Datafox-EVO4.3-01

Arbeitszeiterfassung – Leistungserfassung

Durch den Einsatz eines Zeiterfassungssystems alleine kann die Arbeitsleistung eines Mitarbeiters nicht gemessen werden. Wird in einer Dienstvereinbarung ein messbares Leistungsziel vereinbart kann dadurch aber nicht die gesetzlich vorgegebene Regelung betreffend Arbeitszeiten außer Kraft gesetzt werden.

„Sie werden hier nicht fürs Herumsitzen bezahlt“ ist eine oft zitierte Aussage eines Vorgesetzten, wenn er mit der Leistung eines Mitarbeiters nicht zufrieden ist.

Auf Basis dieses Zitats wehren sich viele Arbeitgeber gegen ein Zeiterfassungs-System. Bestärkt wird diese Einstellung oft dann, wenn es Mitarbeiter mit sogenannten All-In Verträgen betrifft, also Gehaltsvereinbarungen, die die Bezahlung allenfalls zu leistender Mehr- oder Überstunden inkludieren.

Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer sollten sich darüber im Klaren sein, dass eine Erfüllung der gegenseitigen Verpflichtungen durch Einsatz entsprechender Systeme dokumentiert werden soll. Gehaltszahlungen erfolgen durch Banküberweisungen. Damit ist zumindest für den Arbeitgeber die Erfüllung seiner Pflicht zur Leistung eines Entgelts dokumentiert. Ein Zeiterfassungssystem kann für den Arbeitnehmer eine Dokumentation seiner Pflichterfüllung sein. Aber was passiert, wenn ein entsprechend gefasster Dienstvertrag die Erfüllung klar gestellter Aufgaben und Ziele als Grundlage für eine Entlohnung vorsieht?

Ein gutes Zeiterfassungs-System kann mehr als nur Arbeitszeiten und Abwesenheiten erfassen und verwalten. Viele Systeme haben Module und Funktionen mit denen Arbeitszeiten auch um Qualitätsdaten ergänzt werden können. Wenn das Zeiterfassungsprogramm auch dafür eingesetzt wird um zu ermitteln für welches Projekt oder welche Kostenstelle oder Auftrag die Mitarbeiter wie lange gearbeitet haben können zusätzliche Informationen im System erfasst und ausgewertet werden. Z.B. kann in der Projektzeiterfassung die Anzahl weiter verrechneter Stunden eingegeben werden um die Produktivität eines Mitarbeiters bewerten zu können oder bei einer Auftragszeiterfassung können produzierte Mengen und verbrauchte Materialen im System verarbeitet werden.

Natürlich gibt es eine große Zahl von Berufen und Tätigkeiten bei denen ein erweitertes Zeiterfassungssystem nicht für die Messung der Arbeitsleistung oder -Qualität genutzt werden kann. Viele Ziele sind so definiert, dass die Definition und Kontrolle nicht mit Zeiterfassungs-Softwareprogrammen vorgenommen werden kann. In diesen Fällen sollten sich aber Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Klaren sein, dass die Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeiten im Arbeitszeitgesetz vorgeschrieben sind. Dienstverträge mit noch so gut formulierten Leistungs-Zielen können die Zeiterfassung nicht ersetzen.

Wird in einem Dienstvertrag das Leistungs-Ziel und die Entlohnung so formuliert, dass eine Zeiterfassung völlig überflüssig ist bedeutet das arbeits- und sozialrechtlich eigentlich einen Werkvertrag. Ein expliziter Verzicht auf die Zeiterfassung könnte hier im Streitfall als in Indiz für das Vorliegen eines Werksvertrages liefern.

Resümee: Auch leistungsorientierte Entlohnung sollte immer in Verbindung mit einer Arbeitszeiterfassung gesehen werden.

Sicherheit Zeiterfassung

Datenschutz und Datensicherheit in der Zeiterfassung

Daten der Zeiterfassung sind personenbezogene Daten. Deshalb gelten diese als besonders sensibel und unterliegen auch rechtlichen strengen Vorgaben betreffend Schutz und Sicherheit.

Der Begriff Datenschutz ist streng genommen ein juristischer Begriff. Das österreichische Datenschutzgesetz (DSG) regelt auch konkret den Schutz von Personenbezogenen Daten. Das Gesetzt bezieht sich auf ein bürgerliches Grundrecht, das Jedermann zusichert, dass Daten seine Person betreffend geheim sind.

Datensicherheit ist ein technischer Begriff, der natürlich in Verbindung mit Datenschutz eine wesentliche Bedeutung hat. Jemand der Daten erfasst, speichert, verarbeitet und möglicherweise weiter gibt, kann Datenschutz nur dann garantieren, wenn die Daten eben sicher übermittelt, verarbeitet oder gespeichert werden. Dies ist nicht zwangsläufig mit der EDV-Verarbeitung von Daten verbunden, denn auch manuell erfasste, verarbeitete und gespeicherte Daten unterliegen – so es sich um personenbezogene Daten handelt – dem Datenschutzgesetz und somit der Notwendigkeit einer Datensicherheit. Denken Sie zum Beispiel an das Personalbüro eines Unternehmens. Dienstverträge, Lohnzettel, etc. können nicht in Räumen und Schränken gelagert werden, die jedermann zugängig sind. Ein Mitarbeiter könnte seinen Arbeitgeber unter Bezug auf das DSG belangen, wenn seine Daten auf diesem Wege Dritten zugängig gemacht werden.

Zweifelsohne handelt es sich bei einem modernen, elektronischen Zeiterfassungs-System um die Verarbeitung personenbezogener Daten die auch dem DSG unterliegen. Aus diesem Grund ist daher jedenfalls zu prüfen, ob das System ausreichend Sicherheit bietet.

Die Datensicherheit eines Zeiterfassungs-Systems wird aber nicht nur durch das Bedürfnis des Datenschutzes begründet. Sowohl Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben ein großes Interesse daran, dass die Daten der Zeiterfassung plausibel sind und vor Verlust, Manipulation und widerrechtlicher Weitergabe geschützt werden.

Gerade bei der Erfassung der Anwesenheitszeiten wird hier oft nach der Sicherheit gefragt:

  • Kann ein Identifikations-Medium das zum Erfassen der Zeiten genutzt wird (Ausweis, Chip) manipuliert oder kopiert werden?
  • Wie kann man sich vor einer unerlaubten Weitergabe eines Identifikations-Mediums schützen?
  • Können die Daten aus dem Zeiterfassungs-Gerät vor Verarbeitung in der Software manipuliert oder gelöscht werden?
  • Wie wird die Uhrzeit der Erfassungsgeräte vor Manipulation geschützt?

Aber natürlich müssen alle aus der Verarbeitung der erfassten Zeiten gewonnenen Daten unter dem Blickwinkel der Sicherheit und des Schutzes beleuchtet werden:

  • Steht eine standardisierte Datenbank hinter dem Zeiterfassungssystem, die entsprechend gesichert und vor unberechtigtem Zugriff geschützt ist?
  • Wer verwaltet und kontrolliert die Zugriffsberechtigungen zum Zeiterfassungs-Programm?
  • Wie erfolgt die Information der betroffenen Mitarbeiter über die aktuellen Werte der Zeiterfasung (Monatsjournale, Salden der Zeiterfassungs-Konten, etc.)?

Als Anbieter von Zeiterfassungssystemen müssen wir auf diese Fragen sehr oft antworten. Auch wenn wir wissen, dass die Technologien eines modernen Zeiterfassungssystems in der Regel den gesetzlichen Anforderungen entsprechen können wir nie eine Garantie für 100%ige Sicherheit geben.

Ein modernes Zeiterfassungssystem wird selten völlig autonom und isoliert eingesetzt. Die meisten Anwender bedienen sich der Möglichkeiten von Schnittstellen zu externen Systemen (Lohnverrechnung, oder anderen HR-Systemen) und der Nutzung von Standard Office- und E-Mail-Programmen für die Kommunikation persönlicher Daten.

Gerade deshalb ist eine verbindliche Aussage betreffend Datenschutz und Datensicherheit einer Zeiterfassung nur in Verbindung mit einer praktikablen Regelung für die Handhabung des gesamten Systems und der zusätzlich genutzten Programme möglich.

 

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Welche Methoden gibt es für den Betrieb einer Zeiterfassung?

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten eine Vielfalt an Lösungsmöglichkeiten: Buchungen über Zeiterfassungsterminals und/oder über PC Bildschirm, Buchungen über mobile Endgeräte oder automatische Tagessaldoberechnungen für z.B. All-In Mitarbeiter. Wo aber soll das System Installiert werden? Oder kann ich es ganz einfach in der Cloud nutzen?

 

Welche Methode ist für mich die Richtige?

 

Um diese Frage beantworten zu können müssen wir die „Betriebsmethoden“ einer Zeiterfassungslösung definieren. Diese Methoden definieren auch das dahinter stehende Geschäftsmodell. Wir unterscheiden drei Varianten:

 

1, Variante Kauf:

Mit der „klassischen“ Variante kaufen Sie die Lizenzen und das System wird auf Ihrem Server installiert. Damit ist eine einmalige Investition in Lizenzen, allfälliger Hardware (Terminals, Ausweise) und Dienstleistung verbunden, denn der Großteil der Kosten entsteht bei der Installation des Projekts. Damit sind Sie nach der Installation „unabhängig“ uns haben alles selbst in der Hand.

 

2, Variante Hosting: Zum Unterschied der Variante 1, wird die gekaufte Lizenz auf einem externen, „gehosteten“ Server installiert. Damit ersparen Sie sich die Serveranschaffungskosten, wie auch die Lizenzkosten für Betriebssystem, Datenbank, etc., und dessen Betrieb. Die Instandhaltung der Server-Hardware, das Upgrade der Serversysteme aber auch die Verantwortung für Sicherheit, Datenbackup, etc. wird ausgelagert. Würden Sie sich nach einiger Zeit entschließen doch einen eigenen Server anzuschaffen, kann das Zeiterfassungssystem mühelos auf den eigenen Rechner transferiert werden. Der Hosting-Betrieb erfordert neben den Investitionen in Software, Erfassungsterminals und Dienstleistung die Bezahlung einer monatlichen Hosting-Gebühr.

 

3, Variante Nutzung; Sämtliche Komponenten für eine Zeiterfassung wie Lizenzen, Zeiterfassungsterminals, RFID-Medien (Schlüsselanhänger oder Ausweise), Serverplatz und -Betrieb, SW-Wartung werden vom Zeiterfassungsanbieter angeschafft und auf Basis eines Rechenzentrum-Betriebes zur Verfügung gestellt. Die Verrechnung erfolgt pro aktiven Zeiterfassungsnutzern und pro Zeiteinheit.

 

Die Varianten zwei und drei gehen in der Regel mit Laufzeitbindungen einher.

 

Welche Variante für Sie passt bedarf Recherche und Berücksichtigung der individuellen Strukturen, Wünsche und Vorgaben sowohl technischer aber auch kaufmännischer Natur. Wie z.B.:

  • Ist im Unternehmen Windows-Server und entsprechendes IT-Knowhow über das Betriebssystem und Netzwerktechnik vorhanden?
    • Dann steht einer Installation der Zeiterfassung auf dem eigenen Rechner nichts im Wege
  • Wollen Sie IT-Kompetenz lieber extern zukaufen?
    • Dann ist der Betrieb einer gehosteten Zeiterfassung der richtige Weg
  • Ist das lokale Netzwerk durch Firewalls so abgesichert, dass Zugriff von außen nur schwer möglich ist.
    • Dann ist der Betrieb auf einem gehosteten Server u.U. technisch sehr aufwendig
  • Sieht die Unternehmenspolitik eine Minimierung gebundener Mittel und Investments in Anlagevermögen vor?
    • Dann ist der Betrieb der Zeiterfassung auf Basis einer Nutzungsvereinbarung der richtige Ansatz.

 

Professionelle Zeiterfassungsanbieter helfen in Beratungsgesprächen die für Sie passende Lösung zu finden um für Sie ein möglichst effizientes Bedarf-Preis-Leistung Verhältnis zu erlangen.

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Zeiterfassung über Web-Terminal

Ein Web-Terminal kann in bestimmten Fällen nicht nur den Einsatz eines Hardware-Terminals (Zeiterfassungs-Terminal) ersetzen sondern bietet auch eine Reihe zusätzlicher Features.

Für ein Zeiterfassungs-System sind die Zeitereignisse die Grundlage jeder Berechnung und Auswertung. Zeitereignisse sind die Zeitpunkte an denen die betroffenen Personen, also in der Regel die Mitarbeiter eines Unternehmens ihre tägliche Arbeit beginnen, unterbrechen oder beenden. Diese Zeitereignisse können über unterschiedliche Methoden ermittelt werden.

Seit der Einführung Web-basierter Zeiterfassungsprogramme besteht die Möglichkeit Zeitereignisse auch über ein sogenanntes Web-Terminal zu erfassen. Unter Web-Terminal wird eine Browser-Anwendung verstanden, die es dem Benutzer erlaubt bestimmte Daten an das Zeiterfassungsprogramm meist online zu übermitteln.

Das Web-Terminal wurde ursprünglich als Ersatz herkömmlicher Hardware-Terminals konzipiert. Dies setzt natürlich voraus, dass jeder Mitarbeiter, der seine Zeiten über das Web-Terminal erfassen soll Zugang zu einem PC mit Internetverbindung hat. Also jede Person bucht auf seinem „eigenen“ Terminal.

Funktion und Design der Oberfläche der ersten Web-Terminals wurden den Hardware-Geräten angepasst (siehe Beispiel einer Web-Terminal Maske für Betriebsdatenerfassung der Software GeCOTime):

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Der Haupt Unterschied zu den Hardware Terminals ist die Personen-Identifikation. Während Hardware Terminals in der Regel über einen Kartenleser (Ausweisleser) oder eine biometrische Leseeinheit (z.B. Fingerprintleser) verfügen, erfolgt die Personen Identifikation am Web-Terminal über Eingabe einer ID-Nummer (+ Passwort).  Das Web-Terminal ist Teil einer Zeiterfassungs-Software. Wer berechtigt ist auf diese Software zuzugreifen – also die Anwendung Web-Terminal startet – muss sich daher mit seinen Zugangsdaten anmelden.

Natürlich lässt sich ein Web-Terminal auch so konfigurieren, dass bei jeder Buchung / Stempelung eine Personenidentifikation erfolgen muss. Dies gibt dann Sinn, wenn einige Personen über den gleichen Rechner Zeiten erfassen. In diesem Fall kann auch ein „Ausweisleser“ an den Rechner angeschlossen werden und die Mitarbeiter identifizieren sich, wie bei einem Hardware-Terminal mit ihrem Ausweis oder Chip.

Als Anbieter von Zeiterfassungs-Lösungen werden wir oft gefragt, ob es nicht einfacher und preiswerter ist anstelle eines Hardware Terminals (z.B. im Eingangsbereich eines Gebäudes) einen PC aufzustellen auf dem ständig eine Anwendung Web-Terminal läuft. Diese Option ist mittelfristig jedenfalls nicht zu empfehlen: Die Anschaffungskosten für einen stabilen PC mit Touchscreen-Bildschirm und Ausweisleser liegen in ähnlicher Größenordnung eines Terminals. Außerdem ist die Wartung eines PCs für allgemeine Nutzung wesentlich aufwendiger als die eines Hardware-Zeiterfassungsterminals. Auch darf man die Datensicherheit nicht unterschätzen.

siehe dazu auch:

http://www.gecosoft.at/blog/braucht-man-terminals-fuer-zeiterfassung/ http://www.gecosoft.at/blog/anforderungen-an-zeiterfassungsterminals/

Web-Terminals eines modernen Zeiterfassungsprogramms bieten heute neben der reinen Erfassung der Arbeitszeiten auch eine Vielzahl zusätzlicher Funktionen. Wenn das Zeiterfassungsprogramm auch die Funktion eines elektronischen Genehmigungsverfahrens bietet (Workflow) ist der Einsatz eines Web-Terminals meist Voraussetzung für die Nutzung dieser Funktion. Über ein Web-Terminal können auch bestimmte Daten aus der Zeiterfassungs-Anwendung für Mitarbeiter zur Ansicht oder Ausdruck bereitgestellt werden (siehe Beispiel einer Maske Web-Terminal GeCOTime mit Optionen Workflow).

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Arzt

Zeiterfassung bei niedergelassenen Ärzten

Als Hersteller von Zeiterfassungs-Systemen stellen wir fest, dass die Nachfrage nach Lösungen für Zeiterfassung, Dienstplanung und Zutrittskontrolle bei niedergelassenen Ärzten und Ärztezentren deutlich stärker wächst als in den meisten anderen Branchen.

Egal, ob es sich um eine Arztpraxis mit ein oder zwei Assistentinnen oder um eine der vielen Ärztezentren oder eine Gruppenpraxis handelt zeichnen sich die Anforderungen an ein Zeiterfassungs-System für diese Berufsgruppe durch einige besondere Merkmale, aus. Wie zum Beispiel:

  • Unregelmäßige Wochenarbeitszeiten
  • Flexible Zeitmodelle
  • Viele Teilzeitbeschäftigte
  • Kurzfristiger Bedarf an Vertretungsarbeit
  • Langfristige Urlaubsplanung
  • Dienstplanung (v.a. bei Ärztezentren)
  • Variable, Arbeitszeit-abhängige Entlohnung

 

Wie in vielen Branchen haben sich auch die Rahmenbedingungen für Ärzte und ihre Ordinationen in den letzten Jahren stark verändert. Öffnungszeiten sind flexibler und der zunehmende administrative Aufwand erlaubt es fast keinem niedergelassenen Arzt seine Praxis ohne Assistenz und Ordinationshilfe zu führen. Auch dieser Umstand führt dazu, dass immer häufiger Gemeinschaftsordinationen oder Ärztegemeinschaften als Gruppenpraxis entstehen.

Auch wenn die Anzahl der beschäftigten Personen in einer Ordination oder einem Zentrum keine sehr große Anzahl erreicht, erfordert die Planung der Arbeitszeiten (Dienstplanung) und die Abrechnung der geleisteten Arbeitsstunden pro Mitarbeiter einen nicht unerheblichen Aufwand. Ebenso ist die Planung, Verwaltung und Abrechnung von Urlaub, Freizeit, Zeitausgleich und anderen Abwesenheiten gerade bei Teilzeit Mitarbeitern ein komplexes Aufgabengebiet.

Die Investition in ein einfach zu bedienendes, aber leistungsfähiges System mit dem sowohl die Planung, Aufzeichnung und Verwaltung von Arbeitszeiten und eventuell auch die Zutrittskontrolle zu den Ordinationsräumen abgedeckt werden kann rechnet sich für jede Praxisgröße sehr schnell.

Maxerl - Einstellungen

Zeiterfassung und Zutrittskontrolle in Kindergärten:

Zeiterfassung und Zutrittskontrolle ist nicht nur bei großen Firmen ein wichtiges Thema. Auch für Kindergärten kann es vorteilhaft sein ein Zeiterfassungs- und Zutrittssystem einzusetzen.

 

Wieso verwendet man Zeiterfassung und Zutrittskontrolle in Kindergärten:

Auch bei Kindergärten ist es hilfreich, wenn nur das Personal und bestimmte Personen Zugang zu den Räumen haben, denn der Kindergarten hat die Verantwortung, dass auch die Kinder nicht unkontrolliert bestimmte Bereiche betreten oder verlassen können. Bei einem Kindergartenverein der mehrere Standorte hat, sollten auch nur die jeweiligen Mitarbeiter des Standortes eine Zutritts Berechtigung haben. Die Verwaltung und Kontrolle solcher Vorgaben nur mit Schlüsselsystemen ist ein mühsames und v.a. personalintensives Unterfangen.

Heute Zeit lässt sich das alles etwas leichter, mit Hilfe einer Kombination aus elektronischer Zeiterfassung und Zutrittskontrolle lösen.

 

Wie funktioniert Zeiterfassung und Zutrittskontrolle in Kindergärten?

Bei den relevanten Zugängen des Kindergartens müssen elektronische Zutrittskomponenten (Kartenleser, E-Türöffner bzw.-Schlösser) installiert werden. Mitarbeiter des Kindergartens und Eltern erhalten einen codierten Ausweis. Diese Ausweise und auch die Personaldaten der Besitzer werden dann im Zeiterfassungs- und Zutrittssystem eingetragen. Im System kann genau definiert werden zu welchen Uhrzeiten eine Person mit dem Ausweis in den Kindergarten kommen kann und wann nicht. Somit könnte das System so konfiguriert werden, dass Kindergarten Personal im Zeitraum von 7-18 Uhr berechtigt ist den Kindergarten zu betreten, aber Eltern können nur von 8-9 Uhr eintreten, wenn Sie ihre Kinder bringen und dann erst wieder von 15-16 Uhr um Ihre Kinder abzuholen.

Wenn das System sowohl die Eingänge als auch die Ausgänge mit Hilfe elektronischer Kartenleser und Türöffner kontrolliert bringt das für den Betrieb zusätzliche Vorteile:

  • Eltern können ihre Kinder nicht zu früh „abgeben“
  • Es muss kein Personal für laufendes Öffnen und Schließen der Zugänge abgestellt werden
  • Der Kindergarten kann damit auch Dokumentation über die tatsächliche Anwesenheit der Kinder und wer sie gebracht und abgeholt hat liefern.
  • Mitarbeiter des Kindergartens erfassen damit auch ihre Arbeitszeiten!

Auch für Reinigungskräfte könnte eingestellt werden, dass sie nur zu bestimmten Zeiten Zugang zum Kindergarten haben und dass damit ihre Arbeitszeiten dokumentiert sind.

Aufzeichnung von Arbeitszeiten

Was ein Zeiterfassungs-Terminal kosten darf

Hier finden Sie keine Terminal Preisliste, aber eine Entscheidungshilfe zur der Frage ob und wie viele Zeiterfassungsterminals bei Installation eines Zeiterfassungs-Systems berücksichtigt werden sollen.

Als Hersteller von Zeiterfassungs-Software wird man häufig gefragt, ob der Einsatz eines Erfassungs-Terminals überhaupt notwendig ist und weshalb diese Geräte relativ teuer sind.

Zur Frage ob der Einsatz eines Terminals überhaupt notwendig ist wurden in diesem Blog bereits Beiträge veröffentlicht (siehe z.B.: http://www.gecosoft.at/blog/braucht-man-terminals-fuer-zeiterfassung/). Auch über die unterschiedlichen Merkmale von Zeiterfassungs-Terminals gibt es einen ausführlichen Blogbeitrag unter: http://www.gecosoft.at/blog/anforderungen-an-zeiterfassungsterminals/).

Auf die Frage ob sich die Investition in ein (oder mehrere) Zeiterfassungs-Terminals lohnt und wie man eine Kosten-Nutzen Rechnung anstellen kann werden wir hier näher eingehen.

Einfach ist die Kalkulation in Organisationen, die auch die Möglichkeit haben, dass ihre Mitarbeiter über den PC-Arbeitsplatz oder Mobile Geräte Zeiten erfassen, also wenn jeder Mitarbeiter Zugang zu einem PC oder Smartphone hat. Die meisten Anbieter von Zeiterfassungs-Software bieten lizenzpflichtige Module für diese Art der Erfassung an. Hier kann man die Hardwarekosten (Terminal(s) + Ausweise + Montage- und Installationskosten) den Lizenzkosten für die Erfassung auf dem PC bzw. Smartphone gegenüberstellen. Zusätzlich kann man auch eine Rechnung betreffend Kosten für bezahlte Wegzeiten anstellen, wie sie im Folgenden beschrieben wird.

Eine interessante Rechnung ergibt sich bei Unternehmen, meist produzierende Industrie- oder Gewerbebetriebe, deren Mitarbeiter keinen PC-Arbeitsplatz haben. Hier gibt es praktisch keine Alternative zum Zeiterfassungsterminal. Eine Kosten-Nutzen Rechnung kann man hier aber anstellen, wenn man die Entscheidung betreffend Ort und Anzahl der zu installierenden Terminals und Funktionsumfang der Terminals treffen muss. Die springenden Punkte sind hier die bezahlten Wegzeiten (zwischen Terminal und Arbeitsplatz) und die Ersparnis der Arbeit im „Lohnbüro“, wenn das Terminal auch Informationsdienste leisten kann. Betreffend Wegzeiten gibt es eine Analyse eines Österreichischen Industriebetriebes, der sein „altes“ Zeiterfassungs-System im Jahr 2013 erneuert hat.

Die durchschnittlichen Lohnkosten eines am Zeiterfassungssystem teilnehmenden Mitarbeiters wurden mit € 0,52/Minute ermittelt. Anstelle des ursprünglich vorgesehenen einzigen Terminals am Haupteingang wurden insgesamt 4 Terminals bei den jeweiligen Arbeitsbereichen installiert. Die durchschnittlichen Wegzeiten der insgesamt 180 betroffenen Mitarbeiter vom Haupteingang zu den neu installierten Erfassungs-Terminals bei den Arbeitsplätzen betragen 2,5 Minuten pro Tag (Hin- und Rückweg). Bei durchschnittlich 220 Arbeitstagen pro Mitarbeiter betragen daher die kalkulierten Wegzeiten (die jetzt nicht mehr zur Arbeitszeit zählen): 2,5 (Minuten) x € 0,52 (Lohnkosten) x 180 (Mitarbeiter) x 220 (Arbeitstage) = € 51.480,00 pro Jahr!

Diese Studie beinhaltet auch die Zeitersparnis der Personalverwaltung. Die neu installierten Terminals wurden als Info-Terminals mit der Option der Anzeige von Resturlaubstagen, Zeit-Salden und Höhe der angesammelten Überstunden ausgestattet. Dadurch konnten die durchschnittlichen Mitarbeiter Anfragen zu diesen Themen um ca. 75% reduziert werden, was einer Zeit und Kostenersparnis von € 390,00 pro Monat entspricht.

Ohne hier auf die aktuellen Preise für Zeiterfassungsterminals eingehen zu wollen ist aus diesem Beispiel leicht zu erkennen, dass die Amortisationszeit für den Einsatz von 3 zusätzlichen, hochwertigen Terminals bei weniger als 1 Monat liegt.

Als Softwarehersteller der Lösungen mit Terminals fast aller gängigen Hersteller anbietet haben wir natürlich auch Erfahrungen betreffend Zuverlässigkeit, Wartungsbedarf und Haltbarkeit der Geräte. Die langjährige Erfahrung zeigt, dass es hier große Unterschiede gibt und dass sich etwas höhere Preise fast immer auch in höherer Zuverlässigkeit und somit Haltbarkeit niederschlagen. Viele unserer Kunden haben Zeiterfassungs-Terminals seit mehr als 15 Jahren ohne Störung im Einsatz.

Überstunden

Kosten eines Zeiterfassungs-Systems

Wie der Name schon sagt, besteht ein Zeiterfassungs-System aus mehreren System-Komponenten. Neben der Anzahl der betroffenen Mitarbeiter/Personen stellen daher die eingesetzten Komponenten und die qualitativen Anforderungen an das System den Hauptfaktor für die Bestimmung der Kosten.

Was kostet ein Zeiterfassungs-System?

Diese Frage wird jedem Anbieter von Zeiterfassungs-Lösungen sehr oft gestellt. Leider kann man diese Frage nie spontan zufriedenstellend beantworten. Zeiterfassungs-Systeme werden aus vielen unterschiedlichen Gründen implementiert und es gibt eine Vielzahl von Lösungsmöglichkeiten. Deshalb gleicht auch selten eine Lösung einer anderen (siehe dazu auch: „Keine Zeiterfassung ist wie die andere“). Wir versuchen hier einen kurzen Überblick über die wichtigsten Faktoren zu liefern, die den Preis eines Zeiterfassungs-Systems bestimmen:

Natürlich kann ein Zeiterfassungs-System auch aus einer (oder mehreren) Stempeluhren und den zugehörigen Stempelkarten bestehen, aber wir wollen in der Folge Systeme behandeln, die auf Basis einer Zeiterfassungs-Software bestehen.

Lösungen dafür werden heute auch über unterschiedliche Geschäftsmodelle angeboten:

  1. Kauf aller Komponenten (Software-Lizenzen, Terminals) und Installation auf Kundeneigenen Rechner Systemen.
  2. Kauf wie oben, aber Installation auf einem externen Rechenzentrum (Hosting).
  3. Nutzung oder Miete eines Systems. Diese Variante wird heute oft auch als SaaS (Software as a Service) oder Pay per Use bezeichnet.

Jedenfalls sollten auch bei den Modellen 1. und 2. neben den Investitionskosten immer die Kosten für den laufenden Betrieb (Support, Wartung, Service) in die Bewertung und in den Kostenvergleich unterschiedlicher Anbieter einbezogen werden.

Bei der Berechnung und der Bewertung der Kosten eines Zeiterfassungs-Systems gibt es meist folgende Positionen, die zu berücksichtigen sind.

Anschaffungskosten:

  1. Softwarelizenzen
    • plus Kosten allenfalls erforderlicher IT-/Rechnerressourcen
  2. Erfassungshardware (Terminals) und Buchungsmedien (Ausweise)
  3. Dienstleistungen für Implementierung (Installation, Customizing, Schulung)

Laufende Kosten:

  1. Software-, Hardware-Wartung
  2. Laufender Support

Unter den eingangs erwähnten Komponenten sind nicht nur die unterschiedlichen Kosten-Positionen (a. – e.) zu verstehen, sondern auch die Anforderungen an das System selbst.

Eine Zeiterfassung wird in der Regel nicht nur für die Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeiten genutzt sondern bietet eine Vielzahl weiterer Möglichkeiten, die meist auch den Preis der Softwarelizenzen beeinflussen. Dazu zählen unter anderem:

  • Planung von Dienst- oder Einsatzzeiten (Dienstplan, Personaleinsatzplanung)
  • Planung und Genehmigungen von Abwesenheiten oder Verwendung von Zeitguthaben oder Überstunden, etc. (Workflow oder Genehmigungsverfahren)
  • Erfassung von Arbeitszeiten für Aufträge, Projekte, Tätigkeiten, etc. (BDE oder Auftragszeiterfassung)
  • Anzeige von Anwesenden Mitarbeitern über Bildschirm (Anwesenheitsanzeige)
  • Schnittstellen zu anderen HR-Software-Systemen (Lohn-Schnittstelle, Personalimport, ..)
  • Und vieles mehr…

Welche der angeführten Positionen und Komponenten sind die wesentlichen Bestimmungsfaktoren für die Kosten einer Zeiterfassung?

Natürlich haben viele Anbieter sehr unterschiedliche Ansätze für die Preisermittlung. In den meisten Fällen zählen aber folgende Kennzahlen zu den wesentlichen Faktoren:

  • Anzahl der Mitarbeiter, die am Zeiterfassungs-System teilnehmen
    (bestimmt meist den Preis der Softwarelizenzen)
  • Anzahl der benötigten Zeiterfassungs-Terminals und Ausweise
  • Einsatz von Zusatzmodulen (Dienstplan, Workflow, etc.)
  • Anzahl und Qualifikation der Personen, die das System verwalten und betreuen (Zeitbeauftragte) und die für die Anwendung geschult werden müssen.

Aus der Vielfalt der Kostenfaktoren ist erkennbar, dass es auf eine einfache Frage nach dem Preis einer Zeiterfassung leider auch keine einfache Antwort geben kann.

Business people walking in the office corridor

Zeiterfassung im Außendienst

Auch wenn das Arbeitszeitgesetzt (AZG) die Aufzeichnungspflicht der täglichen Arbeitszeiten für Außendienstmitarbeiter unter bestimmten Voraussetzungen (§26 Abs.3) nicht so streng regelt wie für andere Dienstnehmer, gibt es viele Gründe weshalb es für das Unternehmen und die Mitarbeiter sinnvoll ist auch Außendienstmitarbeiter in einem Zeiterfassungssystem zu berücksichtigen.

Als Hersteller von ZE-Systemen werden wir oft gefragt welche Lösungen wir für die Zeiterfassung bei Außendienstmitarbeitern haben.

Die Antwort richtet sich danach, welche Tätigkeiten die Außendienstmitarbeiter verrichten und welche Ziele das Unternehmen mit der Erfassung der Arbeitszeiten verfolgt. Demnach unterscheiden wir folgende Fälle.

  1. Außendienstmitarbeiter für Service-, Montage- und Wartungsarbeiten oder ähnliche Tätigkeiten
  2. Außendienstmitarbeiter im Vertrieb

In beiden Fällen müssen wir unterscheiden, ob es sich um

  1. Um die Erfassung und Dokumentation der täglichen Gesamtarbeitszeit, also nur um die Dauer, oder
  2. Um die Erfassung der täglichen tägliche Beginn- und Ende-Zeiten (plus allfällige Pausen), oder
  3. auch um die Erfassung der Tätigkeiten bzw. Auftragsdaten oder Kunden-/Projektdaten handelt.

Streng genommen wird die Aufzeichnungspflicht im Sinne AZG §26 Abs.3 durch eine Planung/Vorgabe der täglichen Arbeitszeiten, die vom Mitarbeiter laufend „abgezeichnet“ wird erfüllt. Dies wird in vielen Programmen durch Zuordnung eines entsprechenden Wochenmodells im Zeiterfassungs-System gelöst. Die Mitarbeiter bestätigen die periodische Auswertung (meist das Monatsjournal). Voraussetzung ist, dass aber auch die Außendienstmitarbeiter im System geführt werden und dass über das System alle geplanten und nicht geplanten Abwesenheiten (Urlaube, Krankenstände, etc.) erfasst werden. Damit erfüllen Sie alle oben angeführten Fälle 1.a und 2.a.

Sobald wir die exakten täglichen Arbeitszeiten, ähnlich den „Stempel-Zeiten“ im Büro ermitteln wollen, benötigen wir dafür geeignete Erfassungs-Hardware. Noch vor wenigen Jahren war dies nur mit teuren mobilen Offline-Geräten möglich, die täglich oder wöchentlich über eine „Dockingstation“ die Daten in das Zeiterfassungsprogramm übertragen haben. Im Zeitalter des Internets stehen heute dafür einerseits Smartphones oder Tabletts mit entsprechenden APPs zu Verfügung oder die Außendienstmitarbeiter nutzen ihren Laptop mit mobiler Internet-Datenverbindung, wenn das Zeiterfassungs-Programm eine WEB-Erfassung ermöglicht. Somit können auch die oben angeführten Fälle 1.b. und 2.b. abgedeckt werden.

Eine besondere Herausforderung ist natürlich die Erfassung der Tätigkeiten bzw. die Erfassung für welchen Kunden, Auftrag oder Projekt ein Außendienstmitarbeiter seine Arbeitszeit erbringt. Hierfür können grundsätzlich auch die Laptops (ähnlich der Erfassung der reinen Kommt-, Geht-Zeiten) genutzt werden, wenn das Zeiterfassungs-Programm auch die Funktionen für Auftragszeit, Projektzeit oder Betriebsdatenerfassung erlaubt. Sehr oft wird aber die Nutzung spezieller Hardware oder spezieller Apps für diese Art der Zeiterfassung praktikabler sein. Dazu haben wir bereits ein Spezialthema in folgendem Blog behandelt: http://www.gecosoft.at/blog/zeiterfassung-fuer-unternehmen-der-hausbetreuung-und-reinigung/. Ein leistungsfähiges Zeiterfassungssystem mit echter BDE-Funktion sollte auch die Verwaltung und Verarbeitung von Dokumenten mit Barcodes – mit denen die BDE-Daten (z.B. Auftragsnummer, Tätigkeit, etc.) verknüpft sind- erlauben. Werden BDE-Daten über Barcodes in das System eingegeben und befindet sich der betreffende Mitarbeiter im Außendienst ist die Verwendung eines Lesegerätes mit Barcode Scanner Voraussetzung. Das muss nicht mehr unbedingt eine spezifische Hardware sein, wie sie auch Botendiensten und Paketzustellern verwenden. Auch viele Smartphones können Barcodes lesen. Der Hersteller des Zeiterfassungs-Systems sollte dafür auch die entsprechende APP anbieten.

Zeiterfassung für Außendienstmitarbeiter ist heute keine unüberwindbare Hürde mehr. Mobile Datennetze, leistbare mobile Erfassungsgeräte oder Apps für Smartphones ermöglichen in Verbindung mit einer guten Zeiterfassungssoftware nicht nur eine Online Erfassung von täglichen Beginn- und End-Arbeitszeiten sondern auch die Erfassung für welche Tätigkeit und für welches Projekt/Auftrag gearbeitet wurde.

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Dienstplan ersetzt Zeiterfassung

Wenn ein System für Erstellung von Dienst- und Einsatzplänen auf der Grundlage einer leistungsfähigen Zeiterfassungs-Software basiert ist es nicht erforderlich zwei Systeme zu führen.

Das Arbeitszeitgesetzt (AZG §26) sieht vor, dass der Arbeitgeber über die tatsächlich geleisteten, täglichen Arbeitsstunden Aufzeichnungen führen muss. Art und Form der Aufzeichnung wird im AZG nicht geregelt. Die Aufzeichnung mit Hilfe eines Zeiterfassungssystems wird im §26(2) in Verbindung mit Gleitzeitvereinbarungen explizit als mögliche Form der Aufzeichnungsplicht angeführt. Ebenso wird in diesem Absatz geregelt, dass der Arbeitgeber die Aufzeichnung im Rahmen entsprechender Vereinbarungen dem Arbeitnehmer überlassen kann. Der Arbeitgeber muss die Korrektheit überprüfen und die Aufzeichnungen bei allfällige Kontrollen dem Arbeitsinspektorat vorlegen.

Die Nutzung eines Zeiterfassungssystems setzt nicht zwangsweise den Einsatz von Zeiterfassungsgeräten voraus. Wie auch bereits in einigen anderen Blogbeiträgen ausführlich behandelt (z.B.: http://www.gecosoft.at/blog/methoden-der-zeiterfassung/) können die täglichen Arbeitszeiten über unterschiedlichste Methoden erfasst werden.

Eine besondere Herausforderung für die Zeiterfassung sind Betriebe und Organisationen bei denen die tatsächlichen Arbeitszeiten der Abreitnehmer auf Basis laufend zu erstellender Dienst- und Einsatzpläne stark variieren. Dies gilt sowohl für Schichtarbeiten in der Industrie als auch in Dienstleistungsorganisationen im Gesundheitswesen, im Tourismus oder in Serviceorganisationen, die auch über die üblichen Bürozeiten hinaus Mitarbeiter beschäftigen müssen.

Gerade diese Organisationen haben vor allem das Bedürfnis ihre Personalressourcen kurz und mittelfristig zu planen und zu managen. Hier gibt es eine Vielzahl von Anbietern geeigneter Systeme, die von der konventionellen Plantafel bis zu komplexen EDV-Programmen reichen. Hauptaugenmerk dieser Systeme ist es auf Basis der vorhandenen Ressourcen eine optimale Verteilung der Aufgaben auf die zu Verfügung stehenden Mitarbeiter zu gewährleisten. Dafür werden wichtige Parameter wie die Qualifikationen, örtliche Zuständigkeiten, bisherige Einsatzzeiten, geplante Abwesenheiten (Urlaub), etc. verarbeitet so dass im Idealfall auf Basis geeigneter Algorithmen ein optimaler Dienst- oder Einsatzplan ermittelt wird.

Wenn diese Dienst- oder Einsatzpläne ohne dahinterliegende Zeitmodelle geführt und nur als Planwerte dokumentiert werden, wird (auch gemäß höchstgerichtlicher Entscheidungen) dadurch die Aufzeichnungspflicht (§26 AZG) nicht erfüllt. Dienstpläne sollen daher immer auf Basis von Arbeitszeitmodellen erstellt werden, so dass dadurch neben den Beginn- und Ende-Zeiten auch Pausenzeiten und entsprechende Zeitarten, wie z.B. Normalarbeitszeit, Mehrarbeit, Überstunde, etc. ersichtlich sind. So gesehen darf die „Zeiterfassung“ nicht von der „Dienstplanung“ getrennt werden. Ein integriertes System erlaubt auch Planwerte in die Ist-Erfassung überzuleiten. Für die Erfüllung der Aufzeichnungspflicht nach AZG ist es jedoch notwendig, dass Überleitung der Planwerte durch die betroffenen Personen bestätigt wird und dass Abweichungen vom Plan (auch wenn es nur geänderte Beginn- und Ende-Zeiten sind) ausreichend dokumentiert werden. Dadurch können auch Zeitsalden aus Gleitzeitvereinbarungen mit längeren Durchrechnungszeiträumen über den Dienstplan bedient werden.

Die oft gestellte Frage, ob es bei Nutzung eines Zeiterfassungs-Programms mit der Zusatzfunktion einer Dienstplanung notwendig ist Arbeitszeiten über Zeiterfassungs-Terminals zusätzlich zu erfassen kann man somit wie folgt beantworten:

Wenn die Dienstplanung alle Abrechnungs- und Bewertungsfunktionen einer Zeiterfassungs-Software erfüllt und dem Nutzer entsprechende Dokumentationen über die Erfüllung bzw. allfällige Abweichungen der Planung liefert, ist der Einsatz zusätzlicher Erfassungs-Geräte nicht erforderlich.