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Austritt in der Zeiterfassung

Was ist bei einem Austritt im Zeiterfassungs-System zu berücksichtigen?

Für Unternehmen mit vielen befristeten Dienstverhältnissen oder mit hoher Fluktuation ist ein leistungsfähiges Zeiterfassungs-System eine wertvolle Hilfe in der Personalverwaltung.

Wie bereits in vielen dieser Blogbeiträge ausgiebig behandelt sollten Zeiterfassungs-Systeme auch für die Verwaltung und Aufzeichnung von Abwesenheiten wie z.B. Urlaub, Krankheit, etc. genutzt werden. Darüber hinaus werden Zeiterfassungs-Systeme sehr oft für die Verwaltung der Zugangskontrolle und für die Abwicklung elektronischer Genehmigungsverfahren genutzt. Aus diesen Gründen kann eine Zeiterfassung bei der Berechnung allfälliger Ansprüche des Dienstnehmers bei einem Austritt ein hilfreiches Instrument sein. Andererseits ist im Fall eines Austritts dadurch auch darauf zu achten, dass dem ausgetretenen Dienstnehmer Rechte und Zugang zum Zeiterfassungsprogramm genommen werden um möglichen Schaden für das Unternehmen zu verhindern.

Die Berechnung von Ansprüchen eines Dienstnehmers bei Beendigung des Dienstverhältnisses betrifft nicht nur das vereinbarte laufende und variable Entgelt sondern meist auch die Ersatzleistung für offene Urlaubsansprüche.

Grundsätzlich sieht das Urlaubsgesetz (UrlG) vor, dass der Urlaubsanspruch bei einem Austritt nur der aliquoten Dauer des jeweiligen Urlaubsjahres entspricht. Urlaubsjahre müssen nicht dem Kalenderjahr oder dem Geschäftsjahr des Unternehmens entsprechen sondern sind in Österreich in der Regel ab dem Eintrittsdatum des Dienstnehmers zu rechnen. Ein Dienstnehmer mit Eintrittsdatum 1. Juni hat daher bei einer vereinbarten Beendigung des Dienstverhältnisses per 31. August nur Anspruch auf 3/12tel des ihm zustehenden Jahresurlaubs (= aliquoter Urlaubsanspruch). Dennoch hat der Dienstnehmer das Recht seinen gesamten jährlichen Urlaub bereits zu Beginn seines Urlaubsjahres zu konsumieren, soweit dies mit dem Dienstgeber vereinbart wird. Dadurch ist es auch möglich und legitim, dass sich zum Austrittsdatum ein negativer Urlaubsanspruch ergibt, der allerdings nur im Falle einer fristlosen Entlassung vom Arbeitgeber gegengerechnet werden kann.

Oft wird auch übersehen, dass Urlaubsansprüche verjähren können und dass die Konsumation eines Urlaubs nicht vom Arbeitgeber verordnet werden kann (ausgenommen Betriebsvereinbarungen betreffend Werksurlaub). Der Arbeitgeber kann daher den Dienstnehmer nicht zwingen seinen Urlaub innerhalb der gesetzlichen oder vereinbarten Kündigungsfrist zu konsumieren. Wenn der Arbeitgeber dennoch auf die Arbeitsleistung währen der Kündigungszeit verzichtet, so ist dies in der Zeiterfassung als eigene Abwesenheitsart (Dienstfreistellung) zu führen und darf das Urlaubskonto nicht belasten.

Aus einem intelligenten und gut geführten Zeiterfassungssystem sollte daher zu jedem beliebigen Zeitpunkt, auch in der Zukunft der aliquote Urlaubsanspruch eines Dienstnehmers berechnet werden können. Gerade im Fall eines Austritts muss daher auch ein geplanter (und genehmigter) zukünftiger Urlaub für die Berechnung des aliquoten Anspruchs zum Austrittsdatum berücksichtigt werden.

Ein leistungsfähiges Zeiterfassungssystem sollte dem Nutzer die Möglichkeit bieten Austritte in der Zukunft zu planen, so dass zum jeweiligen Stichtag auch alle Berechnungen abgeschlossen sind und allfällige Berechtigungen (Zutrittsberechtigung, Systemzugang, etc.) automatisch erlöschen.