur Leistung der vereinbarten Mindestarbeitszeit. Alleine dafür sollte der Dienstgeber auf das Instrument der Zeiterfassung nicht verzichten.

Bekanntlich werden im Zeiterfassungssystem nicht nur die Anwesenheitszeiten oder Arbeitszeiten erfasst sondern auch Abwesenheiten, wie Krankenstände, Urlaube, Arzt-, Behördenwege und ähnliches. Auch elektronische Anträge und Genehmigungen von Abwesenheiten (Urlaub, Dienstreisen, etc.) werden sehr oft über das Zeiterfassungsprogramm als Workflow abgewickelt. Davon sollten All-In Mitarbeiter nicht ausgeschlossen werden.

Der eingangs erwähnte neue Kollektivvertrag für Beschäftigte im Handel sieht vor, dass das Entgelt für Mitarbeiter mit All-In Verträgen in ein Basiseinkommen und einen Betrag für Abgeltung allenfalls zu leistender Überstunden in einem bezifferten Ausmaß aufzuteilen ist. Also wird auch hier ein Nachweis erforderlich sein, dass die tatsächliche Arbeitszeit nicht über die im All-In Vertrag vereinbarte Anzahl von Überstunden hinausgeht.